5 règles pour aménager les horaires

1 Déterminer l’affluence de la pharmacie

L’affluence est le premier critère qui doit guider la démarche pour établir un planning. Car l’effectif au comptoir est avant tout déterminé par la fréquentation du point de vente, selon les tranches horaires. « Cette analyse statistique permet d’obtenir une courbe d’affluence. Il suffit ensuite d’adapter l’effectif de l’équipe, explique Jean-Christophe Renaud, titulaire de la Pharmacie de la Marjorie à Lons-le-Saunier (Jura), dont l’équipe compte douze personnes. Au minimum nous sommes en permanence entre six et huit pour une fréquentation moyenne quotidienne de 390 clients. »

2 Consulter ses collaborateurs

Après avoir déterminé l’affluence, il faut également déterminer la place de chacun dans le planning. Pour cela, mieux vaut privilégier une approche consensuelle. « Même si la gestion des plannings est une décision interne opérationnelle qui relève du pouvoir de direction du chef d’entreprise, la concertation permet d’emporter l’adhésion de l’équipe », conseille Laurent Cassel, expert-comptable au cabinet Arythma.

3 Afficher le planning

A la Pharmacie de la Marjorie, le planning des horaires est affiché trois mois à l’avance. « C’est un bon moyen pour anticiper les contraintes de l’agenda comme par exemple les départs en vacances, les jours fériés, les événements familiaux programmés, etc. », explique Jean-Christophe Renaud. Autre avantage ? La transparence du planning permet aux membres de l’équipe de se dépanner mutuellement. « Si une personne a besoin d’une journée, il est ainsi très simple d’échanger des heures de travail et de modifier le planning sans perturber l’organisation », poursuit le titulaire, dont l’équipe fonctionne avec entraide et flexibilité.

4 Respecter la législation sociale

Bien que l’élaboration du planning de l’équipe relève d’un acte de gestion et de management de l’entreprise, l’employeur doit tenir compte des contraintes horaires édictées par le droit du travail.

→ Les durées maximales de travail ne peuvent dépasser :

• 10 heures par jour ;

• 46 heures par semaine (44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives).

• Les pauses :

Dès 6 heures de travail continu, le salarié doit profiter d’une pause d’au moins 20 minutes.

→ La coupure quotidienne (elle coïncide le plus souvent avec la pause déjeuner), dont la durée est plafonnée à :

• 2 heures pour les salariés à temps partiel ;

• 3 heures pour les salariés à temps plein, sauf accord exprès de l’employeur et du salarié.

→ Les heures supplémentaires

Elles sont limitées à un contingent de 150 heures par an et par salarié. Dans le cadre de son pouvoir de direction, l’employeur peut imposer aux salariés à temps plein d’exécuter des heures supplémentaires. Aucune formalité, ni aucun délai de prévenance ne sont nécessaires. « Des situations d’urgence autorisent l’employeur à faire effectuer des heures supplémentaires à un salarié sans délai. C’est le cas lorsque cela est motivé par la rentabilité et la bonne gestion de l’officine », précise Alain Fallourd, avocat. Toutefois, l’employeur, tenu d’exécuter de bonne foi le contrat de travail, ne doit pas commettre d’abus.

→ Les heures complémentaires

Dès qu’un salarié à temps partiel dépasse le temps de travail fixé dans son contrat, il effectue des heures complémentaires. Leur recours est strictement encadré :

• le nombre d’heures complémentaires ne peut être supérieur au 10^e de la durée de travail contractuelle (par exemple, pour un contrat de 25 heures hebdomadaires, 2,5 heures complémentaires par semaine sont possibles) ;

• la durée totale de travail (heures habituelles + heures complémentaires) ne peut atteindre 35 heures par semaine ;

• l’employeur ne peut pas les imposer si elles ne sont pas prévues dans le contrat à temps partiel et s’il ne respecte pas un délai de prévenance d’au moins 3 jours avant leur accomplissement.

→ Le repos hebdomadaire

Il doit être, au minimum, d’un jour et demi consécutif dont une demi-journée accolée au dimanche. Il n’est donc pas possible de travailler le samedi après-midi et le lundi matin.

5 Remanier avec tact

Une fois établi, le planning n’est pas immuable et aura nécessairement besoin d’être ajusté en fonction des événements qui vont jalonner la vie de l’équipe : un départ en formation, un congé maternité, un arrêt de travail, un enfant malade, etc.

Mais l’employeur a-t-il toute latitude pour modifier les emplois du temps ? Selon la jurisprudence sociale, tout dépend si la modification envisagée constitue une simple modification des conditions de travail que le salarié ne peut pas refuser, ou, au contraire, une modification du contrat de travail qui nécessite son accord. Il n’existe cependant pas de critère précis permettant de définir une frontière entre ces deux modifications. Tout est affaire de circonstances, notamment si la modification est « incompatible avec des obligations familiales impérieuses »(article L. 3123-24 du Code du travail). « Au-delà du droit du travail qui borde ce que l’employeur peut imposer, l’approche psychologique ne doit pas être négligée. Le risque pour le chef d’entreprise, même s’il a le droit pour lui, est de casser la dynamique de son équipe », conclut Laurent Cassel.

Ne pas oublier la présence pharmaceutique

Quel que soit l’effectif de son équipe, le titulaire doit toujours veiller à ce qu’un pharmacien (lui-même ou un adjoint) soit présent pendant toute l’amplitude d’ouverture de l’officine. Cette exigence ne doit d’ailleurs pas être confondue avec le nombre de pharmaciens par lesquels le titulaire doit se faire assister en raison de l’importance de son chiffre d’affaires. Par exemple, pour un CA de 3 millions d’euros, il doit compter dans son équipe deux adjoints à temps plein, ou en équivalent temps plein (un adjoint par tranche de 1270 000 euros). Mais leur présence simultanée n’est pas obligatoire.

« Ne pas susciter de jalousies »

A la Pharmacie centrale d’Annecy, l’équipe est exclusivement féminine (3 adjointes et 6 préparatrices). Elle est ouverte 6 jours sur 7, sans interruption, de 8 h 30 à 19 h 30. Principal corollaire, les collaboratrices, contraintes à des horaires de crèches et d’écoles, souhaitent toutes profiter d’un samedi sur deux. Pour le titulaire, Bernard Grabit, aménager le planning se heurtait donc à une difficulté majeure : faire l’unanimité et, surtout, « ne pas susciter de jalousies ». La solution ? Bernard Grabit a décidé de déléguer l’aménagement du planning à Danielle Gsell (photo), l’une de ses adjointes, « parce que le message est plus facile à faire passer par quelqu’un qui est directement concerné ». En s’attelant à ce casse-tête, Danielle Gsell, a impliqué l’ensemble de l’équipe en recueillant les désirs de chacune, tout en intégrant les statistiques d’affluence du point de vente. « Au final, j’ai proposé un planning en recherchant l’équité, donc l’alternance, afin que ce ne soient pas toujours les mêmes qui soient présentes le samedi ou qui fassent la fermeture en semaine. D’un commun accord, nous avons également écarté l’ancienneté comme seul critère de faveur », explique Danielle Gsell. Toute l’équipe s’est ainsi rendu compte de la complexité de l’exercice et de l’importance de trouver un terrain d’entente, sans faire intervenir l’autorité du titulaire.