Suivre le matériel de location

ORGANISER LA LOCATION DE MATÉRIEL

• Lister les matériels proposés (propriétés de l’officine ou loués via un prestataire avec qui l’officine a un contrat).

• Aménager un espace de stockage en identifiant clairement les matériels disponibles à la location de ceux en attente de nettoyage.

• Préparer une pochette pour chaque matériel contenant le nom de l’appareil, les coordonnées du fournisseur, la fiche technique, le mode d’emploi détaillé, les modalités de nettoyage et décontamination et les modalités de livraison.

• Attribuer un numéro d’identification interne à chaque matériel détenu.

• Préparer un classeur pour les locations (papier ou informatique) en créant une fiche de suivi pour chaque matériel avec un tableau cadencé par semaine ou quinzaine.

• Former tous les collaborateurs à la manipulation des appareils.

• Nommer un collaborateur préposé aux livraisons ayant les compétences pour l’installation et le suivi technique.

GÉRER LA SORTIE DU MATÉRIEL

• Matériel détenu par l’officine :

• renseigner la fiche de suivi en notant les coordonnées du client, son numéro de téléphone, la durée prévue de location, le type de matériel et sa référence. S’il y a lieu, conserver une copie de l’ordonnance et le chèque de caution ;

• faire une démonstration du matériel au client (montage, démontage, nettoyage quotidien) en expliquant son intérêt. Demander au client ou à son mandataire d’exécuter la manipulation afin de vérifier la bonne compréhension ;

• remettre et facturer les consommables liés à l’usage de l’appareil.

• Matériel non détenu à l’officine :

– prendre contact avec le fournisseur afin de connaître la disponibilité et les délais de livraison. Tracer l’appel dans le cahier de suivi de commandes ;

– ouvrir une fiche de suivi interne en conservant le bon de livraison du fournisseur ;

– s’assurer de la bonne livraison du matériel.

GÉRER LE RETOUR DU MATÉRIEL

• Vérifier immédiatement l’état extérieur du matériel ainsi que son bon fonctionnement, si besoin prévoir la réparation.

• Renseigner le dossier de suivi, facturer la location et clôturer le dossier.

• Mettre le matériel clairement identifié en attente de nettoyage dans l’espace réservé à cet effet.

• Procéder au nettoyage et à la désinfection le plus rapidement possible.

• Envelopper le matériel dans de la Cellophane en y apposant une étiquette mentionnant : « désinfecté le… par… ».

• Pour le matériel loué via un prestataire, joindre le bon de livraison sur lequel seront apposés la date de retour et le tampon de l’officine.

À RETENIR

• Vérifier mensuellement les fiches de suivi, le retour du matériel et les facturations. En cas de dépassement de la durée de location, contacter le client (négligence ou prolongation de la location).

• Un chèque de caution peut être demandé et qui sera restitué lors de la clôture du dossier si le matériel est rendu en bon état.

• Etablir une procédure précise de suivi des dossiers de location incluant si besoin un mode opératoire détaillé de la gestion informatique des dossiers.

• Nommer un responsable du nettoyage du matériel et établir un protocole de décontamination selon les produits employés.

• Former une personne aux conseils liés à l’allaitement pour accompagner les locations de tire-lait.

• Afin de renseigner rapidement le client, indiquer sur chaque fiche de matériel le prix public, la base de remboursement et le type de facturation.