Gestion comptable et administrative

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La gestion administrative et comptable en pharmacie

1 Un journal comptable est un livre sur lequel sont enregistrées chronologiquement, mois par mois, les écritures ou opérations de l’entreprise.

2 Le grand livre est un document obligatoire regroupant tous les comptes de l’entreprise.

3 Le brouillard de caisse est un document où figure le détail des ventes quotidiennes.

Les relations avec la banque

4 LCR (lettre de change relevé) et billet à ordre signifient la même chose.

5 Il est possible de donner mandat à l’expert-comptable pour qu’il reçoive automatiquement les relevés bancaires.

6 EBICS est le nouveau protocole de communication pour l’échange de fichiers avec les banques.

Les comptes annuels

7 Les comptes annuels doivent être archivés pendant 6 ans.

8 Le stock à communiquer à l’expert-comptable est celui évalué selon le prix catalogue.

9 Il est impératif d’éditer sur papier l’intégralité de son stock informatique.

L’organisation administrative des ressources humaines

10 Le recrutement d’un salarié entraîne des formalités vis-à-vis de l’administration, notamment celle relative à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

11 En cas d’accident du travail, une déclaration à la CPAM doit être adressée par l’employeur dans un délai de 72 heures.

12 Un solde de tout compte peut être dénoncé dans les 6 mois qui suivent la signature d’un salarié quittant la pharmacie.

RÉPONSES

1 FAUX : Tous les enregistrements que l’on porte sur le journal sont appelés « écritures » et se font jour par jour.

2VRAI Le grand livre est formé par l’ensemble des 7 classes de comptes reportés du journal, et classés de façon progressive (de la classe 1 à la classe 7).

3 VRAI : Il doit contenir les mêmes informations que les bandes de caisse enregistreuse.

4 FAUX : Le billet à ordre est un document qui ressemble à la LCR. Cependant, leurs rôles sont inversés.

5 VRAI : Cela lui permet de traiter plus rapidement les données bancaires (sans attendre le relevé bancaire papier) et sécuriser son travail d’enregistrement des opérations du journal de banque et de rapprochement bancaire.

6 VRAI : Il a remplacé ETEBAC depuis fin septembre 2011.

7 FAUX : Ils doivent l’être pendant dix ans.

8 FAUX : C’est le stock à la valeur du prix d’achat réel, donc remisé, qu’il faut transmettre.

9 FAUX : En revanche, une sauvegarde informatique s’impose en prévision d’un contrôle fiscal.

10 VRAI : L’employeur a également d’autres obligations à l’égard du salarié.

11 FAUX : Tout déclassement est interdit.

12 VRAI : Passé ce délai, il devient libératoire pour l’employeur.

CAS N° 1

La gestion administrative et comptable en pharmacie

Xavier veut améliorer la traçabilité de sa comptabilité, notamment pour prévenir le risque de redressement fiscal. Il veut remettre à plat l’organisation administrative et comptable de son officine.

LES OBLIGATIONS COMPTABLES DES PHARMACIENS

Elles sont identiques à celles des commerçants et des sociétés et sont issues de dispositions prises en application du Code de commerce. Elles se traduisent par la tenue de trois livres comptables.

Le livre journal

Les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise (factures d’achats, ventes, frais généraux, TVA, mouvements sur le compte en banque…) y sont enregistrés opération par opération, et jour par jour.

Tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie.

Les pièces justificatives sont classées dans un ordre défini, suivant une organisation propre à chaque officine (les factures sont souvent classées par fournisseur).

Le grand livre

Il retrace toutes les écritures qui seront ventilées selon le plan de compte général et adapté au secteur d’activité de la pharmacie. Il offre une synthèse de chaque compte (banque, fournisseurs, produits et prestations, achats de marchandises…).

Le livre d’inventaire

Il regroupe les données d’inventaire, distinguées selon la nature et le mode d’évaluation des éléments qu’elles représentent. Le livre d’inventaire doit être suffisamment détaillé pour justifier le contenu de chaque poste du bilan.

Les comptes annuels sont transcrits chaque année sur ce livre d’inventaire coté et paraphé. Le document n’est plus obligatoire depuis 2011. Toutefois l’obligation annuelle d’inventaire physique demeure pleine et entière.

LES TRAVAUX PRÉPARATOIRES DU PHARMACIEN

Concernant les marchandises, le pharmacien doit veiller à la mise en place de procédures (écrites) et de contrôles réguliers.

Les achats

– S’assurer de la validité des factures des marchandises reçues (rapprochement des quantités commandées, livrées et facturées à partir des bons de commande, bons de livraison et facturations).

– Mettre en place un suivi des avoirs (remboursement ou imputation).

– Etablir un suivi des remises des grossistes et des génériqueurs.

– Définir une procédure de contrôle des remises, en vérifiant si le taux de remise négocié est appliqué. Pour simplifier le contrôle de l’application du bon taux, l’idéal est de négocier un taux de remise globale.

– Identifier et communiquer au cabinet d’expertise comptable le matériel médical reçu et destiné à être loué, car le traitement comptable sera différent suivant la destination du bien (vente ou location).

Les ventes

– S’assurer de la correspondance entre le chiffre d’affaires cumulé édité sur la feuille de caisse mensuelle et celui des feuilles de caisse journalières.

– Vérifier qu’il existe pour chaque vente un détail des recettes.

