Les congés payés

QUIZ

Traquez vos points faibles

Pour connaître rapidement votre degré de maîtrise des congés payés, répondez spontanément aux questions ci-dessous. Si vous n’avez pas au moins deux bonnes réponses sur un thème, allez vite rafraîchir vos connaissances à la page correspondant à votre cas.

Modifier les dates

1 L’employeur doit informer les salariés de leurs dates de congés au moins un mois avant leur départ.

2 Les dates de congés peuvent être modifiées moins d’un mois avant la date prévue.

3 Si un salarié est en arrêt maladie au moment prévu pour son départ en congés, ses dates de vacances sont alors reportées.

Gérer la cinquième semaine

4 La cinquième semaine peut être accolée au congé principal.

5 L’employeur peut fractionner la cinquième semaine de congés sans l’accord du salarié concerné.

6 La cinquième semaine est obligatoirement prise en hiver.

Décompter les congés payés

7 Le premier jour ouvrable de congés est le premier jour où le salarié aurait dû travailler.

8 Les jours fériés chômés sont considérés comme des jours ouvrables pour le calcul de la durée des congés.

9 Le calcul des jours de congés d’un salarié à temps partiel se fait sur la base des seuls jours où il devait effectivement travailler.

Décompter les congés payés

10 L’indemnité de congés se calcule soit selon la règle du dixième, soit selon la règle du maintien du salaire. L’employeur est libre de retenir la méthode de son choix.

11 En vacances, le salarié peut être mieux rémunéré que s’il travaille.

12 L’indemnité de congés payés doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie.

Réponses

1. Vrai.

2. Faux. Sauf en cas de circonstances exceptionnelles.

3. Vrai.

4. Faux. Sauf si le salarié justifie de contraintes géographiques particulières (travailleurs étrangers ou ressortissants des DOM-TOM).

5. Vrai.

6. Faux. Contrairement à ce que l’on croit souvent, la cinquième semaine peut être prise en été.

7. Vrai.

8. Faux.

9. Faux, et ce, que l’on décompte en jours ouvrables ou en jours ouvrés.

10. Faux. L’employeur doit appliquer la méthode la plus favorable au salarié.

11. Vrai. Ce n’est pas un paradoxe. Il s’agit d’une simple application du double calcul, règle du dixième et du maintien de salaire.

12. Vrai et faux. Si l’employeur a appliqué le maintien du salaire, l’indemnité peut être « noyée » dans le salaire. Si l’employeur a applique la règle du dixième, l’indemnité doit apparaître séparément du salaire proprement dit.

cas pratique n° 1

Modifier des dates de congés payés

MODÈLE 1

Information du personnel sur la période des congés

Conformément à l’article 25 des dispositions générales de la Convention collective nationale de la pharmacie d’officine, je vous informe que la période légale des congés payés est fixée

du 1er mai au 31 octobre 2007.

Au cours de cette période, vous bénéficiez d’un congé principal de 18 jours ouvrables continus minimum sans dépasser 24 jours ouvrables continus*.

Je vous remercie de me faire part de vos souhaits dont il pourra être tenu compte conformément aux dispositions de la Convention collective.

A …., le ../../….

La Pharmacie …..

Signature du titulaire

ou tampon de la pharmacie

* Par exception, les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières (salariés étrangers et ressortissants des DOM-TOM) peuvent bénéficier

de leurs 5 semaines de congés en continu.

MODÈLE 2

Information individuelle

de la date des congés

(congés par roulement)

Pharmacie … M … (salarié destinataire)

Adresse …

A …, le ../../….

Madame ou Monsieur,

Après avoir tenu compte des nécessités de l’officine, de vos souhaits quant à la fixation des dates de votre congé, de votre situation de famille, de votre ancienneté dans l’officine et des possibilités de congé de votre conjoint, je vous informe que vos congés annuels débuteront le… pour se terminer le…, date à laquelle vous devrez reprendre vos fonctions dans l’officine.

Je vous prie de croire, Madame ou Monsieur, en l’expression de mes salutations distinguées,

Signature du titulaire

À NOTER

Les dates de congés payés ne peuvent en principe pas être modifiées dans le mois qui précède le départ du salarié, sauf si l’employeur est en mesure de justifier d’une circonstance exceptionnelle qui l’oblige à bouleverser les dates dans l’intérêt de l’entreprise.

L’étudiant qui devait renforcer l’équipe pendant l’absence de votre adjointe vient de se désister. Tout n’est pas perdu, vous pouvez peut-être encore lui faire reporter ses vacances, à condition de savoir modifier dans les règles les dates de congés.

Information des salariés sur les dates de congés

Une information collective

Vos salariés doivent être informés au moins 2 mois à l’avance de la période de prise des congés payés. Cette période débute le 1er mai. C’est donc au plus tard le 1er mars que vous devez diffuser l’information par écrit individuel ou par affichage à l’officine (voir modèle 1).

Une information individuelle

Puis chaque salarié doit être informé individuellement et par écrit de ses dates de départ en congé au moins un mois à l’avance (voir modèle 2). Le planning général sera ensuite affiché à l’officine. Le point de départ du délai d’un mois est la date de remise du courrier au salarié.

Une fois fixées, les dates retenues s’imposent aux deux parties (employeur et salarié) et doivent être respectées. Cependant, l’article L. 223-7 du Code du travail introduit la possibilité d’une modification des dates, mais tout dépend quand celle-ci intervient.

Principe de modification des dates de congés

Plus d’un mois avant le départ

Si vous faites part d’un changement des dates plus d’un mois avant le départ supposé, le salarié ne pourra le contester. En effet, l’employeur a toute latitude, dans le cadre de son pouvoir de direction et d’organisation de son entreprise, pour imposer une telle modification.

Moins d’un mois avant le départ

Si vous faites part d’un changement dans le mois précédant la date de départ déjà convenue, vous ne pourrez l’imposer et vous devrez négocier avec le salarié concerné. Il pourra donc légitimement refuser votre demande sans que cela lui soit reproché. En revanche, si la modification est motivée par une circonstance exceptionnelle, le salarié ne pourra s’y opposer et devra se soumettre à la décision de son employeur.

Du côté du salarié

De même, le salarié peut imposer une modification de ses dates de congés dans le mois précédant son départ en cas de circonstance exceptionnelle.

