Dématérialisation objectif « zéro papier »

Pourquoi numériser ses factures ? Cela permet de réaliser des économies d’archivage (conservation sur support informatique). En effet, toute entreprise est tenue de conserver pendant six ans ses documents comptables et administratifs, dont ses factures (d’achat ou de vente), afin de permettre au fisc d’exercer son droit de contrôle. La numérisation des factures papier d’achat (fournisseurs) dispense de conserver l’original de la facture pour faire valoir son droit à déduction de la TVA. Mais attention, il convient pour cela de se conformer à des règles fiscales très strictes. Si les conditions de numérisation de la facture ne sont pas respectées, l’entreprise devra fournir la facture papier originale. Et si elle n’est plus en sa possession, l’administration fiscale pourra remettre en cause son droit à la déduction de la TVA.

Quelles factures numériser ? Toutes les factures papier peuvent être numérisées, quelle que soit leur date d’émission ou de réception, c’est-à-dire celles émises ou reçues depuis le 30/03/2017, date d’entrée de l’arrêté fixant les modalités techniques de cette numérisation, mais aussi, par tolérance, celles émises ou reçues avant cette date.

Comment faire ? La numérisation des factures doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique à l’original papier. Cela nécessite de mettre en place un dispositif de numérisation sécurisé, au moyen de contrôles internes dédiés (une piste d’audit fiable). Par ailleurs, l’entreprise doit élaborer une documentation détaillée décrivant le processus d’archivage et procéder à des contrôles réguliers de la lisibilité et de l’intégrité des factures papiers numérisées pendant toute la durée de leur conservation.Le résultat de cette numérisation doit ainsi être la copie conforme à l’original en image et en contenu, y compris quant au respect du code couleur (logo par exemple). En cas de compression de fichiers, il ne faut pas de perte d’image ou de contenu. Chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 et être assorti : soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ; soit d’une empreinte numérique ; soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au RGS de niveau une étoile ; soit d’un autre dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française. Enfin, les factures numérisées doivent être horodatées. L’horodatage électronique consiste à apposer sur la facture une heure et une date faisant juridiquement foi.

Comment conserver des factures électroniques transmises en papier ? Depuis le 1^er juillet 2018, deux options sont possibles : soit un double papier de la facture transmise est conservé, soit un double de la facture électronique est conservé ; ce double doit alors être numérisé selon des conditions techniques précises. En pratique, il faut d’abord imprimer la facture puis la numériser.

→ La dématérialisation, c’est le remplacement des documents papier par des documents électroniques, qui permet la mise en œuvre du fameux “bureau sans papier”.

→ La dématérialisation des factures permet de diminuer le coût de traitement et d’archivage.

→ L’entreprise doit veiller à mettre en place un dispositif fiable et à respecter scrupuleusement les conditions de numérisation. Sinon, le droit à déduction de la TVA sur ses factures fournisseurs pourra lui être refusé.

UN PORTAIL POUR LA FACTURE ÉLECTRONIQUE

Depuis le 1^er janvier 2019, la transmission des factures sous forme dématérialisée sur le portail internet Chorus Pro (mis gratuitement à disposition par l’administration) est obligatoire pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) fournisseurs du secteur public (Etat, collectivités locales, hôpitaux, établissements publics, etc.).