Comment gagner de l’argent avec son informatique

L’argent gagné en matière d’informatique ne se résume plus aujourd’hui à l’économie réalisée au départ en choisissant le meilleur rapport qualité/prix (hardware et software natif, mises à jour, modules spécifiques, formation, maintenance, solutions de financement…). Le retour sur investissement peut être bien plus grand encore si l’on parvient à utiliser l’outil de manière optimale afin de rationaliser les achats et les ventes, stimuler les rotations, faire revenir le client…

Ce vaste programme orienté vers l’économie est au coeur des développements récents de la plupart des logiciels officinaux. Les sociétés de services en ingénierie informatique (SSII) ont en effet bien compris qu’un système qui gère les applications métier ne suffit plus en ces temps de lutte pour le maintien ou, mieux, l’augmentation de la rentabilité.

Soigner sa trésorerie

Premier impératif : maîtriser sa trésorerie en évitant les immobilisations et les rejets des CPAM afin de faire rentrer plus rapidement les remboursements. Cette fonction, selon la SSII Alliadis, va devenir prépondérante avec la version SESAM Vitale 1.40 intégrant l’éclatement à la source (CPAM/mutuelles). Avec à la clé une augmentation significative du nombre de virements.

Concernant la délégation de paiement, Alliadis propose d’autre part une fonction de mutualisation du tiers payant permettant à une personne de s’occuper spécifiquement de ces tâches administratives pour plusieurs pharmacies à la fois. Un gain en temps et de personnel certain. L’édition des ordonnances en fin de journée dans l’ordre du bordereau grâce au scannage de l’ordonnance, intégrée aujourd’hui à plusieurs logiciels, induit également un gain de temps (au moins une heure par jour) et donc d’argent.

Limiter la démarque inconnue

Léo (Isipharm) annonce de son côté un rejet pour 100 feuillets trois fois moindre qu’avec Winpresto, son ancien logiciel. Ceci grâce à une procédure qui rend impossible la constitution d’un dossier incomplet en vente grâce à des alertes visuelles (feux vert, orange et rouge) à chaque étape de la délivrance.

Une autre façon de faire rentrer l’argent est de pouvoir visualiser immédiatement les montants dus (encours des régimes obligatoire et complémentaires, crédits, avoirs…) dès que la fiche du client (ou de ses ayants droit) est appelée. Cette fonction permet également d’effectuer, sur interrogation de son logiciel, une lettre de relance automatique pour impayé.

Améliorer sa trésorerie, c’est aussi limiter la démarque inconnue, provenant le plus souvent des clients mais aussi malheureusement de collaborateurs indélicats. Votre informatique peut vous y aider grâce à des traceurs prévus à cet effet (codes vendeurs, détection et analyse des « prestations abandonnées »…). C’est ce que propose par exemple Léo de manière simple dans Business Object, ou ASP Line via la fonction « badge vendeur ».

Quand on sait que, selon la taille des officines, 10 à 100 000 euros peuvent se volatiliser chaque jour, cet investissement n’est pas inutile.

Doper sa gestion des stocks

Au coeur de la rentabilité officinale se trouve évidemment la fonction clé de la gestion de stock. Or on sait qu’une automatisation mal paramétrée peut générer du surstockage (trésorerie dormante) et une mauvaise gestion des périmés (dont le coût annuel peut atteindre plusieurs milliers d’euros). Chez Caduciel, cette fonction tient compte des délais de paiement. A partir d’une date déterminée dans le mois, le réapprovisionnement a minima se fait chez le grossiste. Ce paramétrage requiert beaucoup de rigueur, notamment sur les moyennes et faibles rotations et les produits chers. Il faut également faire attention aux éventuels doublons lors des précommandes automatisées.

Isipharm, avec son « approche apprentissage », s’intéresse de près aux nouveaux produits et aux sorties génériques. Son logiciel intègre une phase d’observation des rotations avec un stock minimal pour éviter un effet d’emballement du réassort dû à la croissance exponentielle locale des ventes. Alliance Plus (Alliadis) permet quant à lui un cadencement des commandes, et donc des livraisons, visant à optimiser les temps de rangement.

