IDENTIFIER LES PRODUITS
• Répertorier à l’aide des bons de livraison les produits manquants.
• Consulter les informations de sécurité sur le site de l’ANSM.
• Etablir un ordre de priorité des manquants à traiter selon :
– la rotation des stocks/ventes de la pharmacie ;
– le caractère « unique » de la spécialité manquante (indication thérapeutique, voie d’administration, dosage, disponibilité ou non d’un générique) ;
– Les pathologies concernées.
Les médicaments considérés prioritaires sont ceux à forte rotation, les antirétroviraux, les molécules non substituables, les dus ou promis, les médicaments régulièrement pris par les patients connus de la pharmacie.
Une fois les produits manquants identifiés :
• Contacter le fournisseur afin de connaître les causes de la rupture et les délais de réapprovisionnement.
• Inscrire la réponse sur le cahier de liaison pour répondre facilement aux questionnements des collaborateurs et des patients.
• En cas d’urgence, solliciter le dépannage auprès d’un confrère.
DÉCODER LES INFORMATIONS GROSSISTES
– Manque rayon : en attente de livraison du laboratoire.
– MF (manque fabricant) : le laboratoire n’est pas en mesure de livrer le produit.
– Manque quota : la rupture est liée à la consommation du quota alloué mensuellement ou trimestriellement par le laboratoire au répartiteur.
– Rupture : on ne sait rien de ce qui va arriver.
Attention, les réponses automatiques des grossistes ne sont pas toujours exactes, il convient de les vérifier auprès de leur service !
CONTACTER LE LABORATOIRE
• Trois objectifs :
– vérifier la rupture de fabrication et en connaître la raison ;
– demander la date de réapprovisionnement pour les grossistes, ainsi que la quantité ;
– savoir si le dépannage en direct est possible et dans l’affirmative à quelle quantité et sous quel délai.
• Effectuer la commande de dépannage :
– une fiche pratique de commande de dépannage peut être rédigée et positionnée sur la fiche des produits ;
– en cas de disponibilité du produit, passer commande par téléphone ou par fax en gardant une trace.
INFORMER LES PRESCRIPTEURS
• Prendre contact avec le prescripteur pour l’informer de la rupture d’approvisionnement et lui proposer des alternatives. Cette démarche permet également de rassurer le patient.
• Afin de ne pas déranger le prescripteur à chaque prescription de la spécialité manquante, obtenir son accord afin d’effectuer toujours le même remplacement.
• Prévenir le prescripteur par mail lorsque la spécialité sera de nouveau disponible.
INFORMER L’ÉQUIPE
• Pour chaque spécialité manquante, indiquer sur la fiche produit :
– la date du message ;
– le nom de l’émetteur ;
– la date d’information du médecin ;
– la date à laquelle l’approvisionnement a été prévu ;
– les alternatives possibles de remplacement ;
– éventuellement la date de relance de la fabrication.
• Le commentaire sera supprimé lorsque le stock du produit sera considéré comme suffisant.
À RETENIR
• Le dépannage entre confrères est une pratique utile favorisant la sécurisation et l’optimisation des thérapeutiques. Il appartient au titulaire de déterminer clairement ses positions dans le cas d’une relation confraternelle difficile et d’en aviser ses collaborateurs.
• S’abonner à la newsletter de l’ANSM permet, dans certains cas, d’anticiper les ruptures.
• Si la rupture relève d’un manque temporaire de réapprovisionnement des grossistes, patienter sans faire de commande directe auprès du laboratoire.
