Accueillir un étudiant en job d’été

S’ACQUITTER DES FORMALITÉS

→ Procéder à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) dans les 8 jours qui précèdent l’arrivée du jeune. Remplir le formulaire Cerfa 14738*01 et l’envoyer à l’Urssaf par lettre recommandée avec AR.

→ Conclure un CDD en termes précis (de date à date) en indiquant le motif de recours à cette forme de contrat : « Remplacement d’un salarié absent pour cause de congés » ou « Surcroît exceptionnel d’activité ». A défaut, la requalification en CDI est encourue.

→ Remettre au jeune le contrat au plus tard dans les 2 jours ouvrables suivant son arrivée dans l’entreprise.

→ Si le jeune n’a pas 18 ans, il est préférable de demander à l’un de ses parents de contresigner le contrat.

→ Si le jeune n’a pas 16 ans, il est nécessaire de demander une autorisation à l’inspecteur du travail 15 jours avant son embauche. Sauf s’il s’agit d’un travail familial.

→ Prendre rendez-vous avec la médecine du travail. Même si l’embauche est de courte durée, la visite médicale est obligatoire.

→ Mettre à jour le registre unique du personnel.

→ Remplir les adhésions aux caisses de retraite et de prévoyance.

FAVORISER L’INTEGRATION

→ Informer l’équipe de l’arrivée du jeune et expliquer les missions qui lui seront confiées. Les autres collaborateurs pourront ainsi plus facilement le superviser et l’aider.

→ Organiser une réunion d’accueil. En plus d’être convivial, ce premier contact permet à chacun de se présenter et d’exposer son rôle à l’officine. Cela permettra au jeune de comprendre comment fonctionne l’équipe et qui est responsable de quoi.

→ Désigner un « parrain » qui endossera le rôle de référent pour le jeune.

→ Remettre un carnet d’accueil. Sa rédaction peut être confiée à l’équipe. Utile et pratique, ce document servira à chaque arrivée d’une nouvelle recrue.

APPLIQUER LA LÉGISLATION DU TRAVAIL

→ Les jeunes de plus de 18 ans sont soumis aux mêmes règles que les autres salariés (durée du travail, pauses, repos quotidien et hebdomadaire, jours fériés), sans aménagement particulier. Ils peuvent notamment exécuter des heures supplémentaires.

→ Les jeunes de 16 à 18 ans ne peuvent pas travailler au-delà de 35 heures par semaine et 8 heures par jour. En dessous de 16 ans, la durée quotidienne du travail ne peut pas excéder 7 heures.

→ Les jeunes de moins de 18 ans ne peuvent pas travailler un jour férié (14 juillet et 15 août) et doivent bénéficier d’un repos hebdomadaire de 2 jours consécutifs (samedi-dimanche ou dimanche-lundi).

→ A l’issue du contrat, verser l’indemnité compensatrice de congés payés (= 10 % de la rémunération totale). L’indemnité de fin de contrat n’est pas due en cas de CDD conclu pendant les vacances scolaires ou universitaires.

OBSERVER LA LÉGISLATION PHARMACEUTIQUE

→ Seuls les étudiants inscrits au minimum en 3^e année de pharmacie peuvent délivrer des médicaments sous le contrôle d’un pharmacien.

Cette surveillance stricte doit être systématiquement appliquée, même pour les médicaments non soumis à prescription.

→ Les autres jeunes peuvent être affectés à différentes tâches comme le déballage et le rangement des commandes, la mise en rayons, l’étiquetage, la vente de la parapharmacie, la gestion des stocks, le développement du site Internet de la pharmacie, etc.