Le départ du salarié en congés, alors que l’employeur a modifié les dates moins d’un mois avant sans justifier d’une circonstance exceptionnelle, ne constitue pas une faute.

À NOTER

Sauf abus manifeste, seul l’employeur peut juger si le congé demandé est conforme aux nécessités du service.

Circonstance exceptionnelle

Aucune disposition législative ou réglementaire n’a défini la notion de circonstance exceptionnelle. Seule la jurisprudence a précisé les contours de cette notion.

Côté employeur : il s’agit d’une raison impérative de service qui contraint l’employeur.

Côté salarié : il s’agit d’un événement familial tout à fait imprévu et contraignant.

La gestion des situations particulières

La maladie du salarié avant le congé

Si le salarié est en arrêt maladie au moment où il est censé partir en congés payés, il conserve intacts ses droits à congés. L’employeur doit alors reporter ses dates de congés après sa guérison. Si le salarié ne revient à l’officine qu’une fois la période des congés achevée, soit après le 30 avril, il est alors dans l’impossibilité de solder ses congés acquis. Dans ce cas, il percevra une indemnité compensatrice de congés payés.

La maladie du salarié pendant le congé

Si le salarié tombe malade pendant ses vacances, il ne peut demander une prolongation de ses congés dont il n’a pu profiter normalement en raison de son état de santé. Il devra reprendre son travail à la date prévue, sauf s’il est en arrêt maladie.

La rupture du contrat de travail avant le congé

En cas de licenciement ou de démission, les congés initialement fixés sont maintenus. Le préavis débute dès la notification de la rupture du contrat de travail, il est suspendu pendant les congés payés et se poursuit au retour du salarié à l’officine, sauf si l’employeur et le salarié sont d’accord pour que les périodes de préavis et de congés payés se confondent.

À RETENIR

Le salarié peut cumuler l’indemnité de congés payés avec les indemnités journalières de maladie versées par la Sécurité sociale. En revanche, le complément d’indemnisation pour maladie, éventuellement prévu par la convention collective, ne sera pas dû

cas pratique n° 2

Gérer la cinquième semaine de congés payés

Vous savez vaguement que la cinquième semaine de congés payés a un statut particulier. Mais lequel ? Et quand votre préparateur vous annonce qu’il a décidé de prendre ses cinq semaines cet été, vous vous demandez si vous pouvez dire non.

Le pourquoi de la cinquième semaine

Tout salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois travaillé entre le 1er juin d’une année et le 31 mai de l’année suivante. Ainsi, 30 jours ouvrables de congés payés sont acquis pendant cette période de référence. Les jours de congés correspondent à des jours ouvrables, c’est-à-dire tous les jours de la semaine, à l’exception des dimanche et des jours fériés légaux chômés. Une semaine, sans jour férié, comprend 6 jours ouvrables. Les 30 jours ouvrables de congés payés correspondent donc à 5 semaines.

À NOTER

La totalité des congés peut être soldée pendant la période estivale, soit du 1er mai au 31 octobre. Mais les cinq semaines doivent être prises en deux temps : un congé principal et une cinquième semaine. Il n’est donc pas possible de prendre ses cinq semaines de congés à la suite. Enfin, sous réserve de respecter la période des congés payés et les règles de fractionnement, c’est l’employeur qui fixe les dates et l’ordre des départs en congés.

Un cas à part

Une année pleine travaillée permet de cumuler 30 jours ouvrables de congés payés. Mais il ne peut être pris en continu plus de 24 jours ouvrables, soit 4 semaines. Ainsi, les congés payés se répartissent en un congé principal de quatre semaines et une cinquième semaine.

Prendre la cinquième semaine

Cette cinquième semaine, distincte du congé principal, peut être prise pendant la période légale (entre le 1er mai et le 31 octobre) ou en dehors de cette période (entre le 1er novembre et le 30 avril). C’est l’employeur qui fixe les dates de départ en congés, en tenant compte d’abord des nécessites du service et, ensuite, dans la mesure du possible, des souhaits individuels de chacun de ses collaborateurs.

La cinquième semaine n’est pas obligatoirement soldée en hiver. Elle peut également être prise l’été.

Lorsque la cinquième semaine de congés payés est prise en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre, aucun jour supplémentaire n’est dû.

Exemple : Jules partira cet été 20 jours. Combien de jours de congés lui restera-t-il ?

11 jours : 6 jours au titre de la cinquième semaine, 4 jours issus du fractionnement du congé principal et 1 jour supplémentaire au titre de la fraction du congé principal prise en dehors de la période légale (1er mai-31 octobre).

Reliquat du congé principal et cinquième semaine

Le congé principal a une durée comprise entre 18 jours ouvrables continus et 24 jours ouvrables continus. Lorsque le congé principal (x jours) est inférieur à 24 jours, le reliquat (24 – x) peut être accolé à la cinquième semaine si l’employeur est d’accord.

Exemple : Un salarié affiche à son compteur 30 jours ouvrables de congés payés. Il solde 20 jours de congés cet été.

Il pourra, avec l’accord de son employeur, prendre les 4 jours restants du congé principal (24 – 20) en les accolant à la cinquième semaine.

Fermeture de l’officine pendant la cinquième semaine

L’employeur peut décider de fermer son officine et imposer que la cinquième semaine soit prise simultanément par tous les salariés pendant cette période de fermeture.

L’indemnisation au titre du chômage partiel :

Les salariés qui n’ont pas acquis assez de congé (pendant l’année de référence) par rapport au temps de fermeture de l’officine peuvent être indemnisés au titre du chômage partiel. Les allocations sont journalières et dues pour tous les jours ouvrables de fermeture. A charge pour l’employeur d’effectuer une demande, pour chaque salarié concerné, sur un imprimé fourni par les services départementaux du travail (http://www.travail.gouv.fr). L’administration répond dans les 20 jours. Si l’employeur omet cette formalité, soit il compensera la perte de salaire, soit il accordera un congé par anticipation afin de ne pas pénaliser les salariés concernés.

À RETENIR

Vos salariés doivent partir en congés au moins deux fois par an :

une première fois, sous la forme d’un congé principal ;

une seconde fois, sous la forme d’une cinquième semaine.