Le logiciel Périphar (ASP Line) utilise quant à lui la loi de Wilson, issue de l’industrie. Ses algorithmes de calcul très complexes permettent de gérer les stocks en fonction des prix d’achat. Le principe – qui permettrait d’économiser 20 à 30 % par rapport à une gestion de stocks classique – est simple : stocker peu de temps les produits chers (après avoir mis en balance les remises possibles sur les grosses commandes et l’économie de trésorerie liée à des commandes plus fréquentes) et plus longtemps les produits bon marché (commandés systématiquement en grosses quantités avec remises maximales) sans augmenter les ruptures. Cette approche implique une réorganisation du stockage avec une optimisation de la gestion des tiroirs, laquelle permet de gagner en moyenne un module vertical complet.

En ce qui concerne la vigilance sur les produits périmés, le logiciel Léo, entre autres, via un système de requête, permet d’éditer des listes de produits à risque (faibles rotations) ou les périmés potentiels 3 mois avant la date de péremption (à condition que cette information ait été renseignée !).

Stop aux périmés !

Il est aussi possible d’optimiser les changements programmés de formes, de prix, de taux de remboursement ou encore les arrêts de commercialisation en croisant les données de veille réglementaire du Vidal et un système d’alerte intégré permettant d’écouler les stocks concernés avant la date prévue. Une alerte est possible au moment de la délivrance et/ou de la passation de commande et/ou de la réception de livraison. Ne pas changer un prix à la livraison ou lors d’un retour Pharma ML peut faire perdre bêtement de la marge ! Ces modifications peuvent être connectées au système informatique d’affichage de prix ou d’édition d’étiquettes.

Chez WinPharma, une fonction permet au pharmacien de gérer les invendus depuis un an, les produits défraîchis et les périmés au moment où il passe sa commande, en générant un avoir au dernier prix catalogue. Lequel avoir sera suivi jusqu’à son paiement par le laboratoire. Une manière de limiter considérablement les 2 000 à 3 000 Û annuels moyens par pharmacie de périmés acceptés par les experts-comptables.

Il est aussi possible de prendre en compte sur le même mode tous les produits dont le stock est anormalement élevé, grâce aux données personnelles telles que la non-reprise des produits par le répartiteur au-delà d’une date de péremption de 9 mois. Ces alertes permettent de générer une économie de trésorerie de 1,5 % de la valeur du stock de l’officine. A cela s’ajoutent les économies substantielles en temps-homme : la gestion des périmés et invendus permet, une fois les produits repris, de remettre instantanément le stock à zéro et de bloquer toute commande des références concernées. On estime chez Isipharm qu’un bon paramétrage de la gestion de stocks peut faire gagner en moyenne 3 % de trésorerie. Encore faut-il être bien formé ! La SSII propose une formation apprenant à affiner sa gestion des stocks sans alourdir le travail de l’équipe pour 1 000 euros environ.

Isipharm a d’autre part créé sur son logiciel une fonction permettant de ne pas laisser « traîner » les produits réfrigérés : Léo les signale sur l’écran de réception des livraisons, en couleur, avec une icône en forme de flocon.

Muscler sa négociation

Un système de requêtes (dictionnaire de données, historiques sur plusieurs exercices, comparatifs de prix fournisseurs…), grâce sa puissance de calcul, est essentiel pour bien négocier. Dans de nombreux logiciels, il est déjà prérenseigné. Pharmagest propose par exemple 30 grands états statistiques et ASP Line ou Caduciel autorisent une infinité de recherches. WinPharma et Léo sont, eux, bridés mais des données spécifiques sont accessibles via la hotline.

Le plus utile pour le pharmacien en phase de négociation ou de commande est évidemment le simulateur de calcul qui permet d’intégrer les remises simples ou en cascades, les unités gratuites, les variations de volumes… Et ainsi avoir instantanément le prix catalogue, remisé, de vente et la marge qui en découle. Cette fonction est proposée par tous les grands logiciels du marché aujourd’hui. Elle est encore plus indispensable lorsque l’on exerce en SEL, en GIE ou au sein d’un groupement informel. Fini les pertes de temps liées à l’export et au traitement des données statistiques sous Excel ! Enfin, pour la plupart des logiciels… Au pharmacien de se renseigner sur la souplesse du sien.

