RELEVER ET LISTER
• Relever sur une fiche toutes les erreurs de stock au fur et à mesure de leur détection.
• Désigner, parmi les membres de l’équipe, un responsable des stocks.
• Mettre en œuvre une action corrective immédiate après sa validation par le responsable.
• Prévoir périodiquement des réunions avec le responsable des stocks afin d’analyser les erreurs récurrentes et réfléchir à leurs origines.
RECHERCHER LES CAUSES ET LES ANALYSER
• Erreurs à la réception des commandes
• Mauvais comptage lors de la livraison.
• Collaborateur interrompu dans sa tâche.
• Comptabilisation dans le stock de produits manquants ou différés qui ne sont pas livrés.
• Changement de CIP non pris en compte, modifications de la présentation d’un produit…
• Produit commandé par téléphone non enregistré.
• Produits rétrocédés par d’autres officines ou commandés pour elles.
• Mauvais rangement.
• Erreurs lors de la délivrance
• Différence entre la quantité délivrée et la quantité facturée.
• Erreurs de modèle, dosage, forme…
• Echange de produits après facturation.
• Client qui refuse le produit au dernier moment.
• Avance de médicaments non enregistrée.
• Produits périmés non déstockés.
• Produits retournés au grossiste sans déstockage informatique.
• Produit prêté ou emprunté à d’autres pharmacies, rétrocessions.
• Vol.
• Erreurs lors de l’inventaire
• Mauvais comptage.
• Modification trop rapide des stocks supposés faux.
• Produits mal rangés.
• Erreurs lors du traitement des rejets Modification des quantités ou des produits facturés sans avoir analysé les motifs.
CORRIGER LES ERREURS
• Régularisation du stock par le titulaire (ou une personne habilitée) après l’avoir comparé au stock réel.
• S’assurer que le produit recherché n’est pas dans un bac de produits à ranger ou sur un comptoir prêt à être vendu.
PRÉVENIR LES ERREURS
• Créer une procédure rigoureuse et méthodologique de réception des commandes.
• Bien suivre les manquants ou les différés dans les commandes.
• Etablir des procédures pour une gestion fiable des promis et des périmés.
• Analyser les causes des erreurs récurrentes et mettre en œuvre des actions préventives.
• Mettre en place une procédure précise de rétrocession. Etablir une fiche de suivi des médicaments reçus, prêtés ou rendus en dépannages de confrères.
• Au cours des réunions mensuelles, aborder le sujet des erreurs de stock et sensibiliser l’équipe à une plus grande vigilance.
• Comptabiliser mensuellement les erreurs de stock relevées et créer un indicateur pour mesurer l’évolution des mesures prises.
À RETENIR
• Créer des zones géographiques pour le rangement de chaque produit et l’indiquer sur l’ordinateur. Ne pas oublier de modifier la zone lors de changements de place.
• Contrôler a posteriori les ordonnances délivrées.
• Ne jamais corriger les erreurs de stock « à chaud » sans en avoir recherché efficacement les causes.
• Ne pas ouvrir l’accès aux modifications de stock à tous les collaborateurs. Réserver cette possibilité à une ou deux personnes seulement.
