Les contrôles à l’officine

TEST

Le contrôle fiscal

(rendez-vous p. 4)

1 Le contrôle sur place est la pratique la plus courante.

2 Lors d’un contrôle sur place, le contribuable doit être informé de la visite du contrôleur au moins cinq jours à l’avance.

3 En cas de redressement, le contribuable peut disposer de 60 jours pour répondre à la proposition de rectification du fisc.

Le contrôle Urssaf

(rendez-vous p. 6)

4 Le personnel d’une entreprise de plus de neuf salariés peut être auditionné dans les locaux de l’Urssaf, à sa demande.

5 Suite à un redressement non contesté, le montant total des cotisations doit être payé dans les 15 jours qui suivent la notification de la mise en demeure.

6 L’agent de contrôle de l’Urssaf est en droit d’obtenir un justificatif auprès d’un tiers plutôt que de le demander directement à l’entreprise.

L’inspection de la pharmacie

(rendez-vous p. 12)

7 Un étudiant détenteur du certificat de remplacement de titulaire ne peut être engagé comme pharmacien adjoint.

8 Votre officine se situe dans une commune de plus de 25 000 habitants. Vous devez assurer la surveillance de votre point de vente.

9 Toute pharmacie doit avoir un sas de livraison interdit au public pour réceptionner les caisses du grossiste.

L’Inspection du travail

(rendez-vous p. 14)

10 Vous avez le droit de proposer à un salarié de prendre son déjeuner dans le local où sont déballées les commandes.

11 La surface de votre pharmacie est de 200 m² au rez-de-chaussée. A l’étage et au sous-sol, vous disposez de moins de 50 m². Un seul extincteur suffit.

12 En cas de mise aux normes du local en matière d’hygiène et de sécurité, les travaux n’incombent pas systématiquement au bailleur. Réponses

Réponses

1. FAUX. Le contrôle le plus fréquent se déroule dans les bureaux du fisc, sur dossier, à l’insu du contribuable.

2. FAUX. L’avis doit parvenir au contribuable au moins deux jours ouvrables avant le contrôle. Mais il peut aussi être inopiné en cas de suspicion de travail dissimulé.

3. VRAI. Le délai est, en réalité, de 30 jours ; 30 jours supplémentaires peuvent être accordés à condition d’en faire la demande expresse avant l’expiration du premier délai.

4. FAUX. Les auditions ne peuvent se dérouler que dans l’entreprise ou sur les lieux de travail.

5. FAUX. Le montant total des cotisations peut être réglé dans un délai de 30 jours après la notification de la mise en demeure.

6. FAUX. Si l’agent de contrôle tente d’obtenir un justificatif auprès d’un tiers, l’employeur peut invoquer une erreur de procédure et obtenir l’annulation du redressement.

7. VRAI. Pour être adjoint, il faut être inscrit à l’Ordre des pharmaciens et enregistrer son diplôme.

8. VRAI. Cette obligation est également valable si vous exercez dans une commune contiguë à celle dont la population dépasse 25 000 habitants.

9. FAUX. Ce sas est nécessaire seulement si la pharmacie est livrée en dehors des heures d’ouverture.

10. FAUX. Un local doit être aménagé spécifiquement pour la restauration.

11. FAUX. Vous devez, au minimum, disposer de trois extincteurs dans votre pharmacie.

12. VRAI. Des clauses du bail peuvent prévoir qu’ils seront à la charge du locataire.

Cas pratique n° 1

Le contrôle fiscal

A la suite d’un contrôle fiscal, Jérôme, pharmacien, reçoit une proposition de rectification par lettre recommandée avec accusé de réception. L’agent du fisc a constaté des insuffisances dans ses déclarations. Il lui fait connaître les modifications qu’il envisage d’apporter et les suppléments d’impôt qui en découlent.

Les étapes à respecter

Face à un contrôle fiscal, Jérôme devra veiller à suivre quatre étapes.

Vérifier le contenu de la proposition de rectification

Sous peine de nullité, la proposition de rectification doit indiquer :

→ les motifs, de droit et de fait ;

→ les rectifications envisagées et leurs montants ;

→ le recours possible du contribuable à un conseil de son choix ;

→ l’existence d’un délai de trente jours pour formuler des observations ;

→ la date, le nom, le grade et la signature de son auteur.

Répondre dans les délais

Jérôme peut disposer de trente jours supplémentaires s’il en fait la demande expresse avant l’expi­ration du premier délai de trente jours.

Toutefois, ce délai supplémentaire ne peut pas être demandé en cas de taxation d’office pour absence de déclaration ou défaut de réponse à une demande d’éclaircissement ou de justifications.

Attendre la réponse du fisc

En cas de vérification de comptabilité, le fisc est tenu de répondre à ses premières observations dans un délai de soixante jours si la pharmacie de Jérôme réalise (sur l’exercice vérifié) un chiffre d’affaires HT inférieur à 1 526 000 €. Si le montant est supérieur, aucun délai n’est imposé au contrôleur fiscal. En l’absence de réponse dans ce délai, les redressements sont abandonnés, sauf s’il y a eu des irrégularités graves. Par ailleurs, le rejet des observations doit toujours être motivé. L’acceptation des redressements met fin à la procédure de redressement. Elle ne prive pas le contribuable d’un recours contentieux.

Payer immédiatement les impositions omises

Jérôme peut limiter le montant des pénalités relatives aux rectifications acceptées en demandant une procédure de rectification spontanée. Elle permet aux entreprises de bonne foi de régulariser spontanément les erreurs ou anomalies relevées en cours de contrôle par le vérificateur. Sous réserve du paiement immédiat des impositions omises, l’intérêt de retard de 0,40 % est ramené à 0,28 % par mois. Mais le pharmacien doit en faire la demande expresse (sur l’imprimé n° 3964) et régulariser dans les trente jours. Il conserve néanmoins la possibilité d’engager un contentieux sur les points restant en litige avec le fisc.

Le délai d’action du fisc

La prescription

C’est le délai pendant lequel le fisc peut effectuer un contrôle afin de réparer les omissions, insuffisances ou inexactitudes constatées dans l’assiette ou le recouvrement des impôts et taxes. A la fin de ce délai, les services fiscaux ne peuvent plus établir d’imposition rectificative

(cf. tableau ci-contre).

L’action en recouvrement

C’est le délai pendant lequel le comptable du trésor doit engager des actions pour recouvrir des impositions. A défaut d’action dans ce laps de temps, le fisc perd son droit d’agir contre le débiteur, qui se trouve ainsi libéré de son obligation de paiement.

Le délai de l’action en recouvrement est de quatre ans, après le premier jour qui suit la date de la notification de mise en recouvrement.

Mais plusieurs événements peuvent suspendre ou interrompre le cours de la prescription, comme des fautes de gestion, des abus caractérisés.

Cas pratique n° 2

Le contrôle Urssaf

A la suite d’un contrôle, un inspecteur du recouvrement notifie à Sophie, pharmacienne, un redressement. Elle lui répond dans les trente jours. Mais l’Urssaf minore le redressement envisagé. Elle justifie cette minoration en se fondant sur des bulletins de paye obtenus directement auprès du cabinet d’expertise comptable de la société. Or, par là, l’Urssaf a commis une erreur de procédure.