Créer ses propres catalogues

Il est évidemment indispensable d’avoir intégré les catalogues fournisseurs (répartiteurs, distributeurs, short-liners, plates-formes de référencement des groupements, laboratoires) pour permettre un choix a priori du meilleur circuit d’approvisionnement. Certains sont intégrés dans les logiciels, d’autres peuvent être donnés par les fournisseurs et importés, d’autres malheureusement doivent être entrés à la main !

Le pharmacien peut souvent créer ses propres catalogues (Léo, WinPharma…). Alliadis a créé de son côté l’« e-service » qui permet une intégration et une actualisation en continu des catalogues disponibles (n’incluant évidemment pas, sauf pour les groupements, les conditions particulières d’achat qui nécessitent une actualisation manuelle).

Pharmagest-CIP proposent, en plus des catalogues divers disponibles, des listes de produits ayant fait l’objet d’un partenariat entre le laboratoire (5 à 6 en permanence) et la SSII. Parmi ces laboratoires, des partenaires habituels de l’officine comme Hartmann mais aussi un partenaire exclusif de type short-liner, Pharmalab, qui distribue des médicaments d’importation parallèle à des conditions commerciales avantageuses. Elles généreraient, selon Pharmagest, un gain mensuel de marge de 1 euro par boîte sur les trois molécules proposées pour l’instant (le périndopril, le Serenoa repens, extrait lipidostérolique, et un sulfamide hypoglycémiant). A terme, trente produits seraient disponibles.

Chez ASP Line, le simulateur permet de sélectionner le circuit d’approvisionnement le plus économique en temps, en stock et en remise. Un flux de produits qui était effectué en direct peut même être redonné au grossiste. Ce simulateur se fonde sur la loi de Paretto : les 20 % de produits générant 80 % du chiffre d’affaires seront commandés en direct, les 40 % de produits générant 10 % du chiffre d’affaires seront commandés chez le grossiste.

Pour les produits intermédiaires, le logiciel recommande une commande directe pour le saisonnier et chez le grossiste pour le non-saisonnier. Périphar gère aussi le suivi strict des remises arrière et des budgets de coopération commerciale. Le gain peut porter sur des milliers d’euros… moyennant une formation d’une journée (690 Û HT).

Gonfler sa marge

Chez Caduciel, il est possible de bloquer le prix de vente d’un produit et de ne faire varier que les autres paramètres (marge, remises, prix catalogue) : une manière de gérer les produits d’appel tout en maintenant par ailleurs un taux de marge général prédéterminé chez tel ou tel fournisseur. Le tableau des commandes directes – outre les simulations en temps réel, la consultation instantanée des historiques d’achats fournisseurs pour un même produit ou catégorie de produits et des historiques de ventes (un client est-il acheteur prépondérant, toujours client de l’officine… ?) – tient compte des historiques d’écoulement pour indiquer s’il y a un risque de surstockage. Des indicateurs de couleur signalent une perte de rentabilité tenant compte des remises et du temps de stockage prévisionnel.

Alliadis intègre quant à lui de manière quantitative les frais financiers réels du stockage de manière à donner au pharmacien un prix net corrigé en intégrant le temps de stockage au-delà du délai de paiement. Un module de gestion des achats par marchés permet aussi de pratiquer, comme cela se fait en grande distribution, au sein des groupements et de certaines SEL, des appels d’offres sur la médication officinale notamment. Autre astuce intéressante, le partage des surstocks – et la diminution consécutive des périmés – entre officines appartenant à un même groupe informel ou à une SEL. A un prix pharmacie et non grossiste.

