Passer l’officine aux peignes fins

Il y a audit et audit. En officine, « le terme est souvent galvaudé et l’on met trop facilement sous le vocable d’audit un examen de cohérence des chiffres du bilan, réalisé préalablement à l’acquisition d’une pharmacie ou de titres de société », constate Philippe Becker, directeur du département pharmacie de Fiducial Expertise.

Or, un véritable audit demande l’intervention d’auditeurs au sein de l’entreprise pour mieux la cerner. Tels des processus de contrôle visant à améliorer la performance globale en s’assurant de la bonne organisation, du respect des normes de qualité, de la conformité avec la réglementation… Ainsi, un audit peut porter sur les aspects, commerciaux, juridiques, humains, financiers, comptables, organisationnels ou encore stratégiques… Au dirigeant de choisir les priorités en fonction des zones de faiblesse, a priori, de son officine.

L’audit global

« Le but d’un audit est d’avoir une vue d’ensemble des zones de risques et de mettre à jour ce qui est caché et ce que ne peut pas voir directement l’expert-comptable », poursuit Philippe Becker. En pharmacie, l’expert-comptable ne peut, en principe, accéder à l’ordinateur et à ses informations en raison de la protection de la confidentialité des données du patient. Seul un pharmacien auditeur est habilité à détenir ce pouvoir d’investigation et de contrôle. Avec son concours, l’expert-comptable va pouvoir révéler des malversations (versement d’un salaire à un conjoint pour un travail fictif dans l’entreprise, gonflement des frais généraux par des subventions et parrainage à des tiers…), du chiffre d’affaires réalisé de manière illégale (rétrocessions, ventes à l’export, ventes à un grossiste…), des collusions avec des partenaires, des pratiques non conformes aux prescriptions du Code la santé publique…

On l’a compris. Un audit d’officine, digne de ce nom, doit être confié à une équipe de 3 ou 4 personnes qualifiées (1 ou 2 experts comptables, un pharmacien auditeur, un juriste) qui vont mener toute une série d’investigations sur place pendant 1 ou 2 jours, selon les objectifs qui auront été définis dans le cahier des charges. Celui-ci doit être accompagné d’un devis détaillé. Il faut savoir que les cabinets d’audit facturent au temps passé par chaque intervenant. Le taux horaire varie entre 150 et 200 € de l’heure, et peut aller jusqu’à 300 €. A vos calculettes, les 10 000 € pour deux jours d’audit sont vite atteints.

Malgré ce tarif dissuasif, l’audit est appelé à se développer dans l’avenir avec l’accroissement du nombre des grandes officines et surtout, dans l’hypothèse de l’ouverture du capital des pharmacies à des tiers extérieurs. « Demain, des investisseurs seront prêts à payer plus cher une officine si elle a été auditée », assure Philippe Becker.

L’audit ponctuel

Au-delà des audits globaux, l’expert-comptable peut être sollicité pour des audits financiers ponctuels en pharmacie. Olivier Delétoille, du cabinet AdequA, se déplace régulièrement à cet effet. Comptez alors 3 000 € pour un à deux jours d’intervention. « Cet audit externe peut porter sur l’analyse des composantes de la marge, la recherche de détournements, l’optimisation fiscale, le passage en SEL, la mise en place éventuelle d’une SPFPL, la gestion de difficultés… », détaille-t-il. Ce travail d’analyse et de requêtes auprès du pharmacien audité peut se prolonger en vue d’accompagner sur la gestion de projets lourds, tels que des transmissions familiales ou des regroupements. Il est rare qu’Olivier Delétoille ne décèle pas des anomalies flagrantes ou des modes de fonctionnement inadaptés : une marge anormale, une charge exorbitante, un problème de productivité, une activité non rentable, etc.

Jean-Pierre Le Bras en proie à des difficultés de trésorerie structurelles dans sa pharmacie de Morzine n’a pas hésité à faire appel à ses services. « L’auditeur vous ouvre les yeux sur vos erreurs de gestion et le fait de l’avoir à ses côtés, sur place, crée un climat de confiance et permet de mieux réfléchir ensemble aux mesures de redressement financier à mettre en œuvre. » Dans son officine, tout a été passé au crible : cohérence de la politique de prix, niveau de compétence et de motivation de l’équipe, organisation, les stocks, le conseil, le merchandising, l’animation du point de vente… « Le travail réalisé a conduit à la formalisation d’un plan d’action : restructuration des crédits, vente d’immobilier, passage en SEL à l’IS, et sur le plan commercial, révision de l’assortiment, réduction des stocks, formations des salariés, nouvelles animations… »

Le B.A.-ba de l’audit

On distingue pour l’officine plusieurs types d’audit possibles.

1. Lors du rachat d’un fonds ou de parts sociales, des contrôles sont proposés à l’acquéreur. Ce ne sont pas de véritables audits dans la mesure où tout se fait à distance.

– L’audit « de cohérence », le plus couramment pratiqué, est confié aux acteurs de la transaction (expert-comptable, avocat…) lors de la vente d’un fonds. Il a pour objet de vérifier l’exactitude des pièces comptables fournies par le vendeur.

– L’audit de société est réalisé par l’expert-comptable lors de l’acquisition de parts. Il va identifier les éléments de passif de la société (prêt en cours, comptes courants d’associés) et l’étendue des engagements, afin d’aboutir à l’élaboration des clauses de garantie de passif que l’acquéreur va solliciter auprès du cédant.

– Ces « vérifications » seront complétées par un contrôle du bail et des frais de personnel.

2. Lors de problèmes financiers

– Un audit ponctuel est demandé à un expert-comptable qui se déplace un à deux jours pour proposer un plan d’actions de façon à retrouver de la trésorerie et améliorer la marge.

– Une analyse de performance peut être réalisé par une équipe de 3 à 4 auditeurs. Là, tous les domaines de l’officine peuvent être passés au crible : économie, financements, ressources humaines, cadre juridique, stratégie commerciale…

POUR ALLER + LOIN

→ Lire « Les 6 causes de vos problèmes de trésorerie », de Jean-Louis Michel, aux Editions du Puits Fleuri. Une façon de faire vous-même vos contrôles avant de légitimer un audit.

Stratégie

Les consultants dans la boucle

Les sociétés de conseil commencent à être sollicitées pour réaliser des audits marketing. « Nous analysons l’organisation du back office et l’efficacité commerciale du front office (agencement, parcours client…), les ressources humaines (formation du personnel, management de l’équipe…), le marketing du point de vente et la satisfaction client », indique Christian Martin du cabinet Socco Consult. Objectifs ? Diagnostiquer les actions à mettre en œuvre pour améliorer l’offre produits, l’organisation, accroître la motivation du personnel, et, surtout, développer la marge. Fait nouveau, « certains cabinets de transaction font appel à nos services lors de la vente d’une officine. 1 fois sur 3, à l’issue de notre audit, nous accompagnons le repreneur pendant 1 à 18 mois », confie Christian Martin.

Point clé

Quel auditeur choisir ?

Pour un audit comptable et financier, on fait logiquement appel à un expert-comptable ou à un commissaire aux comptes. Néanmoins, la qualité d’un audit dépend toujours de la qualité de l’auditeur. Mieux vaut donc choisir un auditeur spécialisé connaissant bien la profession.