– S’assurer que les mouvements d’entrées en banque correspondent aux recettes, en prenant le soin d’isoler les mouvements qui ne concernent pas la vente au détail (honoraires de garde…).

Les pièces justificatives

Il est indispensable, pour assurer la valeur probante de la comptabilité, que chaque enregistrement puisse être rapproché d’un document attestant sa validité.

La conservation des différentes pièces comptables, leur classement et leur transmission au cabinet d’expertise comptable conditionnent la qualité du traitement et, de ce fait, le niveau de sécurité légale et fiscale du dossier du pharmacien.

• Les pièces justificatives des achats et frais généraux s’entendent :

– des factures et avoirs établis par tout fournisseur de biens ou de services réglés comptants ou à terme ;

– de toute pièce apportant la justification d’une dépense (quittance d’assurance, avis d’appel de cotisation sociale ou de contribution fiscale, note de frais de mission ou de réception…) ;

– la mention sur chaque pièce justificative du mode de règlement (chèque, traite, espèces) et de la date du règlement.

• Les ventes

– Pour les ventes au détail : la pièce justifiant de l’inscription des recettes en comptabilité correspond au « ticket journalier » de la caisse enregistreuse, soit les opérations détaillées, par jour, figurant dans le logiciel de gestion. Ces tickets doivent être conservés.

– Dans les autres cas de ventes : les pièces justificatives concernent les factures de rétrocessions et celles relevant des prestations (garde de nuit, commissions, etc.).

Un état mensuel des recettes doit être édité et communiqué au service comptable.

• Les espèces

La stricte application aux caisses des principes légaux impose :

– l’existence d’un journal de caisse respectant la chronologie des opérations. A la fin de chaque journée, un rapprochement doit être effectué entre le solde théorique de la caisse (solde à l’ouverture plus encaissements moins décaissements) et le solde réel compté physiquement dans la caisse. Si un écart apparaît, il convient d’en analyser la cause (erreur due à un écart de rendu de monnaie, vol dans la caisse, erreur de saisie sur la caisse enregistreuse) ;

– la justification de toutes les écritures, et notamment des recettes ;

– l’absence d’erreurs, omissions ou inexactitudes graves et répétées.

• Toutes les opérations en espèces doivent être enregistrées au jour le jour :

– les entrées : ventes au détail, encaissement de factures clients, apports personnels…

– les sorties : versements en banque, règlements fournisseurs, retraits et prélèvements personnels.

Le solde journalier sera calculé sur le brouillard de caisse et devra être vérifié avec l’encaissement réel. Il devra correspondre, à l’euro près, au solde comptabilisé.

CAS N° 2

Les relations avec la banque

Pour faciliter les échanges avec sa banque, David a décidé de souscrire un contrat pour l’échange de données informatisées selon le nouveau standard d’échanges bancaires EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard).

LES SOLUTIONS INFORMATIQUES

Le logiciel de communication bancaire

La télétransmission permet de rapatrier automatiquement le détail des flux bancaires de la veille. Cet outil permet d’envoyer des virements, des effets de commerce, des bons à payer et permet de récupérer les relevés de comptes. Il peut aussi obtenir des réductions de frais bancaires et réduire les délais de remise en banque.

Le protocole EBICS

• L’exploitation d’une officine génère de nombreux flux financiers, notamment en provenance des caisses. La réception des extraits et opérations bancaires du pharmacien par voie dématérialisée à l’expert-comptable permet à ce dernier de traiter les opérations de trésorerie de son client dans une périodicité choisie et de lui restituer l’information financière plus rapidement.

• Le protocole EBICS permet au pharmacien de recevoir les informations sur les opérations enregistrées sur ses comptes (relevés de comptes, d’impayés…).

• Pour souscrire un contrat pour l’échange de données informatisées selon le protocole EBICS, il faudra contacter la banque, qui vous adressera :

– l’accès au serveur de la banque,

– les identifiants de la banque, -les identifiants du client, -les 2 certificats du serveur de la banque pour l’authentification et le chiffrement.

LES ÉCRITURES COMPTABLES CONCERNANT LA BANQUE

L’enregistrement des opérations du journal de banque s’effectue d’après les relevés bancaires. La préparation des documents comptables se déroule comme suit :

– les relevés bancaires sont classés dans une suite ininterrompue. Ils sont accompagnés des pièces justificatives des mouvements portés sur chaque relevé, comme par exemple les bordereaux de versement d’espèces, de remises de chèques, etc.

– tous les talons de chèque sont correctement renseignés (date, désignation précise du bénéficiaire, objet du règlement, montant) ;

– les bordereaux de remise de chèques sont détaillés et mentionnent le montant des chèques et l’identité du tireur (avec rappel du nom du client s’il diffère de celui du tireur) ;

– les bordereaux de remise d’effets domiciliés comportent l’identité du fournisseur bénéficiaire.

– les tickets de règlement par carte bancaire sont joints aux feuilles de caisses.

SUIVI DE LA TRÉSORERIE ET RAPPROCHEMENT BANCAIRE

Il est fortement conseillé de suivre sur un échéancier le solde de la trésorerie afin d’anticiper les paiements et d’améliorer les relations avec le banquier. Cet échéancier peut être un agenda ou un échéancier, que l’on trouve facilement dans le commerce. On peut aussi utiliser un logiciel Excel pour réaliser l’échéancier.