L’agent de contrôle Urssaf est fautif s’il s’adresse directement à un tiers pour obtenir un justificatif qu’il n’a pas réclamé à l’employeur. L’entreprise peut valablement invoquer cet argument pour obtenir l’annulation d’un redressement.

Dans une affaire jugée par la Cour de cassation (Cass. civ., 2^e ch., 20 mars 2008), l’employeur a obtenu l’annulation de la totalité du redressement pour non-respect du principe du contradictoire, qui interdit au contrôleur de demander à un tiers, lors de la procédure de contrôle, des documents qui n’ont pas été demandés à l’employeur, alors même que l’erreur de procédure avait pourtant abouti à une minoration de redressement.

De même, l’Urssaf doit informer l’employeur d’un contrôle à venir par lettre recommandée avec accusé de réception, sous peine de nullité du redressement qui pourrait suivre (Cass. civ., 2^e ch., 10 juill. 2008).

Les étapes à suivre lors d’un contrôle Urssaf

A l’issue des opérations de contrôle, Sophie reçoit une lettre d’observations dans laquelle l’inspecteur lui fait part d’un éventuel redressement. Que faire ?

Répondre à l’Urssaf

Sophie doit répondre à l’organisme social dans les trente jours par lettre recommandée avec accusé de réception. Mais elle n’est pas obligée de répondre aux observations de l’inspecteur. Passé ce délai, la procédure suit son cours. Si la pharmacienne a répondu aux observations, l’agent qui l’a contrôlée transmet à l’Urssaf son procès-verbal de contrôle reprenant ses observations, accompagné s’il y a lieu des réponses éventuelles du cotisant. Mais, pour pouvoir mettre en recouvrement les cotisations, majoration et pénalités demandées, l’Urssaf doit d’abord répondre à Sophie. Un silence de sa part vaut acceptation tacite des pratiques qu’elle a vérifiées.

Réagir à une mise en demeure

L’Urssaf dispose d’un mois pour adresser à Sophie une mise en demeure. Après réception, un nouveau délai d’un mois s’ouvre. Au cours de ce délai, quatre possibilités s’offrent à elle :

→ payer les cotisations et les majorations de retard réclamées ;

→ payer les cotisations et demander la remise des majorations de retard ;

→ demander des délais de paiement ;

→ contester la mise en demeure auprès de la commission de recours amiable.

Ces différentes possibilités peuvent être combinées. Par exemple, la pharmacienne peut choisir de régler une partie des cotisations et majorations réclamées, demander un sursis et contester devant la commission de recours amiable certains chefs de redressement.

Attention : si elle ne se manifeste pas dans le délai d’un mois, l’Urssaf peut engager des poursuites. Pour cela, elle utilise généralement le mécanisme de la contrainte. Cette procédure est signifiée par acte d’huissier.

Demander une remise gracieuse

En cas de bonne foi dûment prouvée, comme une maladie grave, et après avoir réglé la totalité des cotisations ayant donné lieu à majorations, Sophie peut faire une demande de remise des majorations de retard.

En cas de retard de paiement de plus d’un mois, il est possible d’obtenir la remise totale ou partielle des majorations de retard après s’être acquitté des cotisations dans les trente jours suivant la date limite d’exigibilité dans des cas exceptionnels (situation précaire du débiteur, etc.) ou de force majeure.

S’adresser au directeur de l’Urssaf pour bénéficier d’une remise automatique

Les majorations et pénalités de retard peuvent faire l’objet d’une remise automatique aux conditions suivantes :

→ aucune infraction constatée au cours des 24 mois précédents ;

→ montant des majorations et pénalités dues inférieur au plafond mensuel de la Sécurité sociale de l’année en cours ;

→ cotisations réglées et déclarations fournies dans le mois suivant la date d’exigibilité des cotisations.

Si une seule de ces conditions n’est pas remplie, il n’y a aucun espoir d’obtenir cette remise automatique.

Jusqu’où peut aller un redressement Urssaf ?

Lors d’un contrôle, l’Urssaf peut opérer un redressement de cotisations en remontant au maximum trois à cinq ans en arrière selon les cas, plus l’année en cours.

Deux sortes de prescriptions

→ Prescription « classique »

L’employeur ne peut recevoir une mise en demeure que pour les cotisations exigibles dans les trois années civiles précédant son envoi ainsi que celles exigibles l’année de son envoi.

→ Prescription allongée

Le délai de reprise est de cinq années civiles, plus l’année en cours en cas de travail illégal, notamment de travail dissimulé (exercice d’une activité lucrative sans avoir procédé aux immatriculations nécessaires) ou de dissimulation d’emploi salarié (travail au noir en tout ou en partie).

Trois éléments sont à considérer

→ Date de notification

Les juges considèrent que c’est la date de notification (ex. : première présentation de la lettre recommandée avec AR) qui sert de point de départ pour le calcul du délai. Cette précision n’a en fait d’incidence que pour les mises en demeure expédiées en fin d’année mais notifiées tout début janvier.

→ Majorations et pénalités de retard

Les majorations applicables aux cotisations versées tardivement ont un délai de reprise spécifique de deux ans à compter du paiement des cotisations ayant donné lieu à majoration.

Quant aux pénalités applicables en cas de production tardive ou de défaut d’envoi des bordeaux récapitulatifs des cotisations (BRC) ou de la déclaration annuelle de données sociales (DADS), la prescription est de deux ans à compter de la date de production des documents ou, à défaut, soit de la notification de l’avertissement, soit de la mise en demeure.

→ Notification globale

La notification peut viser un montant global qui comprend des cotisations pouvant être reprises et d’autres qui ne le peuvent pas. Cela ne permet pas d’annuler la mise en demeure, qui reste valable, mais ne peut viser que les cotisations non prescrites.

L’abc… l’essentiel pour mieux comprendre

Les différents contrôles à l’officine

Le contrôle fiscal

Les différentes formes de contrôle

→ Le contrôle sur pièces

C’est de loin le plus pratiqué. Effectué dans les bureaux du fisc à l’insu du contribuable, il consiste en un examen sommaire des informations contenues dans son dossier fiscal. Il permet souvent de contrôler les erreurs commises dans les déclarations (quotient familial, charges non déductibles, revenus omis, réductions d’impôts indues…).

Si des anomalies sont décelées, elles peuvent déboucher sur une rectification des bases d’imposition ou déclencher un contrôle sur place.

→ Le contrôle sur place

Il répond à la nécessité de procéder à des investigations plus poussées auprès des entreprises et des particuliers. Ce contrôle externe est mis en place lorsque les enjeux financiers sont importants et lorsque le contrôle sur pièces ne permet pas de répondre aux questions relatives à la situation du contribuable. Pour une personne physique, ce contrôle s’appelle « examen contradictoire de la situation fiscale personnelle » (ESFP). Pour une entreprise, il s’agit d’une « vérification de comptabilité ».

