Quelle date de clôture choisir ?

Un titulaire exploitant sous forme de société est tenu de déposer ses comptes annuellement et ces derniers sont visibles de toute personne informée de cette possibilité – à la rare exception d’une éligibilité de l’officine à la déclaration de confidentialité totale. « La durée des exercices sociaux est, en principe, fixée à 12 mois, précise Jennifer Touma, juriste pour le cabinet Infini Avocat. Elle peut exceptionnellement être inférieure ou supérieure à un an pour le premier exercice social (la durée maximale est de 24 mois) et lorsque, au cours de la vie de l’entreprise, la date de clôture de l’exercice comptable est modifiée. La modification de la durée des exercices sociaux n’est possible que dans la mesure où la décision est prise avant l’expiration de l’exercice social en cours. Si l’exercice concerné est déjà arrivé à son terme, aucun changement ne peut plus lui être apporté. » Le 31 décembre ou le 30 juin sont habituellement les dates de clôture de l’exercice comptable retenues. Un choix souvent par défaut qui résulte rarement d’une décision mûrement réfléchie. Or, modifier sa date de clôture des comptes peut présenter plusieurs intérêts…

La bonne date.

« Le premier avantage est de pouvoir bénéficier de l’implication maximale de son expert-comptable, argumente Nicolas Baldo, expert-comptable du cabinet Infini Expertise. En effet, de février à mai, les cabinets tournent à plein régime. Terminer son exercice social au 30 septembre permet donc de bénéficier d’un expert-comptable plus disponible. ». Plus pertinent encore, une modification des dates de clôture de l’exercice peut considérablement améliorer l’image de l’activité de son entreprise. « Lorsque nous arrêtons les comptes annuels de nos clients, nous produisons un bilan, un compte de résultat et l’annexe des comptes. Si nous clôturons à un moment où les stocks sont au plus bas, le besoin en fonds de roulement (BFR) diminuera et aura un impact positif sur la trésorerie », poursuit Nicolas Baldo. Rentre aussi en ligne de compte la situation géographique de l’entreprise. « Pour des officines situées en zone touristique, une date de clôture de l’exercice comptable fixée au 30 juin n’est pas forcément la plus appropriée, car elle ne tient pas compte des pics de saisonnalité. Une pharmacie de station de ski ou de station balnéaire clôturant son exercice au 30 septembre aura des stocks au plus bas et sa trésorerie sera réciproquement au plus haut. Un bilan avec une belle trésorerie apporte une image de solidité financière, de rigueur, de bonne organisation, de rentabilité, etc. Autant de qualités qui rassurent des tiers tels que les répartiteurs, génériqueurs, banquiers, investisseurs, salariés… », ajoute l’expert-comptable.

Un premier exercice plus ou moins long.

Le premier exercice comptable a pour particularité d’avoir une durée de plus ou moins douze mois. « En phase d’amorçage, un titulaire qui vient d’acquérir son officine dispose d’une opportunité à réaliser un exercice plus long, indique Nicolas Baldo. Après une acquisition au 1^er mai 2023, le titulaire aura la possibilité de clôturer son premier exercice au 31 décembre 2024. Cette décision permettra de diluer la perte du premier exercice social en absorbant davantage les frais de démarrage (droits d’enregistrement, honoraires des actes et de transaction, etc.). Plus le pharmacien exploitant aura de mois d’activité, plus il obtiendra de chiffre d’affaires et absorbera ces charges. »

Les avantages fiscaux.

Une modification de la date de clôture de l’exercice comptable procure également la possibilité au titulaire de distribuer des dividendes plus rapidement. « Prenons l’exemple d’une société qui clôture habituellement le 31 décembre et dont nous savons avec quasi-certitude qu’au 30 juin de l’année qui suit, elle disposera d’assez de réserves pour distribuer aux associés : en modifiant la clôture au 30 juin, le titulaire pourra distribuer des dividendes avant fin septembre plutôt qu’attendre le mois de mars de l’année suivante », explique-t-il. L’intérêt de modifier la date de clôture d’exercice pour gagner plusieurs mois et remonter des dividendes d’une société d’exercice libéral (SEL) à une société de participations financières de professions libérales (SPFPL) vaut également dans le cadre du régime mère-fille. Par ailleurs, pour une SPFPL individuelle, constituée par un seul pharmacien, qui a réalisé des acquisitions successives de pharmacies en SEL, toutes les sociétés de la SPFPL sont alors soumises au régime de l’intégration fiscale (c’est-à-dire qu’il n’y a pas d’autonomie au niveau des exercices sociaux) et doivent clôturer leurs comptes à la même date. L’autre intérêt fiscal concerne exclusivement les structures imposées à l’impôt sur le revenu (IR). « Le barème de l’IR est assimilable à un escalier : plus on monte haut, plus on est taxé. La dernière marche étant à 45 %. » Le fractionnement d’exercice, par le biais d’une modification de la date de la clôture des comptes, est toujours conseillé pour un pharmacien exploitant à l’IR. « Modifier au 31 mars alors que le choix précédent était le 31 décembre, permettra de diminuer, pour une seule fois, sa base d’IR et de cotisations sociales apportant une économie fiscale et sociale momentanée, mais toutefois appréciable durant cette période inflationniste ! », constate Nicolas Baldo.

24 mois

C’est la durée maximale pour un premier exercice social.

62,08 €

C’est la somme dont il conviendra de s’acquitter pour les frais de greffe, ainsi que 100 € pour les frais de publicité légale nécessaires à une modification de date de clôture des comptes.

Source : Infini Avocat

QUELLE PROCÉDURE POUR CHANGER LA DATE DE CLÔTURE ?

Après un changement de date de clôture, un seul exercice comptable est clôturé au cours de l’année civile. C’est le cas lorsque la clôture est décalée du 30 juin au 30 septembre d’une même année civile. La durée de l’exercice en cours sera donc prolongée de trois mois. « Cette décision doit être prise en assemblée générale extraordinaire (AGE), car elle entraîne automatiquement une modification des statuts », informe Jennifer Touma, juriste pour le cabinet Infini Avocat. Les associés ayant des pouvoirs de direction doivent établir, au préalable, un rapport de gestion dans lequel ils exposent les motifs justifiant cette modification. Si le changement est accepté par les associés, les statuts devront être rectifiés en conséquence. Cette concertation en AGE n’a bien entendu pas lieu d’exister pour les sociétés à associé unique (EURL, SELURL, SELASU…), mais elles devront néanmoins suivre le reste de la procédure. « Un procès-verbal d’AGE devra être rédigé et déposé au greffe du tribunal de commerce dont dépend la société concernée. Les statuts mis à jour devront également être déposés au greffe. Cette formalité occasionne des frais de dépôt au greffe (62,08 €) ainsi que des frais de publicité légale (environ 100 €), obligatoires en la matière », précise-t-elle.