Ne pas dépasser le seuil d’alerte

WinPharma a programmé son tableau de bord de commandes directes pour éviter le plus possible les commandes ligne à ligne chez le répartiteur et pour favoriser les commandes directes et les short-liners : un feu orange indique, pour les différents laboratoires, s’il y a une perte de marge lors de certains réassorts grossiste. La perte de marge générée par rapport à la commande directe est d’ailleurs calculée en continu. Le feu rouge indique que le seuil d’alerte est dépassé, à savoir que la perte de marge acceptée se situe entre la marge générée par une commande directe et par là même commande grossiste.

Le générateur de commandes permet également de comparer les prix entre de multiples fournisseurs – et pas seulement entre le répartiteur et le laboratoire – et d’afficher les gains de marge générés. Et, à partir d’une commande grossiste sur laquelle apparaît un produit jugé trop cher, d’extraire de la commande tous les produits qui peuvent être commandés chez le fournisseur le moins cher. Une nouvelle commande est alors automatiquement générée. Le module Winmarge permet d’automatiser toutes ces démarches commerciales et d’économiser par exemple de 400 Û par mois, dans une pharmacie moyenne, à 1 100 Û par mois dans une pharmacie générant 3,5 MÛ de chiffre d’affaires. Le module et la prestation d’audit permettant cette rationalisation sont facturés 1 890 Û HT.

Adapter sa politique de prix

Le calcul du meilleur prix reste une des clés de la rentabilité. Pour coller au plus juste aux réalités de son marché, le pharmacien dispose, suivant les logiciels, de statistiques soit nationales (prix le plus élevé, moyen et le plus bas pratiqués), soit locales non modifiables (panels régionaux), soit locales modifiables (intégration de tel ou tel concurrent intéressant de la zone de chalandise).

Isipharm vient de créer Info Prix, des statistiques locales bisannuelles incluant officines (OTC, Para) et corners de parapharmacie GMS. De nouveaux points de vente concurrents peuvent être intégrés si au moins cinq pharmaciens adhérents se déclarent intéressés par les données de ce point de vente. Chez Alliadis, l’Observatoire des prix (nationaux et locaux, en fonction des typologies d’officines avec possibilité pour le pharmacien d’intégrer ses propres veilles concurrentielles) assume cette fonction en partenariat avec Ospharm et Cegedim. Pharmagest vient quant à lui de signer un partenariat d’exclusivité avec IMS Pharmastat (soit 12 000 officines). La veille porte ici sur des produits vendus à au moins 500 unités mensuelles et dans au moins 20 % des pharmacies. Des chiffres mensuels, comprenant aussi un coefficient de marge, relatifs aux 20 pharmacies ou parapharmacies situées dans la zone de chalandise sont disponibles et permettent non seulement de voir si l’on pratique une politique de prix cohérente, mais aussi si l’on achète correctement.

Etre réactif par rapport à la concurrence

WinPharma propose un module d’assistance à la détermination de la politique de prix (Winprix) : avec affichage de la variation de marge, à quantité égale et période égale à n – 1, après une modification à la baisse du prix public sur des produits d’appel et calcul simultané de la récupération de cette marge (et de la modification à la hausse des prix publics) sur les rotations moyennes et faibles du laboratoire concerné. A minima, le pharmacien maintient un volume de marge, au mieux il en gagne si la baisse de prix génère une augmentation des ventes. Un onglet statistique permet ensuite de suivre dans le temps l’impact des politiques de prix initiées sur chaque gamme et d’identifier les produits sur lesquels il n’est pas nécessaire de baisser le prix si on n’en écoule pas plus.

Périphar dispose également d’une fonction « répartition de marge » permettant de maintenir sa rentabilité et d’un outil de suivi des promotions à partir des coefficients de plasticité. Autrement dit, pouvoir valider dans quelle mesure la baisse du prix public a généré une augmentation des volumes.

Pour Alliadis, une politique de prix efficace implique des variations régulières – parfois plurihebdomadaires – de prix, ce que permet de faire rapidement l’affichage électronique. Une étude récente réalisée par la SSII montre qu’une pharmacie moyenne consacre 7 heures par mois aux variations d’étiquetage de prix sur une base de deux promotions mensuelles sur 5 produits.

