OPTIMISER SON TEMPS

LE temps, c’est de l’argent » est un dicton bien ancré dans nos vies, même si son application réelle peut parfois laisser à désirer. L’organisation est évidement la clé de la réussite. Un titulaire doit anticiper heure par heure sa journée de travail, pour ne pas perdre de temps et utiliser chaque minute et le temps de ses salariés à une tâche productive. « Il n’y a pas de gestion du temps sans planification et répartition des tâches, sans distinction des tâches récurrentes et de celles ponctuelles et non prévues », explique Marie-Hélène Gauthey, directrice générale d’Atoopharm. Sans en déléguer, aussi, une partie à son équipe ou à son groupement. « Il faut anticiper les tâches en prévoyant des marges de sécurité et conserver aussi des espaces temps pour gérer les imprévus », conseille-t-elle. Définir des temps standards pour les tâches récurrentes et se « timer » sur les services aident à prendre conscience de la gestion de son temps et de ses priorités. Pour l’ensemble des tâches du jour, il est important d’en fixer l’ordre des priorités et définir le temps à y consacrer à chacune d’elles. « Cette liste doit être réajustée au jour le jour, en précisant les tâches qui n’ont pas pu être accomplies le jour même », précise-t-elle.

AUTOMATISER SES ACHATS.

Pour gagner du temps et de la rentabilité sur les achats, plusieurs outils sont aujourd’hui à disposition. A commencer par l’automatisation des commandes proposée par les logiciels de gestion officinale (LGO). « L’automatisation génère, envoie et réceptionne plus de 85 % des commandes du quotidien », indique Camille Girard, responsable marketing de Winpharma. Saisonnalité, pic de vente, changement de statut d’un produit…, le module d’achat winAutopilote prend en compte tous ces éléments, y compris, dans sa dernière version, le changement de génériqueurs et la gestion des ruptures. « Les pharmaciens qui en sont équipés gagnent au minimum 8h par semaine », poursuit-elle. Les marketplaces des groupements et des répartiteurs sont également des espaces virtuels précieux où le pharmacien a accès à des offres négociées. Il est guidé, en quelques clics, vers le canal d’achat le plus pertinent (short-liner, centrale d’achats pharmaceutiques, commandes au fil de l’eau…), en fonction des prix d’achat, des remises commerciales et des délais de livraison. Dans la marketplace proposée par la CERP Rouen et Les Pharmaciens Associés, « le pharmacien peut paramétrer son logiciel d’exploitation officinale pour optimiser et automatiser les achats et ne conserver que la partie du direct strictement nécessaire », précise Joffrey Blondel, directeur gestion officinale à la CERP Rouen. Certains groupements proposent aussi à leurs adhérents de préparer une année entière d’achats. En 2018, Pharmactiv a déployé un nouveau concept d’offre « d’achats gagnants ». Ce planning d’animations du point de vente suit les tendances du marché, synchronisé au plus près des plans médias laboratoires et dont la finalité est d’assurer les ventes des produits achetés tout au long de l’année. Pharmavie procède de la même façon. Les achats sont optimisés par l’utilisation des outils digitaux et un engagement annuel pour les commandes passées auprès des gros laboratoires (UPSA, Sanofi, Merck…) référencés sur la centrale d’achats Ivrylab. Les achats sont lissés sur l’année avec un cadencement des commandes de 2 à 3 mois selon les laboratoires. Là encore, les retombées s’apprécient en performances commerciales et en temps économisé. En attendant de passer à l’ultime étape : l’externalisation des achats à son groupement.

DÉLÉGUER LES TÂCHES ADMINISTRATIVES.

Avec l’aide de son groupement, le pharmacien peut se délester d’autres tâches chronophages, telles que la gestion du tierspayant, des facturations des fournisseurs, des emplois du temps des équipes dans le respect des accords conventionnels de la branche pharmacie… Lucien Bennatan, président de Pharmaréférence groupe, estime qu’en les externalisant à prix doux et négociés par le groupement, le pharmacien peut dégager 35 à 40 heures par mois pour ses patients. Il chiffre les gains possibles au regard du potentiel inexploité de patients à recruter pour des entretiens, consultations diététiques, tests de dépistage, suivis du sevrage tabagique, diagnostics du domicile dans le cadre du MAD… « Déduction faite de l’embauche d’une personne à mi-temps, le gain net estimé est de 25 k€ pour une officine de 1 à 1,5 M€, de 49 k€ pour une officine moyenne de 1,6 à 1,7 M€, de 65 k€ pour une officine de 2,2 à 2,3 M€ et de 95 k€ pour une officine de 5 M€. »

LA DÉMOCRATISATION DES OUTILS NUMÉRIQUES.

L’arsenal digital existant est souvent sous exploité, à la fois par méconnaissance et par méfiance. Pourtant, il permet d’organiser au mieux l’emploi du temps du pharmacien et celui de ses équipes, pour libérer des créneaux dédiés aux entretiens pharmaceutiques ou à des rendez-vous santé. A l’image du multi-agendas proposé par la société Mesoigner, lancé en début d’année. Le pharmacien peut y bloquer des créneaux pour les services aux patients (ex : la vaccination) selon une interface type Doctolib, auxquels il peut ajouter tous ses autres rendez-vous (laboratoires, conseillers point de vente etc.). Cette solution est une nouvelle corde à son logiciel doté d’une intelligence artificielle, aidant à la conduite automatisée des bilans de médication (construction du questionnaire patient, gestion de l’entretien, édition d’une synthèse envoyée au médecin…). Or, la réussite des nouvelles missions rime avec efficacité et fluidité du suivi des patients. Les logiciels métier y travaillent, en s’effaçant au profit de la relation entre le pharmacien et ses patients. Pour les entretiens pharmaceutiques, le TROD angine et la vaccination, ils font des honoraires une opération indolore en matière de temps, puisqu’ils sont automatiquement intégrés en facturation. De plus, chaque acte est enregistré automatiquement dans le registre et les patients éligibles aux entretiens pharmaceutiques sont automatiquement proposés par le logiciel. Mais les éditeurs de LGO doivent aller encore plus loin dans la facilitation et l’assistance aux entretiens pharmaceutiques : enregistrer les entretiens sur le fichier patient en un clic, exploitation de datas clients pour identifier l’ensemble des patients cibles, gérer les agendas électroniques…

LA GESTION DU TEMPS EN 4 POINTS CLÉS

• Planification des tâches récurrentes.

• Remplacez les rendez-vous fournisseurs par des rendez-vous services aux patients/clients.

• Réalisation d’une “to-do list” quotidienne avec une gestion des priorités.

• Optimisation des « voleurs de temps » (la gestion des imprévus, le téléphone, les e-mails, les rendezvous en retard, les bavards…)