Il était une fois la révolution

Avec les nouvelles missions, la digitalisation de l’officine et la forte incitation à l’inter professionnalisation du parcours de soins, les pharmaciens prennent progressivement conscience qu’ils vont devoir réinventer leur emploi du temps, trouver des gisements d’heures à réaffecter pour leurs patients. Un de ces gisements se trouve au niveau du back-office et plus particulièrement au niveau de la gestion des achats et des stocks. Il prend sa source dans les nouveaux modules achats des éditeurs de logiciels de gestion officinale (LGO) et dans les places de marchés numériques des répartiteurs et des groupements. De plus, avec l’automatisation des propositions de commandes selon les canaux d’achats, ils découvrent que celles les plus pertinentes ne sont pas toujours les achats directs, intègrent que le taux de remise n’est pas le seul garant d’une vraie rentabilité et que celle-ci se trouve peut-être ailleurs, du côté des services à la personne. « La valeur du pharmacien est du côté des clients et non pas des achats », affirme Thierry Chapusot, président du conseil d’administration du groupe Pharmagest, président du directoire du groupe Welcoop. Un discours qui fait écho à celui de Fédergy (la chambre syndicale des groupements et enseignes de pharmacies) qui exhorte les pharmaciens à passer le moins de temps possible en back-office et aux achats, en utilisant les outils numériques du groupement, pour mieux se concentrer sur leur rôle de professionnel de santé. « Certes, passer plusieurs jours par semaine sur les achats à négocier les remises peut rapporter 500 à 1 000 € par mois, mais c’est autant de temps non passé au comptoir, et cela a un coût indirect estimé à 20 000 € par mois environ », livre Camille Yammine, directeur de Népenthès. Sur l’abandon (en grande partie) du direct, Philippe Becker, directeur du département pharmacie de Fiducial, tient des propos plus nuancés : « La réception des commerciaux pour négocier des avantages fait partie de la vie des entreprises et les pharmaciens vivent cela comme une respiration dans leur activité et pas comme une perte de temps, bien au contraire ! Ce qui est cause de perte de temps et de mauvaise décision est l’opacité scientifiquement construite des offres et mécanismes de remises. »

MIEUX acheter avec l’IA.

Les éditeurs de LGO n’en finissent pas d’étonner en mettant à disposition des outils d’achat toujours plus pointus, agissant sur la prise de décision rapide, le gain de temps et d’argent. A l’image de winStock de Winpharma, un outil utilisant les ressources de l’intelligence artificielle (IA). En phase expérimentale en 2018, il entre dans sa phase de développement en 2019. Il permet d’automatiser intégralement le process de gestion des commandes (aucune intervention humaine !) en fonction des objectifs du pharmacien (recherche de la remise maximale, diminution des stocks, gains de trésorerie, délais de livraison…). « Cet auto-pilot de gestion des commandes a été élaboré pour que le pharmacien ne se pose plus la question : Mon besoin est-il le bon ? », argumente Michael Moreaux, expert en solutions produit chez Winpharma. « Grâce à un travail sur les algorithmes de structuration des commandes, le LGO devient un système prédictif de plus en plus fin. Le taux d’automatisation des commandes est de 96 % sur les achats quotidiens aux fournisseurs. » Dans cette expérience bluffante du « zéro minute accordée à la vérification de commandes », les pharmaciens bénéficient d’un audit au démarrage et d’un coaching pour l’analyse et le suivi d’un certain nombre d’indicateurs précis : détection d’anomalies, taux de ruptures, ajustement de paramètres… Les résultats sont probants : le stock baisse en moyenne de deux points (ramené à 8 % du C.A HT) avec un taux de rupture abaissé de 2 points à 4-5 %. « Le gain de temps est jugé aussi important que le gain de marge, rapporte-til. Il peut aller jusqu’à 15 heures par semaine. » Après avoir bouleversé le retail et la grande distribution, l’IA ouvre des perspectives immenses en pharmacie, dans l’optimisation des process d’achat et de gestion des stocks. « Elle permet d’anticiper les comportements d’achat des consommateurs en contextualisant les ventes, grâce à l’apport de données exogènes aux flux de sortie des produits retraités par des algorithmes », explique Hélène Decourteix, consultante et fondatrice de la pharmacie digitale, citant les gains obtenus par la chaîne Mr Bricolage en adoptant les outils de la startup Vekia, en termes de fluidité dans les achats et d’anticipation dans les commandes.

LE RÉPARTITEUR : un rouage essentiel.

