Le module touche-à-tout

Stocks, caisse, tiers payant, régimes de remboursement, médecins, patients, base de données…, la fonction vente doit répondre à un objectif optimal de rapidité et de facilité d’obtention de l’information. Le pharmacien a en effet besoin pendant la délivrance d’un maximum d’informations accessibles en un minimum de temps, sans perdre aucune saisie, même s’il est amené à faire marche arrière. Les tableaux suivants regroupent donc des critères généraux et des critères se rapportant aux médicaments et à l’aide à la délivrance, aux clients et enfin à l’encaissement et à l’après-facture.

Critères généraux

La présence d’une aide en bordure d’écran est intéressante à chaque stade du logiciel. Elle permet une utilisation intuitive et donc un gain du temps, notamment pour les équipes qui se renouvellent fréquemment ; mais à condition d’être exhaustive et claire.

La maniabilité est essentielle sur le module de vente. Toutefois, ce qui fait la différence auprès des logiciels sous Windows, comme Caduciel, Winpharma, Pharmaland ou Tiermatic, c’est la possibilité d’un accès « en étoile », en une seule touche, à n’importe quel stade ou fonction depuis n’importe quelle situation. Le but final est la simplicité et la rapidité. Les différentes approches des SSII sont guidées en partie par le système d’exploitation utilisé. En général, les logiciels ayant une démarche séquentielle (Unix/CIP et Data, Linux/Périphar ou Prologue) offrent aussi la possibilité de lancer plusieurs recherches en même temps : ils sont dits « multitâches » ou « multivues ». Pour certains d’entre eux (Caduciel ou Winpharma), l’accès aux différents fichiers se fera dans leur intégralité, tandis que pour d’autres (Périphar), ne sera permis que l’accès à la fiche concernée, en particulier pour les produits.

L’historique des ordonnances ou « historique thérapeutique » est utile pour gérer les interactions entre plusieurs ordonnances.

Toujours dans un souci d’efficacité, le pharmacien peut avoir besoin de connaître au sein de cet historique la date de délivrance, la date de l’ordonnance, la quantité et le prix des médicaments énumérés, le prescripteur, le code opérateur et éventuellement le mode de règlement (tiers payant, accident de travail…), le tout sur un seul écran. Cet objectif n’est pas souvent atteint.

En matière de génériques, les logiciels devraient mentionner une substitution active. Cela suppose la saisie du médicament prescrit, qu’il soit princeps ou générique, et de dévier la vente sur le médicament délivré, grâce à une présentation automatique des génériques en stock, avec le prix et la marge. L’arrivée des prescriptions en DC rend indispensable une présentation ad hoc avec tous les moyens de recherche sophistiquée qui existent aujourd’hui. A ce jour, très peu de logiciels le permettent.

Par ailleurs, l’examen des logiciels a montré quelques fonctionnalités intéressantes. Ainsi, sur Caduciel, une touche de fonction à partir de la fiche produit permet de regrouper et de faire apparaître la liste de tous les acheteurs de ce produit, avec les dates de vente, le prescripteur si il y a lieu et le code vendeur. Ou, en sens contraire sur CIP, à partir d’une personne déterminée, on peut établir la recherche automatique d’un médicament déjà délivré, avec intégration de la recherche à la nouvelle délivrance.

Critères clients

Le mode de recherche dans le fichier exige parfois une orthographe exacte sans autre possibilité, ce qui est pénalisant. L’utilisation de la carte Vitale élimine progressivement cette étape. Il existe toutefois des astuces : quelques lettres encadrées ou non par le signe « étoile » ou l’identification par les premiers chiffres du n° SS. Lorsque la vente est engagée, le pharmacien a besoin de connaître l’ensemble de la situation du client : crédit en cours, vignettes avancées, ordonnance en attente, anciennes factures tiers payant non réglées…

