Au préalable, il est indispensable de définir, avec l’équipe, les règles de prises de rendez-vous avec les délégués commerciaux, et de les noter par écrit : quelles sont les personnes chargées d’accueillir les délégués ? A quelle moment de la journée ? Combien de rendez-vous par semaine ?
OUVRIR UN DOSSIER
Il servira à rassembler les différents documents, comme la saisie de commande, le nouveau tarif, le bon de commande, des informations sur les nouveautés, d’éventuels dysfonctionnements…
PRÉPARER LA COMMANDE
→ Organiser les rendez-vous pendant les périodes qui ont été définies.
– Les responsables de gamme devront être disponibles ;
– Refuser tout rendez-vous non prévu à l’avance ;
– Consulter attentivement, avant le rendez-vous, le dossier qui aura été réalisé sur le fournisseur ;
→ Suivre l’évolution des ventes et de la rentabilité de chaque gamme, par fournisseur, en tenant compte de la saisonnalité.
→ Analyser les besoins de la pharmacie.
– Avant d’accepter une commande, l’équipe doit réfléchir à la manière dont le marché et la clientèle de l’officine évoluent et analyser la compétitivité du laboratoire ;
– Tenir compte des délais de paiement dans l’analyse des besoins ;
– Evaluer précisément ses besoins, à savoir le stock résiduel et les autres gammes.
→ Faire une précommande chiffrée et la valider avec le titulaire, avant l’entretien avec le délégué.
→ Rassembler les périmés, les échanges et les produits à rendre au fournisseur. Il faudra en faire une liste précise et les valoriser séparément.
MENER L’ENTRETIEN AVEC LE DÉLÉGUÉ COMMERCIAL
→ Laisser le représentant présenter ses offres
→ Amorcer la négociation selon les critères suivants :
– Les conditions générales de vente et les remises ;
– La rentabilité des promotions en calculant, à l’aide du logiciel de vente, les marges dégagées ;
– Les conditions de règlement et les cadences de livraison ;
– L’aide à la vente (campagnes de publicité, PLV, présentoir, animations, échantillons, cadeaux et formation des équipes) ;
– Les retours, les unités promises et les périmés.
→ Référencer
– Les nouveautés pour créer une dynamique de gamme et déréférencer les produits qui ne se vendent plus ;
– Equilibrer l’offre entre les produits d’un même segment ;
– Tenir compte de la loi de Pareto selon laquelle 20 % des références génèrent 80 % du chiffre d’affaires.
→ Demander de se voir appliquer le nouveau tarif et consulter les performances réalisées par le laboratoire.
VALIDER LA COMMANDE
→ Exiger un bon de commande écrit, signé par le délégué, reprenant ce qui a été dit, promis ou accordé au cours de la négociation.
→ Archiver ce bon dans le dossier fournisseur.
→ Noter la date du prochain rendez-vous.
SAISIR LA COMMANDE
→ Saisir la commande en mettant à jour, dans l’outil informatique, les prix d’achats, les remises et les prix de vente si besoin.
→ Noter des remarques indispensables pour la réception des commandes comme le changement de prix, les nouveautés, les promotions à mettre en avant…
SUIVRE LA COMMANDE
→ Vérifier les dates de livraison, de facturation et les délais de paiement sur la fiche de commande.
→ Informer l’équipe du stock à venir, des nouveautés, des actions commerciales envisagées et des challenges proposés.
→ Ouvrir une fiche de suivi jointe au bon de livraison, dès réception des marchandises.
