Enquête de satisfaction : No bug !

L’informatique est désormais au centre de l’activité officinale. Il est cependant étonnant d’apprendre, selon cette enquête, que 33 % des pharmacies ne sont toujours pas en gestion de stocks, alors que cette fonction semble primordiale en termes de rationalisation logistique (gain de temps) et financière (assistance à l’achat, gestion en flux tendu, gestion de la péremption, de l’assortiment…). Appréhension ? Sentiment de gérer correctement les stocks « au feeling » et de visu ? Peur des erreurs ? Les raisons invoquées sont multiples mais ne tiennent guère lors de l’analyse des bénéfices d’une gestion informatisée des stocks.

La gestion informatisée des stocks minimise les erreurs : 0,5 % à 1,5 % lorsque l’outil est maîtrisé (contrôle, alarmes sur les promis, inventaires tournants), 5 % lorsqu’il ne l’est pas, selon Charles Baranès (La Source Informatique). Elle permet également la suppression des pertes financières liées à l’absence de reprise des périmés, une règle chez les répartiteurs et qui est en passe de le devenir pour les laboratoires, selon un constat de Sophie Roussel (Alliadis). Philippe Desquesses (Caduciel) constate que la réticence à adopter la gestion de stocks concerne pour l’essentiel les titulaires de 60 ans et plus qui gèrent comme ils peuvent les ruptures et les surstocks, ne valorisent pas leur stock selon la règle des 20/80 (20 % des références, 80 % des sorties) et n’ont pas accès à une analyse financière fine.

Ne pas avoir peur de la gestion de stocks.

Selon Sophie Roussel, il n’existe pas d’officine qui pourrait se passer de la gestion informatisée des stocks. Quel que soit son profil, le nombre de références de médicaments est à peu près constant. « Une solution alternative (ou préparatoire au passage en gestion de stocks) peut être l’utilisation d’une caisse informatisée impliquant un scannage des produits, qui permet l’accès à un historique des ventes, la saisie correcte des produits et de leur prix. »

Charles Baranès n’envisage pas la gestion de stocks comme déconnectée de la pratique quotidienne du métier de pharmacien. Elle permet le contrôle permanent du stock grâce aux inventaires tournants, l’évaluation des promotions, les confrontations aux statistiques nationales, à l’historique de ventes, le suivi de l’équipe (qui vend quoi ? en association avec quoi ?), le calcul de l’immobilisation de stocks et des écoulements, la rationalisation de l’assortiment… En tout état de cause, la gestion de stocks est parfaitement efficace après un an de mise en place, et elle peut être assez fine six mois après le premier inventaire si l’on intègre les historiques de ventes via les factures sur plusieurs années.

La tendance est au partage des données.

L’enquête Direct Medica révèle par ailleurs que 87 % des pharmaciens se déclarent satisfaits des fonctions métier de leur logiciel (base de données produits, détection des contre-indications et interactions, facturation, gestion administrative…). Cependant, seulement 30 % s’estiment très satisfaits. Pour Sophie Roussel, ce chiffre peut s’expliquer par plusieurs facteurs, le premier étant la réactivité du logiciel, qui se traduit par des temps de réponse plus ou moins importants (ils devraient être quasiment instantanés et sont souvent liés à la qualité des lecteurs SESAM-Vitale, pour la facturation, et à l’architecture logicielle).

Pour Alliadis comme pour Caduciel, un des autres « basiques » du métier consiste en la possibilité de croiser les fichiers avec le maximum de précisions : base de données produits, fichier patients, interactions multiples (au sein d’une ordonnance, par rapport au profil physiopathologique du patient, par rapport aux traitements en cours, aux allergies…), fichier génériques (paramétrable)… « L’évolution des fonctions métier consistera vraisemblablement en une facilitation du partage des données par des mises en réseau, correspondant au regroupement d’officines, formel ou informel. Une tendance de fond aujourd’hui », commente Sophie Roussel. Charles Baranès mise de son côté sur l’accroissement des fonctions d’assistance au conseil (enseignement électronique, logiciel de conseil déporté sur PDA).

Outre ces évolutions, il est évident que les améliorations concernant le métier portent sur des paramètres liés au confort d’utilisation : ergonomie optimisée, souplesse et gestion intuitive (raccourcis, uniformisation des fonctions « touches » dans tous les menus…), accès à un navigateur Internet intégré sécurisé, historique clients et ventes illimité, automatisation du déclenchement des commandes, accès instantané à des données financières clés… « Cette convivialité ne doit pas empêcher l’accès à des requêtes fines (plus de 1 000 critères) pour les titulaires férus d’informatique et d’analyse stratégique », commente Philippe Desquesses.

Peu de turnover.

Selon l’enquête Direct Medica, seulement 13 % des pharmaciens ont changé de logiciel dans les 12 derniers mois, 62 % pour des raisons mécaniques (le changement du matériel a induit un changement logiciel), 46 % pour adopter une nouvelle version de leur logiciel, 31 % parce qu’ils étaient insatisfaits de la réactivité de leur SSII en matière d’évolution logicielle. Pourtant, les mises à jour fonctionnelles (gains de temps sur les fonctions de base dont facturation, amélioration du confort en gestion de stocks, évolutions techniques) incluses dans le contrat de maintenance semblent fréquentes.

De nouveaux modules (gestions bancaire, promotionnelle, merchandising, managériale…) sont régulièrement proposés. Il est vrai que le lancement de nouveaux logiciels (ou de nouvelles versions) reste rare (toutes les décennies environ !). Peu de SSII peuvent aujourd’hui se permettre une réactivité immédiate face à des demandes d’évolution émanant des clients, souvent via les club d’utilisateurs. Ceci étant lié à l’importance du parc.

MÉTHODOLOGIE

Enquête réalisée par Direct Medica auprès de 100 titulaires au cours du mois d’octobre 2005.