Comment je tire profit de mon logiciel

Les logiciels de gestion d’officine (LGO) regorgent de modules. Encore faut-il savoir les utiliser ! Certains titulaires sont devenus spécialistes d’une fonctionnalité en particulier. Explications.

J’ASSURE les bons réassorts

À la pharmacie de la Porte des Alpes à Saint-Priest (69), la hantise du titulaire, Jérôme Cartier, est de se retrouver en rupture de stock. « Elle peut coûter très cher compte tenu de l’importance des flux dans ma pharmacie. » Mais en même temps, il doit avoir l’œil rivé sur sa trésorerie et ne pas commander plus que de raison. Pour ce faire, ce pharmacien sous LGPI (Pharmagest) consulte des tableaux de bord permettant de surveiller en permanence la valeur de son stock, le nombre de références en stock, les rotations. Objectif  : réduire les coûts liés au surstockage. Jérôme Cartier passe beaucoup de commandes en direct. Astucieux, il a déterminé un seuil d’alerte avec chacun de ses fournisseurs. « Le serveur s’occupe de suivre les besoins de réassort à ma place, il déclenche une alerte quand un seuil est atteint. Je n’ai plus qu’à valider sa proposition. C’est très sécurisant ! » De plus, sa réserve étant déportée sur une mezzanine, ce pharmacien a mis en place une gestion multi-dépôts. « Une fois par jour, des produits sont transférés de la réserve au stock du point de vente selon des préconisations du logiciel. »

Mariel Lhuillier, titulaire de la pharmacie Moderne à Thenon (24), a aussi sa technique pour ne pas se faire piéger par les manquants. Elle manie de main de maître le module « contrôle et ajustement de stock » de Leo. Un garde-fou pour éviter des ajustements intempestifs du stock, générateurs d’erreurs. « La tentation est grande, de modifier un stock quand vous constatez un écart sur un produit alors qu’il faut juste déstocker les boîtes promises à la vente [par exemple lors de la préparation d’une ordonnance en attente, mais non encore facturée, NDLR] », explique-t-elle.

JE MAÎTRISE mes marges

Pour fixer ses prix de vente, Jérôme Cartier ne pourrait plus se passer des outils de simulation du LGPI. Il peut évaluer en fonction des conditions négociées, à partir de quelle quantité vendue le produit deviendra rentable (point mort) ou encore à combien il devra le vendre pour dégager la marge voulue. « Ces outils m’aident à me projeter et ajuster mes offres commerciales », explique-t-il. C’est simple et rapide. Le titulaire fixe une marge souhaitée, le LGPI lui propose automatiquement le prix de vente nécessaire, en fonction du prix d’achat, pour assurer cette marge. Ce module permet aussi de modifier les prix en fonction d’autres critères que le pharmacien détermine lui-même (conditions de remises, quantités à vendre, promotions…). Utile pour avoir une politique de prix juste et optimale !

Plus les tableaux de bord sont lisibles, meilleur est le pilotage du pharmacien. Catherine Nicaise, installée à Rombas (57), ne peut plus se passer de son nouveau logiciel My Pilot (Pharmagest). « Avec le module “business”, je supervise mes ventes à l’aide de tableaux très synthétiques, de graphiques parlants et visuellement plus agréables qu’auparavant. » Elle consulte également très souvent le module « catégorie » pour suivre à la trace les grandes familles de produits. « Si une gamme ne fonctionne pas, on le sait tout de suite. » Si la raison en est le prix, le système va proposer un autre tarif, plus pertinent en fonction des paramètres choisis par le titulaire. « Je renseigne My Pilot sur le profil et l’environnement de mon officine [grâce à son comparateur de prix intégré, N.D.L.R.], sur le choix de ma stratégie prix, et, en fonction de ces critères, il me fait des recommandations de prix à la hausse ou à la baisse. »

JE ME DÉCHARGE des commandes

Si bien vendre est important, savoir acheter reste primordial. Et, à plusieurs, c’est plus facile d’avoir de bonnes conditions commerciales. Et, avoir au niveau d’un groupe le même LGO, ça simplifie le travail ! Jérôme Cartier peut en témoigner. Il appartient à un groupe fermé de sept pharmacies, chaque officine étant reliée au logiciel de gestion des autres membres. « À partir de la vision d’ensemble des stocks existants et des besoins de chacun, les données sont centralisées au niveau de la pharmacie chargée de commander pour le groupe, sans rétrocession ensuite, puisque les achats font l’objet de livraisons et de facturations séparées. »

Mariel Lhuillier n’en est pas encore à ce stade. Par contre, la commande automatique auprès du grossiste, suggérée clé en main, a toute sa confiance. « Son contrôle ne me prend que quelques secondes. » La titulaire peut même vérifier et télétransmettre d’un seul clic les commandes à ses différents grossistes. Du temps, elle en récupère aussi sur la gestion des manquants. Leo permet en effet désormais d’isoler les produits dont on sait qu’ils ne seront pas disponibles avant plusieurs jours pour ne pas les laisser inutilement dans la commande du jour. Également, « la gestion séparée des promis permet de transmettre rapidement les lignes attendues par les patients ».