Un recoupement, au minimum mensuel, entre le journal de banque et les relevés bancaires doit être effectué soit manuellement soit à l’aide du logiciel de comptabilité.

D’AUTRES RELATIONS DÉMATÉRIALISÉES

Avec les administrations

Les administrations sociales (URSSAF, caisses de retraite, complémentaires…) et l’administration fiscale incitent et obligent pour certaines à télédéclarer et télépayer.

Affranchissez-vous de ces démarches en les confiant à un tiers déclarant, votre expert-comptable. Il convient pour ce faire de signer un mandat avec lui par lequel vous l’autorisez à effectuer vos télédéclarations sociales et fiscales, ainsi que les télérèglements associés à la date d’échéance.

Avec le cabinet d’expertise comptable

La dématérialisation des factures d’achats et de ventes permet également d’aider à la mise à jour constante. La solution est de mettre en place un processus consiste à scanner quotidiennement des factures d’achat par le pharmacien. Le cabinet comptable reçoit alors une alerte et peut traiter les factures pour ensuite les importer dans la comptabilité et les imputer.

Grâce à cette technologie, la comptabilité peut être à jour au plus proche de la date réelle. Le client évite de se déplacer au cabinet pour simplement déposer ses pièces comptables ou de les envoyer par courrier. Par ailleurs, cela permet également au pharmacien de ne pas se démunir de ses pièces comptables.

POUR APPROFONDIR

Moyens de paiement offerts par la Banque de France

L’ABC…

Maîtriser l’organisation financière et comptable de son officine

Pour avoir une trésorerie saine, le pharmacien doit mettre en place une organisation administrative et comptable fiable et pertinente.

L’ORGANISATION ADMINISTRATIVE

Les règles de base

Côté dépenses, aucune opération n’est faite sans présentation d’une pièce justificative de la dépense, quel que soit le mode de règlement.

Tout règlement doit être soumis à l’approbation du dirigeant et lui seul doit signer les chèques, ordres de virement, acceptation des effets de commerce.

Côté recettes, les remises à la banque doivent être effectuées chaque jour (en principe) avec copie des bordereaux de remise de chèques et d’espèces pour vérification avec les bordereaux de banque.

La gestion de la caisse

• Chaque opération réalisée dans une journée d’activité est enregistrée dans l’outil informatique chronologiquement avec toutes les informations nécessaires sur la nature des produits vendus et les modalités de règlement.

Cette opération se concrétise dans la caisse informatique au moment de la vente.

• A chaque fin de journée, il faut rapprocher le montant total des espèces encaissées (après préparation du fond de caisse pour le lendemain) qui doit correspondre au chiffre d’affaires espèces que le logiciel informatique permet d’imprimer. Toutes les dépenses espèces doivent être notées également chaque jour.

Après cette opération, il faut préparer les bordereaux de dépôt d’espèces et de chèques, qui seront remis en banque. Ces opérations, effectuées quotidiennement, permettent un contrôle immédiat mais aussi en aval du processus, par l’expert-comptable. Ce dernier pourra rapprocher chaque recette journalière chèques et espèces des sommes portées au crédit du compte bancaire.

• Un modèle de feuille de caisse qui récapitule l’ensemble de ces opérations mensuellement est communiqué au titulaire par son expert-comptable et doit être rempli quotidiennement. Il est aussi possible d’utiliser un modèle de feuille de caisse fourni par le logiciel de gestion de l’officine.

• Pour assurer une sécurité des flux financiers journaliers, il est indispensable de contrôler quotidiennement le solde de « caisse ». Le solde théorique doit correspondre à celui effectivement en caisse.

Le tiers payant

Le règlement par tiers payant est une des particularités de l’officine. Certains titulaires préfèrent la confier à un prestataire extérieur, qui se charge à la fois de télétransmettre la facturation mais aussi d’en rapprocher les règlements. Le rapprochement et le traitement des rejets sont une charge importante en termes de temps mais ils contribuent à la bonne maîtrise de l’encours client. Sur le plan purement pratique, on conseille souvent d’ouvrir un second compte bancaire spécifique aux tiers payants.

Les règlements

Il existe différents moyens de paiement des factures d’achats de marchandises et de frais généraux. Le chèque est un moyen de paiement qui tend à disparaître, la mise en place de virement, voire de prélèvement se généralisent. Il est encore fréquent de régler certains de ses fournisseurs par LCR, lettre de change relevé, qui permet un paiement à échéance, et pour le fournisseur la faculté de l’escompter, c’est-à-dire de mobiliser l’encaissement avant son échéance moyennant un intérêt.

La visite mensuelle de l’expert-comptable

Selon l’organisation souhaitée par le pharmacien, il peut être opportun que l’expert-comptable intervienne dans l’officine mensuellement. A cette occasion, l’expert-comptable :

– saisira l’ensemble des factures d’achats : c’est la mission qui demande le plus de temps ; une pharmacie peut avoir de 100 à 250 factures par mois retraçant les livraisons quotidiennes des laboratoires et grossistes-répartiteurs. Le référencement des factures d’achats et leur classement sont primordiaux car l’expert-comptable a fréquemment besoin de vérifier certaines factures. Ainsi, il est nécessaire qu’une référence de facture permette de savoir immédiatement, et précisément, où elle est archivée ;