→ L’ESFP

Les opérations de contrôle portent sur la cohérence entre les revenus déclarés par une personne physique et sa situation patrimoniale, entre sa situation de trésorerie et les éléments du train de vie des membres du foyer fiscal. L’ESFP intervient souvent en complément d’une vérification de comptabilité pour apprécier la situation de l’exploitant ou des dirigeants.

→ La vérification de comptabilité

Les investigations menées dans l’entreprise sont faites pour s’assurer de la sincérité et de la valeur probante des écritures comptables et contrôler les déclarations souscrites. Une vérification approfondie de la comptabilité est programmée.

La procédure lors d’un contrôle sur place

→ Un avis de vérification

Sauf s’il s’agit d’un contrôle inopiné, le contribuable doit être informé du démarrage d’une vérification de comptabilité ou d’une ESFP au moins deux jours ouvrables consécutifs avant le début du contrôle, par lettre recommandée avec AR. L’avis doit notamment préciser la période et les impôts vérifiés, les noms du vérificateur et de l’interlocuteur départemental, le recours possible à un conseil. Sinon, la procédure peut être invalidée pour vice de forme.

→ La charte du contribuable vérifié

Le contrôle est assorti de garanties strictes du contribuable qui sont résumées dans un document remis avec l’avis de vérification, intitulé « Charte du contribuable ».

Sa lecture est vivement recommandée, car les informations qui y sont contenues sont opposables au fisc. Une fois le vérificateur annoncé, préparez le déroulement du contrôle avec le concours de votre conseil en insistant tout particulièrement sur les points sensibles dans l’entreprise.

→ Une durée limitée

La vérification sur place des documents comptables ne peut dépasser trois mois pour les PME dont le chiffre d’affaires n’excède pas 763 000 €. Ce délai peut être porté à six mois si des irrégularités graves sont constatées dans la comptabilité, la privant de valeur probante (par exemple : absence de livres ou documents prévus par le Code des impôts, fausses factures ou pièces justificatives insuffisantes). L’inobservation de cette règle est une cause d’annulation des redressements opérés, même si le dirigeant a accepté de prolonger le délai.

La flagrance fiscale

C’est la nouvelle arme dont dispose le fisc pour sanctionner la fraude fiscale sur la période en cours, avant même l’échéance des obligations déclaratives. Elle peut être déclenchée au cours de n’importe quelle intervention sur place, si certains faits précis sont constatés (activité non déclarée, factures fictives ou de complaisance, comptabilité non probante). Le fisc peut opérer une saisie conservatoire de biens, sans l’accord préalable du juge. Ses conséquences sont très lourdes : pas de limitation de la durée de la vérification, amendes de 5 000 à 20 000 €, délai de reprise du fisc porté à 10 ans, taxation d’office.

Autres droits et garanties du contribuable

Pour mener à bien sa mission, le fisc dispose de prérogatives étendues pour recueillir des informations et renseignements sur le contribuable vérifié et les comptes de l’entreprise, notamment auprès de tiers (autres administrations ou organismes publics, autorité judiciaire, personnes privées, opérateurs divers comme les télécommunication, les fournisseurs d’accès Internet, les prestataires en ligne…).

Sur place, les renseignements demandés doivent être préexistants, disponibles et ne pas nécessiter d’investigations particulières. Le fisc peut se contenter de prendre connaissance des documents ou en faire des copies.

Si le fisc utilise des renseignements et des documents obtenus auprès de tiers pour rectifier une base d’imposition, il doit informer le contribuable de leur origine (procédure d’obtention, identité des tiers, nature du document) et de leur teneur.

Cette information est généralement faite dès l’envoi de la proposition de rectification. Le contribuable peut exiger la communication des documents qui ont été utilisés pour rectifier les résultats et en demander une copie. Il doit le faire impérativement avant la mise en recouvrement. Si le fisc ne détient pas la copie du document demandé, il peut renvoyer le contribuable vers le tiers détenteur. En pratique, il est difficile de prendre le fisc en défaut et de faire annuler la procédure de rectification pour irrégularité.

Le contrôle Urssaf

Les motifs de déclenchement

La décision de procéder au contrôle d’une entreprise peut avoir différentes origines.

Elle peut notamment être consécutive :

– à l’examen des déclarations périodiques fournies par les employeurs (DADS par exemple), en particulier s’il révèle un certain nombre d’anomalies ;

– à un échange d’informations entre administrations, par exemple entre l’administration fiscale et l’administration du travail, ou avec l’autorité judiciaire.

Deux modes de contrôle

L’Urssaf peut :

– mener un véritable contrôle ;

– se contenter de vérifier l’exactitude et la conformité des informations qui sont transmises dans le cadre d’une nouvelle procédure de vérification des déclarations.

Dans les deux cas, le résultat de l’opération peut conduire l’Urssaf à engager une procédure de recouvrement des cotisations, le cas échéant, assorti de pénalités et majorations de retard.

La procédure lors d’un contrôle sur place

→ Un avis de passage

L’inspecteur du recouvrement qui envisage de procéder au contrôle de l’entreprise doit envoyer à l’employeur, par lettre recommandée avec AR, un avis de contrôle préalable mentionnant notamment la date de la première visite. En cas de recherche de travail dissimulé, le contrôle peut s’effectuer à l’improviste. En pratique la première visite intervient quinze jours après la première présentation de la lettre.

→ Examen des documents et audition des salariés

L’inspecteur peut se faire remettre tous les documents nécessaires au contrôle et doit pouvoir accéder à tout support de recherche. Il n’existe pas de liste exhaustive de ces documents. Les plus souvent demandés sont les doubles des bulletins de paye, le registre du personnel, les justificatifs de frais, les contrats ouvrant droit à exonération, etc.

L’inspecteur peut interroger tous les salariés présents sur place, notamment pour connaître leurs nom et adresse, ainsi que la nature des activités exercées et le montant de leurs rémunérations, y compris les avantages en nature.

Attention, le refus par l’employeur de l’audition de ses salariés peut constituer un délit d’obstacle à contrôle, pénalement sanctionné, au même titre que l’obstacle au droit d’entrée et de visite de l’inspecteur dans l’entreprise.

→ Des observations

A l’issue de la visite de l’inspecteur, l’agent de contrôle adresse par lettre recommandée avec AR un courrier à l’employeur appelé « lettre d’observations » qui mentionne l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée et la date de fin de contrôle. Ce n’est pas une décision de redressement, mais une invitation adressée à l’employeur à répondre aux observations de l’agent de contrôle. L’éventualité d’un redressement peut cependant y être indiquée.

Le document mentionne alors les différents chefs de redressement, leurs modes de calcul et le montant des redressements envisagés. L’employeur dispose alors d’un délai de 30 jours pour contester, compléter ou réfuter ces observations. Si l’inspecteur décide de le redresser, l’Urssaf doit lui envoyer une mise en demeure à partir du 31^e jour après la notification des observations. Cette lettre est également susceptible de faire l’objet d’une contestation.

Le cotisant contrôlé peut saisir la commission de recours amiable. Toute décision de cette commission peut ensuite être contestée devant le tribunal des affaires de sécurité sociale. Ce tribunal doit être saisi dans le délai de deux mois suivant la notification de la décision de la commission de recours amiable. Car même des observations de l’Urssaf (sans pour autant qu’il y ait redressement) sont contestables en justice (Cass. civ., 2^e ch., 19 juin 2008).