Dans un contexte économique instable pour l’officine, le backoffice connecté a pris une nouvelle dimension. Un créneau qu’ont su exploiter parfaitement les répartiteurs. Leur savoir-faire technologique, logistique et digital ainsi que leur proximité sont des atouts formidables pour relever les nouveaux défis des achats. Aujourd’hui, leurs plateformes offrent une meilleure visibilité à leurs clients, des offres négociées avec les laboratoires et des conditions commerciales des différents canaux d’achats. La création de la plateforme digitale collaborative Link par l’OCP reflète cette évolution. Après dix-huit mois d’existence, elle compte plus de 8 000 abonnés. Parmi eux, plus de 80 % utilisent Link de façon très régulière pour leurs achats et la gestion de leur officine. CERP Rouen et Les Pharmaciens Associés proposent également une gestion optimisée des achats par le biais de différents canaux, qui constituent une vraie marketplace pour l’officine. « Le pharmacien peut ainsi via le web et le paramétrage de son logiciel d’exploitation officinale optimiser et automatiser les achats et ne conserver que la partie du direct strictement nécessaire », précise Joffrey Blondel, directeur gestion officinale à la CERP Rouen. Alliance Healthcare Répartition y va également de son offre. « Nous cherchons en permanence à améliorer nos offres d’achat à travers plusieurs canaux d’approvisionnement et leur attractivité est corrélée à la simplicité de la logistique du répartiteur », explique Guillaume Coutant, directeur commercial pharmacie d’Alliance Healthcare Répartition. Six canaux, au total, concourent ensemble à accroître la disponibilité des produits et les marges du pharmacien », complète Christophe Carrot, directeur services et relations industrie, Alliance Healthcare France. Dont trois (livraison au « fil de l’eau », commandes de transferts sur des quantités plus importantes et contrats de marché dans le cadre de relations tripartites avec les groupements) sont dans le giron du répartiteur, permettant au pharmacien de bénéficier de l’offre « du dernier kilomètre » et d’une meilleure rentabilité sur ses achats par la diminution de la valeur et de la profondeur de son stock.

Les groupements visent l’achat en un clic

Au niveau des groupements, il faut distinguer ceux comme Népenthès qui créent leurs propres outils numériques B to B (marketplace, applications mobiles, tablettes) et ceux comme Alphega Pharmacie qui bénéficient des mêmes solutions via l’écosystème numérique du répartiteur auquel il est adossé. Ainsi, chez Népenthès, l’adhérent accède à 100 % de ses besoins en un simple clic. Une interface complète permet d’avoir un store central d’achat pour l’ensemble des produits sur la CAP 250 (centrale d’achat) et la CAC (central d’achat courtier pour accéder aux conditions du direct de 10 laboratoires absents de la CAP).

Autre modèle. Les pharmaciens à l’enseigne Alphega Pharmacie ayant souscrit à « l’offre Platinium » retirent pleinement la quintessence de l’omnicanalité des achats proposée par Alliance Healthcare. « Ce concept permet de dégager 2 points de marge en plus et 22 500 € de gains sur le stock », indique Vincent Le Floc’h, directeur Alphega Pharmacie. Cette enseigne est sur le point de finaliser un nouveau process de gestion automatisée des commandes qui sera proposé en mars, dans un premier temps, aux pharmaciens « Platinium ». « Notre offre, baptisée, l’URL unique, permet au pharmacien de passer toutes ses commandes en pharma-ML, au travers de cet outil qui les dispatche sur différents canaux d’approvisionnement en fonction du meilleur ratio quantité/prix et d’autres critères comme la meilleure disponibilité des produits », annonce-t-il.

DÉLÉGUER pour mieux contrôler.

