Cinq bonnes pratiques pour gérer ses mails

Consulter régulièrement sa boîte… mais pas intempestivement

Une quarantaine de mails tombent quotidiennement dans une boîte mail professionnelle : un flux auquel les officinaux n’échappent pas. Or « à la différence des salariés qui passent leurs journées devant leur écran, les pharmaciens sont peu enclins à se laisser perturber par l’activité de leur boîte mail car ils ont bien d’autres préoccupations », note Sylvie Azoulay-Bismuth. La consultante recommande de prévoir des créneaux dédiés à cette opération dans la journée : « Le matin en arrivant pour un premier survol, ensuite vers 11 heures afin de se laisser le temps de réagir avant la pause déjeuner, puis au retour de celle-ci et enfin une ou deux fois au cours de l’après-midi ».

Traiter en deux temps les messages reçus

« Traiter immédiatement ce qui peut l’être en moins de deux minutes », telle est la règle à laquelle Sylvie Azoulay-Bismuth invite à se conformer. Une proposition de réunion à telle date ? Une simple consultation de votre agenda vous permettra de réagir à chaud. En revanche, si le contenu du mail demande réflexion, vous pourrez accuser réception aussitôt auprès de l’expéditeur tout en précisant le délai dans lequel vous serez à même de fournir une réponse. A faire aussi sans attendre : supprimer les éléments inutiles, tels que les publicités, les mails dont on est en copie sans être concerné et autres mails à transférer… « Tous les messages qui doivent être traités dans un second temps devront être considérés comme des tâches intégrées dans un agenda, une to-do list… et non pas être remis en “ non lus ” , ce qui risque de les faire passer aux oubliettes dans le flux de la messagerie », indique également l’experte.

Soigner la forme

La courtoisie élémentaire, mais aussi le confort de lecture du destinataire, requièrent un certain formalisme dans l’écriture des mails. « Outre les indispensables formules de politesse au début et à la fin du message, l’usage du bon français s’impose : bannissez abréviations et sigles, et respectez la ponctuation, les accents et les majuscules », préconise Sylvie Azoulay-Bismuth. Quelques trucs, enfin, pour favoriser l’implication de son interlocuteur et augmenter ses chances d’obtenir le retour attendu : « Utilisez au maximum le “ vous ” plutôt que le “ je ” ou le “ nous ” et ce dès les premiers mots, précisez l’échéance à laquelle vous attendez une réponse et pour quelle raison, et enfin posez des questions directes du type “ qu’en pensez-vous ? ” , “ quelles sont vos disponibilités ?”… »

Réserver les mails à des usages adaptés

« Le courrier électronique n’est pas un mode de communication qui convient aux urgences. Pour celles-ci, il y a le téléphone ! », rappelle Sylvie Azoulay-Bismuth. Une règle qu’il ne faut pas hésiter à rappeler à ses interlocuteurs habituels. En interne, surtout au sein d’une équipe restreinte, la communication orale doit primer sur les échanges électroniques. « Les mails dits parachutes, qui servent à confirmer ce qu’on s’est déjà dit, représentent une perte de temps plus qu’un moyen de se protéger », estime-t-elle.

Créer des sous-dossiers de réception

Une boîte de réception peut être organisée en sous-dossiers, les mails pouvant être automatiquement classés en fonction de l’expéditeur ou du sujet. « Ce système permet d’y voir plus clair et de délester la boîte principale », indique Sylvie Azoulay-Bismuth. En fonction de ses besoins, on pourra ainsi créer des sous-dossiers « à lire », « à classer », « à diffuser »…en s’astreignant bien entendu à les consulter et à supprimer les messages en temps voulu. 

*Editions Eyrolles, 2013