Si le redressement n’est pas contesté, le cotisant doit payer le montant total des cotisations au plus tard dans le mois qui suit la notification de la mise en demeure.

L’inspection de la pharmacie

Sa mission

Très régulièrement, les pharmaciens inspecteurs de la santé visitent les officines relevant de leur secteur. Ils veillent au respect de certaines dispositions obligatoires et opposables, inscrites dans les articles du Code de la santé publique, tant du domaine de la loi que du règlement. Ils sont alors chargés de relever les éventuelles infractions à la réglementation pharmaceutique, les manquements à la déontologie et, également, les infractions à la loi sur la répression des fraudes. Toute infraction est consignée dans un procès-verbal qui pourra être transmis, le cas échéant, en fonction de la gravité de l’infraction constatée, au président du conseil régional de l’Ordre des pharmaciens en vue de poursuites disciplinaires ou au procureur de la République en vue de poursuites pénales.

Attention ! Le procès-verbal dressé par un pharmacien inspecteur de la santé fait foi en justice, à charge pour le pharmacien d’apporter la preuve contraire. En outre, un pharmacien qui chercherait à s’opposer ou à entraver la mission d’un pharmacien inspecteur de la santé s’expose à de lourdes peines d’amende et d’emprisonnement.

Les pharmaciens inspecteurs sont aussi des conseils

Les missions des pharmaciens inspecteurs de santé publique sont définies par le Code de la santé publique. Parmi ces missions, figure bien évidemment celle d’inspection/contrôle. Néanmoins, le métier de pharmacien inspecteur ne se réduit pas à cette seule mission et à un rôle répressif. Il a aussi un rôle de conseil et il est tout à fait qualifié pour orienter et accompagner le pharmacien d’officine, titulaire et adjoint, dans ses demandes. C’est un conseiller technique et juridique sur lequel le pharmacien titulaire d’officine doit pouvoir compter. Toute difficulté d’ordre professionnel peut lui être soumise.

De plus, l’inspection de la pharmacie édite des fiches pratiques « Les nouvelles de l’inspection de la pharmacie  » sur des points de contrôle sensibles, par exemple : les modalités de dispensation des stupéfiants à l’officine, les traitements de substitution aux opiacés, le bon usage des balances à l’officine, la chaîne du froid, etc.

Le guide de l’auto-inspection en officine

Ce guide liste 86 affirmations, correspondant à des bonnes pratiques de l’exercice pharmaceutique officinal, retenues par l’inspection régionale de la pharmacie. Il est utile au pharmacien en complément d’autres outils d’évaluation et des référentiels professionnels. l’auto-évaluation porte sur 6 volets : les locaux, le stockage, le préparatoire, les registres, la délivrance et la dispensation. Les réponses proposées en regard de chaque affirmation sont binaires : « C » pour conforme, « NC » pour non conforme et « NA » pour ne s’applique pas.

Le contrôle de l’hygiène et de la sécurité

L’employeur est tenu de respecter des règles spécifiques d’hygiène, de sécurité et d’amélioration des conditions de travail des salariés. Un certain nombre de règles sont édictées par le Code du travail.

L’hygiène

→ Les locaux de travail

Ils doivent être aménagés de manière à garantir la sécurité des travailleurs. Ils doivent être tenus dans un état constant de propreté et présenter les conditions d’hygiène et de salubrité nécessaires à la santé du personnel. De plus, l’air doit être renouvelé. Les locaux doivent être chauffés à une température convenable pendant la saison froide et éclairés de manière à éviter la fatigue visuelle ainsi que les affections de la vue. Par ailleurs, les installations et dispositifs de sécurité (signalisation) dans les locaux doivent être entretenus et vérifiés selon une périodicité appropriée.

→ Les locaux de restauration et d’hébergement

Il est interdit de laisser les travailleurs prendre leurs repas dans les locaux affectés au travail. L’employeur peut être tenu de mettre à disposition des salariés un local de restauration. De plus, les locaux d’hébergement doivent répondre à des règles d’hygiène et de confort.

→ Dispositions particulières

Les employeurs doivent mettre à la disposition des travailleurs les moyens d’assurer leur propreté individuelle, notamment des vestiaires, des lavabos, des cabinets de toilette, et le cas échéant, des douches, ainsi que de l’eau potable et fraîche pour la boisson. Ils doivent aussi veiller à l’interdiction de fumer dans les locaux collectifs et dans ceux affectés à l’ensemble du personnel.

La sécurité

L’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et doit, en outre, faire respecter la réglementation relative :

– à la prévention des incendies et des explosions ;

– aux protections particulières (amiante, rayons ionisants, produits dangereux, substances et préparations dangereuses) ;

– à la mise à disposition des salariés des équipements de protection individuelle appropriés si besoin ;

– à la conformité des machines, appareils, outils, engins, matériels et installations.

Les conditions de travail

Le chef d’entreprise met notamment en œuvre les principes généraux de prévention pour adapter le travail à l’homme. Cette disposition comporte notamment l’obligation de :

– réduire le bruit au plus bas niveau raisonnablement possible ;

– limiter la manutention manuelle des charges ;

– mettre un siège approprié à chaque personne, à son poste de travail ou à proximité ;

– protéger les salariés contre le froid et les intempéries ;

– procéder à une analyse des risques professionnels et des conditions de travail pour tous les postes comportant un travail régulier sur un écran de visualisation.

D’autres dispositions concernent la durée et la charge de travail, les aménagements des horaires, l’organisation du travail et le respect de la dignité humaine.

Cas pratique n° 3

L’inspection de la pharmacie

Albert, titulaire, saisit l’occasion de la visite du pharmacien inspecteur pour lui signaler que son pharmacien adjoint le quitte dans trois mois. Il souhaite le remplacer par un étudiant qui a validé son stage de fin d’études mais n’a pas encore soutenu sa thèse.

Les conditions de diplôme dans une officine

Inscription à l’Ordre de rigueur

Les pharmaciens adjoints doivent satisfaire aux conditions de diplôme et de nationalité édictées par les articles L. 4221-1 à L. 4221-15 du Code de la santé publique. Ils doivent être inscrits au tableau de la section D et avoir fait enregistrer leur diplôme.

Le nombre d’adjoints lié au chiffre d’affaires

Le pharmacien titulaire est tenu de déclarer chaque année au pharmacien inspecteur régional le nombre et le nom des pharmaciens exerçant dans l’officine et le chiffre d’affaires hors taxe total (CA HT) de celle-ci.

Le montant du chiffre d’affaires est pris en compte pour déterminer le nombre de pharmaciens diplômés dans l’officine.

Pour un titulaire, l’emploi d’un adjoint en équivalent temps complet est obligatoire pour un CA HT compris entre 1 270 000 euros et 2 540 000 euros.

Le second adjoint est obligatoire pour un chiffre d’affaires HT compris entre 2 540 000 euros et 3 810 000 euros. Au-delà, un adjoint est obligatoire par tranche de 1 270 000 euros. Les associés présents et le conjoint diplômé non salarié peuvent être pris en compte en lieu et place d’un adjoint.

