Arrêter ses comptes : 3 étapes pour y voir plus clair

1 La revue de détails comptable

« Avant d’analyser la gestion et les résultats dégagés par l’officine, il importe de passer méthodiquement en revue l’ensemble des comptes avec son expert-comptable, en partant de la balance quasi définitive et du détail de certains comptes », expose Olivier Delétoille directeur associé de KPMG Entreprises. La balance des comptes est un document de synthèse qui fournit le solde de tous les comptes en fin d’exercice (charges, produits, dettes, créances, disponibilités, etc.). C’est à partir de ce document que sont préparés les comptes annuels. « L’examen de la balance des comptes, a priori, peut paraître fastidieux, prévient-il, mais se révèle, dans les faits, extrêmement instructif. Selon la taille de la pharmacie, le temps à y consacrer par le titulaire varie entre deux et trois heures. »

Cette première étape est celle de la réflexion et doit permettre de se poser les bonnes questions avec l’aide de son expert-comptable sur :

– La justification des comptes

– Les stocks sont-ils correctement comptabilisés, remises déduites, et les périmés appréhendés en charges exceptionnelles pour éviter de peser sur le taux de marge ?

– Penser à vérifier le dénouement des créances non réglées à la clôture et constater une éventuelle provision pour risque de non-recouvrement pour les dossiers pressentis comme définitivement irrécouvrables.

– Valider le solde du compte caisse de fin d’exercice.

– Le ou les titulaires doivent justifier tous les mouvement portés dans les comptes de l’exploitant (pour ceux qui sont en entreprise individuelle) ou en comptes courants pour ceux qui sont en société (SNC, SEL…). Quand la pharmacie est gérée en association, ne pas oublier de faire valider formellement, en fin d’exercice, tous les mouvements qui y figurent.

– Vérifier s’il existe des factures fournisseurs anciennes comptabilisées et non réglées. Des règlements sans factures ont-ils été constatés ? Comment les traiter comptablement et fiscalement ?

– Obtenir la confirmation écrite des tiers pour certains postes significatifs tels que le solde du compte répartiteur ou l’avance à la Sécurité sociale.

– Le chiffre d’affaires et la marge constatés en comptabilité sont-ils en conformité avec les informations affichées par l’informatique ? En cas de différence, en rechercher les causes.

– Les remises sont-elles bien enregistrées en diminution des achats et les escomptes financiers en produits financiers, pour approcher correctement la marge ?

– Toutes les charges financières déductibles ont-elles été correctement appréhendées ?

– Une attention toute particulière sera portée au détail des produits et charges exceptionnels, cette ligne du compte de résultat ne devant pas servir de poste « fourre-tout » pour toutes les anomalies de la comptabilité.

– Les possibilités d’optimisation fiscale et sociale, la recherche de provisions, la politique

d’amortissement

– Si la valeur du fonds mérite d’être revue à la baisse, il faut s’interroger sur l’opportunité ou non de comptabiliser une provision pour dépréciation.

– Un litige non réglé peut faire l’objet dans certain cas d’une provision pour risques et charges.

– Il faut valider, la première année de l’installation, les choix opérés en matière de politique d’amortissement des investissements. En particulier, le choix de la durée d’amortissement des frais d’établissement, de 1 à 5 ans au maximum, n’est pas anodin et engage l’entreprise pour plusieurs années (il est fiscalement difficile de modifier les plans d’amortissement initialement prévus).

– Valider l’état des immobilisations et procéder à un « nettoyage » ou à une affectation rigoureuse des immobilisations pour éviter une surcharge inutile des bases de calcul de la taxe professionnelle.

– Une réflexion concernant l’inscription à l’actif ou non du véhicule du titulaire est éventuellement à mener.

– Les cotisations de retraite complémentaire, dites loi Madelin, sont-elles correctement prises en charge et comptabilisées dans des comptes spécifiques.

– Il est possible de provisionner (anticiper la charge future) certaines cotisations sociales du titulaire (allocations familiales et CSG déductible) qui sont fonction du résultat de l’exercice concerné.

– Valider les frais mixtes, c’est-à-dire les frais pris en charge par l’officine mais qui en tout ou partie peuvent se rapporter à une utilisation privée du titulaire (chauffage, électricité, taxe foncière ou téléphone par exemple). La part privée est à exclure des charges déductibles.

– Cette première étape s’achève par la détermination du résultat fiscal (détermination des avantages en nature, amortissement excédentaire du véhicule, taxe sur véhicule de société, etc.).

Ce travail de révision conduit à l’établissement de comptes fiables. « A partir de cette matière première, il s’agit maintenant de faire parler les chiffres pour leur donner tout leur sens et faire de la comptabilité un véritable instrument de gestion. »

2 Analyser sa gestion

Un examen analytique de l’évolution des principaux postes des comptes annuels est mené par comparaison avec, d’une part l’exercice précédent, d’autre part le budget prévisionnel établi en début d’exercice et enfin, avec les moyennes de la profession. « Tout écart significatif doit être expliqué car il peut révéler une erreur comptable parfois significative modifiant le résultat lui-même ou la présentation des comptes. » Ce travail scrupuleux d’analyse doit porter sur :

– l’évolution du chiffre d’affaires global et par activité ;

– l’évolution de la marge en valeur et le calcul de l’écart sur taux et de l’écart sur activité ;

– l’évolution des charges externes (entretien, loyers, maintenance, honoraires, frais postaux et télécommunications, services bancaires…) et plus particulièrement du poste assurances (par exemple, les primes sont-elles en adéquation avec les risques couverts ? Le stock est-il garanti à sa juste valeur ?). Autre vérification : rapprocher les charges des contrats existants (baux commerciaux et indexation des loyers, maintenance, contrats d’entretien, etc.) ;

– l’évolution des frais de personnel et la cohérence des charges sociales ;

– l’évolution de la situation financière (autonomie financière, fonds de roulement, besoin en fonds de roulement et trésorerie globale) ;

– Enfin, il faut accorder une attention particulière au taux de rotation des stocks, aux crédits clients et fournisseurs, etc.

3 Etablir un plan d’action

Les travaux menés au cours des deux premières étapes conduisent naturellement vers la formalisation d’actions concrètes. Olivier Delétoille cite quelques exemples d’actions mises en place à la suite des réflexions et analyses menées conjointement par le pharmacien titulaire et son expert-comptable :

– adapter l’organisation administrative et comptable ;

– revoir la procédure caisse ;

– améliorer la procédure d’inventaire ;

– mettre en forme le tableau de bord de l’exercice suivant ;

– anticiper auprès des organismes administratifs la baisse prévisible des appels de cotisations sociales et des acomptes d’impôts (impôt sur le revenu et/ou impôt sur les sociétés) du titulaire, en cas de diminution significative des résultats ;

– mettre en place l’échéancier fiscal et social (cotisations sociales du titulaire, acomptes de l’impôt sur le revenu et de l’impôt sur les sociétés) ;

– arrêter la politique de prélèvements pour les titulaires exerçant en entreprise individuelle ou fixer la rémunération optimale pour les structures assujetties à l’impôt sur les sociétés ;

– fixer le niveau éventuel du dividende qui sera proposé à l’assemblée des associés approuvant les comptes annuels pour les sociétés soumises à l’IS ;

– mettre à l’étude des sujets stratégiques tels que : passage en société, renégociation d’emprunts, projets d’investissement, politique de recrutement, transfert, immobilier, complément ou rachat de points de retraite, date de clôture des comptes, etc. ;

– réexaminer l’organisation du contrôle interne et évaluer les risques de détournements.