Par exception, les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières (salariés étrangers et ressortissants des DOM-TOM) peuvent bénéficier de leurs 5 semaines de congés en continu.

LE PIÈGE À ÉVITER

Si la cinquième semaine peut être fractionnée sans l’accord du salarié, à l’inverse, pour fractionner le congé principal, l’employeur doit obtenir son accord.

Modification des dates de la cinquième semaine

Tout dépend quand la modification intervient. Plus d’un mois avant le départ, l’employeur peut imposer une modification des dates de congés. En revanche, dans le mois qui précède le départ, il doit obtenir l’accord du salarié, sauf en cas de circonstances exceptionnelles. Cette règle s’applique aussi bien au congé principal qu’à la cinquième semaine (voir le cas pratique n° 1).

Si l’employeur n’est pas en mesure de justifier d’une raison impérative de service, le salarié peut refuser la modification tardive de ses dates de congés sans que cela constitue une faute.

Jour férié chômé et cinquième semaine

Un jour férié chômé inclus dans une période de congés n’est pas considéré comme un jour ouvrable. Dans ce cas, soit le congé est prolongé d’un jour, soit il sera décompté un jour de congés de moins. Cette solution s’applique même si le jour férié chômé tombe un jour habituellement non travaillé par le salarié (voir le cas pratique n°3 ).

Exemple : Votre préparateur ne travaille pas habituellement le mardi.

Il profitera de sa cinquième semaine à partir du lundi 24 décembre jusqu’au vendredi 28 décembre. La pharmacie sera fermée le mardi 25 décembre. Le jour de Noël ne sera pas décompté de ses congés. Donc, en congés, votre préparateur profitera de ce jour férié qui lui donne un bonus d’un jour supplémentaire. En revanche, si cette semaine-là il n’est pas en congés, il ne profitera pas de ce jour férié chômé car il coïncide avec son jour de repos.

Report de la cinquième semaine

En principe, les congés payés ne peuvent être reportés d’une année sur l’autre. Ils doivent être liquidés avant le 30 avril (par exemple : les congés payés acquis du 1er juin 2006 au 31 mai 2007 peuvent être pris dès le 1er mai 2007 et soldés en totalité avant le 30 avril 2008).

Par exception, si le salarié a le projet de partir en congé sabbatique ou en congé pour création d’entreprise, il peut demander à reporter ses cinquièmes semaines de congés payés jusqu’à son départ en congé (sabbatique ou pour création d’entreprise). Ce cumul porte au maximum sur six ans. Ainsi, lors de son départ, le salarié recevra une indemnité compensatrice correspondant au total des jours de congés cumulés.

L’abc… L’essentiel pour mieux comprendre

Les principes clés

Un repos obligatoire

Les congés sont un temps de repos auquel ni l’employeur ni le salarié ne peuvent déroger. L’employeur qui prive le salarié de ses congés est passible de sanctions pénales. Quant au salarié, il a l’interdiction de travailler pour le compte d’un autre employeur pendant cette période de repos car il est impossible de cumuler l’indemnité de congés payés avec un salaire. En revanche, le travail bénévole est admis ainsi que certaines activités de loisirs ou culturelles (accompagnateur de colonie de vacances…).

Le calcul de la durée des congés

La période d’acquisition ou période de référence

C’est la période pendant laquelle vos collaborateurs acquièrent leurs congés. Elle est fixée entre le 1er juin de l’année précédente (année n – 1) et le 31 mai de l’année en cours (année n). Dans cet intervalle, tout salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, peu importe l’horaire journalier. Autrement dit, les salariés à temps partiel capitalisent également 2,5 jours de congés payés chaque mois, même s’ils n’ont effectivement travaillé que quelques heures. Une année pleine travaillée permet donc de cumuler 30 jours ouvrables de congés payés. Pour les salariés recrutés en cours d’année, le point de départ de l’année de référence ne sera pas le 1er juin mais la date d’embauche.

CDD et intérim

Les salariés en CDD et les intérimaires ont également droit à des congés payés. Si pendant l’exécution de leur contrat ils n’ont pu solder leurs congés acquis, ils percevront une indemnité compensatrice de congés payés. Cette indemnité leur est versée quelle que soit la durée de leur contrat, même inférieure à un mois. Pour le calcul de l’indemnité,voir le cas pratique n°4.

La notion de travail effectif

Les jours de congés sont acquis par mois de travail effectif apprécié de date à date. Afin de ne pas désavantager les salariés absents ou embauchés en cours d’année, le législateur a prévu un jeu d’équivalences. Sont assimilées à un mois de travail effectif les périodes égales à 4 semaines ou 24 jours de travail.

Les absences pendant la période d’acquisition

Absent, le salarié n’accomplit aucun travail. Pourtant certaines périodes non travaillées ouvrent quand même droit à des jours de congés. C’est le cas du congé maternité, du congé de paternité, du congé individuel de formation, des congés exceptionnels pour événements familiaux, du congé de naissance accordé aux pères et des congés payés de l’année précédente. Parfois, le législateur ou la convention collective ont imposé des limites. Ainsi, les périodes d’absence pour accident du travail ou maladie professionnelle sont prises en compte dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an. Quant aux absences pour maladie, elles donnent également droit à des congés :

dans la limite de 2 mois, en une ou plusieurs fois, pendant la période de référence pour les salariés non cadres ;

dans la limite de 6 mois, en une ou plusieurs fois, pendant la période de référence pour les salariés cadres.

À NOTER

Employeurs multiples

Un salarié à temps partiel travaillant dans deux officines distinctes (ou plus) ne peut pas être en congés payés pour une officine alors qu’il continue de travailler pour l’autre. Ses dates de congés dans les deux officines doivent se confondre. A charge pour chacun de ses employeurs de tenir compte de sa situation.

Le 31 mai, à vos calculs !

C’est à cette date que se calcule le nombre de jours de congés payés acquis par chaque salarié au cours de l’année de référence (du 1er juin 2006 au 31 mai 2007). Même si les congés payés peuvent être pris dès le 1er mai, leur acquisition se poursuit jusqu’à la fin du mois. Le nombre total de jours de congés doit correspondre à un nombre entier. Si ce n’est pas le cas, l’employeur arrondira le résultat au nombre entier immédiatement supérieur.

