Commandant en second

La gestion des stocks doit permettre de suivre, d’analyser mais aussi d’optimiser votre activité en vous permettant de visualiser en temps réel l’état de votre stock et les besoins en approvisionnement.

Les principaux besoins sont :

– les commandes grossistes, rapides et fiables (adaptées à votre officine) ;

– l’exploitation des retours des manquants répartiteurs affichés jusqu’à la vente ;

– la réception des commandes grossistes, rapides ;

– le suivi des achats en quantité et en valeur (comparaison entre les fournisseurs) ;

– l’optimisation des commandes directes en temps réel suivant les conditions commerciales ;

– le suivi des passages des représentants ;

– le suivi des produits à rendre ou rendus ;

– les réceptions quantitatives et financières ;

– les inventaires tournants ;

– le suivi des invendus, périmés, sur stocks ;

– le suivi de la quantité et de la valeur en stock par laboratoire, famille, TVA…

Commandes directes ou grossistes

En ce qui concerne les commandes grossistes, chaque prestataire possède une formule qui permet de détecter le seuil mini et le seuil maxi plus ou moins paramétrable et accessible à l’utilisateur (voir tableau p. 18), mais, dans l’ensemble, ces différentes formules répondent aux besoins de la majorité des officines. Plus le paramétrage est accessible et facile pour l’utilisateur, plus ce dernier se rapproche de ses besoins réels.

Pour les commandes directes, la possibilité de simuler en temps réel les conditions commerciales accordées par votre représentant vous permet d’avoir en retour une information fiable, quantitative et financière pour passer votre commande.

Dans cette étude, nous avons essayé de faire ressortir les spécificités de chaque logiciel à travers des questions précises et ciblées.

La gestion des stocks commence dès la vente, déclenche une commande suivie d’une réception, sans oublier de tenir compte des prix d’achats qui conditionnent les prix de vente.

Mais elle doit aussi permettre de connaître la valeur de son stock à tout moment, de détecter les invendus, les périmés, les surstocks.

Aujourd’hui, la plupart des utilisateurs demandent aux logiciels de gestion des stocks de comparer les produits par famille pour traiter les marchés et optimiser les commandes. Sans parler de la gestion des automates et autres moyens technologiques pour gagner du temps et de l’espace.

Nous souhaitons que cet outil précieux d’aide à la décision reste simple et rapide à utiliser tout en facilitant les délivrances et le suivi des dus et des promis. Compte tenu de l’évolution des outils informatiques, ces demandes sont tout à fait possibles à l’heure actuelle.

NOTRE AVIS

La majorité des logiciels permet un suivi quotidien correct des stocks grossistes… si le paramétrage est correctement fait. Mais un temps d’adaptation et d’analyse du fonctionnement de l’officine pendant les premiers mois de démarrage est utile pour ajuster les besoins par rapport aux rotations. Pour le suivi et les adaptations à faire personnellement, cela s’avère plus aléatoire car les paramètres généraux de gestion des stocks ne sont pas toujours très faciles à modifier, ni à comprendre. Il faut trop souvent s’en remettre aux compétences et à l’expérience des formateurs.

A ce propos, nous avons apprécié la méthodologie des calculs et l’aide décisionnelle aux commandes directes chez Periphar, la facilité d’approche chez Winpharma et Caduciel et regretté la difficulté d’accès aux paramètres généraux chez Alliadis et CIP. Les différences entre logiciels sont plus importantes au niveau de la gestion des commandes directes où les besoins d’informations sont plus importants et où la codification est nécessaire (familles, catégorie…). Caduciel et Tiermatic mériteraient de développer les commandes directes. Premium pourrait améliorer l’aspect inventaire et la possibilité d’étudier la commande d’un produit parmi les autres de sa catégorie. Toutefois, la présence de bases de données intégrées ouvre des possibilités qui sont ou seront exploitées dans de très brefs délais. Cependant, pour faciliter le suivi des passages des représentants, la valorisation des produits à rendre ou encore la détection des surstocks, la constitution de tableaux de bord serait peut-être à mettre à l’ordre du jour des services de développement. On se rend compte également que les logiciels présents sur le marché depuis plusieurs années auraient besoin d’être « épurés » car il faut parfois plusieurs listes pour réussir à trouver les informations recherchées. En conclusion, il y a encore beaucoup d’évolutions et de simplifications à faire dans le domaine de la gestion des stocks. Les sociétés que nous avons rencontrées sont prêtes à répondre aux demandes des utilisateurs pour peu que les évolutions permanentes des cahiers des charges SESAM-Vitale leur en laisse le temps…