Rédiger un livret d’accueil

PRÉSENTATION DE L’OFFICINE

• Informations pratiques :

• coordonnées complètes de l’officine, jours et horaires d’ouverture ;

• organigramme avec nom des collaborateurs et responsabilités. Un trombinoscope peut être utile pour les grosses structures ;

• choix et présentation du collaborateur « tuteur » pour les premiers jours.

• Noms des responsables de chaque secteur.

• Fréquence et organisation des services de garde.

• Règlement interne :

• des absences ;

• du comportement ;

• de l’usage du téléphone portable personnel ;

• de l’usage personnel des produits, des conditions d’achats personnels, des modèles gratuits… ;

• des règles de sécurité et d’hygiène ;

• du rangement des documents obligatoires.

• Présentation du groupement auquel appartient la pharmacie s’il y a lieu : nom, nombre d’adhérents, éthique…

• Liste des spécialités et services proposés :

• orthopédie, médecines douces, homéopathie, participation à des dépistages… ;

• délais et organisation du suivi des préparations sous-traitées ;

• organisation des livraisons.

• Présentation des locaux :

• espace de vente ;

• organisation des rangements ;

• gros volumes et produits promis ;

• fonctionnement du préparatoire :

• local d’orthopédie ;

• espace de confidentialité.

ORGANISATION DU TRAVAIL

• Organisation de la pharmacie :

• accueil au comptoir (tableau des présences) ;

• accueil téléphonique ;

• politique concernant les avances de médicaments, les crédits…

• choix des grossistes et spécificité de chacun : heures de livraison, suivi des manquants.

• Missions communes à l’ensemble du personnel :

• éthique et charte qualité ;

• respect du secret professionnel ;

• points fondamentaux à respecter au comptoir (ordonnance, conseil associé ou demande spontanée).

• Suivi managérial du projet qualité :

• localisation des classeurs qualité, mise à disposition du manuel qualité, lieu d’affichage ou de rangement des principaux documents d’enregistrements ;

• sommaire des principales procédures ;

• formulaires à remplir.

PROCÉDURES AU QUOTIDIEN

• Procédures d’ouverture et de fermeture de l’officine : suivi de l’alarme de sécurité, lieu de rangement des clés…

• Fiche de mise en marche et de fermeture du logiciel informatique, procédure des sauvegardes de fin de journée.

• Fonctionnement de l’automate/robot, du chauffage, de la climatisation…

• Procédures de dépôt à la banque.

• Relevé de la sonde du réfrigérateur.

• Organisation et suivi des commandes exceptionnelles.

• Planification et organisation du suivi des maisons de retraite ou des EHPAD.

• Organisation de la communication entre collaborateurs : cahier de liaison, tableau d’affichage, cahier de relevé des appels téléphoniques…

À RETENIR

• Prévoir une liste à jour de tous les prestataires et fournisseurs.

• Indiquer les coordonnées personnelles du titulaire et/ou du référent cadre ainsi que du comptable.

• Le livret d’accueil peut être rédigé en collaboration avec les salariés.

• Noter tous les points qui ont fait défaut à un nouveau collaborateur afin d’enrichir le livret au fur et à mesure.