Les conseils de l’inspecteur de pharmacie

→ Pour recruter un adjoint

• Ne pas oublier la déclaration annuelle des adjoints et du CA dont l’original doit être rempli et retourné à l’inspection régionale de la pharmacie.

• Le nombre d’adjoints obligatoires s’entend en nombre d’équivalents temps plein et non pas en nombre de personnes.

• Un étudiant en pharmacie titulaire d’un certificat de remplacement ne peut pas être engagé en tant qu’adjoint. Il est de son intérêt de soutenir sa thèse dans les meilleurs délais.

• Le nombre obligatoire d’adjoints n’est qu’un minimum qui demande, le cas échéant, à être augmenté pour assurer la présence pharmaceutique continue pendant les heures d’ouverture de la pharmacie et l’encadrement des préparateurs.

→ Pour se faire remplacer

• Tout remplacement doit être organisé pour maintenir une présence pharmaceutique pendant toute la durée de l’ouverture de l’officine.

• Dès que le remplacement dépasse un mois, si c’est un pharmacien de l’officine qui l’assure, il doit être lui-même remplacé.

• Quelle que soit la durée le remplaçant du titulaire doit être désigné par écrit par celui-ci et accepter, par écrit également, d’assumer cette responsabilité. Celle-ci s’exerce sur toute l’amplitude d’ouverture de l’officine, quelle que soit la durée de présence effective du remplaçant dans l’officine, ainsi que pour les gardes.

• Il peut être pertinent de réaliser un inventaire des stupéfiants au début et à la fin du remplacement.

• En cas d’interdiction d’exercice du titulaire, son remplacement ne peut être effectué que par un pharmacien inscrit au tableau de la section D et n’ayant pas d’autre activité professionnelle pendant la durée du remplacement (inscription en tant que remplaçant du titulaire interdit d’exercice). Pendant ce remplacement, le nombre obligatoire d’adjoints doit être maintenu.

L’aménagement et l’équipement de l’officine

• Veiller à ce que les locaux et les équipements de l’officine soient affectés en priorité au stockage, à la préparation et à la dispensation des médicaments et produits du monopole.

• Veiller à la température et à l’humidité des locaux.

• S’assurer que les locaux de l’officine forment un ensemble d’un seul tenant y compris pour ce qui concerne les activités spécialisées d’optique-lunetterie, d’audioprothèse et d’orthopédie. Toutefois, des lieux de stockage peuvent se trouver à proximité immédiate, à condition qu’ils ne soient pas ouverts au public et ne comportent ni signalisation, ni vitrine extérieure. De même, aucune communication directe ne doit exister entre l’officine et un autre local professionnel ou commercial pour ne pas être accusé de cumul d’activités et de compérage.

• Aménager un espace de confidentialité : bureau, comptoir à l’écart des autres, matérialisation du début de la file d’attente.

• Hormis les médicaments de médication officinale mentionnés à l’article R. 5121-202, il faut veiller à ne pas laisser à la portée du public des médicaments et autres produits du monopole et à se conformer strictement aux spécifications réglementaires de l’espace dédié.

• Si des livraisons sont réalisées en dehors des heures d’ouverture, l’officine doit être équipée d’un dispositif permettant l’isolement des médicaments et autres produits livrés (sas de livraison excluant l’accès du public).

• Pour la vente du matériel orthopédique, il est opportun que le local soit directement accessible au public sans passage par l’espace technique pharmaceutique, ni accès direct aux médicaments. Conformément à l’arrêté du 30 décembre 1985 fixant les conditions d’installation et d’équipement des fournisseurs de petit appareillage d’orthopédie, le local doit être :

– conçu de façon à permettre au patient d’essayer le produit dans de bonnes conditions d’isolement phonique et visuel ;

– équipé d’une cabine d’habillage, d’une table ou d’un lit d’examen, d’un éclairage convenable ;

– accessible aux personnes handicapées ;

– pour les fournisseurs de semelles orthopédiques, équipé d’un podoscope et d’un podographe.

• Afin de garantir la qualité des produits thermosensibles, l’enceinte réfrigérée doit être :

– adaptée à un usage pharmaceutique garantissant une répartition homogène de la température entre + 2 °C et + 8 °C dans toute l’enceinte ;

– équipée d’un thermomètre précis et fiable (avec mémorisation des températures extrêmes minimales et maximales atteintes), avec éventuellement, un report de l’affichage à l’extérieur ;

– strictement réservée à la seule détention des produits entrant dans le champ de l’activité professionnelle du pharmacien, à l’exclusion, notamment de toute denrée alimentaire. Si Albert souhaite conserver des aliments au froid, il devra s’équiper d’un réfrigérateur à cette fin. Concernant l’entretien et la surveillance de l’enceinte réfrigérée, il convient de contrôler le bon fonctionnement du thermomètre et de surveiller la température de l’enceinte par un relevé journalier.

Cas pratique n° 4

Hygiène et sécurité à l’officine

La pharmacie de Laure fait l’objet d’un contrôle de l’inspection du travail à la suite de plusieurs accidents du travail. Vérifiant plus particulièrement les normes d’hygiène et de sécurité, l’inspecteur fait un rapport au directeur départemental du travail, qui met la pharmacienne en demeure de corriger la situation.

Laure ne doit pas trop traîner pour mettre la pharmacie aux normes de sécurité. Si, à l’expiration du délai fixé, l’inspecteur du travail qui opère un nouveau contrôle constate que la situation dangereuse n’a pas cessé, il peut dresser un procès-verbal.

Les obligations pour la sécurité incendie

Les règles à respecter

L’officine est soumise aux dispositions applicables aux établissements recevant du public (ERP) ainsi qu’à celles relevant du Code du travail. D’une manière générale, les règles de sécurité incendie concernent d’abord la structure du local.

→ Le local

Il doit être construit de manière à permettre une évacuation rapide, d’éviter les mouvements de panique et de permettre l’accès et la mise en service des moyens de secours et de lutte contre l’incendie. Le plancher et le plafond doivent être « coupe-feu une heure » (voir encadré), les portes de communication « trente minutes » équipées d’un ferme-porte. Le local doit également être doté d’un système d’alarme et d’un bloc d’éclairage de sécurité.

→ Les équipements

Le minimum requis en matière de sécurité incendie est de disposer d’un extincteur par étage et d’un par 200 m². Dans certains cas, un système de détection incendie est nécessaire, d’ailleurs souvent réclamé par les compagnies d’assurance. Attention à la répartition des extincteurs : il est fortement déconseillé, par exemple, de placer un extincteur à poudre à l’entrée de la pharmacie, car il pourrait être utilisé comme arme par un agresseur. De même, il est préférable de placer un extincteur à eau près du matériel informatique car l’utilisation de la poudre est redoutable pour les ordinateurs.

→ Les produits inflammables

Le stockage, la distribution et l’emploi de produits explosifs ou toxiques et de tous liquides particulièrement inflammables sont interdits dans les locaux et dégagements accessibles au public, sauf dispositions contraires.