Certains logiciels présentent des messages d’alerte automatisés, d’autres non. L’alerte automatique sur des factures tiers payant non réglées est un « plus » important qui permet de traiter le problème en présence de l’assuré si le rejet concerne un numéro de contrat mutuel erroné ou un changement de mutuelle par exemple. Les rappels sur les crédits, avoirs et vignettes avancées sont en général assez bien traités. Pendant la vente, le pharmacien a souvent besoin de supprimer ou d’effectuer des modifications, même si certains peuvent juger cela dangereux. Les contrôles sur les fichiers (étudiés plus loin) et le paramétrage des actions par opérateur sauront les rassurer.

Le « profil clinique » du client mais aussi son historique d’ordonnances sont également des informations importantes. Cependant, la plupart des logiciels nous offrent qu’un historique des facturations. Le « profil clinique » est présent maintenant dans tous les logiciels grâce à l’utilisation de bases de données médicamenteuses qui fournissent également les situations pathologiques. Si tous utilisent ce profil clinique pour gérer les contre-indications, le résultat n’est pas toujours idéal. En effet, en dessous de cinq pathologies mémorisables, la détection des contre-indications est trop limitée. Il faudrait aussi pouvoir mieux communiquer avec les malades qui pourraient bénéficier en plus de l’actuel plan de posologie (peu utilisé) d’un document écrit reprenant les conseils formulés oralement.

Certains logiciels présentent deux zones réservées aux régimes complémentaires, très pratiques. Rechercher un organisme par son n° de code préfectoral de télétransmission peut être quelquefois salvateur ! La possibilité de déterminer de façon durable si un client désire payer ses ordonnances tout en utilisant sa carte Vitale peut être intéressant pour éviter de procéder à des manipulations à chaque facturation dudit client. Pour les remises commerciales sur un produit, des protections empêchent la vente d’un article en dessous de son prix d’achat HT + TVA avec un pourcentage défini par le pharmacien. Ce garde-fou sert de seuil minimal du prix de vente.

Quelques doléances

Des défauts restent gênants comme celui concernant la présentation écran de l’enchaînement d’ordonnance. Il est souvent difficile de se repérer clairement dans une délivrance bizone. Lors de navettes répétées entre fichiers et ventes, les modifications ne se mémorisent pas toujours, provoquant des resaisies obligatoires. Il serait également souhaitable de garder dans l’historique des factures la trace d’une avance vignette permettant de diminuer la fréquence de litige.

Notons également que la pathologie « allergie » ne pourra pas servir à une détection automatique correcte de contre-indication tant que l’on ne renseignera pas l’élément allergisant. Ce serait un réel service supplémentaire si nos logiciels pouvaient détecter dans la composition l’élément à proscrire.

NOTRE AVIS

Il serait temps de passer de l’ère du « tout gestion » à l’ère de « l’acte pharmaceutique » ajouté à la gestion. Néanmoins, celle-ci s’amorce avec l’intégration des bases de données sur le médicament. L’étude des interactions mériterait une amélioration. Il faudrait aller encore plus loin avec une gestion des posologies, ignorée de nos jours par les prestataires. Au sein des fichiers clients pourraient figurer dans le profil clinique la taille et le poids de la personne. Grâce à ces deux paramètres, le logiciel pourrait calculer un « indice posologique » apportant une indication supplémentaire à l’âge qui ne suffit pas toujours pour valider une posologie.

La rédaction de l’opinion pharmaceutique intégrée à la vente permettrait une rédaction immédiate facilitant un envoi rapide aux médecins (via Internet éventuellement) avec une traçabilité mémorisée.

Quelques exemples :

– dosage, quantité ou durée de traitement manquants sur l’ordonnance ;

– prescription d’un médicament manquant ou supprimé ;

– interaction majeure ;

– problème de surdosage ou de sous-dosage, etc.

Sans constituer un boulet dans son travail, la saisie de tels renseignements devrait être rapide et précise.