LA CLÔTURE D’EXERCICE EN DIX ÉTAPES

1 Réaliser l’inventaire du stock de fin d’exercice

Réaliser un inventaire du stock à la fin de chaque exercice comptable est une obligation légale. Le titulaire peut faire intervenir une société spécialisée dans l’inventaire. « Il faut le réserver trois à quatre mois à l’avance, en particulier si le bilan de clôture coïncide avec la fin de trimestre, qui est la période la plus chargée pour les inventoristes », conseille Dominique Leroy, expert-comptable du cabinet Norméco. Si l’inventaire est réalisé en interne, il faut vérifier régulièrement la cohérence entre le stock informatique et physique, en appréhendant les prix de revient des marchandises »

En outre, il ne faut pas omettre l’inventaire des marchandises entreposées dans un local extérieur (garage, entrepôt). Il est sage de ne pas attendre la fin de l’exercice comptable pour effectuer l’inventaire car, à cette période, le titulaire peut être assailli par des demandes de renseignements et de documents de l’expert-comptable. Laurent Cassel, expert-comptable au cabinet ArythmA, recommande d’effectuer tout au long de l’année des inventaires tournants, facilitant le travail comptable de fin d’exercice.

2 Chiffrer l’ensemble des créances

« Le titulaire doit apporter une vigilance accrue sur les impayés des caisses et des crédits clients », conseille François Gillot, expert-comptable du cabinet Conseils et Auditeurs Associés. Pour Laurent Cassel, « ces opérations doivent être menées toute l’année, mais accentuées avant la date de clôture afin d’encaisser d’anciens crédits et de déterminer avec précision les créances irrécouvrables qu’il conviendra de passer en pertes sur présentation de justificatifs, tels que des courriers de relance. » Ne pas oublier les vignettes avancées et les factures clients en attente. Il faut aussi analyser les erreurs du listing des impayés des organismes ou des caisses. « Des ventes déjà réglées peuvent rester dans la catégorie des impayés, explique François Gillot. Le risque est donc que ces ventes soient comptabilisées deux fois, majorant la marge, le résultat et l’imposition. » A l’inverse, certaines opérations peuvent apparaître comme déjà effectuées, alors que le règlement interviendra plus tardivement. Le risque est une sous-estimation des recettes, et donc de la marge. Ces erreurs de chiffrage peuvent se corriger l’année suivante, mais elles génèrent des fluctuations importantes de marge et peuvent rendre difficiles les analyses comparatives.

Une fois effectués, ce chiffrage et le détail des créances peuvent être transmis à l’expert-comptable.

3 Détailler les immobilisations

« Il faut mettre au rebut les immobilisations qui ne sont plus présentes dans l’officine et ne pas oublier, au sein du parc de matériel médical, de comptabiliser les lits médicaux et fauteuils roulants en cours de location », signale Laurent Cassel. Le listing du matériel doit être mis à jour et validé avec l’expert-comptable.

4 Déduire les contrats retraite

Si le titulaire a investi en cours d’année pour sa retraite, par exemple au travers d’un contrat Madelin ou de rachat de points à la CAVP, il faut indiquer à l’expert-comptable les montants investis, surtout si les prélèvements ont été réalisés sur un compte privé du titulaire, afin de bénéficier d’éventuels droits à déductions.

5 Echanger les informations

Lors de la révision annuelle des comptes, les échanges entre l’expert-comptable et le titulaire doivent s’intensifier. Ce dernier doit penser à communiquer toutes les informations liées à de nouvelles charges, comme la signature d’un contrat de crédit-bail en cours d’année, la réalisation d’investissements devant figurer dans les immobilisations…

6 Transmettre les documents

Il faut penser à transmettre les dernières factures des fournisseurs qui n’ont pas encore été adressées à l’expert-comptable ainsi qu’un récapitulatif des frais professionnels (justificatifs à l’appui). Laurent Cassel attire l’attention sur le fait que toutes les locations de matériel médical réalisées sur l’exercice doivent être prises en compte. « Le titulaire doit nous transmettre toutes les locations en cours de manière à les comptabiliser, même si les factures correspondantes n’ont pas encore été établies et réglées par le client. »

7 Ne pas oublier les remises

Le titulaire doit transmettre à son expert-comptable les remises négociées au moment de l’arrêté des comptes et valider les coopérations commerciales reçues ou à recevoir.

8 Faire le relevé de caisse physique

En principe, la recette du jour en espèces doit être vérifiée quotidiennement et le fonds de caisse au moins une fois par semaine. Le titulaire négligent doit faire la vérification du fonds de caisse une fois dans l’année et transmettre le relevé d’espèces à son expert-comptable.

9 En société, donner la copie de l’AG

« L’expert-comptable a besoin de ce document pour pouvoir affecter correctement le résultat de l’exercice précédent », explique Dominique Leroy. Cette formalité est importante à respecter, en particulier pour les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés car il est indispensable de savoir comment ont été affectées les réserves (dépôt sur les comptes courants, distribution de dividendes taxés immédiatement aux contributions sociales). « Dans la majorité des cas, les titulaires n’ont pas à communiquer ce document si l’affectation des résultats a été décidée sur les conseils de l’expert-comptable », nuance Laurent Cassel.

10 Préparer l’assemblée

En EURL, SARL et SEL, les titulaires doivent, à la clôture de l’exercice, établir et approuver en assemblée générale les comptes annuels de la société. L’assemblée générale ordinaire est convoquée chaque année, dans les six mois de la date de clôture des comptes, pour statuer sur les comptes de l’exercice écoulé. Cette opération suppose une préparation minutieuse de la part du gérant et un respect rigoureux du formalisme et des règles particulières prévues dans les statuts de la société.

Des dates à tenir

Le bilan doit être adressé à l’administration fiscale dans les trois mois suivant la date de clôture (quatre mois si la clôture a lieu le 31 décembre). Cette règle ne tolère aucune exception pour les sociétés à l’impôt sur les sociétés dans la mesure où le solde d’IS est dû le 15 du quatrième mois après la date de clôture. La règle est beaucoup plus souple pour une SNC à l’IR, dont les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ne seront imposés que l’année suivante. « Si le bilan n’est pas adressé à l’administration et au centre de gestion agréé dans les six mois, la SNC ou l’entreprise individuelle ne peut plus bénéficier de la réduction de trois à deux ans du délai de reprise », prévient Dominique Leroy.