Les conseils de l’inspecteur de pharmacie

• Penser à afficher le numéro d’appel de secours (le 18), les dispositions immédiates à prendre en cas d’incendie (procédure d’évacuation) ainsi que le plan des locaux et l’emplacement des coupures de gaz et d’eau.

• Fixer l’extincteur à hauteur de main et disposer le pictogramme qui informe de son contenu à hauteur des yeux afin de faciliter la lecture du mode d’emploi et sa prise en main rapide.

• Prévoir un registre de sécurité pour consigner les informations liées à la maintenance des appareils. Les extincteurs doivent absolument être révisés une fois par an, à la date anniversaire de leur mise en service.

• Noter également dans ce registre les travaux réalisés, les vérifi­cations techniques – des installations électriques par exemple – et les formations suivies par les sa­lariés. Le document peut être réclamé par l’administration en cas de contrôle ou par l’expert en cas de sinistre.

Les risques d’une non-conformité

Le maire ou le représentant de l’Etat au niveau du département peuvent par arrêté, pris après avis de la commission de sécurité compétente, ordonner la fermeture du point de vente en infraction avec les règles de sécurité propres à ce type d’établissement, jusqu’à la réalisation des travaux de mise en conformité. Par mesure de précaution, Laure pourra donc faire établir un diagnostic de conformité des locaux professionnels en matière d’accessibilité et de sécurité par un prestataire habilité.

La mise aux normes du local

La charge des travaux rendus nécessaires par l’activité commerciale du locataire et imposés par l’administration pour la protection du public, notamment en matière d’hygiène et de sécurité, est à l’origine de nombreux litiges qui ne sont que rarement résolus par la clause « travaux » du bail commercial.

Les travaux qui incombent au bailleur

Laure doit savoir que la charge des travaux de mise aux normes du local loué incombe au bailleur sauf clause contraire dans le bail. La Cour de cassation se réfère à l’obligation d’entretien du bailleur (C. civ., art. 1719). Les mises aux normes concernent l’immeuble (amiante, risques technologiques et naturels, diagnostic de performance énergétique, plomb…) et l’activité exercée dans les lieux par le locataire.

En outre, le bailleur est responsable du préjudice subi par le locataire du fait de l’inexécution des travaux de mise en conformité du local. Par exemple, il pourra être responsable de la perte des bénéfices tirés du fonds de commerce à la suite de la fermeture administrative de l’établissement pour non-réalisation des travaux.

Les travaux qui incombent au locataire

Toutefois, les parties peuvent prévoir expressément dans le bail que les mises aux normes seront supportées par le locataire. Ces travaux peuvent aussi incomber au locataire lorsque l’activité exercée et choisie par le locataire impose de tels travaux. C’est le cas dans cinq situations :

– la destination des lieux n’a pas été imposée par le bail  ;

– le bail est pour tous commerces ;

– le locataire a fait une demande de déspécialisation (extension ou changement d’activité) et est autorisé à exercer une activité impliquant des mises aux normes de l’immeuble ;

– le locataire a modifié une installation existante qu’il est tenu de mettre en conformité ;

– les travaux de mise aux normes sont la conséquence d’une mauvaise utilisation des locaux et des installations par le locataire.

La visite de l’inspection

A l’issue d’un contrôle, indépendamment des conseils « amiables », l’inspecteur du travail peut, soit formuler des observations ou mettre en demeure l’entreprise pour demander l’application d’une disposition réglementaire, soit dresser un procès-verbal des infractions constatées. La mise en demeure indique les infractions constatées ou le risque signalé. Elle fixe un délai à l’expiration duquel ces infractions ou ce risque devront avoir disparu. Elle doit être notifiée par écrit à l’employeur, soit par remise en main propre contre décharge, soit par lettre recommandée avec AR.

La finalité du procès-verbal est de proposer au procureur de la République d’engager des poursuites pénales à l’encontre de l’employeur.

Le contrôle est généralement ciblé sur un point particulier (temps de travail, hygiène et sécurité, salariés, etc.). En tout état de cause, l’absence d’observation sur un point contrôlé, ou non contrôlé, ne vaut jamais validation pour l’avenir.

→ A noter

• La procédure (écrite) de mise en demeure avant de dresser un procès-verbal s’impose essentiellement en matière d’hygiène et de sécurité, sauf lorsqu’il existe un danger grave et imminent pour l’intégrité physique des travailleurs. Le non-respect de cette procédure entraîne la nullité des poursuites.

• L’employeur doit porter les mises en demeure et observations formulées par l’inspecteur du travail relatives à des questions d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques professionnels sur un registre prévu à cet effet. Les registres sont conservés pendant cinq ans.

Les moyens de recours de l’entreprise

Le recours hiérarchique contre les mises en demeure

Il peut porter sur la mesure elle-même ou sur les délais de mise en conformité imposés par l’inspecteur du travail. Le recours formé contre une mise en demeure est suspensif. Il doit être réalisé par lettre recommandée avec AR auprès du directeur régional du travail, avant l’expiration du délai fixé pour la mise en conformité et, au plus tard, dans les 15 jours qui suivent la mise en demeure prononcée.

A l’expiration du délai de réponse (21 jours, éventuellement reconduits une deuxième fois), si le directeur régional signifie un refus de modification ou d’annulation de la mise en demeure, un recours devant le tribunal administratif est possible dans un délai de deux mois.

Le recours contre un procès-verbal

Il ne peut pas faire l’objet d’un recours hiérarchique ou contentieux, dans la mesure où il s’agit d’un acte de procédure judiciaire et non pas d’une décision administrative.

Ce qu’il faut retenir

→ Coopérer est le meilleur moyen de s’assurer du bon déroulement d’un contrôle.

→ Un dirigeant qui connaît très bien ses droits peut atténuer les conséquences d’un contrôle de l’administration.

→ Mieux vaut prévenir que guérir : souvent méconnues ou trop peu exploitées, des mesures de prévention existent. Les dirigeants peuvent contacter tout organisme de contrôle dans leur département s’ils souhaitent une précision sur l’interprétation d’un texte réglementaire ou sur une de leurs obligations.

→ Un contrôle mal préparé peut être dévastateur. Ne pas hésiter à prendre conseil pour se faire aider.