– triera la caisse de façon journalière : la pharmacie peut générer jusqu’à 2 000 € d’argent liquide dans une seule journée ; c’est pourquoi les dépôts en banque sont plurihebdomadaires, voire quotidiens. Le suivi au jour le jour du solde comptable des recettes en espèces est une obligation légale, notamment sur le plan fiscal ;

– saisira les ventes : évidemment, la saisie des ventes ne se fait pas une à une car certaines pharmacies ont une moyenne de plus de 750 clients par jour. Pour un gain de temps important, la saisie des ventes se fait de manière globale, mensuellement, grâce au récapitulatif des ventes émanant du progiciel de gestion commerciale de la pharmacie ;

– corrigera les éventuelles anomalies et erreurs de la précédente visite et posera des questions le cas échéant : il arrive parfois qu’il soit nécessaire de vérifier certaines factures car celles-ci n’ont pas été comptabilisées correctement. Cela peut être dû à une erreur de saisie, par exemple, un avoir saisi comme une facture, ou une mauvaise imputation du compte d’achat par taux de TVA ;

– calculera la TVA du mois : le pharmacien a besoin de connaître le montant de TVA qu’il va devoir payer en fin de mois pour optimiser sa gestion budgétaire, et ainsi éviter tout découvert bancaire. C’est également pour lui une information lui permettant de savoir s’il doit plus ou moins acheter par rapport aux ventes.

Cet indicateur n’est pas fiable car il n’est pas concret du fait du caractère saisonnier de l’activité, de la variation de son stock et des différents taux de TVA pratiqués.

L’ORGANISATION SOCIALE AU SEIN DE L’OFFICINE

Le premier rôle du titulaire, en tant que gestionnaire des ressources humaines de l’entreprise, réside dans la production d’information ou de documents : bulletins de salaires, gestion des congés, etc.

L’établissement des bulletins de paie

Tous les mois, les bulletins de paie des salariés doivent être établis. Pour ce faire, il faut communiquer au cabinet d’expertise comptable une fiche navette reprenant toutes les informations nécessaires à leur établissement.

Sur ce bulletin figurera notamment le salaire net à verser au salarié. Le salaire est payé en espèces, par chèque barré ou par virement à un compte bancaire ou postal. En dessous de 1 500 €, le salarié peut exiger d’être payé en espèces. Au-delà de 1 500 €, le salaire doit obligatoirement être payé par chèque barré ou par virement (bancaire ou postal).

L’employeur est tenu de conserver pendant 5 ans un double de chacun des bulletins de paie remis à ses salariés soit sur support papier, soit sur support informatique. Cette durée de 5 ans ne s’avérant pas toujours suffisante, il est donc conseillé de les conserver pendant toute la durée de la relation contractuelle et jusqu’à 5 ans après sa cessation.

Il est recommandé aussi de conserver dans l’officine les bulletins de salaire des 3dernières années afin d’être en mesure de les présenter en cas de contrôle, notamment de l’URSSAF.

Le registre du personnel

Il doit être conservé à jour dans l’officine et le titulaire doit le tenir à la disposition des agents de contrôle (URSSAF, inspection du travail…), et ce pendant toute la durée de la relation contractuelle et jusqu’à 5 ans après sa cessation (soit en réalité à partir de l’arrivée de son premier salarié et jusqu’à 5 ans après le départ de son dernier salarié).

Les cotisations sociales à réglerDurant l’année

• URSSAF

– La masse salariale (c’est-à-dire les salaires bruts), le nombre d’heures rémunérées, l’assiette et le montant des cotisations doivent être déclarés chaque mois ou chaque trimestre à l’URSSAF au moyen de la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) qui comprend le bordereau récapitulatif des cotisations (BRC).

– Les dates de déclaration et de paiement (selon une périodicité mensuelle ou trimestrielle) diffèrent selon l’effectif de l’entreprise (moins ou plus de 9salariés) et la date du versement du salaire au salarié : soit au cours du mois correspondant à la période de travail, soit au cours du mois suivant la période de travail (décalage de la paie).

– Les entreprises qui ont été redevables de cotisations et de contributions à partir d’un certain montant pour une année civile, ou celles qui doivent les verser de façon mensuelle, doivent régler leurs cotisations exclusivement par télérèglement ou virement bancaire.

• Caisse de retraite et de prévoyance/frais de santé

La masse salariale doit également être déclarée tous les trimestres aux caisses de retraite et de prévoyance/frais de santé. Suivant les caisses, cette déclaration peut se faire par télédéclaration et/ou par télépaiement.

En fin d’année

• Les cotisations URSSAF : l’employeur doit adresser un tableau récapitulatif annuel avant le 31 janvier de l’année suivante et régulariser en fonction des différents écarts constatés par rapport aux déclarations effectuées pendant l’année.

• La norme pour les déclarations dématérialisées des données sociales (N4DS) : il est tenu d’établir au plus tard le 31 janvier de chaque année une déclaration annuelle qui récapitule les effectifs employés et les rémunérations brutes versées à ses salariés, sur lesquelles sont calculées les cotisations sociales ainsi que les droits des salariés (retraite, assurance maladie…).

• Les cotisations diverses : le titulaire doit s’acquitter de la taxe d’apprentissage (sauf cas d’exonération) et de la taxe formation professionnelle. Ces formalités doivent être réalisées au plus tard le 28 février de l’année suivante. Enfin, il est tenu de régler les cotisations auprès du service de santé au travail auquel il a adhéré.

Les mises à jour annuelles à réaliser par l’employeur

• Actualiser le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER) et les fiches de pénibilité.

