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Transmettre les infos : une évidence

Quelle que soit la formation, il est déterminant pour toute l’équipe officinale d’en bénéficier !

→ Nombreux sont les sujets de formation susceptibles d’intéresser les pharmaciens et les préparateurs : vaccination, accompagnement de la femme enceinte, prise en charge de l’angine et de la cystite, aromathérapie, phytothérapie…

→ La transmission des connaissances après une formation dépend du contexte dans lequel elle s’est déroulée. Suivant si la formation a été choisie par le préparateur lui-même ou si elle émane d’une concertation avec le pharmacien titulaire, les bénéfices pour l’équipe officinale ne seront pas les mêmes.

→ Une transmission à l’équipe officinale est toujours bénéfique, quels que soient le contexte et le sujet de la formation. Elle permet d’abord à l’apprenant de mettre en avant les nouvelles connaissances et compétences acquises, puis à l’équipe officinale d’en bénéficier, même sans avoir suivi elle-même la formation.

Anticiper la transmission

→ Avant même de partir en formation, il est bon d’anticiper avec le pharmacien titulaire la façon dont les compétences acquises seront retransmises à l’ensemble de l’équipe : un compte rendu écrit, une diffusion du support de formation ou une transmission orale. Se mettre d’accord avant le départ en formation facilitera le travail de restitution.

→ Partager ses connaissances ne s’improvise pas, quel que soit le mode de transmission. L’apprenant doit se préparer à cet exercice tout au long de sa formation et prévoir un temps pour organiser sa restitution au reste de l’équipe officinale. En fonction de l’attente du pharmacien titulaire, ce temps doit être, si possible, intégré dans le planning de travail. Si la formation est un élément de motivation, la restitution de son contenu doit l’être également.

→ De plus en plus de formations sont proposées en e-learning. Plus accessibles, offrant un maximum de flexibilité, plus adaptées au mode de fonctionnement de l’officine, elles sont plébiscitées par les équipes officinales. Elles peuvent aussi faciliter le travail de transmission, en particulier si le support de formation reste accessible et peut être partagé à l’issue de la session.

Privilégier l’oral à l’écrit

→ Le compte rendu écrit n’est pas forcément le meilleur moyen de partager des informations, même si c’est souvent celui qui vient le plus facilement à l’esprit. En plus de représenter un travail long et fastidieux, il peut aussi parfois se révéler mal adapté aux membres de l’équipe officinale. Une présentation orale peut en revanche offrir de multiples bénéfices.

→ Privilégier l’oral au retour de sa formation, c’est faire le choix d’une transmission dynamique, qui laisse passer des émotions et dont le rythme s’adapte à toute l’équipe officinale.

C’est aussi l’occasion de partager un moment privilégié et fédérateur avec toute l’équipe autour de nouvelles connaissances.

→ La transmission orale est synonyme de convivialité et d’interactivité, tout en nécessitant généralement moins de travail de préparation. Elle permet à l’orateur d’être plus réactif et de restituer plus rapidement le contenu de la formation, alors que la rédaction d’un compte rendu peut prendre plus de temps. Elle facilite les échanges avec l’équipe et lui permet d’interagir.

L’oral ne remplace pas le support

→ Une présentation orale repose sur deux piliers : le fond et la forme (comme toute transmission d’informations). Il est essentiel de préparer un support qui retrace le fil conducteur de l’intervention : pourquoi cette formation ? Dans quel but ? Comment s’est-elle déroulée ? Quelles sont les connaissances acquises ? Qu’en ai-je retiré pour mon exercice officinal ? Un temps doit également être prévu pour permettre aux membres de l’équipe de poser des questions. Un jeu de questions-réponses peut permettre d’aborder plus spécifiquement certaines notions.

→ La forme de la présentation est primordiale. Avec ou sans diapositive à l’appui du discours, il faut maîtriser la dimension temporelle de l’exposé. Une présentation d’une quinzaine de minutes est idéale pour conserver l’attention de l’auditoire. Rester maître du temps est la clé pour réussir l’intervention.

→ Les questions-réponses constituent un important temps d’échange mais qui ne doit pas faire oublier l’objectif premier, la transmission d’informations.

