Des astuces pour gérer plus efficacement les tâches administratives

Titulaires, adjoints et préparateurs passent souvent trop de temps sur les tâches administratives», constate Jean-François Chabanaud, dirigeant d’Argos Conseil. Un mal qui n’est pas propre à ce métier : selon une étude sur les patrons de TPE, ces derniers consacreraient 17 % de leur temps à la gestion comptable, administrative et financière. Dans les pharmacies, deux postes sont particulièrement chronophages: le tiers payant, avec le traitement des rejets, et la vérification des factures, assortie de la détermination des prix publics.

Raisonner « valeur ajoutée »

« Le pharmacien doit toujours se consacrer en priorité à son cœur de métier, c’est-à-dire la relation client, le conseil, et l’animation de l’équipe », souligne Jean-François Chabanaud. Dans cette optique, « la part du temps de travail pour le back office ne doit pas dépasser 30 % », estime le consultant. A raison d’une dizaine de factures de fournisseurs réceptionnées chaque jour, quelle que soit la taille de l’officine, leur contrôle ne doit pas occuper plus d’une heure. Du côté du tiers payant, l’automatisation a permis de gagner en efficacité, mais pour l’expert, sous-traiter cette activité reste la meilleure solution. Une multitude de prestataires, banques comprises, proposent aujourd’hui des offres attractives dans ce domaine.

Reconquérir le temps perdu

« En l’absence de consignes précises, les salariés trouveront toujours une multitude de micro-tâches à accomplir de façon à remplir leur temps de travail », témoigne Jean-François Chabanaud. Or, celles-ci ne sont pas toujours utiles. D’où la nécessité d’établir une méthodologie pour chaque tâche. « Il faudra d’abord décortiquer chacune d’entre elles, en observant la façon dont les salariés s’y prennent. Cette démarche permettra d’identifier les étapes synonymes de perte de temps », explique le consultant. Exemple d’excès de zèle contre-productif : « Certains pointent des relevés répartiteurs ligne à ligne à la fin d’une décade, ou encore classent des factures par ordre croissant de date ». Pourtant « la probabilité de devoir consulter à nouveau ces documents est faible », pointe Jean-François Chabanaud. Aujourd’hui, bons de livraison et factures répartiteurs arrivent ensemble : il suffit donc de les pointer à la réception, ce qui permet de déterminer aussitôt s’il y a des erreurs.

Mettre en place des garde-fous

La mise en place de procédures doit aller de pair avec la désignation de responsables et de binômes sur chaque tâche administrative. La responsabilisation des collaborateurs est un bon moyen de prévenir l’accumulation des retards. Par exemple,« la règle doit être qu’un salarié qui accorde un crédit à un patient est en charge de le récupérer dans un délai court », préconise Jean-François Chabanaud. Mais une gestion optimale des tâches administratives passe également par leur planification. « Il faut identifier des jours et des plages horaires précis pour ces missions, hors des pics d’activité au comptoir », poursuit l’expert.

Opter pour un(e) secrétaire à temps partiel

Déléguer à un(e) secrétaire l’activité administrative comporte deux avantages : délester l’équipe de tâches dépourvues de valeur ajoutée, et les confier à un(e) professionnel(le) qui s’en occupera plus efficacement. Reste qu’un poste à plein temps s’impose rarement. Mieux vaut donc recourir à un temps partagé avec des confrères, ou encore à l’intérim. §