L’employeur doit transcrire (et mettre à jour) dans un document unique les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs qu’il est tenu de mener dans son entreprise (exemple pour la posture debout prolongée : risque de troubles musculosquelettiques liés à la posture tels que lombalgies, dorsalgies) ainsi que les facteurs de pénibilité.

Depuis le 1^er janvier 2015, il a l’obligation d’évaluer l’exposition de ses salariés aux 4facteurs de risque en vigueur (travail de nuit, en équipes successives alternantes, répétitif ou en milieu hyperbare). Il devra déclarer (dans la N4DS) chaque salarié exposé à au moins un facteur au-delà du seuil annuel minimum d’exposition fixé, et dont la durée du contrat de travail est ≥ à 1 mois, et leur transmettre la fiche de pénibilité.

• Vérification annuelle des installations électriques et des extincteurs : le titulaire vérifie ses installations électriques et ses extincteurs en faisant appel à un organisme accrédité et consigne les résultats de ces vérifications sur un registre spécifique.

CAS N° 3

Les comptes annuels

La date de clôture de l’exercice approche. Thomas doit préparer l’arrêté des comptes. A quoi doit-il penser ? Comment s’y prendre ? Que doit-il préparer pour son expert-comptable ?

Chaque année, à la date de clôture de votre entreprise, vous devez, avec l’aide de votre expert-comptable, établir les comptes annuels (bilan et compte de résultat).

Votre bilan permet de faire l’inventaire de votre société avec ce qu’elle détient (l’actif) et ce qu’elle doit (le passif). Afin de recenser l’ensemble des actifs, vous allez devoir compiler un certain nombre de documents comptables.

LE STOCK

Un des éléments importants de votre actif est le stock de marchandises.

Vous devez communiquer sa valeur exacte à la date de votre bilan. Deux solutions sont possibles :

Réaliser l’inventaire au fil de l’eau

• Dans ce cas, éditez le soir du dernier jour de votre exercice comptable le listing informatique de votre stock mentionnant le détail des quantités inventoriées ainsi que leur valeur unitaire et la valeur totale. Votre logiciel de gestion commerciale permettant cette édition, renseignez-vous au préalable sur les manipulations informatiques à réaliser afin de l’obtenir.

• Conservez impérativement l’intégralité de l’édition de votre stock informatique.

Par simplicité, vous pouvez éditer seulement la dernière page du listing qui indique le total de la valorisation de votre stock. Cependant, en cas de contrôle fiscal, vous devrez fournir le détail de l’intégralité de votre stock. Si vous ne l’éditez pas sur support papier, gardez une sauvegarde informatique de ce fichier.

Faire appel à un inventoriste

Il est nécessaire de préparer son intervention à l’avance. En effet, en fonction des dates de clôture, les prestataires peuvent être amenés à effectuer des inventaires pour plusieurs clients à la même date. Parfois, ils vont devoir décaler la date d’inventaire. Dans ce cas, vous serez amené à retraiter les entrées et sorties de votre stock entre la date d’inventaire et la date de clôture.

L’inventoriste vous fournira tous les documents nécessaires : édition intégrale de votre stock sur support papier et remise à jour de votre stock informatique.

LES CRÉANCES

Le second élément important du patrimoine de votre société est constitué par plusieurs types de créances détenues auprès des tiers au jour de la date de clôture.

Les encours de tiers payant auprès des caisses de sécurité sociale et des mutuelles

Tout comme pour le stock, assurez-vous de la cohérence de l’édition de ce document. En effet, vous devrez vérifier la réalité des créances inscrites. Par exemple, des créances ayant une antériorité supérieure à plusieurs mois restent-elles pertinentes ?

Un nettoyage préalable de cet état avec la constatation de pertes le cas échéant sera nécessaire. Un conseil : faire ce contrôle régulièrement tout au long de l’année.

Attention ! Il peut arriver que certains lots n’apparaissent plus sur votre état informatique car ils ont été effacés lors de la dernière télétransmission par le concentrateur. Mais le délai de virement auprès de votre établissement bancaire fait que vous ne l’avez pas encore encaissé à la date de clôture. Ces lots ne seront effectivement encaissés que le lendemain ou quelques jours après la date de clôture comptable. Il est donc recommandé de suivre particulièrement les télétransmissions des derniers jours avant la date de votre bilan afin d’identifier les éventuels écarts générés par les délais bancaires.

Les créances clients

Ce sont toutes les sommes dues par les clients au jour de la clôture. Elles peuvent également comprendre les factures dues par les collectivités à cette date. C’est un état qui doit être suivi régulièrement. En effet, il sera difficile de recouvrer des créances anciennes.

Vous devez relancer régulièrement vos clients sur les sommes dues et, le cas échéant, constater les pertes sur les créances définitivement perdues.

Les rétrocessions auprès de confrères

Il peut arriver qu’à la date de clôture vous possédiez des créances envers des confrères auprès de qui vous avez réalisé des rétrocessions de marchandises qui ne vous ont pas encore été payées. A identifier distinctement.

LES AUTRES ÉLÉMENTS À PRÉPARER

• L’inventaire de la caisse espèces y compris le coffre

Comparez ce montant au solde comptable et détectez les éventuels écarts.

• Le total des chèques et cartes bancaires en instance d’encaissement : les chèques et cartes bleues non remis à la banque au jour de la date de clôture doivent être identifiés isolément.