La discussion ne doit donc pas occuper tout le temps de parole. Il s’agit de doser habilement présentation et interactions.

Faire vivre la formation

Le processus de transmission suite à la formation ne s’arrête pas après le partage de connaissances !

→ Questionner. La transmission des connaissances doit systématiquement comporter une phase de questionnement pour déterminer ce qui a été retenu. « Qu’est-ce qui vous a interpellé ? Qu’allez-vous mettre en place suite à cette formation ? Comment va-t-elle faire évoluer vos pratiques ? »

→ Prévoir un retour d’expérience. Quelques semaines ou quelques mois après la formation et sa restitution (idéalement moins de deux mois), un temps de retour sur les pratiques et un partage des expériences peut être enrichissant. « Qu’est-ce que vous avez mis en œuvre ? Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Quelles difficultés avez-vous rencontrées ? » L’idée est de se questionner sur les différences entre les notions théoriques et leur mise en application à l’officine.

Ce temps d’échange, orchestré par l’apprenant, peut par exemple trouver sa place lors d’une réunion périodique de l’équipe officinale.

Mettre en place des outils

→ En plein essor, les outils digitaux peuvent aussi s’inviter dans la restitution de l’information après une formation. Un groupe de discussion peut être créé. Mais attention à ce que les échanges ne dévient pas du sujet initial ! L’apprenant ne doit pas s’écarter de son fil conducteur et maîtriser l’outil pour qu’il remplisse bien son rôle initial.

→ Certaines formations peuvent déboucher sur la mise en place d’une procédure ou sur le partage de documents à transmettre au patient. Un dossier dédié sur les ordinateurs ou sur un espace partagé peut permettre de regrouper l’ensemble de ces ressources et d’en faire bénéficier toute l’équipe.

Aller plus loin

Se former à la prise de parole en public

→ Transmettre n’est pas inné, surtout à l’oral. Certaines personnes ne sont pas à l’aise pour prendre la parole en public, même pour évoquer des notions qu’elles maîtrisent.

L’aisance à l’oral peut être un critère pour choisir le mode d’exposé. La rédaction d’un compte rendu écrit peut paraître plus aisée qu’une présentation orale à certaines personnes.

→ Ne pas oser parler en public n’est pas une fatalité. Des formations à la prise de parole peuvent aider à gagner en aisance à l’oral. Il existe de nombreuses formations, certaines généralistes, d’autres plus spécifiquement dédiées aux métiers de la santé.

La restitution d’une formation sera alors un bel exemple de mise en pratique !

5 pièges à éviter lors d’une restitution orale

→ Les digressions : rester concentré sur le fil rouge et les points clés. Éviter les apartés qui risquent de perdre l’auditoire.

→ Le jargon technique : s’assurer que tous les termes techniques et médicaux, ou les acronymes, sont bien connus de tous. Les expliquer le cas échéant.

→ La monotonie : varier le débit, le ton et les intonations pour capter l’attention. Insuffler du rythme et de l’énergie dans son discours. Ménager des pauses.

→ La mauvaise gestion du temps : bien structurer et répéter sa présentation pour maîtriser le timing et le contenu. Une restitution trop longue sera moins efficace.

→ L’absence d’interaction : impliquer l’équipe en les interrogeant et en suscitant les échanges. Rester à l’écoute des interrogations.

Avis de spé

Philippe Gasparac, créateur du cabinet PG consulting, executive coaching et formation en entreprise.

« Dans la mesure du possible, il faut privilégier une transmission par voie orale. Une quinzaine de minutes bien préparées suffisent à transmettre les points clés à retenir et pour capitaliser les connaissances pour l’ensemble de l’équipe officinale. Les outils digitaux, de plus en plus sollicités, peuvent être pertinents dans un second temps, en prenant garde à ne pas voir du contenu s’étioler au fil du temps et à rester centré sur l’objectif initial. Un retour d’expérience peut également être intéressant lors des réunions périodiques de l’équipe officinale pour approfondir certains sujets ou revenir sur certains fondamentaux. »

Avec l’aimable collaboration de Philippe Gasparac, créateur du cabinet PG consulting, executive coaching et formation en entreprise.