Quatre recommandations

1. EN CAS DE CONTRÔLE FISCAL

→ Lire attentivement la charte du contribuable

→ Avant le contrôle, préparer les documents et dossiers que va demander le vérificateur pour sa première visite et constituer les preuves dont il aura besoin

→ Exiger un compte rendu régulier des conclusions ou des problèmes rencontrés

→ Limiter les effets d’un contrôle fiscal en respectant de manière rigoureuse les obligations comptables et fiscales

2. EN CAS DE CONTRÔLE DE L’URSSAF

→ Lire attentivement la charte du cotisant contrôlé

→ Se faire assister éventuellement d’un conseil

→ Préparer les documents susceptibles d’être demandés : double des bulletins de paie, registre du personnel, justificatifs de frais, contrats ouvrant droit à exonération

→ Avertir le personnel du contrôle et de la possibilité d’être auditionné

→ Etre à jour du règlement des cotisations en cas de demande d’une mesure de faveur

3. EN CAS DE CONTRÔLE PAR UN PHARMACIEN INSPECTEUR DE LA SANTÉ

→ Ne pas voir l’inspecteur seulement comme un gendarme, mais aussi comme un conseil

→ Prendre les devants en appelant l’inspection pour régler un problème technique et réglementaire lorsqu’il survient

→ Demander des éclaircissements sur des points de législation au regard de sa situation personnelle

→ Procéder périodiquement à des auto-évaluations à l’aide du guide d’auto-inspection

4. EN CAS DE CONTRÔLE DE L’INSPECTEUR DU TRAVAIL

→ Nommer un membre de l’équipe pour accueillir et répondre aux demandes de l’inspecteur en cas de contrôle en l’absence du titulaire

→ Ne pas oublier d’afficher visiblement dans l’officine les coordonnées de l’inspection du travail

→ Expliquer au personnel qu’il peut être auditionné à l’occasion de ce contrôle

→ Considérer la promotion de la sécurité et l’amélioration des conditions de travail comme une partie essentielle de la fonction de titulaire

→ Diffuser clairement les consignes à l’ensemble du personnel, de préférence par écrit et par l’intermédiaire de tous les échelons hiérarchiques

→ Elaborer des consignes de travail où la sécurité doit être intégrée d’une manière indissociable

À RETENIR

La compétence de la commission départementale des impôts se limite principalement à l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés et la TVA. Lorsqu’un désaccord porte sur l’évaluation d’un bien en matière de droits d’enregistrement, de taxe foncière ou d’ISF, c’est la commission départementale de conciliation qui est alors compétente.

À NOTER

Le projet de loi de finances rectificative (adaptée en février 2010) prévoit une harmonisation du délai de reprise pour la taxe d’habitation, la redevance audiovisuelle et la taxe foncière. Si une régularisation en matière d’IR affecte le montant de ces taxes (comme une modification du nombre de parts ou du revenu imposable qui impacte le montant de l’abattement applicable), le délai de reprise sera de trois ans (au lieu de un an).

CONSEIL

Pour échapper aux pénalités de retard, Jérôme peut porter une « mention expresse » dans sa déclaration pour exposer les motifs le conduisant à ne pas déclarer des éléments d’imposition. De même, en cas de difficulté d’interprétation d’une disposition fiscale au moment du dépôt de sa déclaration, il peut être dispensé de l’intérêt de retard si le fisc n’a pas, à cette date, répondu à sa demande de précision ou s’il n’a pas encore publié sa position.

Autre sécurité : la procédure de rescrit fiscal permet de demander au fisc un avis préalable et précis sur l’application d’un texte par rapport à une opération ou une situation donnée. Le fisc se trouve ensuite lié par sa position.

Pour approfondir

Les différents moyens de recours

Avant de saisir le juge, il existe différents niveaux de recours qui permettent d’aboutir à un règlement amiable des litiges. Gratuits, ils permettent un nouvel examen du dossier et, surtout, d’interrompre le recouvrement des sommes et des intérêts dûs tant que ces recours ne sont pas épuisés. Quels sont-ils ?

→ Le contribuable peut saisir le supérieur hiérarchique du vérificateur, ou l’interlocuteur départemental ou régional, pour faire valoir ses droits. Ce recours peut intervenir à n’importe quel moment entre la réception de la notification de redressement et la date de mise en recouvrement des impôts.

→ Si un désaccord subsiste, le contribuable peut aussi demander la saisine de la commission départementale des impôts dans un délai de trente jours à compter de la réponse de l’administration à ses observations. La saisine est souvent plus efficace que les deux premiers recours. Pendant celle-ci, le cours des pénalités de retard est interrompu.

→ Lorsque l’administration a procédé à la mise en recouvrement des impositions supplémentaires, le contribuable a encore la possibilité d’exercer un recours gracieux. Il peut solliciter une mesure de bienveillance de la part de l’administration, pour obtenir la remise ou l’allégement des pénalités ou même des impositions régulièrement établies. Aucun délai n’est imposé pour formuler une demande gracieuse. Celle-ci est établie sous forme d’une simple lettre, accompagnée, le cas échéant, de l’avis d’imposition, de l’extrait de rôle ou de l’avis de mise en recouvrement. Elle doit être adressée au directeur des services fiscaux ou, pour les majorations de 10 % appliquées par le comptable du Trésor, au percepteur. Mais le fisc n’est pas tenu d’accepter cette demande et sa décision n’a pas à être motivée. Son silence au-delà de deux mois équivaut à un rejet. Aucun recours n’est possible.

→ Lorsque tous ces moyens de recours n’ont pas donné satisfaction au contribuable, il ne lui reste plus qu’une voie : le recours contentieux auprès des services fiscaux ou des tribunaux (Tribunal administratif, Cour administrative d’appel, conseil d’Etat, Tribunal de grande instance, Cour d’appel et Cour de cassation).

Demander des délais de paiement

En cas de difficultés financières pour régler ses cotisations, il est possible de demander des délais de paiement au directeur de l’Urssaf. Deux conditions doivent être réunies :

→ Avoir envoyé les bordereaux déclaratifs dans les délais.

→ Avoir réglé la part salariale des cotisations.

Une garantie (caution, garantie hypothécaire…) peut aussi être demandée. Enfin, l’employeur doit s’engager à régler les cotisations à leur date d’exigibilité.

Mais cette demande ne permet pas de s’affranchir d’une notification des majorations de retard (et des pénalités éventuelles) de la part de l’Urssaf.

À SAVOIR

En cas de contrôle en interne des déclarations et de recoupement avec des éléments provenant d’autres organismes (administration fiscale, inspection du travail…), l’Urssaf peut demander par écrit tout document ou information susceptible de l’éclairer sans un examen. Mais elle ne peut pas accéder à la comptabilité de l’entreprise. Par contre, le contrôle sur pièces des entreprises de 9 salariés au plus (au 31 décembre de l’année précédant celle de l’avis de contrôle) se déroule dans les locaux de l’Urssaf, avec tous les moyens d’investigations d’un contrôle. Ainsi, il est possible de demander de vérifier la comptabilité, d’auditionner des salariés, etc.

Le rescrit social

Le rescrit social permet de demander à l’Urssaf de prendre position sur un dispositif ou une exonération spécifique (ex. : application du dispositif ZFU). Son intérêt : pouvoir ensuite opposer à l’Urssaf l’interprétation qui aura été donnée au cotisant, à condition bien sûr que le contexte soit le même et que la loi n’ait pas évolué.

Pour approfondir

Faire une demande de remise gracieuse

A NOTER

Le contrôle sur pièces dans les locaux de l’Urssaf offre une alternative aux contrôles sur place, plus lourds, pour des entreprises à faible enjeu financier. Il suit le même formalisme que le contrôle sur place (avis de contrôle adressé à l’avance) et peut déboucher sur un contrôle sur place si des éléments manquent.

