Avantages et frais : La grande réforme

L’avantage en nature constitue un élément de la rémunération qui, au même titre que le salaire proprement dit, doit donner lieu à cotisation. Un système de forfaits est applicable pour les principaux avantages en nature : nourriture, logement, véhicule et outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Dans les autres cas, les avantages en nature sont déterminés par rapport à la valeur réelle. Ces avantages peuvent être consentis à titre gratuit ou moyennant une participation ou une contribution du salarié ou assimilé. Mieux vaut être averti : la participation du salarié ne remet pas en cause les modalités d’évaluation de l’avantage consenti. Elle vient seulement minorer la valeur de l’avantage à concurrence de cette participation.

Lorsque l’employeur fournit la nourriture

Cet avantage est évalué suivant un forfait de 8 euros (en 2003) par jour et la moitié de ce montant pour un repas. Toutefois, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail et qu’il est remboursé intégralement de ses frais professionnels ou que l’employeur paie le repas du salarié directement au restaurateur, le forfait « avantage nourriture » n’est pas réintégré dans l’assiette des cotisations.

Lorsque l’employeur fournit le logement

L’estimation de cet avantage est évaluée forfaitairement (demander le barème à votre comptable) ou peut être calculée, sur option de l’employeur, d’après la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation et d’après la valeur réelle pour les avantages accessoires (l’eau, le gaz, l’électricité, le chauffage, le garage). L’employeur a la faculté de réviser en fin d’exercice l’option prise pour l’année entière écoulée, salarié par salarié. Dans ces conditions, l’entreprise qui, au cours de l’année écoulée, a utilisé l’évaluation forfaitaire peut, en fin d’année, revoir cette option en fonction de la valeur locative. L’entreprise prend alors sa décision lors de l’établissement de la DADS (déclaration automatisée des données sociales) et régularise, le cas échéant, les cotisations précomptées au cours de l’année.

Attention, la fourniture du logement n’est pas considérée comme un avantage en nature et ne donne pas lieu à cotisation lorsque le salarié verse à son employeur, en échange du logement fourni, une redevance ou un loyer dont le montant est supérieur ou correspond à la base de la valeur locative, et ce même si cette valeur est inférieure au montant forfaitaire !

Lorsqu’un salarié dispose d’un véhicule

L’utilisation privée d’un véhicule mis à disposition du salarié de façon permanente constitue un avantage en nature, qu’il s’agisse d’un véhicule dont l’employeur est propriétaire ou locataire ou d’un véhicule dont celui-ci acquiert la propriété dans le cadre de location avec option d’achat.

Cet avantage est évalué sur la base des dépenses réellement engagées ou, sur option de l’employeur, sur la base d’un forfait. Dans le cas d’un véhicule acheté, ce forfait est de 9 % du coût d’achat du véhicule, toutes taxes comprises, ou de 6 % lorsque le véhicule a plus de 5 ans. Dans le cas d’un véhicule loué ou en location avec option d’achat, lorsque le salarié utilise en permanence le véhicule de son entreprise et paie ses frais de carburant, l’évaluation de l’avantage résultant de l’usage privé est effectuée sur la base de 30 % du coût global annuel comprenant la location, l’entretien et l’assurance, évalué d’après les factures intégrant les taxes.

Lorsqu’un salarié utilise des outils de communication

L’usage privé des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication mis à la disposition du salarié de façon permanente par l’employeur, dans le cadre de l’activité professionnelle du salarié, que ce soit des outils achetés ou bénéficiant d’un abonnement, constitue un avantage en nature. Il s’agit de la téléphonie mobile, du micro-ordinateur, portable ou non, de progiciels, de modem d’accès à un télécopieur, à l’ordinateur de l’entreprise, à Internet, etc.

Cet avantage est évalué, sur option de l’employeur, sur la base de dépenses réellement engagées ou sur la base d’un forfait de 10 % de son coût d’achat public, toutes taxes comprises. Une précision utile : lorsque l’employeur paie un abonnement pour la location de ces outils et les met à la disposition permanente du salarié, l’avantage en nature dégagé par l’usage privé de ces outils se détermine sur la base de 10 % du coût annuel de l’abonnement, toutes taxes comprises. Lorsque la formule commerciale ne distingue pas l’achat et l’abonnement, le taux de 10 % s’applique au coût total prévu par le contrat.

Lorsque le salarié est en déplacement professionnel

En déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence, il peut percevoir une indemnité de repas dans la limite, pour 2003, de 15 euros par repas. Lorsqu’il est démontré que le salarié qui se trouve en situation de déplacement est contraint de prendre son repas au restaurant, cette indemnité peut être exonérée de cotisations.

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’employeur peut déduire l’indemnité forfaitaire kilométrique dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale. Ces dispositions visent à la fois le cas des salariés en déplacements professionnels (itinérants…) et celui des salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail.

Bénéficiaires

Sont concernés par ces nouvelles règles tous les salariés et assimilés affiliés au régime général de la Sécurité sociale. Soulignons que les gérants minoritaires de SARL, les présidents-directeurs généraux de société anonyme et les présidents et dirigeants de société par actions simplifiées ne bénéficient pas du régime des forfaits prévus pour les avantages « nourriture et logement » et les frais professionnels, qui sont dès lors évalués d’après leur valeur réelle.

Texte légal

Arrêtés des 10 et 20 décembre 2002. « Journal officiel » du 27 décembre 2002.

2 circulaires ministérielles des 6 et 7 janvier 2003.

A noter

L’option forfaitaire (« avantage véhicule » et « avantage outils issus des nouvelles technologies ») est laissée à la seule diligence de l’employeur.

Si la valeur locative foncière n’est pas connue, il convient de prendre en compte le taux des loyers pratiqués dans la commune pour un logement de surface identique.

les avantages accessoires au logement : lorsque le salarié bénéficie de ces avantages, ils sont calculés d’après leur valeur réelle sur présentation des factures.