Un tableau de bord comme outil de pilotage

Pour se situer et réfléchir aux axes d’amélioration, quatre postes du compte de résultat sont importants à suivre : le C.A, la marge, la PCG (Performance Commerciale et de Gestion) véritable indicateur de comparaison avec la moyenne professionnelle (Bench mark) et l’EBE (Excédent Brut d’Exploitation) prisé par les financiers et les banquiers. « Il est essentiel de disposer de ces quatre indicateurs de gestion qui vont permettre au titulaire de vérifier la rentabilité de l’officine sans attendre le bilan de fin d’exercice, de prendre rapidement des décisions et d’anticiper, le cas échéant, les difficultés », explique Emmanuel Leroy, expert-comptable, animateur du réseau professions de santé de KPMG. Il convient d’abord de s’accorder sur les définitions et, ensuite, à partir du détail des comptes annuels ou “fiscaux” établis par l’expert-comptable, de repérer les informations qui permettront d’envisager des approches “sur mesure” et non “standards”.

LE CHIFFRE d’affaires (C.A).

Le C.A HT de l’officine doit être corrigé des rétrocessions et des coopérations commerciales sur les génériques. « Ces dernières sont facturées aux laboratoires et figurent effectivement au niveau du C.A dans les comptes de l’officine, précise Olivier Delétoille, expert-comptable du cabinet AdequA. Il faut les repérer pour les retraiter au niveau des achats, considérant qu’il s’agit en réalité de remises. » Le C.A “apuré” concerne : la rémunération officinale sur le médicament remboursable soumise à la Marge Dégressive Lissée (MDL) et les honoraires de dispensation (la TVA est à 2,1 %). Une segmentation a minima est indispensable, sachant que le poids des médicaments chers impacte très sensiblement le taux de marge global. S’en suivent, les activités non remboursables (OTC, para,..) dont les taux de TVA sont de 5 %, 10 % et 20 % et la location de matériel médical.

LA MARGE brute globale.

« La marge brute est l’un des indicateurs les plus objectifs permettant d’évaluer les performances des officines, puisque cet agrégat fait masse des ventes (marges commerciales + honoraires de dispensation) et des prestations de services », souligne Philippe Becker, expert-comptable, directeur du département pharmacie de Fiducial. En revanche, il conseille au pharmacien d’abandonner l’analyse de la marge commerciale. « Avec la réforme concernant le nouveau mode de rémunération, elle se révèle difficile à faire, car son mécanisme de calcul a été modifié sur les derniers exercices, avec des effets variables, selon les dates de clôture des pharmacies. Il ne faut pas s’alarmer de sa baisse mécanique en pourcentage des ventes hors taxes, qui est compensée par la montée en puissance des honoraires de dispensation », prévient-il. A l’intérieur de la marge globale, le suivi de la variation de la marge dans son ensemble et par famille de produits reste pertinent. « Si le taux réel s’avère inférieur à celui dégagé en moyenne dans la profession, il faut en trouver les raisons », prévient Emmanuel Leroy. Concernant les prestations de services (entretiens pharmaceutiques, bilans de médication…), la marge est de 100 % puisqu’elles n’engendrent aucun achat pour leur réalisation.

LA PERFORMANCE commerciale et de gestion (PCG).

La PCG est égale à l’Excédent Brut d’Exploitation (EBE) corrigé des cotisations sociales du titulaire et de la CSG déductible. C’est l’indicateur financier le plus pertinent pour mesurer la rentabilité de l’officine et de son évolution. Elle est affectée au paiement des charges sociales de l’exploitant, au remboursement des emprunts, au train de vie du titulaire et à l’éventuel Impôt sur les sociétés (IS). « Cet indicateur est particulièrement pertinent, car il fait abstraction du coût social du ou des titulaires et du mode d’imposition de l’officine (IR ou IS) », signale Emmanuel Leroy. Il est donc facile de comparer le ratio PCG/C.A HT entre toutes les officines. « La PCG n’est pas un EBE reconstitué, elle se situe aux alentours de 14 % du C.A HT depuis des années », note Olivier Delétoille. Dans un tableau de bord, un excédent de PCG mensuel et/ou cumulé sur une période donnée (par exemple, celle de l’exercice comptable) est le reflet d’une gestion financière saine et aussi un précieux indicateur permettant d’adapter les prélèvements personnels du ou des titulaires, afin qu’ils soient en adéquation avec l’excédent dégagé. « Si le tableau de bord révèle un déficit structurel de PCG, c’est qu’il y a trop de prélèvements personnels, trop d’emprunts à rembourser et/ou des frais de personnels trop élevés », souligne Emmanuel Leroy.

Le B.A.-ba sur les comptes de résultat

Le C.A dégagé au comptoir intègre l’ensemble des activités remboursables et non remboursables. Les coopérations commerciales sur les génériques sont présentées en “prestations” et souvent appréhendées en diminution des achats.

Les ROSP (rémunération sur objectifs de santé publique), gardes, indemnités CPAM et autres charges… figurent dans la case “Autres produits et charges d’exploitation”.

La marge brute prend en considération toutes les activités de l’officine (ventes comptoir, locations, coopérations commerciales, honoraires, etc.) et tient compte des rabais, remises et ristournes obtenus des fournisseurs.

Les charges externes (loyers, assurances, frais de déplacements, électricité, frais postaux et de télécommunications, honoraires, services bancaires, etc.) figurent sur la ligne “charges externes” des comptes.

Les impôts et taxe s (CET et autres taxes assises sur les salaires) : il ne s’agit ici ni de l’impôt sur le revenu, ni de l’impôt sociétés.

Les frais de personnel (salaires bruts + charges sociales).

Les liens entre PCG et EBE. PCG = C.A – achats consommés – charges externes – impôts et taxes – frais de personnel hors titulaires. EBE = PCG – les cotisations du titulaire (figurant dans les postes “charges sociales” ou “traitements et salaires”) et la CSG déductible (figurant dans “impôts et taxes” – la rémunération comptabilisée du ou des titulaires (pour ceux qui exercent en société).

Rabais, remises…

Comment comptabiliser les coopérations commerciales ?

La méthode de comptabilisation des coopérations commerciales suite à des rabais, remises et ristournes obetnus de fournisseurs, influence le taux de marge, sans pour autant impacter la marge brute globale en valeur. Il y a trois possibilités de comptabiliser les coopérations commerciales sur les génériques : elles sont intégrées soit dans le C.A (dans le cas d’une présentation purement comptable), soit “en diminution des achats” ou en “autres produits” dans le compte de résultat. Même si sur le plan analytique, il est plus logique de les intégrer en diminution des achats.