CES MODULES QUI FACILITENT LA GESTION AVEC LES EHPAD

Les entreprises informatiques sont encore peu nombreuses à faciliter le travail des pharmacies avec les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD). Celles qui se sont positionnées sur ce créneau proposent aux officines des modules de gestion de piluliers. C’est le cas, par exemple, de la SSII Caduciel. « Notre logiciel permet d’accéder à des tableaux et des plans de posologies (avec codes CIP) qui peuvent être archivés et comprennent des commentaires de prise », précise Philippe Desquesses, directeur commercial de Caduciel.

De même, le module WinCollectivité, développé par Winpharma (990 €) gère la préparation des piluliers à partir de l’espace de tarification et de suivi de l’activité de l’officine. « Dès que le plan de posologie est établi, les boîtes de médicaments sont déconditionnées afin de remplir le pilulier. Les étiquettes identifiant le résident et la posologie sont imprimées et collées sur le pilulier », explique Bénédicte Karpov, présidente de Winpharma. Des étiquettes permettent également d’identifier et de stocker les boîtes entamées, disponibles pour le renouvellement du traitement et le module gère les bons de livraison et la feuille d’administration. Winpharma a développé un autre module, WinNomade (990 €), permettant d’utiliser le logiciel de gestion informatisée des EHPAD sur un poste autonome qui n’est pas connecté à l’officine. Le pharmacien intègre l’ensemble des ordonnances directement dans les EHPAD et n’a plus besoin de récupérer des cartes Vitale pour finaliser les factures. De retour à l’officine, WinNomade est raccordé au réseau pour synchroniser les dossiers. Un autre module, WinEHPAD (990 €), permet ensuite l’analyse des statistiques et la télétransmission des feuilles de soin électroniques. La SSII propose de joindre à WinCollectivité un autre module, baptisé WinRobotDose (1 490 €), pour gérer la liaison d’un robot de préparations de doses à administrer (PDA) avec le logiciel métier.

Vivement la dématérialisation !

Chez Alliadis, le module PilulEtiq permet la gestion (manuelle ou avec robot) des PDA. On peut y préciser les informations sur le patient, la posologie, la date de péremption et le numéro de lot, le code-barre du médicament. « Aujourd’hui, les ordonnances sont saisies manuellement, mais Alliadis développe une interface avec les logiciels leaders des EHPAD pour gérer les ordonnances dématérialisées », indique Sophie Roussel, directrice de la communication d’Alliadis, qui cite l’exemple d’un titulaire qui a installé un réseau ADSL sécurisé dans une EHPAD permettant la lecture des cartes Vitale, la saisie des ordonnances in situ et le traitement instantané à la pharmacie. Le logiciel Premium (Alliadis) gère ensuite la partie administrative : l’EHPAD est traitée comme un client (auquel sont rattachés des adhérents) qui fait l’objet d’une facturation, d’un ticket modérateur ou d’appels d’offres. Un module de gestion statistiques (StatReport) permet d’observer et de mesurer l’activité avec l’EHPAD selon différents critères : chiffre d’affaires journalier, tranche horaire, classe thérapeutique, marge…

Chez ASP-Line, les fonctions des logiciels (facturation et piluliers) sont compatibles avec les robots PDA (via des normes d’échange individualisées), moyennant un coût de 1 500 €. Les données statistiques demandées par les EHPAD sont gérées via des extractions Excel.

« Notre logiciel permet la gestion, sans coût supplémentaire, des ordonnances complexes allant jusqu’à sept moments de prise », rappelle Jérôme Lapray, responsable marketing de Pharmagest/CIP. La SSII vante aussi Do-Pill, un pilulier électronique permettant de gérer jusqu’à 28 moments de prise.

François-Xavier Pallot, titulaire à Marseille (Bouches-du-Rhône), utilise le module EHPAD du logiciel Périphar d’ASP-Line. Cela lui permet d’avoir une facturation intégrée et donc une gestion des plans de posologies envoyés à un robot PDA qui gère la production. Le titulaire travaille avec des ordonnances papier. Il doit consacrer deux journées par mois pour saisir 80 ordonnances, mais il envisage d’intégrer le module Périphar de dématérialisation des ordonnances.

« Apporter un service aux EHPAD »

Caroline Bernazeau, titulaire à Talence (Gironde), travaille avec un EHPAD expérimentant le forfait journalier. Le module WinEHPAD (Winpharma) lui permet d’affiner la gestion statistique par résident, par classe thérapeutique et par médicament, de façon journalière et mensuelle. « Les directeurs d’EHPAD doivent rendre des comptes et nous devons leur apporter ce service », estime Caroline Bernazeau. Elle regrette l’absence de lien entre le logiciel métier et celui de la production des piluliers Oréus Distraimed, connecté au logiciel de l’EHPAD qui permet d’intégrer l’ordonnance saisie par le médecin. Autre écueil : l’obligation de créer informatiquement plusieurs fiches pour un même patient pour les différents cas de figure de facturation (médicaments usuels forfaitisés, dispositifs médicaux forfaitisés, vaccins grippe, médicaments rares et coûteux, déclarés hors forfait).

Jean-Pierre Lachèze, titulaire à Mérignac (Gironde), utilise le logiciel PilullEtiq d’Alliadis connecté au Robot PDA Manrex. Il apprécie, outre les fonctionnalités classiques de gestion de pilulier (avec mention des génériques), de pouvoir paramétrer des piluliers évolutifs comprenant des posologies dégressives sur huit jours par exemple, ou de pouvoir éditer des sachets vides (sans facturation) qui sont simplement des informations à l’infirmière qui administre. Celle-ci les utilise comme un suivi d’ordonnance (une astuce qui permet d’améliorer la qualité de dispensation). Mais Jean-Pierre Lachèze attend la dématérialisation avec impatience : « La plupart des EHPAD sont équipés de logiciels qui permettent aux médecins de saisir leurs ordonnances. Elles sont aujourd’hui envoyées aux pharmacies sous forme de fax. J’attends qu’elles soient envoyées par e-mail et intégrées directement au logiciel métier. Il faudrait pouvoir valider, compléter et faire un renvoi qui permette, au moment de la dispensation, un contrôle et une sécurisation supplémentaires. Il faudrait aussi pouvoir scanner les sachets à l’officine puis dans l’EHPAD, et vérifier qu’ils sont conformes à l’ordonnance initiale. »

Les questions à se poser

• Le module de gestion des EHPAD est-il intégré au logiciel métier ?

• Sinon, quel est son coût d’acquisition ?

• Nécessite-t-il une formation spécifique ?

• Gère-t-il la préparation des piluliers et la facturation ?

• Est-il connecté avec le DP ? Comment ?

• Est-il compatible et connecté avec le logiciel de l’EHPAD et/ou un logiciel pilulier ? Quel est le niveau d’interaction ?

• Faut-il saisir les ordonnances manuellement ? Combien de fois ?

• Y a-t-il un rapprochement final automatique entre la préparation réalisée et l’ordonnance initiale ?

• Le module est-il compatible avec les robots PDA ? Quel est le niveau d’interaction et de communication ?

• Quelles sont les données de traçabilité ?