6 règles pour mieux gérer les congés payés

1. Anticiper les congés

La loi encadre précisément le calcul des congés payés, mais aussi l’information – collective et individuelle – qui doit être faite aux salariés. Ceux-ci doivent être informés au plus tard deux mois à l’avance de la période à laquelle ils pourront prendre leurs congés. « Mais si vous optez pour une planification concertée des congés, il faudra aborder le sujet des vacances d’été dès le début de l’année », conseille Alain Naintré, avocat spécialisé en droit du travail.

Une fois le planning établi, l’employeur devra envoyer individuellement à chaque salarié ses dates de congés payés. Si vous ne respectiez pas le délai de deux mois, vos collaborateurs auraient alors la possibilité de partir à une autre date. Dans le cas contraire, vous pourrez contraindre le salarié à accepter les dates que vous lui proposez. Sinon, il s’exposerait à un licenciement pour faute.

Si vous souhaitez changer les dates des congés plus d’un mois avant le départ, votre décision ne peut être contestée par les salariés. Par contre, si une modification doit intervenir moins d’un mois avant la date présumée des congés, vous devrez obtenir son accord, sauf si ce changement est motivé par une circonstance exceptionnelle – que la jurisprudence définit comme une raison impérative de service. Le salarié bénéficie du même droit. Dans son cas, il s’agit d’un événement familial imprévu et contraignant.

2. Inciter les salariés à l’« autogestion »

« Une bonne solution consiste à proposer à l’équipe de s’organiser telle qu’elle l’entend et de vous soumettre un planning de congés payés », ajoute l’avocat. Pour cela, il est bon de leur préciser de façon détaillée les contraintes à respecter, comme le nombre minimal de personnes présentes au comptoir, les dates de vos propres congés… Cette méthode évite de faire des congés payés une source de conflit, même si, de toute façon, la décision finale revient au titulaire.

Comment arbitrer ?

Sachez qu’il est d’usage de tenir compte des situations de famille, de l’ancienneté et des possibilités de congés du conjoint de chaque collaborateur. Ainsi, si deux salariés de l’officine sont conjoints, ils doivent bénéficier de la même période de congés. De même, les collaborateurs à temps partiel employés dans plusieurs officines doivent prendre leurs congés en même temps dans tous les points de vente. A charge aux employeurs de s’accorder sur ce point.

3. Savoir calculer les congés payés

Le calcul des congés payés obéit à des règles strictes que vous devez respecter.

– Les congés se calculent mensuellement au cours de la période de référence (du 1er juin de l’année n au 31 mai de l’année n + 1). Chaque collaborateur a ainsi droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, quel que soit le nombre d’heures journalières. Quant aux salariés à temps partiel, ils capitalisent également 30 jours ouvrables de congés payés par année de référence.

– Le nombre total de jours de congés doit correspondre à un nombre entier. Sinon, le titulaire devra arrondir le chiffre au nombre entier immédiatement supérieur.

u Lorsqu’un salarié est recruté en cours d’année, le point de départ de l’année de référence correspond à la date de l’embauche, et non au 1er juin.

– Pour les cadres, la convention collective, précise Alain Naintré, « prévoit deux jours de congés supplémentaires pour six années d’ancienneté, acquis pour les années suivantes ».

– Les apprentis suivant les enseignements spécialement dispensés dans un centre de formation bénéficient de cinq jours supplémentaires pour réviser leurs examens dans le mois qui précède les épreuves. Mais, en cas de révision à la maison, ce bonus est perdu.

4. Arbitrer entre jours ouvrables et ouvrés

Vous pouvez décompter les congés payés en jours ouvrables ou en jours ouvrés, à condition toutefois de choisir le mode de calcul le plus favorable aux salariés. De quoi s’agit-il ?

-Les jours ouvrables concernent tous les jours de la semaine, sauf le dimanche et les jours fériés légaux chômés à l’officine. Le calcul des congés s’effectue à partir du jour où le salarié aurait dû travailler jusqu’à son retour à l’officine. Ce calcul exclut donc seulement les dimanches et les jours fériés légaux.