• Les prélèvements de marchandises à titre personnel

Tout au long de l’année, vous avez pu prélever des marchandises dans le stock pour vos consommations personnelles. Renseignez-vous auprès de votre prestataire informatique afin de connaître la bonne gestion de ces sorties de stocks. A la fin de l’année, éditez le total de ces consommations afin de les traiter correctement en comptabilité.

LA CONSERVATION DE CES DOCUMENTS

Une fois l’ensemble de ces documents transmis à votre expert-comptable pour l’établissement de vos comptes annuels, vous devez les archiver et les conserver pendant 10 ans. Optez pour un mode d’archivage annuel (par exemple une boîte archive par année intitulée « éléments bilan année x »).

Une vigilance particulière doit être apportée au document édition détaillée du stock. En effet, si vous n’éditez pas le document papier, vous devez vous assurer de sa correcte sauvegarde informatique.

CAS N° 4

L’organisation administrative des ressources humaines

Arnaud, jeune diplômé, s’installe pour la première fois. Ses études à la faculté et ses premières années d’assistanat ne l’ont pas préparé à la gestion sociale d’une entreprise. Il se pose plusieurs questions : quelles sont les formalités que je dois accomplir ? quels documents dois-je avoir en ma possession dans l’officine… ?

Suite à l’acquisition de son officine, Arnaud a obtenu un numéro SIRET. Il va ainsi pouvoir déclencher l’ensemble des formalités liées à l’emploi de salariés.

POUR POUVOIR PAYER SES COTISATIONS

• Créer un compte URSSAF : le titulaire doit adresser à l’URSSAF une DPAE (déclaration préalable à l’embauche) pour chaque salarié présent dans son officine. Il peut effectuer cette formalité sur le site urssaf.fr.

• S’affilier aux caisses : il doit prendre contact avec les caisses de retraite et de prévoyance/frais de santé désignées ou recommandées par sa convention collective (actuellement Klésia ou Allianz).

• Souscrire un contrat avec un centre de service de santé au travail. Cette démarche permettra notamment de respecter les obligations en matière de visites médicales.

CRÉER UNE POCHETTE PAR SALARIÉ

Que doit-elle contenir ?

• La DPAE du salarié, avec l’accusé réception de la DPAE.

• Les contrats de travail et avenants signés du salarié.

• Les bulletins de salaire.

• Les diplômes du salarié et son extrait de casier judiciaire.

• L’accusé de réception selon lequel le salarié a bien été informé des garanties de prévoyance et frais de santé qui lui sont applicables.

• Toutes les fiches médicales d’aptitude du salarié depuis son embauche.

Mieux vaut conserver dans l’officine ces différents documents pendant toute la durée de la relation contractuelle et jusqu’à 5 ans après sa cessation (voire plus si contentieux intenté dans les 5ans suivant la rupture) afin d’être en mesure de les présenter en cas de contrôle, notamment de l’inspection du travail et de l’URSSAF.

– Les différents échanges avec le salarié (courriers) : conservez ces échanges pendant le temps qui vous paraît opportun (tout dépend des relations avec le salarié, s’il s’agit d’échanges conflictuels, etc.).

OUTILS DE GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL ET DES ABSENCES

• Etablir le planning hebdomadaire de chacun des salariés et l’afficher dans l’officine : le titulaire doit dater et signer les plannings affichés.

• Etablir un document de décompte journalier et hebdomadaire de la durée du travail de ses salariés : il fait apparaître les heures d’embauche, de débauche et les pauses. Par ailleurs, il faut signer ces horaires et les faire contresigner aux salariés.

Un salarié veut prendre des congés payés. Que dois-je faire ?

– Je vérifie qu’il a bien le nombre de jour de congés demandé (à défaut je ne suis pas tenu de les lui accorder).

– Je m’assure d’avoir porté à sa connaissance la période d’ouverture des congés au moins 2 mois avant (par exemple le 1^er mars pour les congés d’été). En pratique, cette information se fait par voie d’affichage.

– Je lui fais remplir un bon de demande de congés payés daté et signé.

– Je fixe les dates de départ en congés en tenant compte de plusieurs éléments : la situation de famille des bénéficiaires et notamment des possibilités de congés du conjoint, l’ancienneté des salariés, les autres activités professionnelles du salarié chez un ou plusieurs confrères.

– Je rends à mes salariés leur bon de demande de congés, validé ou non, que j’ai daté et signé.

Mon salarié est malade. Que dois-je faire ?

Dès réception de l’arrêt maladie de mon salarié (qui doit m’être envoyé dans les 3 jours), j’établis une attestation de salaire, que j’adresse à la Sécurité sociale, et j’établis une demande de règlements de prestations auprès de mon organisme de prévoyance.

Mon salarié est victime d’un accident du travail ou du trajet. Que dois-je faire ?

Dès connaissance de cet accident, je dois faire une déclaration à la CPAM et ce, dans un délai de 48 heures. Je dois remettre la feuille de soins au salarié afin de lui éviter de faire l’avance des frais médicaux.

J’ÉTABLIS UN BULLETIN DE SALAIRE CHAQUE MOIS : QUE DOIS-JE VÉRIFIER ?

Je dois notamment vérifier, pour les communiquer à mon cabinet d’expertise-comptable, les éléments suivants :

– Mon salarié doit-il changer de coefficient ?

