Recherche remplaçant compétent

Brigitte Defoulny, de la société Héliotrope, invite les pharmaciens titulaires à procéder à un entretien de recrutement en règle : « Le fait qu’aujourd’hui le pharmacien n’ait pas ou peu le choix et qu’il se dise que, compte tenu de la pénurie de personnel, c’est déjà bien qu’une personne se soit présentée à la pharmacie ne doit pas le dispenser de cette étape préalable. » Même recommandation de la part de Martine Camillerapp de la société PKC-Communication, qui considère que « le recrutement d’un pharmacien remplaçant doit être encore plus serré que d’habitude. La préparation et la réalisation d’un tel entretien permettent de déterminer avec précision ce que l’on attend de la personne remplaçante, le poste et les missions que l’on souhaite lui confier pendant son absence, d’établir une relation claire afin d’éviter ultérieurement les malentendus, les quiproquos… ».

Pour Brigitte Defoulny, l’analyse du CV est d’autant plus importante que l’on confie les clefs et l’entière direction de l’officine. « En un mois, un remplaçant incompétent ou mal intentionné peut ruiner une pharmacie. Connaître les noms des pharmacies qui l’ont employé précédemment permet de se renseigner pour s’assurer des compétences et de l’expérience du candidat, mieux cerner sa personnalité, et disons-le, savoir s’il est digne de confiance. » Mais les renseignements ne sont pas toujours faciles à obtenir et le titulaire doit être à même de peser les propos des anciens employeurs sur le candidat. « La prudence doit être de rigueur, explique Martine Camillerapp. S’il y a des suspicions sur lui, les informations fournies dans ce sens par un confrère, faute de preuves, ne pourront qu’être suggérées. » Il faut, bien sûr, lors de l’entretien d’embauche, privilégier les questions ouvertes pour pouvoir jauger correctement la personne que l’on a en face de soi. Autre règle d’or rappelée par Martine Camillerapp : « Le titulaire doit consacrer beaucoup de temps à l’écoute et peu à la parole pour pouvoir mieux analyser ces réponses et découvrir la personne. »

Une réunion de présentation est indispensable

Concernant les attributions et les pouvoirs à donner au pharmacien remplaçant, tout dépend de l’objectif recherché. « La délégation ne sera pas la même si le titulaire recherche seulement la présence d’un diplômé pour être en accord avec la réglementation sur le nombre de pharmaciens obligatoires que s’il a réellement besoin de lui. » On peut comprendre aussi que, hésitant à confier les clefs de l’officine et la responsabilité de la caisse à une personne inconnue, le pharmacien titulaire préfère se tourner vers un collaborateur habituel, pharmacien assistant ou préparateur. « Cela est souvent le cas lorsque le personnel est nombreux et que la pharmacie est structurée », remarque Brigitte Defoulny. Le titulaire ne songe alors qu’à la capacité technique et la responsabilité professionnelle du pharmacien diplômé pour la délivrance des médicaments.

Quoi qu’il en soit, « il convient avant le départ d’organiser une réunion pour présenter le remplaçant à l’ensemble de l’équipe, son rôle et ses tâches, et saisir cette occasion pour redéfinir, dans ce contexte nouveau et transitoire, les missions des collaborateurs et la position respective de chacun dans l’environnement humain existant (responsabilités, lien de subordination…) ».

Cette réunion peut avoir aussi pour but de lever certaines ambiguïtés sur les prérogatives de la nouvelle recrue et sa place au sein de l’équipe, qui pourraient nuire à l’ambiance de travail, et d’éviter les discussions en catimini sur sa rémunération (bien souvent supérieure à celle des collaborateurs permanents) au regard de ses compétences et du travail fourni. « La présentation à l’équipe ne doit pas se limiter à la personne seule, souligne Martine Camillerapp. Il est essentiel de porter à la connaissance de tous le rôle et les pouvoirs qui lui seront confiés, le but étant de « couler » le pharmacien remplaçant dans l’organisation existante. La situation peut très vite devenir conflictuelle si celui-ci fait acte d’autorité auprès du personnel en l’absence d’informations réciproques des uns et des autres. »

Autre possibilité : recruter pour les vacances un préparateur ou un étudiant en pharmacie et confier le remplacement à un pharmacien assistant, membre de l’équipe, bras droit du titulaire ou occupant un poste élevé dans la hiérarchie existante. « Pendant l’absence du titulaire, l’assistant changera de casquette, de statut sur le plan des responsabilités… et de coefficient », recommande Brigitte Defoulny.

Entretien : allez à l’essentiel

Il est capital que l’entretien de recrutement réponde à un certain nombre de questions sur le candidat :

– « Quelles sont les compétences et l’expérience de ce pharmacien qui vient proposer ses services ? »

– « Quel est son parcours professionnel ? »

– « A-t-il travaillé dans beaucoup de pharmacies ? »

– « Si oui, qu’est-ce qui a motivé ces nombreux changements ? »

– « Combien de remplacements a-t-il déjà effectués et où ? »

– « Quelles sont les limites de ses compétences et comment peuvent-elles être palliées ? »

– « Comment cette personne peut-elle s’inscrire dans l’équipe en place et dans le schéma d’organisation de l’officine ? »

– « Cela suppose-t-il une redistribution, pendant le temps du remplacement, des rôles et des responsabilités au sein du personnel ? »

Avant de partir…

Certains titulaires, pour leur confort psychologique, aiment bien appeler régulièrement la pharmacie en leur absence pour savoir si tout se passe bien. « Dans la mesure où personne n’est indispensable sur le plan de l’organisation, téléphoner une fois par semaine est suffisant », juge Martine Camillerapp. En revanche, laisser une adresse ou un numéro de portable pour joindre le titulaire uniquement en cas d’urgence ou de pépin grave (par exemple, le pharmacien remplaçant est victime d’un accident de la route) est une précaution justifiée. Reste à définir avec l’équipe le degré de gravité ou d’urgence…

En plus, n’oubliez pas de lui confier tous les éléments nécessaires :

– les clefs de la pharmacie et de l’armoire aux toxiques, le code de l’alarme, votre carte CPS, les coordonnées de la banque et de l’expert-comptable… ;

– une liste à jour des numéros de téléphone utiles : maintenances, fournisseurs divers, coordonnées des médecins qui suivent des clients particuliers (toxicomanes…), etc. ;

– les modes opératoires de dépannages faciles à réaliser des différents appareils tels que informatique, TPE, caisse enregistreuse (déblocage), grille d’entrée de la pharmacie, etc. (l’équipe officinale doit, en principe, être en possession des mêmes informations quand le titulaire s’absente plusieurs heures.