Au moins deux départs en congé par an

Lorsque le salarié a dans son escarcelle cinq semaines de congés payés, il ne peut en principe les solder en une seule fois car la convention collective interdit de prendre plus de quatre semaines à la suite. Le salarié doit donc organiser ses congés en deux temps au minimum. On parle ainsi d’un congé principal et d’une cinquième semaine. Deux départs constituent un minimum, car nous verrons que le congé principal ainsi que la cinquième semaine peuvent être fractionnés. Par exception, les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières (salariés étrangers et ressortissants des DOM-TOM) peuvent bénéficier de leurs cinq semaines de congés en continu.

Le congé principal

Il est qualifié ainsi car il s’agit du congé le plus long. La convention collective fixe un minimum de 18 jours ouvrables continus et un maximum de 24 jours ouvrables continus (sous réserve évidemment que le salarié ait acquis ce nombre de jours de congés). L’employeur doit respecter cet impératif. Ce congé doit être accordé au salarié entre le 1er mai et le 31 octobre. Cependant, si le salarié en exprime le désir, il pourra, avec l’accord de son employeur, prendre son congé en dehors de cette période.

Pour fractionner le congé principal, l’employeur doit obtenir l’accord du salarié. L’employeur ne peut donc empêcher le salarié de partir quatre semaines d’affilée entre le 1er mai et le 31 octobre.

La cinquième semaine

Elle correspond à 6 jours ouvrables de congés. Elle peut être prise entre le 1er mai et le 31 octobre ou en dehors de cette période. C’est l’employeur qui décide. Il peut aussi imposer au salarié un fractionnement de cette cinquième semaine.

Le reliquat, issu du fractionnement du congé principal, peut être accolé à la cinquième semaine.

Le calendrier des congés payés

Sur l’information collective et individuelle des dates de congé, voir le cas pratique n° 1.

Les congés par roulement

C’est l’employeur qui décide de l’ordre et des dates de départ en congés. A charge pour lui d’établir un planning qui concilie au mieux les souhaits individuels des collaborateurs et l’intérêt de l’officine. Ainsi, pour chaque salarié, l’employeur tiendra compte d’abord des nécessités du service et, ensuite, dans la mesure du possible, des situations de famille, de l’ancienneté et des possibilités de congés du conjoint. Par exemple, pour le personnel dont les enfants fréquentent l’école, les congés seront fixés si possible au cours des vacances scolaires. Chaque salarié doit connaître ses dates de vacances au moins un mois à l’avance.

Si un couple marié fait partie de votre personnel, il doit bénéficier d’un congé simultané.

La fermeture de l’officine

Dans ce cas, la gymnastique des congés par roulement est éludée. Tous les collaborateurs sont à la même enseigne et prendront leurs vacances aux mêmes dates. La fermeture ne peut dépasser la durée maximale du congé principal, soit quatre semaines. Si la période de fermeture entraîne un fractionnement du congé principal, l’employeur doit alors obtenir l’accord des délégués du personnel ou, à défaut, de l’accord majoritaire des salariés. En revanche, lorsque la fermeture de l’officine coïncide avec la cinquième semaine, l’employeur peut l’imposer. Quelle que soit la période, les dates de fermeture de l’officine doivent être communiquées au moins un mois à l’avance.

À RETENIR

Si la période de référence n’est pas suffisante, deux solutions s’offrent au salarié :

Les congés par anticipation

Dès qu’il a travaillé pendant au moins quatre semaines, le salarié peut bénéficier de ses congés acquis sans attendre la période légale qui débute le 1er mai. L’accord de l’employeur est nécessaire.

Le congé sans solde

Il n’est pas organisé par la loi. Si le salarié souhaite bénéficier d’un tel congé, il doit obtenir l’accord de son employeur. Aucune rémunération n’est due au salarié.

Les jours supplémentaires pour fractionnement

Le congé principal, d’une durée comprise entre un minimum de 18 jours et un maximum de 24 jours ouvrables continus, peut être fractionné sur accord de l’employeur et du salarié. Lorsqu’une partie du congé principal est prise en dehors de la période estivale (1er mai-31 octobre), le salarié a droit à :

un jour ouvrable supplémentaire lorsqu’il prend trois, quatre ou cinq jours entre le 1er novembre et le 30 avril ;

deux jours ouvrables supplémentaires lorsqu’il prend au moins six jours entre le 1er novembre et le 30 avril.

Aucun jour supplémentaire n’est dû si le reliquat du congé principal, pris entre le 1er novembre et le 30 avril, est inférieur à trois jours.

Des jours de congés supplémentaires pour fractionnement sont dus uniquement si les deux critères suivants sont réunis :

le congé principal est fractionné ;

une fraction du congé principal (au moins trois jours) est prise en dehors de la période légale (1er mai-31 octobre).

Les congés supplémentaires

Les cadres

La convention collective prévoit deux jours de congés supplémentaires après six ans d’ancienneté dans l’officine. Cette disposition ne concerne que les cadres. Ce bénéfice s’entend en droit d’acquisition. Au cours de la période allant du 1er juin 2006 au 31 mai 2007, les salariés qui ont fêté leur sixième anniversaire d’embauche auront donc un bonus de deux jours supplémentaires utilisables dès le 1er mai 2007. Ce bonus est acquis pour les années suivantes.

Les jeunes mères de famille

Vos collaboratrices (salariées et apprenties) de moins de 2 ans (au 30 avril de l’année précédente) ont droit à deux jours supplémentaires de congé par enfant à charge de moins de 15 ans (au 30 avril de l’année en cours). Le congé supplémentaire est réduit à un jour si le congé légal n’excède pas six jours. En ce qui concerne les salariées âgées de plus de 21 ans au 30 avril de l’année précédente, le supplément de deux jours par enfant à charge est confondu avec le congé principal, le bonus disparaît.

Les apprentis

Les apprentis bénéficient d’un congé supplémentaire de cinq jours ouvrables pour préparer leurs examens. Ce congé doit intervenir dans le mois qui précède les épreuves. Il est accordé seulement si l’apprenti suit les enseignements spécialement dispensés dans son centre de formation. En cas de révisions à la maison, ce bonus est perdu.

