Comment faire pour… prendre en charge les frais de transport de ses salariés

1Satisfaire ses obligations d’employeur

Selon le Code du travail, tous les employeurs, quel que soit l’effectif de l’entreprise, doivent prendre en charge une partie du prix des titres d’abonnements souscrits par leurs salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, s’agissant de moyens de transport publics (transports en commun) ou de « services publics de location de vélos » (Vélib’ à Paris, Vélo’v à Lyon, Levélo à Marseille, etc.).

Il n’y a pas d’obligation légale de participation à des frais de transport si le salarié utilise un moyen de transport personnel.

2Rembourser les frais de déplacement

L’employeur doit prendre en charge les abonnements à hauteur de 50 %.

Le remboursement s’effectue sur présentation de justificatifs (titres de transport nominatifs ou attestation sur l’honneur), sur la base des tarifs de seconde classe et du trajet le plus court en temps. Cette participation est exonérée de cotisations et de contributions sociales. En tant que salariés, les stagiaires, les apprentis et les travailleurs intérimaires bénéficient également de cet avantage.

Pour les salariés à temps partiel dont le temps de travail est égal ou supérieur à 50 % de la durée légale du travail (ou conventionnelle inférieure), la prise en charge est de 50 % de leur titre. Pour les autres salariés à temps partiel, elle est calculée au prorata la prise en charge comme suit : nombre d’heures travaillées / 50 % de la durée du travail à temps complet.

Quelle que soit sa nature, la participation de l’employeur aux frais de transport domicile-travail des salariés doit figurer sur leurs feuilles de paie.

3 Prendre en charge des frais de carburant

Si ses salariés utilisent leur véhicule personnel pour se rendre au travail, l’employeur peut prendre en charge tout ou partie de leurs frais de carburant (ou d’alimentation électrique), à condition que la résidence habituelle ou le lieu de travail du salarié soit situé en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains, et que l’utilisation d’un véhicule personnel soit indispensable en raison des horaires de travail.

Cette « prime de transport » est exonérée de toute cotisation dans la limite de 200 € par salarié et par an. L’employeur doit pouvoir prouver la réalité des frais en produisant des justificatifs de la situation du salarié (moyen de transport utilisé et puissance fiscale, distance domicile/lieu de travail, nombre de trajets mensuels). Mais il peut également opter pour une prise en charge allant au-delà de la seule prime de transport et appliquer le régime des indemnités pour frais professionnels : le cumul de la prime de transport avec le remboursement d’indemnités kilométriques pour le trajet domicile-lieu de travail est possible.§

LES CHANGEMENTS À VENIR D’ICI LA FIN DE 2019

Le projet de loi d’orientation des mobilités (LOM) prévoit la mise en place d’un « forfait mobilité durable » adopté le 17 septembre à l’Assemblée nationale afin de favoriser des solutions autres que la voiture individuelle.

• L’entreprise peut (il s’agit d’une simple faculté) prendre en charge les frais engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur domicile et leur lieu de travail à vélo ou en tant que passagers en covoiturage sous la forme d’une prime pouvant aller jusqu’à 400 € par an, cumulable avec la prise en charge des abonnements de transports collectifs ou de services publics de location de vélos. Pour le salarié, l’indemnité est exonérée d’impôt sur le revenu, de CSG, de CRDS et de cotisations de Sécurité sociale, dans cette même limite.

• Les entreprises (soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) qui mettent gratuitement à disposition de leurs salariés une flotte de vélos pour leurs déplacements entre le domicile et le lieu de travail bénéficient d’une réduction d’impôt, égale aux frais générés par cette mise à disposition dans la limite de 25 % du prix (TTC) d’achat de la flotte. Cette réduction est ouverte désormais aux dépenses de location, à la condition que le contrat de location soit souscrit pour une durée minimale de 3 ans (pour les entreprises de moins de 10 salariés).