REDIGER UNE FICHE DE POSTE

La fiche de poste est un outil de management décrivant les éléments fondamentaux d’une situation professionnelle et du poste tenu par un collaborateur. C’est une photographie d’un poste, et non une vision prospective. Son élaboration doit faire l’objet d’une réflexion conjointe entre le collaborateur et le titulaire.

RÉDIGER UNE FICHE DE POSTE

• Le titulaire doit expliquer collectivement, au cours d’une réunion d’équipe, les enjeux et la méthode choisie pour détailler les fiches de poste.

• Dans un premier temps, chaque collaborateur doit effectuer un récapitulatif individuel de ses tâches et prépare la rédaction de sa propre fiche de poste. De son côté, le titulaire réfléchit à ce qu’il souhaite intégrer dans le poste de chaque collaborateur.

• Au cours d’un entretien individuel, l’employeur et le collaborateur mettent en commun leurs projets de fiche de poste. Cette réflexion commune débouchera sur un document validé par le titulaire et proposé au collaborateur pour signature.

LE CONTENU D’UNE FICHE DE POSTE

• L’intitulé du poste (pharmacien adjoint, responsable des achats…)

• L’identité de la personne affectée au poste et sa position dans l’organigramme de l’officine s’il existe, mais aussi les liens hiérarchiques qui positionnent le salarié dans l’entreprise et définissent son niveau de responsabilité.

• Les moyens affectés au poste et les ressources attribuées au salarié.

• La mission principale et ses modalités d’exercice.

METTRE EN FORME LA FICHE

• La mission principale peut se résumer en une seule phrase composée d’un verbe d’impact, précisant le niveau plus ou moins direct de responsabilité du poste, qui peut être totale (assure, garantit) ou partielle (contribue, participe).

Exemple : « Il assure le contrôle effectif des ordonnances dispensées dans l’officine et contribue au développement de la spécialisation MAD ».

• Décliner ensuite plusieurs « sous missions » : si le titulaire souhaite déléguer une mission d’encadrement à un adjoint, au moins l’une de ces missions devra être tournée vers l’équipe et le développement professionnel des collaborateurs. Exemple : « Il doit assurer la mise en œuvre du DPC pour tous les collaborateurs concernés ».

• Enfin, décrire les activités réelles et quotidiennes du collaborateur. Il faudra alors utiliser des verbes d’action : faire, animer, concevoir, développer, conseiller, valoriser…

• Indiquer l’importance respective des différentes activités, missions et responsabilités et préciser quand elles devront être exécutées (voire évaluées).

• Noter les éventuelles contraintes et difficultés du poste. Exemple : « Il devra assurer la fermeture de l’officine à 22 heures ».

CE QU’IL FAUT RETENIR

• Noter le statut administratif du titulaire du poste (ex : cadre).

• Noter les points importants liés aux compétences fondamentales requises : diplômes, expérience et comportements nécessaires à l’exécution optimale des activités liées au poste.

• Préciser certaines attitudes éthiques indispensables, comme savoir communiquer en confidentialité, respecter le secret professionnel…

• Analyser régulièrement la fiche de poste au cours de l’entretien annuel pour déceler d’éventuels besoins en formation et/ou redéfinir des objectifs de progrès dans l’occupation du poste.