– Mon adjoint a-t-il fait des gardes?

– Est-ce le mois où je dois verser la prime de blouse ?

– Mon salarié a-t-il pris des congés payés ?

– A-t-il été malade ?

– A-t-il été absent ?

– Dois-je lui verser une prime (type 13^e mois) ?

– A-t-il fait des heures supplémentaires ou complémentaires ?

À CHAQUE NOUVELLE EMBAUCHE

• Je vérifie si je peux éventuellement bénéficier d’une aide financière (se rapprocher de Pôle emploi).

• Je demande la copie des diplômes des salariés.

• J’établis une déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

• Je fais les démarches d’adhésion nécessaires auprès des organismes sociaux.

• Je rédige un contrat de travail.

• Je remets les notices d’information relatives aux garanties prévoyance-frais de santé et je fais signer au salarié les accusés de réception de ces notices.

• Je mets à jour le registre unique du personnel.

• Je prends rendez-vous pour la visite médicale d’embauche.

LES DOCUMENTS DÉLIVRÉS QUAND UN SALARIÉ QUITTE L’OFFICINE

• Un certificat de travail : il mentionne notamment la portabilité de la garantie frais de santé durant l’indemnisation chômage, en fonction de la durée du contrat et dans la limite de 12 mois.

• Un solde de tout compte : il fait l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture de son contrat de travail. Il peut être dénoncé dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour les sommes qui y sont mentionnées.

• Une attestation Pôle emploi : à remettre au salarié et à transmettre à Pôle emploi par voie électronique.

• Les documents relatifs à la portabilité de la prévoyance.

Ce qu’il faut retenir

Intérêt de l’organisation comptable

Au-delà des obligations légales, le respect de certaines procédures permet à l’expert-comptable de traiter l’information de façon réactive pour anticiper sur des décisions, en favorisant les missions telles que les situations intermédiaires (comptes annuels réalisés en général à mi-parcours) ou les tableaux de bord (suivi trimestriel de ratios économiques sur la base de projections établies par le titulaire).

Le délai de communication des pièces comptables

Afin de permettre une exécution normale de la mission de tenue de sa comptabilité, le titulaire doit communiquer, dans un délai convenu avec son cabinet d’expertise comptable, l’ensemble des pièces justificatives concernant le mois précédent.

Le protocole EBICS permet au titulaire de recevoir les informations concernant ses extraits bancaires par voie dématérialisée ; l’intégration directe des extraits dans le logiciel comptable permet un gain de productivité et une rapidité de traitement de l’information.

Le classement des pièces justificatives

Elles peuvent être classées dans leur ordre chronologique en distinguant les achats et frais donnant lieu à récupération de TVA des autres pièces. Ces dernières seront isolées dans une catégorie « Autres pièces justificatives ».

Le délai de conservation des documents

Selon l’article L. 123-22 du Code de commerce, le délai de conservation des documents comptables est fixé à 10 ans. L’administration fiscale indique, pour sa part, que les livres registres, documents ou pièces quelconques sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication et de contrôle doivent être conservés pendant un délai de 6 ans. Les pièces justificatives d’origine doivent être conservées pour toute opération ouvrant droit à récupération de TVA.

À NOTER

Pour les prestations effectuées avec la CPAM (garde de nuit par exemple), un état récapitulatif pourra être édité via le site Ameli.

Pensez également, sur les génériques, à bien isoler les rémunérations sur objectifs de santé publique (ROSP), pour éviter au niveau comptable un décalage entre les ventes et les encaissements.

L’AVIS DE L’EXPERT
Carole Lejas, expert-comptable, cabinet Exco Valliance FP

« Isoler les remises de chèques »

« Les chèques qui ne concernent pas des ventes de marchandises au comptoir doivent être isolés afin que l’expert-comptable puisse – impérativement – les comptabiliser à part. Ces chèques peuvent concerner par exemple des remboursements de charges sociales ou d’assurance, une rétrocession de marchandises payée par un confrère…

Le pharmacien doit impérativement faire une remise de chèque individuelle permettant de l’isoler. Ensuite, la remise de chèque doit être mise en évidence sur le relevé de banque de façon à ce que l’expert-comptable puisse la comptabiliser dans le compte adéquat. Si cela n’était pas effectué correctement, il comptabiliserait cette remise de chèque avec les ventes de marchandises et cela générerait dès lors une problématique sur le montant du crédit client qui ne serait pas cohérent. »

L’AVIS DE L’EXPERT
Pascal Rousseau, expert-comptable, cabinet Exco Nexion Metz

« La récupération directe des extraits bancaires via le logiciel comptable permet une rapidité de traitement et une comptabilité au fil de l’eau. Pour cela, il suffit de donner mandat à son expert-comptable pour récupérer ses extraits bancaires. Par contre, il lui appartiendra toujours d’annoter les mouvements dont le libellé ne serait pas suffisamment explicite pour permettre la bonne imputation comptable. »

Quelques notions bancaires

• Les intérêts débiteurs : agios que la banque facture sur les positions débitrices (découvert).

• Les jours de valeur : date à laquelle un mouvement prend effet sur le compte.

• La commission du plus fort découvert : calculée en appliquant un taux au plus important solde débiteur de chaque mois.

• Les commissions sur opération : c’est un coût propre à chaque type d’opération.