Le remplacement

Pendant l’absence du titulaire

Pour toute absence supérieure à huit jours, le pharmacien titulaire doit signaler par lettre recommandée à l’inspection de la pharmacie et au Conseil de l’Ordre dont il dépend les nom, adresse et qualité de son remplaçant.

Pendant l’absence d’un adjoint

En cas d’absence supérieure à un mois, le pharmacien adjoint doit être remplacé. Cette obligation ne concerne que les adjoints « obligatoires », c’est-à-dire ceux dont la présence est requise au regard du chiffre d’affaires annuel réalisé par l’officine*.

* Un adjoint est obligatoire entre 1 180 000 euros et 2 360 000 euros de chiffre d’affaires hors taxes à la valeur ajoutée (arrêté du 9 février paru au Journal officiel du 20 février 2007 et article L. 5125-20 du Code de la santé publique).

À RETENIR

Si le fractionnement du congé principal vous est réclamé par l’un de vos salariés, il vous est possible de le faire renoncer aux jours de congés supplémentaires auxquels il a en principe droit. Cette renonciation doit être formalisée par écrit.

Périodes d’absence assimilées à un temps de travail effectif

cas pratique n° 3

Décompter les congés payés

À chaque fois que sonne l’heure du décompte des congés payés vous doutez de vos calculs. Jours ouvrables ou jours ouvrés ? Vous allez enfin pouvoir décompter les jours de congés de votre équipe sans vous tromper.

Jours ouvrables ou jours ouvrés ?

Jour ouvrable

Tous les jours de la semaine sont des jours ouvrables, à l’exception des dimanches et des jours fériés légaux chômés à l’officine.

Jour ouvré

Tous les jours d’ouverture de l’officine sont des jours ouvrés. En principe, le décompte des congés payés s’opère en jours ouvrables. Mais l’employeur peut préférer opter pour un décompte en jours ouvrés, à condition que cette méthode ne soit pas défavorable pour le salarié.

Le calcul en jours ouvrables

Le point de départ des congés est le premier jour où le salarié aurait normalement dû travailler. La fin des congés est marquée par le retour du salarié à l’officine. Entre le premier jour de vacances et le jour de reprise du travail, tous les jours sont décomptés à l’exception des dimanches et des jours fériés légaux chômés.

Jours fériés 2007

Par conséquent, que l’officine soit ouverte ou fermée (toute la journée ou seulement l’après-midi), le samedi est un jour ouvrable.

Exemple : Pierre, pharmacien adjoint, travaille (T) du lundi au vendredi. Il prend une semaine de congés (CP).

Le samedi précédant son départ en congé est exclu du décompte. En revanche, le samedi précédant son retour est inclus dans le décompte.

6 jours ouvrables de congés sont comptabilisés.

Le calcul en jours ouvrés

Le point de départ des congés est le premier jour où le salarié aurait normalement dû travailler. La fin des congés est marquée par le retour du salarié à l’officine. Entre le premier jour de vacances et le jour de reprise du travail, tous les jours sont décomptés à l’exception des jours de fermeture de l’officine.

Par conséquent, si l’officine est fermée le samedi, ce n’est pas un jour ouvré.

Exemple : Claire travaille (T) du lundi au vendredi. Elle prend une semaine de congés (CP).

Si la pharmacie est ouverte le samedi, 6 jours ouvrés sont comptabilisés.

Si la pharmacie est fermée le samedi, 5 jours ouvrés sont comptabilisés.

Si le décompte s’effectue en jours ouvrés, l’acquisition des congés doit également se faire en jours ouvrés. Il s’agit alors d’une simple transposition du nombre de jours ouvrables en jours ouvrés :

30 jours ouvrables de congés payés correspondent à 25 jours ouvrés si l’officine est ouverte 5 jours par semaine (6 jours ouvrables = 5 jours ouvrés) ;

30 jours ouvrables de congés payés correspondent à 30 jours ouvrés si l’officine est ouverte 6 jours par semaine (6 jours ouvrables = 6 jours ouvrés).

Décompte et temps partiel

Le décompte s’opère comme pour les salariés à temps plein. Autrement dit, le décompte se fait sur la base du nombre de jours ouvrables ou ouvrés (selon le mode de calcul retenu par l’employeur), et non sur la base des seuls jours où le salarié à temps partiel travaille habituellement. Procéder autrement reviendrait à leur accorder plus de congés. Car il ne faut pas oublier que, comme les salariés à temps plein, les salariés à temps partiel acquièrent chaque mois 2,5 jours ouvrables de congés, peu importe leurs horaires de travail.

En application du principe de l’égalité de traitement, les salariés à temps partiel ont les mêmes droits aux congés payés que les salariés à temps plein.

À NOTER

Le décompte en jours ouvrables se fait à partir du premier jour de l’absence constatée. Puis tous les jours ouvrables sont comptabilisés jusqu’au retour à l’officine. Il suffit d’exclure les dimanches et les jours fériés chômés. Si, par exemple, la pharmacie ferme le samedi 14 juillet, ce jour ne sera pas comptabilisé comme un jour de congé.

Dans les officines ouvertes 6 jours sur 7 (du lundi au samedi) :

1 semaine = 6 jours ouvrés = 6 jours ouvrables.

Le calcul en jours ouvrables

Le congé démarre le premier jour où le salarié aurait dû normalement travailler s’il n’avait pas été en congés, puis tous les jours ouvrables sont ensuite décomptés jusqu’à son retour.

Exemple : Marie, préparatrice, travaille à temps partiel (T) les mardi et jeudi. Elle partira en congés (CP) le jeudi 7 juin au soir et reviendra à l’officine le mardi 19 juin.

Le décompte s’effectue à partir du mardi 12 juin, puis tous les jours sont décomptés à l’exception des dimanche.

6 jours ouvrables seront déduits de son solde de congés.

Le calcul en jours ouvrés

Lorsque l’employeur calcule les congés payés en jours ouvrés, cette méthode ne doit pas léser le salarié à temps partiel. Le décompte en jours ouvrés ne doit pas aboutir à lui accorder moins de jours de congés qu’il n’en aurait eu si ses congés avaient été calculés en jours ouvrables.