JE DEVIENS négociatrice hors pair

Si Catherine Nicaise pèche parfois sur le bon prix, Nathalie Varlot, pharmacienne à Louhans (71), s’interroge sur la pertinence de son référencement. Pour éviter de s’éparpiller et se concentrer sur les produits à potentiel, elle s’en remet à son LGO Alliadis, Alliance Premium, qui lui offre une vue d’ensemble rapide de ses ventes par familles et par fournisseurs. Ainsi, elle évite les doublons inutiles en un coup d’œil. Car, trop de références en stock, c’est aussi trop de choix dans l’offre et la confusion dans l’espace de vente. « Le logiciel me donne un tableau des ventes et des rotations sur les six derniers mois par ordre décroissant pour un produit et ses équivalents. Je peux ainsi recentrer mon offre sur le leader… mais aussi visualiser un stock à écouler en priorité, ce qui évitera de déclencher trop tôt une commande directe chez un autre laboratoire. »

Parce qu’elle se méfie beaucoup de ses intuitions, Nathalie Varlot prépare ses commandes en utilisant MAP d’Alliadis, qui lui donne accès à des tableaux d’analyse des ventes par laboratoires, familles de produits, groupes de génériques, etc. Elle peut ainsi comparer les performances (CA et marge) des laboratoires et des produits d’une même famille. « J’essaie de me pencher sur mes données de ventes deux à trois jours avant le rendez-vous avec le commercial pour pouvoir mieux l’appréhender et être en position de force dans les négociations. »

Pour Catherine Nicaise aussi, le module « Laboratoire » est un levier essentiel dans la négociation des achats directs. « Je peux suivre l’évolution de mes ventes et le taux de pénétration des produits du laboratoire dans ma pharmacie, me comparer à la fois au marché de mon secteur et au marché national, explique-t-elle. Si ma pharmacie est mieux positionnée que la moyenne, je peux négocier de meilleures remises. Dans le cas inverse, on regarde avec le laboratoire ce qui peut être mis en œuvre pour faire grimper sa part de marché. »

L’ASTUCE de Jérôme Cartier

Par un simple paramétrage initial de son LGO, Jérôme Cartier a attribué un numéro spécial de commande pour tous les produits rangés dans une même zone de son automate. Le logiciel va ainsi envoyer au répartiteur des ordres permettant de réceptionner les produits dans des bacs différents, selon chaque zone.

Moderne

Caroline Bernazeau réseaute

Le back-office connecté sert aussi à s’informer, échanger et partager. Ce n’est pas Caroline Bernazeau, titulaire à Talence (33), qui prétendra le contraire. Elle est très active sur le réseau social professionnel sécurisé WinPlateforme (de WinPharma). Sa communauté de pharmaciens y dialogue selon trois niveaux de communication. « Ici, le premier niveau concerne les achats groupés entre cinq pharmacies en SEL en participations croisées. Il est réservé aux échanges entre titulaires. Le deuxième niveau est élargi aux équipes officinales de ce noyau dur et le troisième est ouvert à la quinzaine de pharmacies de notre groupement local. Cette plateforme fonctionne comme une page Facebook. Elle permet de transmettre des documents et comptes rendus, d’envoyer des articles, des photos, des liens pour accéder à des formations, d’organiser des événements festifs ou sportifs… » Caroline Bernazeau reçoit ainsi entre 10 et 50 messages par jour.

Utile

Philippe Potot grimpe en qualité

Certifié Iso 9001/QMS Pharma, Philippe Potot, pharmacien WinPharma depuis deux ans, exerce à Taverny (95). Dans le cadre de sa démarche globale d’amélioration de la qualité, il a mis en place dans son officine un système de contrôle à J + 1 des ordonnances délivrées. « Pour l’instant, nous ne contrôlons que 50 à 60 % des ordonnances, mais nous visons 100 % d’ordonnances contrôlées. » Un objectif ambitieux pour un travail fastidieux réalisé lors des temps creux. Le logiciel informatique et la scannérisation des ordonnances l’allègent considérablement. « Un oubli de substitution, une quantité délivrée non conforme à la prescription, une confusion sur le dosage ou la forme délivrée, une rupture de stock… Les erreurs et anomalies sont identifiées, et le logiciel permet d’en faire l’historique et de les marquer d’un drapeau. Une fois qu’elles ont été comprises et corrigées, le drapeau est retiré. »

L’ASTUCE de Mariel Lhuillier

« Pour recycler une facture subrogatoire électronique impayée et la retrouver plus rapidement, il est préférable d’avoir un classement par numéros de facture plutôt que par dates de facture. »