Il est à noter que les modules de gestion merchandising – permettant à terme de déréférencer les marques les moins rentables – restent peu utilisés par les pharmaciens, lesquels estiment trop lourds leur mise en oeuvre et leur suivi.

Faire grimper les ventes associées et la fidélité

L’alerte au comptoir en cours de délivrance ou de vente reste un moyen optimal de délivrer de l’information (commentaire in situ ou édition de fiches), de faire des ventes associées autonomes ou assistées (création de « panier conseil commenté » chez Alliadis par exemple) ou de déstocker en rappelant les promotions (tel produit est vendu à un prix plus intéressant par lot de deux).

Pour mieux vendre, il faut aussi adapter et développer son offre. Isipharm a intégré à son module LéoVision une fonction d’analyse de la patientèle afin de mettre en regard la réalité de l’officine et celle de son environnement en vue d’identifier des pistes de développement en termes de segment de clientèle et de suggestion d’assortiment (par croisement des données officinales tels la provenance des clients, leur âge, leur sexe, leur consommation avec des données de géomarketing classiques). Une analyse de la fréquentation par tranche horaire permet aussi par exemple d’adapter les messages diffusés sur écrans. Isipharm prévoit d’ailleurs de présenter au salon Pharmagora 2009 un système de diffusion au-dessus des comptoirs adapté aux fréquentations horaires et un système – inspiré d’Offimédia Pharmagest – de messages personnalisés au comptoir par mini-écrans.

La fiche client pour mieux fidéliser

WinPharma, outre les classiques fenêtres de suggestion de ventes associées, propose l’édition de multiples fiches pour préparer des ventes immédiates ou futures (vaccins du voyageur, antigrippal pour les plus de 60 ans…) et de petits clips vidéo.

Alliadis propose quant à lui, depuis avril, une fonctionnalité baptisée « Le Conseiller » qui permet, à partir d’un questionnement, de déterminer des symptômes et des signes associés possibles et de proposer une liste de produits pertinents pour les soigner avec les quantités disponibles (technique de l’arborescence décisionnelle).Mais la fidélisation passe aussi par les fiches client. Pharmagest (programme Avantages) et ASP-Line, par exemple, ont développé des modules qui incitent le client à cumuler des points, et ce sans aucune contrainte (pas de papier à remplir, pas de carte).

Quand peut-on remercier le logiciel ?

Les prouesses informatiques de certains logiciels ne résistent parfois guère à l’épreuve du terrain. Par manque de temps, de formation, ou parce que les offres sont inadaptées aux réalités de l’officine. Témoignages d’utilisateurs.

Guy Pillot, installé à Sennecey-lès-Dijon, en Côte-d’Or, est équipé Alliance Plus. Il estime, comme beaucoup, manquer de temps et de formation pour utiliser pleinement son informatique. « Les formations en groupe sont insuffisantes : chacun a son niveau et ses lacunes. Ce n’est pas de formation dont nous avons besoin mais d’accompagnement personnalisé, contrôlé et validé. Par ailleurs, beaucoup d’applicatifs – et ce quel que soit le logiciel – ne sont pas utiles à la majorité des pharmaciens et ne sont là que pour justifier des factures informatiques élevées. »

Jean-Marc Lagoutte, de Venarey-les-Laumes, toujours en Côte-d’Or, a choisi Logiphar (Alliance). Ce féru d’informatique en a une analyse lucide quant à ses possibilités, jugées puissantes en gestion de stock et périmés, en commande assistée et gestion statistique notamment, mais peu ergonomiques, ce qui génère des pertes de temps : « Avant de vouloir gagner du temps, il faut essayer de ne pas en perdre : pour cela il faudrait pouvoir avoir simultanément sur le même écran, ou en quelques clics, la fiche client, ses dus et son historique, ou encore le CA et le nombre de clients…L’ergonomie est le b.a.-ba d’un logiciel rentable. Mon ancien logiciel Caduciel était moins puissant mais plus intuitif, simple au comptoir. Un remplaçant le maîtrisait en une demi-heure. »

Les contraintes du paramétrage et de la validation

Pour Jean-Marc Lagoutte, la limite de la rentabilité en matière d’informatique est simple à calculer : dès qu’on doit renseigner soi-même son informatique et entrer des données pour traitements statistiques divers, la question du rapport gain/temps investi doit être posée.

