Maîtrisez vos frais généraux

Sur quels postes du compte de résultat peut-on agir ? Avant tout, il convient de savoir ce que recouvrent précisément les frais généraux d’une officine. Ils englobent des achats (autres que les marchandises donnant lieu à une vente à l’officine) et les charges externes (pour l’essentiel : électricité, loyers, crédits-bails, assurances, frais de déplacements, honoraires, frais postaux, services bancaires), des frais de personnel (salaires bruts et charges sociales), des cotisations du titulaire et des autres charges (impôts et taxes, amortissements et charges financières notamment).

Un repère bien utile : pour les structures soumises à l’impôt sur le revenu, les achats de marchandises (médicaments, parapharmacie et autres) représentent en moyenne 72 % du chiffre d’affaires de l’officine, 20 % représentent les frais généraux et les 9 % restants constituent le résultat comptable.

« Dans une officine, tant que l’on reste dans le même palier d’activité, la plupart des charges sont fixes, c’est-à-dire qu’elles n’évoluent pas en fonction du chiffre d’affaires réalisé », observe Olivier Delétoille, expert-comptable, directeur associé de KPMG Entreprises. En fait, l’ensemble des charges d’une officine varie par paliers. « Un seuil, par exemple, sera atteint le jour où l’évolution du niveau d’activité entraînera l’embauche d’un adjoint, donc des frais supplémentaires qui peuvent s’avérer importants. Il en résulte des à-coups dans les résultats à chaque franchissement de palier. Les ventes, et par conséquent la marge, ne connaissent pas les mêmes cassures à la hausse. »

Un travail de vérification initial

En dehors de ces périodes de « turbulences » de franchissements de paliers, « les frais généraux sont rarement analysés à la loupe, sauf au moment de l’arrêté des comptes annuel », ajoute Olivier Delétoille. Ce petit exercice peut avoir l’avantage de remettre en question des modes de fonctionnement. « Mais le pharmacien risque d’être déçu, de nombreux postes sont presque intouchables, fait remarquer Olivier Delétoille. Les remises en cause résulteront d’une négociation avec les prestataires et d’un bon compromis qualité/prix/environnement/choix de vie. »

Dans la rubrique « Autres achats et charges externes » du compte de résultat, les crédits-bails constituent une part importante des frais de l’officine qui mérite que l’on s’y attarde. « Vérifiez l’application du contrat et recalculez le taux d’intérêt retenu avant de signer un nouveau contrat car les taux d’intérêts pratiqués ne sont pas toujours affichés ou lisibles », invite Olivier Delétoille. Le renouvellement du bail ou une autre circonstance particulière (achat d’un fonds de pharmacie) peut être l’occasion de renégocier le loyer à la baisse, tout comme si vous estimez que la modification des facteurs locaux de commercialité a été défavorable à votre activité, ou encore certaines clauses du contrat.

Le poids des charges liées aux assurances dépend étroitement du compromis « coût/couverture des risques » décidé par le titulaire, tandis que la comptabilisation des frais de déplacement s’apprécie au cas par cas. « Concernant le véhicule du titulaire, plusieurs options sont possibles, plus ou moins intéressantes, notamment selon le régime fiscal de l’officine (IR ou IS) », indique Olivier Delétoille.

Du côté des honoraires du cabinet d’expertise comptable, vous pouvez être tenté de vouloir réduire ses interventions. « Si vous y songez, vous devrez mettre en rapport la qualité de son travail, le prix et l’étendue de sa mission avant de prendre une décision », conseille-t-il, sachant qu’il faut bien distinguer les différentes strates de sa mission : tenue de comptabilité, révision des comptes, suivi social, déclaratif, conseil juridique et fiscal. Le recours à un comptable multiemployeurs (considéré comme un membre du personnel rémunéré à ce titre sous forme de salaires) peut être une solution plus économique. Les interventions d’avocat sont plus occasionnelles, mais il faut savoir que, selon le type de demande, les taux de vacation horaires varient entre 120 et 400 euros.

Banques : ne pas hésiter à comparer avec la concurrence

En matière de cotisations, « celle relative à l’adhésion à un centre de gestion agréé n’est plus à verser si vous passez à l’impôt sur les sociétés », précise le directeur associé de KPMG. Vous pouvez aussi minimiser vos cotisations sociales selon les résultats dégagés (pour une structure à l’IR) ou selon le salaire alloué (pour les structures à l’IS). « S’abstenir de racheter des points de retraite CAVP ou des points complémentaire avec la loi Madelin n’est pas forcément un bon calcul dans la mesure où ce surcroît de cotisations donne droit à des économies d’impôts et de charges sociales. A noter aussi la possibilité de dégrèvement sur les cotisations pour les jeunes installés, à solliciter auprès de la CAVP.»