Exemple : Claire travaille (T) les lundi, mardi, jeudi et vendredi. Elle consacre le mercredi à ses enfants, et le samedi la pharmacie est fermée. Claire prend une semaine de congés (CP) du lundi au vendredi.

Bien que le mercredi ne soit pas un jour de travail pour Claire, il reste ouvré pour le calcul de ses congés.

5 jours ouvrés de congés sont comptabilisés.

Exemple : Louis, pharmacien adjoint, travaille (T) tous les jours de la semaine du lundi au samedi, mais uniquement le matin.

Lorsqu’il prend une semaine de vacances (CP), 6 jours ouvrables de congés sont décomptés.

Exemple : Ma pharmacie est fermée le lundi matin. Comment dois-je décompter les congés d’un salarié qui travaille habituellement le lundi après-midi ?

La journée du lundi est entièrement décomptée.

À NOTER

Les journées de congés sont décomptées entièrement. Il n’y a pas de demi-jours ouvrables de congés comme il peut y avoir des demi-jours de travail.

AVIS DE L’EXPERT

Bertrand Messiaen (cabinet Conseils et Auditeurs Associés)

« Les officines étant généralement ouvertes le samedi, le décompte en jours ouvrables est conseillé. En revanche, dans les entreprises ouvertes 5 jours par semaine, le calcul en jours ouvrés est plus facile, le samedi n’étant pas comptabilisé. Mais attention, il faut une cohérence entre le décompte et l’acquisition des congés payés ! Dans les entreprises ouvertes 5 jours par semaines, on considère que le salarié acquiert 2,08 jours ouvrés par mois.»

cas pratique n° 4

Indemniser les congés payés

Vous maîtrisez le décompte des jours de congés, en revanche les techniques de calcul de l’indemnité restent floues. Vous vous demandez bien comment résoudre le cas de Sophie, votre assistante, qui a cumulé plusieurs heures supplémentaires sur la période de référence.

La rémunération mensuelle brute de Sophie pour la période de référence, du 1er juin 2006 au 31 mai 2007, est de 37 000 euros compte tenu des heures supplémentaires qu’elle a accomplies. En juin, vous lui accorderez 20 jours de congés, puis elle soldera les 10 jours restants en février prochain.

La règle du dixième

L’indemnité, pour un congé de 30 jours, est calculée sur la base du dixième de la rémunération totale perçue au cours de la période de référence (1er juin 2006-31 mai 2007). Cette règle s’applique quelle que soit la durée du congé.

Pour Sophie, la somme perçue sur la période de référence est de 37 000 euros.

Le calcul du 10e :

37 000

: 10

= 3 700

Selon cette méthode, l’indemnité de Sophie pour 30 jours de congés est égale à 3 700 euros.

La règle du maintien du salaire

Le salarié perçoit pendant ses congés la même somme que s’il avait travaillé. L’indemnité est donc calculée par rapport au montant du salaire versé le mois précédant la période de congés.

L’indemnité de congés payés à verser à Sophie selon cette méthode est égale au quotient de son salaire mensuel (2 900 euros) par le nombre de jours de congés (20 jours en juin et 10 jours en février) sur le nombre de jours ouvrables dans le mois considéré (26 jours en juin et 25 jours en février). Soit :

Indemnités de juin : sur les 2 900 euros qu’elle percevra en juin, 2 230,77 euros correspondront aux 20 jours de congés

2 900

x 20/26

= 2 230,77

Indemnités de février : le montant de l’indemnité à verser en février sera de 1 160 euros

2 900

x 10/25

= 1 160

Au total : l’indemnité totale est donc égale à 3 390,77 euros, soit indemnité de juin + indemnité de février (2 230,77 + 1 160).

À RETENIR

Deux méthodes permettent le calcul de l’indemnité de congés payés. La règle du maintien du salaire et la règle du dixième. C’est la plus favorable pour le salarié qui doit être retenue. S’il affiche à son compteur des heures supplémentaires, on peut prévoir, a priori, que la règle du dixième devrait lui être plus favorable.

En pratique, il est nécessaire de tenir compte de l’ensemble des éléments qui forment le salaire. Ainsi, il faut inclure le paiement des heures supplémentaires, la prime d’ancienneté, les congés payés de l’année précédente, etc. Ces sommes doivent être intégrées en valeur brute. En revanche, les primes annuelles (par exemple le 13e mois), les prime exceptionnelles, la participation et l’intéressement sont exclus.

Le choix de la règle à adopter

La méthode la plus favorable pour le salarié doit être retenue. Mais ce n’est qu’une fois que le salarié aura liquidé la totalité de ses congés que l’employeur (ou le gestionnaire de paie) sera en mesure de trancher en faveur de la solution la plus avantageuse. En effet, cette comparaison doit se faire sur l’indemnité totale et non pour chaque fraction de congés. Il est néanmoins possible de dégager un principe :

u le maintien du salaire est plus favorable que la règle du dixième si le salarié a bénéficié d’une augmentation de salaire au cours de la période de référence (par exemple en cas d’évolution de la valeur du point officinal ou en cas de progression hiérarchique ou si le salarié est passé d’un travail à temps partiel à un travail à temps complet) ;

u la règle du dixième est plus favorable que le maintien du salaire si le salarié a accompli des heures supplémentaires non régulières ou si son salaire a été diminué (par exemple si le salarié est passé d’un travail à temps complet à un travail à temps partiel).

Pour Sophie, l’application de la règle du dixième est plus avantageuse. Si la règle du maintien du salaire a été initialement appliquée, un supplément d’indemnité de 309,23 euros (3 700 -390,77) s’ajoutera à son salaire du mois de février.

La rédaction du bulletin de paie

Les dates de début et de fin de congé doivent figurer sur le bulletin de paie. Dans le cas où le gestionnaire de la paie a appliqué la règle du maintien du salaire, il n’est pas nécessaire de distinguer l’indemnité de congés payés. Seule la rémunération brute habituelle apparaît. En revanche, si le gestionnaire de la paie a opté pour la règle du dixième, l’indemnité doit apparaître séparément du salaire proprement dit.

CONSEIL

En pratique, le gestionnaire de la paie opère en deux temps :

Il applique la règle du maintien du salaire pour chaque prise de congé

Il effectue une comparaison lorsque le salarié solde la totalité de son congé annuel. Et, si nécessaire, il régularise.