Pour Hélène Decourteix, à l’ère de la transition numérique, les groupements restent bien placés dans la course à l’optimisation des achats. Parce que la cohérence est un enjeu majeur et la discipline sur le sell-out le prix de la crédibilité vis-à-vis des labos. « Beaucoup de groupements, notamment les plus récents, fonctionnent en réseau intégré avec une politique d’achats très suivie : Mediprix, Hello Pharmacie, Well and Well sur la partie MDD… » affirme-t-elle. Ayant anticipé la fin d’un modèle économique bâti sur les remises génériques, les groupements ont fait de la culture du résultat leur mantra et le sellout leur force de frappe. « Pour bien acheter, il faut bien sortir les produits », rappelle Serge Carrier, directeur général de Pharmactiv. Au sein de ce groupement, la discipline de groupe sur la CAP, les engagements de marché, les flux poussés et la mise en avant des produits sont devenus une carte maîtresse pour les achats et un filon pour ses adhérents. L’ultime étape, l’externalisation des achats, butte sur un obstacle générationnel placé en haut de la pyramide des âges. « Les nouvelles générations de pharmaciens sont particulièrement motivées par les évolutions du métier, les lignes vont bouger avec le renouvellement de la profession », espère Thierry Chapusot. La taille peut également être un frein. Dans les grandes pharmacies (plus de 20 salariés), conserver les achats en interne peut s’avérer judicieux car la charge de travail est suffisante pour mobiliser une personne à plein temps. Mais pour gagner la bataille de la délégation des achats, le groupement doit s’en donner les moyens, estime Jean-Christophe Lauzeral, directeur opérationnel de Giropharm. Si ce groupement parvient à négocier les meilleurs tarifs et à s’engager sur des commandes fermes, « c’est parce que Giropharm s’est doté d’expertises humaines et d’outils (concentrateur IQVIA) qui permettent d’extraire les données d’achats, de ventes et de stock de nos adhérents, explique-t-il. La surveillance des sorties produits est le préalable à la délégation des achats, c’est un point déterminant pour pouvoir signer des contrats avec les laboratoires, et il est de la responsabilité du groupement de les animer. »

UNE MISE en conformité surveillée.

Sur les plateformes des groupements, dans leur espace professionnel, les pharmaciens accèdent à des tableaux de bord permettant de suivre leurs performances commerciales, l’atteinte des objectifs qui vont déclencher les RFA, d’obtenir des remontées sur leurs opérations commerciales, ou encore d’évaluer leurs résultats par rapport aux autres adhérents du groupement… Dans un contexte rendu encore plus concurrentiel par les concentrations et fusions entre laboratoires pharmaceutiques (ex : GSK et Pfizer sur leur activité médicament sans ordonnance), de tels outils de pilotage sont capitaux ! « Les challenges avec les laboratoires OTC sont de plus en plus difficile à relever, car les ventes de leurs produits doivent progresser de 5 % à 8 % dans un marché négatif », explique Serge Carrier. Pas étonnant que le suivi de l’exécution des accords commerciaux se soit renforcé, et que des groupements et laboratoires fassent appel à la startup Yoobic pour faciliter leurs échanges. Les données de sell-out, les rapports d’exécution des titulaires et des photos (preuves d’exécution des accords, du respect des plans merchandising, contrôle des supports de communication, etc.) sont collectés en pharmacie à partir de son application mobile pour le B to B, puis transmis afin d’alimenter en temps réel les tableaux de bord des laboratoires et des groupements chargés de contrôler l’exécution et le déploiement des opérations commerciales en officine. Cette offre a déjà séduit Sanofi, Zambon, Nuxe, Teva, Uriage, Novartis, Pharmacie Lafayette, Pharmavie, Aprium…

L’ART de la négo est dépassé !

Pour les pharmaciens qui ont fait le choix du patient, les conditions d’achats ne sont plus le point décisif. Frédéric Ducassou, titulaire installé à Capbreton (40), a tiré un trait sur les tâches chronophages comme la réception des délégués des laboratoires pour discuter le bout de gras. « La valeur ajoutée de sa visite ne se fait plus forcément sur les achats, la LME (Loi de Modernisation de l’Economie) a réduit les marges de manœuvre sur les remises et les délais de paiement, il faut donc que la prise de commande soit réglée le plus vite possible ». Un pharmacien à l’enseigne Wellpharma du groupement Objectif Pharma attend plus des outils innovants et performants qu’un taux de remise. La stratégie de Category Management mise en place par Objectif Pharma lui permet d’allier les deux. Participant aux commissions d’achats, Frédéric Ducassou est un aficionado de la CAP. « Commander sur la centrale me prend 2 fois trois quarts d’heure dans le mois, il n’y a que des avantages : 1 seule facture, 1 seule livraison, jamais de surstock, je travaille les références que j’ai choisies et non pas celles imposées par les laboratoires. Je perds peut-être un peu en remises sur certaines références, mais je récupère beaucoup plus par une moindre immobilisation de trésorerie et une meilleure réactivité sur mon offre. » Marianne Le Bruchec, installée à Châtillon (92), est également plus intéressée à gagner du temps que des remises qui, en moyenne pondérée, se situent déjà à un très bon niveau grâce à l’exploitation conjuguée des performances de Winpharma9, de Winstock, et de l’appui de l’enseigne « D Docteurs en pharmacie » du groupe Pharmodel concernant le travail sur l’assortiment. « Il y a trois ans, je suis passée à la commande automatique sur 100 % de mes achats grossistes et quand je disais que cela me prenait 30 secondes par jour, les gens avaient peine à me croire. » Aujourd’hui, plus aucune intervention manuelle n’est nécessaire pour envoyer ses commandes à ses différents fournisseurs (labos, short liner, CAP…). « Je ne passe plus qu’une heure par semaine devant mon écran d’ordinateur pour les achats en direct, lors des ouvertures de marchés et des réassorts », explique-t-elle.