• La commission de mouvement : c’est le prélèvement sur tous les mouvements de débits (chèques, virements, prélèvements, LCR…).xxx

La caisse en comptabilité

La caisse permet de retracer les mouvements d’espèces. Son solde comptable doit obligatoirement être débiteur ou nul. Il ne peut, à aucun moment, être créditeur : cela signifierait qu’il a été sorti de la caisse plus d’argent qu’il n’en est rentré.

En pratique, par commodité, la caisse peut inclure la totalité des recettes de la journée, quels que soient les moyens de paiement (chèques, cartes bancaires, espèces). C’est le cas dans la plupart des comptabilités des entreprises. Cela implique que le compte de caisse soit crédité des chèques remis effectivement en banque et que chaque mouvement de fonds fasse l’objet d’un enregistrement comptable distinct.

L’AVIS DE L’EXPERT
Carole Lejas, expert-comptable, cabinet Exco Valliance FP

« Il faut contrôler l’édition du stock informatique. Une erreur de saisie aura une incidence directe sur sa valorisation et donc sur le calcul de la marge et sur le résultat de la société. Il ne suffit pas de générer l’édition informatique, il faut également contrôler les références qui présentent les quantités les plus importantes, contrôler les prix les plus élevés et, enfin, comparer l’évaluation du stock à celui de l’année précédente. En cas de variation significative d’une année sur l’autre, comparer le total de chaque famille pour déceler les références qui ont généré les variations et s’assurer de leur réalité. »

Choix de la date de clôture

Ces différents éléments doivent véritablement être traités au soir de votre date de clôture. En effet, votre logiciel de gestion commerciale actualise chaque jour les achats et ventes. Vous ne pouvez donc générer l’édition de ces états qu’à la date du jour.

Ne choisissez donc pas le 31 juillet comme date de clôture si vous êtes en congés à cette période, ou le 24 ou 31 décembre si vous pensez réveillonner !

POUR APPROFONDIR

Les méthodes d’évaluation de votre stock

En général, les logiciels permettent de faire appel à plusieurs méthodes de l’évaluation du stock :

• l’évaluation selon le prix catalogue (non remisé),

• l’évaluation selon le prix moyen pondéré (PMP),

• l’évaluation selon le dernier prix d’achat.

Le stock que vous devez communiquer à votre expert-comptable est celui qui est évalué à la valeur du prix d’achat réel. L’évaluation selon le prix catalogue n’est pas bonne car elle ne prend pas en compte les remises obtenues. La prise en compte de l’évaluation du stock selon cette méthode aurait une incidence sur le calcul de la marge qui serait erronée.

D’où l’importance de la mise à jour régulière des prix de vos marchandises après la réception d’une commande dans le logiciel informatique en incluant les remises.

L’évaluation selon le prix moyen pondéré permet de faire une moyenne de tous les prix d’achat dont vous avez bénéficiés au cours de l’exercice.L’évaluation au dernier prix d’achat évalue le stock en fonction des dernières conditions commerciales obtenues. Cela peut sembler être la méthode la plus juste, en effet, les marchandises restant en stock sont probablement celles achetées au dernier prix d’achat.

En dépannage, en cas de commande auprès du grossiste (au lieu du direct), c’est ce prix qui sera retenu dans cette méthode.

L’AVIS DE L’EXPERT
Carole Lejas, expert-comptable, cabinet Exco Valliance FP

• Demandez la copie des diplômes des salariés afin d’être sûr que le salarié embauché ait bien le diplôme lui permettant d’exercer la profession pour laquelle il a été recruté ;

• Demandez un extrait de casier judiciaire, car l’Ordre des pharmaciens ne vérifie que les interdictions d’exercer pour les pharmaciens. Il faut savoir que toutes les infractions n’apparaissent pas sur le volet que vous pouvez demander.

POUR APPROFONDIR

Les principaux documents à conserver

– Le registre unique du personnel.

– DUER.

– DPAE.

– Les fiches médicales d’aptitude.

– Les bulletins de salaire.

– Les contrats de travail et avenants signés.

– L’accusé de réception selon lequel mon salarié a bien été informé des garanties de prévoyance et frais de santé applicables.

– Le document de décompte de la durée du travail.

5 recommandations importantes

1 LE JOURNAL DES ACHATS

Il enregistre les achats de l’entreprise :

– les marchandises et les matières premières,

– les services extérieurs, conformément au plan comptable : loyers, honoraires, commissions, crédit-bail, assurances, publicité, etc.

Sont inscrites également sur le journal des achats les immobilisations.

2 LE JOURNAL DES VENTES

Il enregistre chronologiquement (jour par jour) les factures de ventes (ou prestations de services) ainsi que les avoirs des clients.

3 LE JOURNAL DE BANQUE

Il enregistre chronologiquement (jour par jour) les encaissements et les décaissements effectués.

4 LE JOURNAL DE CAISSE

Il enregistre chronologiquement (jour par jour) les mouvements d’espèces effectués. On notera que le solde de la caisse ne doit jamais être créditeur (en moins). Par exemple si l’entreprise a 50 € en caisse, elle ne peut pas retirer 60 €.

5 LE JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES (OD)

Il enregistre les écritures qui ne sont ni des achats, ni des ventes ou prestations, ni des mouvements financiers.

Y sont enregistrés :

– les salaires et les charges sociales,

– les déclarations de TVA,

– les écritures de régularisations,

– les écritures d’inventaire en fin d’exercice (en fin d’année).