-Les jours ouvrés concernent les jours d’ouverture de l’officine. Le calcul des congés s’effectue sur la même période que pour les jours ouvrables, mais il ne décompte pas les jours de fermeture de l’officine.

uQuelle méthode choisir ? Quand une officine est ouverte six jours par semaine, le décompte en jours ouvrables est conseillé. Par contre, pour celles – plus rares – qui n’ouvrent que cinq jours, mieux vaut calculer en jours ouvrés. Dans ce cas, le calcul se fait en considérant que les salariés acquièrent 2,08 jours ouvrés par mois.

5. Fractionner les congés payés

D’après la convention collective, un salarié ne peut prendre ses cinq semaines de congés payés d’affilée. Elle fixe un congé principal dont la durée doit être comprise entre 18 jours et 24 jours ouvrables continus pendant la période estivale (entre le 1er mai et le 31 octobre). Toutefois, l’employeur et le salarié peuvent, d’un commun accord, fixer les dates de congés en dehors de cette période. « Dans ce cas, mieux vaut le formaliser par écrit », précise l’avocat. Par ailleurs, le salarié bénéficie d’un jour ouvrable supplémentaire lorsqu’il prend de trois à cinq jours de congés entre le 1er novembre et le 30 avril. Ce bonus est doublé s’il prend au moins six jours entre ces deux dates. Le congé principal peut ainsi être fractionné, avec l’accord du salarié.

Quant à la cinquième semaine de congés payés (qui correspond à six jours ouvrables), l’employeur peut les accorder en une seule période ou de façon fractionnée sans demander l’accord du salarié.

6. Fermer durant l’été

Certaines pharmacies peuvent, suivant leur situation géographique, baisser le rideau durant la période estivale. Dans ce cas, la durée de fermeture de l’officine doit correspondre à celle de la durée du congé principal. La fermeture peut aussi correspondre à la cinquième semaine de congés payés. Dans ces deux cas, le titulaire n’a pas besoin de l’accord des salariés. Par contre, si la fermeture entraîne un fractionnement du congé principal des salariés, le titulaire doit obtenir l’accord de la majorité du personnel.

En cas de fermeture estivale, il faut également prévenir de la période de fermeture les syndicats en charge de l’organisation des gardes, l’inspection régionale de la pharmacie, la Direction départementale des affaires sanitaires et sociales, le conseil régional de l’Ordre et les services de police. Vous devrez également confier l’ordonnancier à un confrère et afficher sur la vitrine l’adresse des officines les plus proches et leurs tours de garde.

Enfin, si la période de fermeture est supérieure au nombre de jours de congés acquis par l’un de vos salariés, vous devez faire une demande d’allocation au titre du chômage partiel à la Direction départementale du travail. Sinon, vous serez tenu de compenser la perte de salaire de votre salarié.

Entente intelligente entre trois officines

Lorsque Philippe Boyer, titulaire à Saint-Léonard-de-Noblat (Haute-Vienne), a repris la Pharmacie Coudrier en mai dernier, les trois officines de la ville s’entendent pour fermer à tour de rôle. « L’un ferme trois semaines début juillet, l’autre à cheval sur juillet et août et le troisième en août. Chaque année, nous inversons, explique Philippe Boyer. De la même façon, nous fermons chacun, à deux reprises, une semaine l’hiver aux périodes de notre choix, à condition que les deux autres officines soient ouvertes. »

Cette solution évite le casse-tête de l’organisation des périodes de congés payés pour cette officine de six salariés. Dans sa précédente officine, Philippe Boyer laissait ses trois collaboratrices choisir leurs dates de congés entre elles. « Mais ce n’était pas toujours évident de trouver un planning satisfaisant pour chacune. La solution des fermetures annuelles me semble donc pour le moment plutôt intéressante. »