Denis Reichenbach, titulaire à Fontaine-Française (21), était équipé Pharmagest avant de choisir WinPharma. Il reste très circonspect devant l’avalanche de fonctions avancées censées faire gagner de l’argent aux utilisateurs. Certes, les commandes sont automatisées, mais il faut les valider, notamment pour les nouveaux produits. La comparaison des prix à partir des catalogues est utile mais elle ne devient totalement pertinente que si tous les catalogues sont disponibles et actualisés par Internet en permanence, ce qui n’est pas le cas aujourd’hui.

Et il y a des pans entiers du logiciel – au fil des actualisations – qui restent forcément inconnus et non utilisables faute de formation. L’aide en ligne n’est pas également suffisante selon lui, de même que les statistiques par opérateurs ne sont pas pertinentes au sein d’une petite équipe qui fonctionne en autogestion. « Quelques petits paramétrages très simples seraient plus utiles, comme par exemple de pouvoir demander, à un temps t, à ce qu’un produit ne soit remis en commande que s’il est à nouveau vendu ! »

30 000 euros d’économies sur le stock

Michel Daubas, à Laudun (Gard), qui utilise aussi WinPharma, est satisfait de pouvoir améliorer son utilisation des différentes fonctions grâce au forum d’utilisateurs de la SSII. Gros utilisateur des outils de rentabilité, il apprécie notamment le tableau de commandes directes pour anticiper ses achats ainsi que le comparateur de prix. Tout en étant conscient de ses limites, comme Denis Reichenbach : à savoir l’actualisation des catalogues. Une contrainte non dépendante de la SSII mais qui diminue forcément l’impact de l’outil. La pertinence de ce comparateur est toutefois effective, selon Michel Daubas, pour les produits de parapharmacie – dont les prix sont très variables -, les nouveautés, les plus grosses rotations, les faibles rotations à prix élevé, mais moins pour le médicament tout venant pour lequel les partenaires restent relativement constants. Michel Daubas estime le gain réalisé à 5 à 10 % grâce à ces différents outils. Le titulaire utilise aussi le répartiteur de marge qui lui permet de maintenir sa rentabilité a priori lors des promotions.

Pierre Andréa, installé à Villefranche-sur-Saône (Rhône), avoue avoir cherché des niches de rentabilité pour compenser la pression économique qui pèse sur son activité. La rationalisation de son stock et l’utilisation des commandes automatiques grâce à son logiciel ASP Line lui ont permis de diminuer le stock de 10 %, soit de 30 000 Û annuels, et ce entre mai et juillet de cette année. Et le tout sans rupture. Le simulateur de commandes directes lui est aussi très utile : « Voir instantanément sa marge en faisant varier les différents paramètres est intéressant. Savoir si l’on s’engage ou non sur telle ou telle quantité en fonction des données financières, des rotations sur trois exercices est indispensable. » Même satisfaction concernant la possibilité de consulter les prix catalogue en direct pour faire des comparatifs (jusqu’à 6 prix, correspondant à 6 fournisseurs, pour un même article dans Périphar). « Ces outils nous permettent d’être beaucoup mieux armés lors des négociations avec les laboratoires et nous donnent une maîtrise de nos achats. » Autre source de rentabilité pour Pierre Andréa, le web pour le téléphone et Pharma ML qui lui a permis de faire baisser sa facture de 200 Û à 20 Û par mois ! Et sans problème de sécurité avec son système sous Linux.