Les dépenses de « cadeaux » sont faciles à comprimer, mais n’y a-t-il pas plus à perdre qu’à gagner ? Par ailleurs, passer par un concentrateur pour la transmission et le traitement des délégations de paiement a un coût largement compensé par le gain de temps procuré et l’allégement du poste « crédits clients ».

Avec la banque, l’évolution des taux d’intérêts peut vous amener à renégocier vos emprunts à long terme. Les services bancaires sont également à regarder de près. Frais de tenue de compte, de traitement de carte bancaire, de consultation…, il faut, d’une part, vérifier l’application des conditions prévues (intérêts de découvert et frais inhérents…), d’autre part, se livrer périodiquement à des analyses comparatives avec les tarifs des concurrents et renégocier au cas par cas quand les écarts vous paraissent démesurés, à services rendus comparables.

Peu de marge de manoeuvre sur les impôts et les taxes

Ce n’est pas sur les impôts et taxes que l’on peut escompter réaliser de grosses économies. « En particulier sur la taxe professionnelle et la taxe foncière, les possibilités de dégrèvement sont de plus en plus réduites, signale Olivier Delétoille. L’appréciation du niveau de charge et de l’exactitude de ces deux impôts est à analyser avec votre expert-comptable. » Par exemple, une machine inscrite au bilan pour une valeur nulle parce qu’elle est déjà amortie est quand même prise en compte dans le calcul de la taxe professionnelle à sa valeur d’origine. Il est donc important de passer au crible l’utilisation de toutes les immobilisations afin de décider le cas échéant de s’en séparer. En outre, depuis 2002, les salaires ne sont plus du tout pris en compte dans le calcul, ce qui augmente le poids relatif des immobilisations.

En revanche, pour la taxe de formation continue, il y a peu ou pas de marge de manoeuvre, de même que pour la taxe d’apprentissage (hormis l’imputation possible du coût des apprentis). Toujours à propos d’impôt, pour les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés, vérifiez bien l’application éventuelle du taux réduit à 15,45 % pour les 38 112 premiers euros de résultat !

Sur les salaires du personnel, l’exercice apparaît excessivement difficile dans le contexte actuel de mise en place des 35 heures et de pénurie de personnel en officine. Là encore, vous devez faire des arbitrages entre qualité des collaborateurs, rémunération, choix de vie et marché de l’emploi régional. « Le moins que vous puissiez faire sur les charges sociales, souligne Olivier Delétoille, c’est de vérifier la bonne application du régime des aides. »

Les amortissements et les provisions sont deux éléments qui permettent d’anticiper les charges futures et de jouer sur le niveau des résultats dans une certaine mesure. Par exemple, l’amortissement dégressif est un mode de dépréciation accéléré des immobilisations, ce qui a pour conséquence d’augmenter les charges au début de l’acquisition du bien mais de réduire les impôts. Une réflexion, encore une fois, est à conduire au cas par cas.

Petites astuces pour grandes économies

Les ampoules basse consommation sont plus chères à l’achat. Elles durent cependant huit fois plus longtemps et consomment quatre fois moins d’énergie que les ampoules standard.

L’écran des ordinateurs consomme beaucoup d’électricité (autant qu’une télévision). Il est possible de réduire la consommation en utilisant les fonctions « économie d’énergie » ou « Mise en veille automatique ».

La facture énergétique peut être réduite, même sur les machines.

L’Ademe* propose aux entreprises de réaliser un diagnostic énergétique et subventionne l’installation de machines moins gourmandes en énergie.

Si vous envisagez une création ou un transfert dans un immeuble en construction, certains cabinets d’architectes travaillent sur des bâtiments qui utilisent l’énergie solaire, l’éolienne ou – plus surprenant – la récupération de la chaleur produite par les ordinateurs et… les corps humains. Dans ce dernier cas, la facture de chauffage est réduite à néant.

En matière d’équipements et de fournitures de bureau, des économies non négligeables peuvent aussi être réalisées. Les imprimantes et les photocopieuses peuvent être partagées entre plusieurs postes. Pour le bureau, les fabricants proposent des modèles tout en un, qui font à la fois imprimante et photocopieur…

Acheter ses fournitures de bureau sur le web : des sociétés proposent sur le Net des catalogues qui visent un public de PME. Les conditions d’achat y sont très favorables du fait de la rationalisation du nombre de fournisseurs préintégrés à la plate-forme et du rôle de centrale d’achats qu’elle joue.

Téléphone : difficile de se retrouver dans la jungle des offres et des tarifs. En outre, les tarifs aux entreprises ne sont pas forcément plus avantageux que les tarifs aux particuliers qu’offrent certains opérateurs prestataires. Le plus sage est de procéder à une analyse de flux avant de prendre une décision.

* http://www.ademe.fr.