A NOTER

La Cour de cassation a précisé que l’employeur ne peut pas exiger d’assister à l’audition de ses salariés par l’inspecteur de l’Urssaf. D’autre part, cette audition ne peut se dérouler que dans l’entreprise ou sur les lieux de travail, et non au domicile des intéressés ni même dans les locaux de l’Urssaf.

L’inspection du travail aussi dans les officines

→ L’inspecteur du travail est chargé de vérifier le respect de la législation du travail et l’application des dispositions conventionnelles (convention collective, accord d’entreprise, etc.). Il intervient dans le cadre d’un contrôle de routine de priorités définies au niveau national ou local (ex. : chantiers de retraite de l’amiante) ou à la suite de plaintes de salariés.

→ C’est l’inspecteur, ou un contrôleur du travail territorialement compétent, qui contrôle l’entreprise.

→ L’agent contrôleur n’a pas besoin de prévenir l’employeur de sa prochaine visite. Il doit faire connaître sa présence une fois dans l’entreprise, sauf s’il estime que cette information est préjudiciable à l’efficacité du contrôle (ex. : travail dissimulé).

→ L’absence de l’employeur le jour de sa visite ne constitue pas une excuse pour refuser que le contrôle ait lieu. Des mesures doivent être prises afin que le droit de visite et de contrôle de l’inspecteur puisse s’exercer. Par exemple, un salarié formé à ce contrôle sera en mesure de communiquer à l’inspecteur les informations auxquelles il souhaite avoir accès.

→ L’employeur est également tenu d’afficher les coordonnées de l’inspecteur du travail dont l’entreprise relève.

→ L’employeur doit tenir obligatoirement à la disposition de l’inspecteur un certain nombre de documents (contrats de travail, relevés en cas d’horaires individuels, etc.) et registres (registre unique du personnel…). Durant la visite, l’inspecteur peut auditionner les salariés et a, en principe, accès à tous les locaux. A l’employeur de respecter les droits de l’inspecteur, sous peine de basculer dans le délit d’obstacle à contrôle. En revanche, l’inspecteur n’est pas en droit d’emporter ces documents hors de l’entreprise mais il peut en demander une photocopie.

→ L’inspecteur peut aussi bien mener son enquête sur l’application des dispositions légales et réglementaires que sur l’application des accords collectifs dans l’entreprise.

AVIS DE L’EXPERT

Claude Rois, vice-président du syndicat des pharmaciens inspecteurs de santé publique

« Les pharmaciens titulaires qui, dans leur officine, souhaitent réaliser des préparations cancérogènes, mutagènes et toxiques pour la reproduction doivent déposer une demande d’autorisation d’exécuter ces préparations.

Avant de constituer un dossier, le pharmacien a intérêt à suivre une démarche évaluative de ses pratiques. L’autorisation délivrée n’est pas liée au volume de ces préparations, mais elle s’inscrit dans le cadre des bonnes pratiques de préparations applicables à l’officine et à l’hôpital (parution au JO du 21 novembre 2007). Avant de prendre sa décision, le pharmacien doit réfléchir aux conséquences de son choix en termes de santé publique. Quelle que soit sa décision finale, le pharmacien doit saisir cette occasion pour faire le tri dans ses produits chimiques et nettoyer ses stocks des produits périmés et des “rossignol”. »

Attention à rester dans les clous de la loi

Faire délivrer des médicaments au public par du personnel non qualifié est sanctionné par la loi. En effet, le fait pour un pharmacien d’employer, même occasionnellement, aux opérations prévues à l’article L. 4241-1 une personne ne satisfaisant pas aux conditions fixées est puni d’un an d’emprisonnement et de 15 000 euros d’amende (CSP, art. L. 4243-3).

À SAVOIR

→ Les étudiants en pharmacie inscrits en troisième année d’études et ayant effectué leur stage officinal sont autorisés à seconder les pharmaciens.

→ Les apprentis en BP2 font partie des membres non qualifiés. Tant que ceux-ci ne sont pas titulaires du brevet professionnel de préparateur en pharmacie, ils ne sont pas légalement autorisés à délivrer des médicaments aux patients, ni à préparer des médicaments destinés à être remis à des patients, même sous le contrôle d’un préparateur ou même celui d’un pharmacien.

→ L’obligation du port de l’insigne est destinée à lever, auprès du public, toute ambiguïté quant à la qualification du personnel qui prépare et délivre des médicaments.

Cette information est d’autant plus cruciale que l’équipe officinale comporte des membres non qualifiés.

→ L’activité de gros est interdite en officine. Le pharmacien n’est pas habilité à vendre des produits en grandes quantités à un même acquéreur, pharmaceutique ou non.

En revanche, cette interdiction de cumul de distribution au détail et de distribution de gros ne s’applique pas aux structures de regroupement à l’achat visées par le décret du 19 juin 2009.

Pour approfondir

Assurer la sécurité de l’officine

Depuis le 22 janvier 1998, date de l’entrée en application d’un décret relatif aux obligations de surveillance ou de gardiennage, certaines officines sont soumises à des règles de sécurité.

Quelles officines sont concernées ?

Celles qui sont situées :

→ dans les communes dont la population municipale dépasse 25 000 habitants,

→ dans une zone urbanisée contiguë d’une commune dont la population municipale dépasse 25 000 habitants,

→ dans les grands ensembles et les quartiers mentionnés au I de l’article 1466A du CGI.

Quelles règles respecter ?

Ces pharmacies sont tenues, pendant les heures d’ouverture au public, d’assurer la surveillance de leur point de vente soit par un système de surveillance à distance réglementé, soit par un système de vidéosurveillance autorisé, associé à un dispositif d’alerte, soit par des rondes quotidiennes effectuées par au moins un agent d’un service interne de surveillance ou d’une entreprise prestataire de services, soit par la présence permanente d’au moins un agent d’un service interne de surveillance ou d’une entreprise prestataire de services.

Le décret prévoit que le représentant de l’Etat dans le département peut faire vérifier sur place la réalité des dispositions mises en œuvre.

LEXIQUE

• Coupe-feu une heure : C’est le temps (défini par des essais réglementaires) pendant lequel le matériau résiste à l’attaque du feu et prévient donc la propagation de l’incendie.

• Porte avec ferme-porte : équipée d’un dispositif qui la ramène automatiquement à sa position de fermeture.

OUTIL

Un guide pour mieux prévenir les risques

Le ministère du Travail a mis en ligne un outil pratique, « évaluer pour prévenir, comprendre pour agir », afin d’aider les chefs d’entreprise à prendre des mesures pour assurer la sécurité et protéger la santé de leurs salariés. Le guide donne la marche à suivre. Il comprend des actions de prévention des risques professionnels, d’information et de formation ainsi que la mise en place d’une organisation adéquate.

www.travail.gouv.fr

Pour approfondir

Le document unique d’évaluation des risques

Toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, sont tenues d’élaborer un document unique d’évaluation des risques professionnels. Ce document contient un inventaire des risques.

Pour réaliser ce dernier, les documents établis par le médecin du travail, le CHSCT et les fabricants de produits constituent différentes sources d’information. L’employeur doit transcrire les résultats de l’évaluation des risques dans le document unique. Celui-ci doit faire l’objet d’une mise à jour au moins annuelle.