L’indemnité compensatrice de congés payés

Départ du salarié

En cas de rupture du contrat de travail d’un salarié, si celui-ci n’a pas liquidé la totalité de ses congés au moment de son départ, il percevra une indemnité compensatrice de congés payés. Elle se calcule comme l’indemnité de congés payés.

Absence prolongée du salarié

Les congés payés doivent être pris avant le 30 avril de l’année suivante. Passée cette échéance, les congés payés, acquis mais non pris, ne peuvent être reportés. Si le salarié se trouve dans l’incapacité de solder ses congés par suite de maladie ou de maternité, il percevra une indemnité compensatrice correspondant aux jours de congé dont il n’a pu profiter.

Licenciement pour faute

Licenciement pour faute grave

Dans le cas d’un licenciement pour faute grave, le salarié n’effectue pas de préavis et ne bénéficie pas d’indemnités de licenciement. En revanche, l’indemnité compensatrice de congés payés est due.

Licenciement pour faute lourde

La faute lourde est une faute grave commise avec l’intention de nuire à l’employeur (injures, vol…).

Dans ce cas, le salarié est non seulement privé de préavis et d’indemnités de licenciement, mais il est aussi privé de l’indemnité compensatrice de congés payés.

Dispense de préavis et indemnité

Lorsque l’employeur ne souhaite pas que le salarié (licencié ou démissionnaire) reste plus longtemps dans l’entreprise, il peut le dispenser d’exécuter son préavis. Néanmoins, l’employeur reste tenu de payer le préavis. De plus, cette période doit être prise en compte dans le calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés.

Le cas particulier des CDD

Les salariés embauchés en CDD perçoivent au terme de leur contrat une indemnité compensatrice de congés payés pour les congés qu’ils n’ont pas pris. Cette indemnité est due quelle que soit la durée du CDD, même inférieure à un mois. La prime de précarité doit être prise en compte pour calculer l’indemnité compensatrice de congés payés. En revanche, l’indemnité compensatrice de congés payés est exclue du calcul de la prime de précarité.

À NOTER

Régime fiscal et social des indemnités de congés

L’indemnité de congés payés est imposable et soumise à cotisations comme n’importe quel autre élément de salaire.

5 recommandations importantes

1. Simplifiez-vous les décomptes : le décompte des congés payés peut s’opérer en jours ouvrables ou en jours ouvrés. Si vous optez pour la méthode en jours ouvrés, il est nécessaire de transposer le nombre de jours ouvrables de congés acquis en jours ouvrés afin qu’il y ait une cohérence entre l’acquisition et le décompte. Pour éviter cette gymnastique, mieux vaut préférer le décompte en jours ouvrables !

2. Planifiez vos obligations : Le 1er mars : c’est au plus tard à cette date que chaque collaborateur doit être informé de la période légale des congés payés (1er mai-31 octobre). Vous communiquerez cette information par écrit individuel ou par affichage dans l’officine.

Le 31 mai : c’est à cette date que se calcule le nombre de jours de congés payés acquis par chaque salarié au cours de l’année de référence. Celle-ci débute le 1er juin de l’année précédente et s’achève le 31 mai de l’année en cours.

3. Anticipez les départs en congé : chaque salarié doit connaître ses dates de congés au moins un mois à l’avance. La communication des dates se fait par écrit individuel et le planning général est ensuite affiché à l’officine.

Si vous décidez de fermer votre officine, n’oubliez pas de faire une demande de chômage partiel pour vos collaborateurs qui n’ont pas acquis suffisamment de congés payés.

4. Respectez les règles : même si c’est vous qui décidez de l’ordre et des dates de départ en congé de vos collaborateurs, vous devez tenir compte du fractionnement obligatoire. Vos salariés doivent partir au moins deux fois par an en congés : une première fois sous la forme d’un congé principal, et une seconde fois sous la forme d’une cinquième semaine (sauf si le salarié est étranger ou ressortissant des DOM-TOM).

5. Respectez votre planning : une fois fixées, les dates ne peuvent plus être modifiées dans le mois précédant le départ en congé, sauf en cas de circonstance exceptionnelle. Côté employeur, il s’agira d’une raison impérative de service. Côté salarié, il s’agira d’un événement familial tout à fait imprévu et contraignant.

Ce qu’il faut retenir

Acquisition des congés

Tout salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif au cours de l’année de référence.

Minima obligatoires

– Le congé principal ne peut être inférieur à 18 jours ouvrables continus (3 semaines) sans dépasser 24 jours ouvrables continus (4 semaines). Il doit intervenir entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf demande du salarié et accord de son employeur pour organiser ce congé en dehors de cette période.

– La convention collective de la pharmacie interdit de prendre plus de 4 semaines en une seule fois. Le salarié doit donc organiser ses congés en deux temps au minimum.

Accord du salarié

En cas de fractionnement du congé principal, vous devez obtenir l’accord du salarié concerné.

Cinquième semaine

La cinquième semaine peut être prise à n’importe quelle période de l’année. L’employeur peut décider unilatéralement de la fractionner.

Fermeture de l’officine

Vous pouvez fermer votre officine et imposer que la cinquième semaine de congés soit prise pendant la fermeture. En revanche, si la fermeture entraîne un fractionnement du congé principal, vous devez obtenir l’agrément des délégués du personnel, ou l’accord majoritaire de salariés s’il n’existe pas de délégués.

Pour approfondir : L’employeur doit-il dédommager le salarié en cas de modification tardive de ses dates de congés ?

L’article L. 223-7 du Code du travail prévoit la possibilité pour l’employeur de modifier les dates de congés moins d’un moins avant le départ sans lui faire peser une obligation de remboursement des frais engagés par le salarié ou de dédommagement. Reste que cette modification ne peut intervenir qu’en cas de circonstance exceptionnelle. Il doit donc s’agir d’un motif impérieux lié à la nécessité du service. Le salarié ne peut alors se soustraire à cet impératif sans commettre une faute grave. En cas de litige porté devant les tribunaux, les juges prendront en considération le contexte de la modification tardive des dates de congés, notamment si le salarié est dédommagé des inconvénients résultant de ce changement.