Marianne le Bruchec s’en remet les yeux fermés à son logiciel, les préconisations de commandes sont toujours justes et grâce à cette gestion des stocks 100 % automatisée, elle a diminué son stock (à 5 % du C.A HT), les manquants (taux moyen de 3,4 %, contre 6,8 % pour les pharmaciens non automatisés). « La différence de remises avec celles du direct n’est pas énorme, mais le gros avantage est que je n’ai plus de pièce dédiée aux réserves », apprécie-t-elle.

Témoignages

Thierry Chapusot

Président du conseil d’administration du groupe Pharmagest, président du directoire du groupe Welcoop

Vincent Le Floc’h

Directeur Alphega Pharmacie

Jean-Christophe Lauzeral

Directeur opérationnel de Giropharm

Camille Yammine

Directeur de Népenthès

Serge Carrier

Directeur général de Pharmactiv

Frédéric Ducassou

Titulaire Wellpharma à Capbreton (40)

Marianne Le Bruchec

Titulaire Pharmodel à Châtillon (92)

LES EXPERTS

Philippe Becker DIRECTEUR DU DÉPARTEMENT PHARMACIE DE FIDUCIAL

Hélène Decourteix CONSULTANTE ET FONDATRICE DE LA PHARMACIE DIGITALE

Michael Moreaux EXPERT EN SOLUTIONS PRODUIT CHEZ WINPHARMA

Joffrey Blondel DIRECTEUR GESTION OFFICINALE À LA CERP ROUEN

Guillaume Coutant DIRECTEUR COMMERCIAL PHARMACIE D’ALLIANCE HEALTHCARE RÉPARTITION

Christophe Carrot DIRECTEUR SERVICES ET RELATIONS INDUSTRIE, ALLIANCE HEALTHCARE FRANCE

Christian Grenier PRÉSIDENT DE FÉDERGY

DÉLÉGUER

Un tiers des pharmaciens Pharmactiv (550) se son déchargés des achats des génériques.

Déstockage

Des plateformes d’achats tendances

Hélène Decourteix constate que les pharmaciens sont de plus en plus friands de plateformes de déstockage du type lecomptoirdespharmacies.fr. « Cette plateforme de mise en relation permet entre pairs de déstocker des produits dormants qui plombent les trésoreries et d’éviter les périmés ». A l’échelle du groupement, Népenthès a également créé une sorte de Boncoin.fr pour ces produits de santé à risque de « pertes sèches », ou les adhérents qui déposent leurs petites annonces sur le site sont tour à tour acheteurs ou vendeurs.

Autre plateforme signalée par cette experte en e-santé, Pharmedistore, pour pharmaciens à la recherche de produits de niche, innovants et générateurs de marge, pour se différencier par rapport à leurs concurrents.

30 %, C’EST LE TAUX DE RÉDUCTION DES STOCKS OBTENU PAR MR BRICOLAGE GRÂCE AUX RESSOURCES DE L’IA. SON AVANTAGE CONCURRENTIEL SE TROUVE DANS LA RAPIDITÉ AVEC LAQUELLE LES DONNÉES COLLECTÉES SONT INTERPRÉTÉES ET EXPLOITÉES DANS UN BUT STRATÉGIQUE.

CAP ET SRA

Un nœud dans le cordage

Les Centrales d’achats pharmaceutiques (CAP) et les Structures de regroupement à l’achat (SRA) existent depuis dix ans, sans pour autant s’imposer comme des structures d’achats puissantes, comme en grande distribution.

