Votre bilan de prestations commerciales en 7 questions

1 Comment réaliser la réédition des comptes au plus tard pour le 31 janvier ?

Doit figurer dans ce bilan le pourcentage correspondant au montant total des rémunérations perçues du laboratoire par l’officine au titre des services rendus au cours de l’année (coopération commerciale + services distincts). Selon la loi, ce montant total doit être exprimé en pourcentage du CA pour chacun des produits auxquels les services rendus se rapportent. Toutefois, l’administration tolère que ce montant soit exprimé en pourcentage du CA total. Attention ! Il faut prendre comme base de référence le CA des achats de l’officine aux laboratoires et non le CA lié à la revente. Il est important non seulement de transmettre ce bilan dans le délai imparti, mais également de conserver la preuve de cette transmission. Cela ne signifie pas que les bilans de fin d’année doivent être adressés aux laboratoires par lettre recommandée avec accusé de réception, un courrier simple suffit. Le pharmacien pourra préférer la télécopie ou la remise en main propre contre émargement au délégué du laboratoire. De cette manière, en cas de contrôle par l’administration, il sera en mesure de rapporter la preuve qu’il a satisfait à ses obligations légales.

2 Comment calculer ou retrouver le montant des rémunérations se rapportant à l’ensemble des services de coopération rendus et de services distincts sur l’année écoulée ?

Le montant total des rémunérations correspond à la somme des factures de prestations de services (coopération commerciale et services distincts) émises par l’officine au cours de l’année. S’agissant de la coopération commerciale, l’expression en pourcentage des sommes perçues ne devrait pas poser de difficultés dans la mesure où le montant des prestations de coopération commerciale doit être exprimé en pourcentage dans les contrats conclus ainsi que sur les factures émises. Les sommes à prendre en considération sont celles convenues dans les contrats d’application et non celles mentionnées dans le contrat cadre (qui, le plus souvent, sont énoncées comme des enveloppes globales et maximales de contribution de laboratoire).

Une difficulté peut surgir concernant les sommes perçues au titre des services distincts dans la mesure où leur valeur peut avoir été exprimée en euro dans les contrats. Dans ce cas, il appartient à l’officine de convertir cette somme en pourcentage. Idéalement, cette conversion devait avoir été prévue dans les contrats concernés pour s’assurer de l’accord du laboratoire sur le mécanisme.

3 Comment faut-il exprimer et présenter ce montant ?

Le bilan de fin d’année paraît pouvoir être présenté de manière synthétique de la manière suivante :

4 En cas de contrôle ou de contestation de l’administration, comment justifier la rémunération dudit service ?

La première justification de la rémunération d’un service réside dans sa réalisation effective par l’officine. En cas de contrôle, l’administration vérifiera que les services convenus, facturés et payés ont effectivement été réalisés. Il paraît donc nécessaire en premier lieu que l’officine conserve les preuves matérielles de la réalisation des prestations de services, telles qu’une photographie par exemple.

Par la suite, si l’administration conteste le niveau de rémunération du service en cause, l’officine pourra par exemple se reporter au prix que payent ses autres fournisseurs pour des prestations de services équivalentes. Si ces prix se situent dans la même fourchette, l’officine pourra ainsi démontrer à l’administration qu’il s’agit d’un prix de marché. Toutefois, si une discussion s’instaure avec elle sur le prix des services il paraît alors nécessaire que le laboratoire puisse également expliquer les raisons pour lesquelles il accepte de payer un tel prix pour un service (notion de service commercial, c’est-à-dire présentant un réel intérêt économique pour le laboratoire).

5 Comment contrôler le niveau global de marge arrière perçue et s’assurer que le plafonnement de 20 % de marge arrière a bien été respecté ?

Le contrôle du niveau global de marge arrière perçue doit se faire très en amont du bilan de fin d’année. C’est au moment où elle conclut les contrats de prestations de services que l’officine doit s’assurer qu’elle n’est pas en dépassement de marge. Elle doit tenir un tableau de bord des marges arrière pour en apprécier le niveau en temps réel. Si un tel contrôle n’a pas été effectué en amont, elle court le risque de découvrir en fin d’année, au moment de l’élaboration du bilan, qu’elle était, sans le savoir, en dépassement du plafond de marge arrière et qu’elle n’a donc pas répercuté dans ses prix des sommes qui auraient dû l’être. En fait, le bilan de fin d’année doit être davantage assimilé à un quitus que le pharmacien fait avaliser par les laboratoires partenaires qu’à un moyen de contrôle du taux de marge arrière perçu.

6 Depuis le 1er janvier 2007, le montant des marges arrière qui excède 15 % du prix unitaire net du produit doit être répercuté sur le prix de vente. Comment imputer au seuil de revente à perte le surplus au-delà des 15 % dans l’exemple suivant ?

Exemple : pour un médicament générique de 15 Euro(s) PFHT, avec 10,74 % de remise maximale autorisée et prestations de services = 35 % du PFHT net, soit un dépassement de marges autorisée de 20 %.

1) Détermination du prix d’achat net remisé (de 10,74 %) :

PFHT net = 15 Euro(s) – 10,74 % = 13,39 Euro(s).

2) Détermination du prix d’achat effectif, c’est-à-dire après réintégration du dépassement de marge arrière :

13,39 Euro(s)- 20 % = 13,39 Euro(s)- 2,68 = 10,71 Euro(s).

3) Détermination de la marge du pharmacien :

Prix d’achat effectif x 26,10 % + forfait à la boîte de 0,53 Euro(s)(10,71 x 26,10 %) + 0,53 Euro(s) = 2,80 + 0,53 = 3,33 Euro(s).

4) Détermination du prix public HT :

Prix d’achat effectif + marge du grossiste (10,30 % du prix d’achat effectif) + marge de l’officine = 10,71 + 1,10 + 3,33 = 15,14 Euro(s).Û

5) Détermination du prix de revente TTC (TVA 2,10 %) :

15,14 x 1,021 = 15.45 Euro(s).

7 Que penser des pratiques de contournement telles que chèques cadeaux, ristournes de fin d’année (RFA) à des GIE, etc. ?

L’officine doit rester très vigilante face à des laboratoires qui lui proposeraient des « solutions de contournement » de l’arrêté des marges. En effet, les textes applicables en la matière sont très larges. Ainsi, le texte prévoyant que pour les médicaments génériques le taux maximal de réduction de prix est de 10,74 % vise tout à la fois les remises sur facture et les ristournes telles que les RFA. L’octroi de RFA ne peut donc permettre de contourner l’arrêté des marges puisque celles-ci viennent s’imputer directement sur le taux de réduction de prix autorisé. S’agissant des cadeaux, il convient de rappeler que le Code de la santé publique encadre strictement la remise de cadeaux à l’officine, que tout montage peut être écarté sur le terrain de la fraude, c’est-à-dire dès lors qu’il est établi qu’il ne sert en réalité qu’à contourner les impératifs légaux de plafonnement des marges arrière. A ce titre, le recours à des mécanismes juridiques inusités ou le recours anormalement important à des pratiques d’application restreintes exposent le pharmacien.

Avec la participation d’Hugues Villey et Caroline Cazaux, avocats au barreau de Paris, cabinet Toison, Villey et Broud.