Dans le cas exceptionnel où un salarié en congé serait rappelé, avant l’expiration de son congé, pour les besoins de son service, il lui sera accordé un congé supplémentaire d’une durée nette de 2 jours ouvrables. Les frais de voyage occasionnés par ce déplacement ainsi que les frais supplémentaires nécessités par ce rappel lui seront remboursés sur justificatif.

Pour approfondir : Le fractionnement de la cinquième semaine

La cinquième semaine de congés payés correspond à 6 jours ouvrables qui peuvent être pris en continu ou fractionnés.

L’employeur doit-il obtenir l’accord du salarié ?

L’employeur peut décider de scinder la cinquième semaine. Il peut même la fractionner à l’extrême, c’est-à-dire éclater cette semaine de congés en 6 jours pris en discontinu. Il n’est pas nécessaire de recueillir l’accord du salarié concerné.

Le fractionnement ouvre-t-il droit à des jours de congés supplémentaires ?

Non. Aucun jour supplémentaire n’est dû lorsque la cinquième semaine est attribuée en plusieurs fois. Seul le fractionnement du congé principal peut ouvrir droit à des jours supplémentaires.

À RETENIR

Le calcul du fractionnement

Lorsqu’une partie du congé principal est prise en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre, des jours supplémentaires pour fractionnement sont dus au salarié :

2 jours supplémentaires si le reliquat du congé principal est au moins égal à 6 jours ;

1 jour supplémentaire si le reliquat du congé principal est compris entre 3 et 5 jours.

Exemple :

Le planning des congés de votre adjointe est établi. Elle prendra 18 jours de congés en juillet, 3 jours en octobre, 5 jours en décembre et 4 jours en avril.

Le reliquat du congé principal est de 6 jours

(24 – 18 ).

Sur ce reliquat, 3 jours seront pris en octobre, ce qui ne donne pas droit à des jours de congés supplémentaires. En revanche, les 3 autres jours du reliquat seront pris en décembre, ce qui ouvre droit à 1 jour supplémentaire de congé.

Le fractionnement de la cinquième semaine (2 jours en décembre et 4 jours en avril) ne donne pas droit à des congés supplémentaires.

Pour approfondir : Jour férié ou pont pendant les congés

L’incidence d’un jour férié survenant pendant les congés payés

Le salarié est déjà absent et ne travaillera pas, que le jour férié soit chômé ou non dans l’entreprise. En revanche, le décompte en jours ouvrables des congés payés varie.

– Jour férié travaillé à l’officine : si le jour férié est travaillé à l’officine il sera décompté comme un jour de congé.

– Jour férié chômé à l’officine : si le jour férié est chômé, la solution est plus avantageuse pour le salarié car le jour férié ne sera pas décompté. Cette dernière solution s’applique même si le jour férié coïncide avec un jour de la semaine habituellement non travaillé par le salarié.

L’incidence d’un pont survenant pendant les congés payés

Lorsqu’un ou, plus rarement, deux jours ouvrables s’intercalent entre un jour férié chômé et un jour de repos hebdomadaire (un « pont »), le titulaire peut décider de chômer cette ou ces journées. Lorsque le salarié est en congés payés, la journée de pont chômée à l’officine doit être considérée comme un jour ouvrable et donc décomptée. Contrairement aux jours fériés chômés, les heures de travail perdues à l’occasion d’un pont sont récupérables. Une fois décidée par l’employeur, la récupération s’impose à tous les salariés, même à ceux qui étaient absents, du fait de leurs congés, au moment du pont.

Exemple : Votre pharmacie sera fermée le lundi 24 et le mardi 25 décembre. Votre adjoint, qui travaille habituellement du lundi au vendredi, sera en congés cette semaine entre Noël et le jour de l’an.

Le lundi 24 décembre est une journée de pont. Ce jour sera comptabilisé comme un jour de congés. En revanche, le mardi 25 décembre ne sera, lui, pas comptabilisé.

Pour approfondir : Que deviennent les congés payés acquis en cas de départ en congé parental d’éducation ?

Les droits acquis au titre des congés payés sont garantis à la salariée lorsqu’elle choisit de bénéficier d’un congé parental d’éducation. Une indemnité compensatrice de congés payés doit lui être versée. Attention ! Cette indemnité est perdue en cas de prolongation du congé parental au-delà d’une durée d’un an.

Exemple : Claire, votre pharmacienne adjointe, va avoir un bébé. Elle ne souhaite pas reprendre son travail immédiatement à l’issue de son congé maternité qui prendra fin le 1er septembre. Elle souhaite profiter d’un congé parental d’éducation.

Que deviennent ses congés acquis du 1er juin 2006 au 31 mai 2007 ?

Ils doivent être soldés avant le 30 avril 2008. Soit Claire projette un retour de congé parental avant cette date butoir, auquel cas il sera encore temps pour elle de poser des congés, soit Claire prévoit un congé parental initial au-delà du 30 avril 2008, auquel cas elle réclamera ses congés avant son départ en congé parental. Si son employeur accepte, elle enchaînera congé maternité, congés payés puis congé parental. Si son employeur refuse, elle percevra l’indemnité compensatrice de congés payés.

Que deviennent ses congés acquis du 1er juin 2007 au 1er septembre 2007 ?

Ils doivent être soldés avant le 30 avril 2009. Si Claire est encore en congé parental à cette date, ils seront perdus.

Les questions à se poser en cas de fermeture de l’officine

Avant de fermer son officine :

– Ai-je bien informé les syndicats départementaux en charge de l’organisation des services de garde, l’inspection régionale de la pharmacie, la DDASS, le conseil régional de l’ordre des pharmaciens, les services de police ?

– Ai-je bien confié l’ordonnancier à un confrère et indiquer son nom au conseil régional de l’ordre des pharmaciens ? A défaut, l’ordonnancier devra être remis au pharmacien le plus proche.

– Ai-je fait une demande à la direction départementale du travail d’allocations au titre du chômage partiel, lorsque la période de fermeture excède le nombre de jours de congés acquis par un ou plusieurs salariés ?

Si l’employeur omet cette formalité, les salariés concernés ne pourront être pénalisés et l’employeur devra compenser la perte de salaire.

– Ai-je bien affiché l’adresse des officines les plus proches auprès desquelles sa clientèle pourra s’approvisionner.