Rédiger une description de poste

Certains se rendront vite compte que les descriptions de postes ne font pas partie des outils imposés par la loi. Les adeptes du mana- gement pragmatique et efficace leur répondront que la description de poste reste pourtant une base indispensable à tout bon manager. «   Une description permet de dire les choses avec objectivité   », résume Brigitte Defoulny, dirigeante d’Héliotrope, spécialiste du management de l’officine. En l’occurrence de décrire quelles sont les missions que l’on confie à un collaborateur. « Elle doit être synthétique et pratique. Il s’agit de coucher sur le papier chacune des tâches à réaliser. Il faut être précis dans cette description, sans trop entrer dans les détails   », explique Brigitte Defoulny. En effet, le piège serait de s’enliser dans un inventaire à la Prévert en multipliant les exemples et les contres exemples ou à l’inverse d’être trop imprécis et donc de laisser place à l’interprétation au gré des situations ou des personnes qui occupent le poste. «   Il faut faire attention de décrire le poste avec précision et surtout objectivité pour ne pas en trahir la réalité   », conseille Véronique Rivalier, consultante, coach et dirigeante du cabinet Profil RH. Clair, précis et concis : telle est la règle à suivre pour pouvoir tirer parti de cet outil.

Car la description de poste est utile d’abord pour recruter. «   Lorsque l’on a pris soin de décrire l’emploi que l’on propose, on est bien plus à l’aise pour conduire un entretien d’embauche, puisque l’on sait exactement ce que l’on attend de son collaborateur. De fait, à l’issue de l’entretien, il est aisé de savoir si la personne correspond ou pas au poste. De même, on peut facilement et posément expliquer à un candidat pourquoi sa candidature n‘est pas retenue. Et face à celui qui est choisi, la description de poste sert à fixer les objectifs », argumente Brigitte Defoulny. Vient ensuite la période d’essai. Un temps décisif durant lequel on va pouvoir suivre, pas à pas, le travail du nouvel embauché à l’aune de la description de son poste. Une mission parfaitement accomplie ? Inutile de trop s’y attarder. En revanche, en présence d’un excès de zèle ou d’une difficulté, la description de poste permettra de reformuler les objectifs et si besoin de les ajuster.

Faire vivre l’outil

« La description de poste n’est pas seulement utile pour le recrutement, elle sert de base aux entretiens annuels. Comme pour l’embauche, elle fixe des objectifs et vérifie s’ils sont atteints   », estime Brigitte Defoulny. La description de poste est l’une des pièces maîtresses de la boîte à outils d’un bon manager. «   Et pour décrire un poste, il est opportun de faire participer le collaborateur qui l’occupe. Cela permet de confronter sa vision du poste avec celle du salarié   », conclut la dirigeante d’Héliotrope. Enfin, comme tout outil de management, la description de poste ne doit pas être figée, mais adaptée à la vie de l’organisation et aux compétences du collaborateur qui elles aussi évoluent. L’entretien annuel permet de l’établir naturellement. A défaut, il faut au moins revoir une définition de poste à l’occasion du remplacement d’un collaborateur, sous peine d’ignorer les évolutions du poste et de recruter un mauvais profil. 

LES ÉLÉMENTS INDISPENSABLES D’UNE FICHE DE POSTE

Pour être un outil opérationnel, la fiche de poste est précise. Idéalement, elle se décompose de la manière suivante :

√  L’intitulé du poste
√   Les informations sur le salarié : nom, prénom, statut, catégorie, coefficient…
√  Les missions du poste : une mission principale – la raison d’être du poste –, subdivisée en plusieurs missions « secondaires ». Chacune d’elles est détaillée en fonction des activités qui en découlent – ce que doit réellement accomplir le collaborateur dans son travail, par exemple : réceptionner les commandes, l’accueil, etc.
√  Les contraintes et difficultés du poste
√Les compétences requises