Nouvel aveu d’échec et d’impuissance des Centrales d’achats pharmaceutiques (CAP) et des Structures de regroupement à l’achat (SRA) en ce début d’année : Bayer a peu ou prou décidé de rompre ses relations commerciales avec les SRA et CAP, en baissant ses conditions générales de vente (CGV) et conditions particulières de vente (CPV) de plus de 10 %. Une manœuvre que dénonce Fédergy, destinée à diviser pour mieux régner et imposer son diktat commercial aux pharmaciens d’officine. Ce qui fait le jeu de la rétrocession au grand dam des industriels. « Le laboratoire perd 15 points de marge en accordant les meilleures remises sans augmentation de ses volumes en contrepartie, alors que les CAP et les SRA, victimes des pratiques discriminatoires de certains laboratoires, permettraient d’augmenter la distribution numérique de leurs produits, tout le monde se mord la queue au bout du compte ! », constate Christian Grenier, président de Fédergy. La rétrocession, un jeu qui n’en vaut pas la chandelle également pour Philippe Becker : « Souvent, c’est beaucoup d’énergie et de temps passé pour un résultat parfois discutable ! » Par ailleurs, le ras-le-bol est à son comble sur les hausses récurrentes des prix d’achat en OTC (plus de 10 % certaines années) et l’augmentation des paliers de commandes. Sur l’année écoulée, selon des données IQVIA, les laboratoires d’OTC ont augmenté leur tarif pharmacien de 2 % à 3 % alors que les prix publics en pharmacie n’ont grimpé que de 0,1 %, « ce qui signifie que les pharmaciens sacrifient leurs marges », en conclut Christian Grenier.

LES SRA au point mort. Sur le terrain judiciaire, le dossier des SRA n’avance pas. Certes, il y a quelques motifs d’espoir. Le 29 mars 2017, dans une affaire opposant une SRA, la société Pyxis Pharma, et La Cooper, la Cour de cassation dans son arrêt a débouté ce laboratoire d’OTC et rappelé la nécessité pour les fournisseurs d’établir les conditions catégorielles de vente sur la base de critères objectifs ; ce qui va obliger les laboratoires à redéfinir le contour des relations avec les SRA/CAP. Selon des informations communiquées par Pyxis Pharma, le renvoi en cours d’appel devait avoir lieu le 6 décembre 2018 mais l’audience a été annulée deux jours avant par le laboratoire et a été reporté à… janvier 2020. Pour cette SRA, c’est clair : le laboratoire joue la montre. « Tant qu’il n’y aura pas de jurisprudence, les industriels continueront à faire ce qu’ils voudront et les pharmaciens n’auront malheureusement rien à dire », regrette un responsable de cette société. Ou à faire. « Nous avons alerté la Direction générale de la santé, un nouveau décret sur les CAP et les SRA pourrait être pris mais nous attendons le jugement de cette affaire pour être certain que ce texte ne soit pas contredit par les tribunaux », explique Christian Grenier.

L’ESSENTIEL

→ L’enjeu n’est plus les achats, mais le patient. La recette gagnante : moins de temps en back-office, plus de temps en front-office.

→ L’enrichissement est dans la diversité des choix des circuits d’achat et des solutions digitales proposées par les répartiteurs et les groupements.

→ Les groupements imposent une discipline d’achat et de vente à leurs adhérents pour leur faire gagner de la remise.

→ Piloter ses achats à coup d’IA répond à un double enjeu : ne pas sur-stocker et éviter les ruptures.

→ Les CAP et SRA sont enfermées dans un système dicté par les laboratoires. La porte de sortie sera judiciaire.

LABORATOIRE

Dans les contentieux avec les labos, Fédergy leur reproche d’assimiler la sra à un grossiste et de prétendre abusivement la soumettre aux conditions de vente proposées aux grossistes qui sont bien inférieures à celles des pharmaciens.

17 JOURS COMPLETS, C’EST LE TEMPS PASSÉ DANS L’ANNÉE DANS SON BUREAU AVEC LES REPRÉSENTANTS DES LABOS. COÛT GLOBAL EN COÛT HORAIRE PHARMACIEN : 6000 €/AN. source : CERP Rouen

Coût de revient

Mes chers achats !

La CERP Rouen (groupe Astera) a mené une étude sur les coûts cachés du direct en décortiquant l’ensemble des coûts réels attachés au passage des commandes en direct. « Cette étude montre que le taux de remise – jugé formidable – cache en fait de lourds coûts indirects dont le pharmacien n’a pas toujours conscience, dévoile Joffrey Blondel. Il livre en vrac : le coût de négociation (temps passé à recevoir physiquement le labo et à négocier au téléphone), le coût de passage de la commande (temps passé à élaborer sa commande et à la transmettre), le coût de traitement de la commande (temps passé à réceptionner et ranger la commande, mettre à jour les prix…), le coût de traitement des litiges et des factures (temps passé à gérer administrativement les classeurs de factures, à gérer les litiges…), le coût des périmés (1 300 €) ». Résultat de cette compilation : « Le titulaire va consacrer 1 mois et demi de son année exclusivement au traitement des achats en direct, le coût de son temps investi dans cette action étant de 12 300 € », conclut-il, sans volonté de stigmatiser le direct dans cette étude. Son objectif est juste de faire prendre conscience au pharmacien de limiter ce coût en sélectionnant les laboratoires à suivre en direct.