Gérard Mignot, titulaire à Saône (Doubs), équipé Caduciel, apprécie les commandes groupées avec ventilation par officine et rétrocession, les propositions de commandes par laboratoire avec outils annexes (fiches de rotation produits, saisonnalité…) qui permettent de valider leur pertinence. Jean-François Guezo, à Ploërmel (Morbihan), utilisateur d’Alliance Plus, apprécie le scannage pour rationaliser les envois aux caisses et gérer les litiges (les documents à produire sont mémorisés). Cela lui permet d’économiser deux tiers de « temps-homme ». Il attire par contre l’attention sur les aléas en matière de gestion des périmés : s’il est toujours possible – quoique lourd – d’entrer les dates de péremption en informatique, personne ne peut garantir que les produits sortent vraiment par dates de péremption. Seul un automate peut gérer cela de manière totalement rigoureuse.

« On ne devrait toujours avoir qu’à appuyer sur un bouton ! »

Michel Jeanjean, à Saint-Raphaël (Var), est équipé du LGPI depuis un an. Il apprécie le rapprochement bancaire, la consultation de données multiples lors des achats (famille, marché annuel, parts de marché et marges par laboratoire, statistiques Pharmastat pour mettre en concurrence les laboratoires et les remises) ainsi que le suivi des remises et marges arrière. Les tableaux de bord lui permettent également de suivre l’activité de chaque collaborateur.

Jean-Pierre Messager, installé à Lorient (Morbihan), équipé Léo, se félicite aussi du rapprochement bancaire, fiable à 99 %, du suivi de caisse rapide au centime près, de la facilité de lecture des tableaux de bord, mais surtout de la gestion de stock qui est, selon lui, la source de rentabilité la plus manifeste : « Tout est géré automatiquement, y compris les commandes qui constituent habituellement une grosse perte de temps, et j’ai un stock de 90 000 Û pour un CA de 1,2 MÛ, ce qui montre une gestion tout à fait saine. C’est ce que j’appelle une informatique rentable, qui me fait économiser du temps : on ne devrait toujours avoir qu’à appuyer sur un seul bouton ! » Jean-Pierre Messager, en revanche, ne gère pas les périmés via son logiciel car il est compliqué selon lui de les retourner chez le grossiste (changement de prix…).

Avantages et inconvénients des ventes associées

Pierre Andréa continue à utiliser les statistiques papier de son groupement pour travailler sa politique de prix à partir de données nationales car cette fonction n’est pas automatisée dans son logiciel et la veille concurrentielle de proximité lui paraît de toute façon plus pertinente. Il utilise également très peu les tableaux de bord statistiques : « Je préfère être à la vente que dans les chiffres. Les statistiques concernant l’équipe sont de plus assez délicates à exploiter sans déstabiliser les collaborateurs. Je préfère gérer ponctuellement un challenge sur un laboratoire particulier. J’utilise les chiffres pour attribuer les primes deux fois par an. L’important reste la performance globale de l’officine. »

Michel Daubas se montre aussi dubitatif quant à l’utilisation de statistiques nationales, qu’ils jugent peu pertinentes pour la fixation des prix en région. De plus, seuls les produits d’appel sont intéressants. Ce confrère a préféré partir de la base de données d’associations présente dans le logiciel. Il reconnaît toutefois que l’association de vidéos de démonstration reste un gadget très rarement utilisé : il attend que les partenaires fournissent ces vidéos car il est hors de question qu’il les réalise lui-même. Quant aux suggestions de promotions, il faut évidemment, selon lui, les limiter !

Michel Jeanjean est utilisateur du système Offimédia qui permet un conseil contextuel adapté au patient : outre l’impact accru supposé de l’outil, il souligne la possibilité de négocier de façon plus fine avec les laboratoires en proposant la diffusion de leurs produits au comptoir. Pour Laurence Voirin, installée à Montignac (Dordogne), le système de suggestion des ventes associées reste moyennement utile lorsque l’équipe est bien briefée sur les challenges en cours et qu’elle s’appuie pour le reste sur son savoir-faire : « A force de voir les fenêtres de suggestion s’ouvrir lors des ventes, on finit par les fermer sans ne plus les lire… »

Jean-François Guezo est, lui, un adepte de l’étiquetage électronique : « Cet outil induit de gros gains en temps mais aussi en crédibilité : plus d’écart entre prix en machine et prix affiché. De plus, un clignotement indique les promotions pour orienter le consommateur et les variations de prix, suite à réassort grossiste, peuvent être appliquées instantanément et n’entament pas la marge. Ce système rationalise aussi les inventaires tournants. »

Il y a encore des pistes d’amélioration

Pour Pierre Andréa, le recours à la fonction de rapprochement bancaire deviendra sans doute indispensable. A l’heure actuelle, le pharmacien qui s’y penche manuellement doit y consacrer deux ou trois heures par jour (au lieu de cinq à dix minutes par semaine en automatique). Beaucoup ont jeté l’éponge. Au rang également des améliorations, Michel Daubas évoque l’adressage précis des lots en télétransmission selon les processus de ramassage (sécurisé, dégradé…) : le tout se fait encore manuellement et s’avère chronophage.

Dans le même ordre d’idée, Michel Jeanjean attend la possibilité de voir gérer par son informatique les ordonnances originales et les renouvellements. Ceux-ci permettant l’envoi avec un simple numéro pour faire entrer la trésorerie en continu. Jean-Pierre Messager souligne aussi les petites insuffisances qui devront être améliorées, par exemple des promotions qu’on ne peut faire que par deux et non par trois, des manipulations clavier pas encore assez fluides… Gérard Mignot évoque quant à lui les progrès à faire chez Caduciel en matière de télétransmission (via le scannage). Une tâche qui prend aujourd’hui cinq à six heures par semaine. Il espère également pouvoir disposer un jour d’un module expert pour la délivrance du produit conseil connecté au dossier pharmaceutique (arbre décisionnel et préconisation de traitement conseil tenant compte du dossier pharmaceutique et du stock disponible).

Jean-Marc Lagoutte aimerait de son côté pouvoir gérer en automatique les fortes rotations et manuellement les moyennes et faibles rotations, et que le logiciel puisse extraire la liste de ces produits pour un traitement spécifique.

Mais l’une des grandes demandes d’amélioration reste la formation sur les différents modules : sur site, elle prend du temps et coûte cher (en moyenne 300 à 400 Û la demi-journée, 500 à 700 Û la journée complète) et, hors site, elle ne permet pas vraiment d’aller dans le détail des préoccupations de chacun.

Guy Pillot appelle de ses voeux une simplification des manipulations clavier, la mise en place de commandes orales et une information suffisante de la part de la SSII sur toutes les possibilités qui s’offrent au pharmacien. Et pour conclure, Laurence Voirin rappelle, avec beaucoup de bon sens, que les plus grosses pertes de temps sont liées aux plantages, même si la plupart des systèmes sont extrêmement stables. « Lorsque des actualisations visant à des améliorations bloquent le système, cela est difficilement acceptable… Nous espérerions une informatique qui ne bogue jamais : un plantage par mois, c’est déjà trop ! »

Baisser ses frais de comptabilité

Périphar a développé l’export des achats vers les principaux logiciels de comptabilité du marché, permettant selon la SSII, une économie de 20 à 30 % des frais de comptabilité.

Anticiper une création

Caduciel propose la possibilité de rechercher la marge totale générée sur une année grâce à l’activité réalisée le samedi de 16 heures à 18 heures, ou encore la marge totale générée par les habitants de tel village qui permet de mesurer l’impact d’une création par exemple.

Réduire ses frais de fonctionnement

Le système monétique actuel est souvent très onéreux. ASP Line et Isipharm ont développé des accords de partenariat avec des gestionnaires web de terminaux bancaires qui permettent de réduire les frais de 40 à 60 %. Cela passe par une diminution des frais de connexion, de l’attente d’accord, des erreurs de transaction et de caisse. Un utilisateur ASP Line a estimé que le gain en temps administratif pouvait dépasser les 10 000 Euro(s) annuels. Isipharm utilise pour cela le système Pay Box qui inclut un forfait d’appels vers des mobiles et une fonction standard électronique pour l’officine.

Bien entendu, l’ADSL illimité – et la téléphonie web, qui réduit les factures de 40 à 50 % – doit maintenant être disponible dans toutes les officines et non surtaxée sous prétexte de sécurisation des données.