Cinq outils pour gagner en productivité

Pour relever les challenges « métier » et rendre les équipes plus disponibles pour le client, il faut une bonne dose de réalisme et un vrai comportement de gestionnaire. Encore faut-il savoir où se nichent les gains de productivité de sa pharmacie ? Réduire la voilure par mauvais temps (réduction des horaires d’ouverture, licenciements, etc.) est un réflexe qui ne permettra pas au titulaire de les trouver. C’est, au contraire, en investissant pour rendre son équipe plus performante et en changeant un tant soit peu ses méthodes de gestion, que celui-ci peut espérer gagner en efficience et, du même coup, en rentabilité.

EXTERNALISER à bon escient !

Soustraiter les tâches chronophages et sans réelle valeur ajoutée, telles que le recouvrement du tiers payant s’avère souvent plus économique que le faire soi-même. « Très souvent, la gestion du tiers payant mobilise un préparateur l’équivalent d’une journée temps plein par semaine, alors que deux ou trois heures suffiraient », remarque Ludwig Schönborn, directeur général de Santépros, prestataire de services. Mais, externaliser peut coûter cher si les besoins ont été mal estimés. Pierre Merjan, titulaire à Vitry-sur-Seine (94), ne confie que les dossiers les plus compliqués, limitant sa facture à 300 € TTC, tous les trois mois. « Si le taux de rejet de dossiers est supérieur à 2 % du nombre total de FSE (factures subrogatoires électroniques) transmises, l’externalisation est rentable », ajoute Ludwig Schönborn.

OPTIMISER son temps

Par curiosité, Joffrey Blondel, directeur gestion officinale de la CERP Rouen – Groupe coopératif ASTERA, a chiffré les coûts cachés du direct. En mettant bout à bout les différents coûts liés à la négociation (temps passé à recevoir les labos), aux commandes (élaboration, définition et transmission) et à leurs traitements (temps de réception, de rangement, de mises à jour des prix par les équipes, etc), la gestion des factures, des litiges et des périmés du direct (temps global passé pendant lequel le titulaire n’est pas au comptoir pour réaliser des ventes), l’addition vaut son pesant d’or : le titulaire d’une pharmacie de taille moyenne consacre au direct 51 jours par an, ce qui représente 37 510 € en coûts cachés, soit 144 € par commande. Pour gagner 1 ou 2 points de remises en plus, le jeu en vaut-il la chandelle ? « Revoir sa politique d’approvisionnement en limitant le nombre de laboratoires traités en direct et en optimisant son back office, peut s’avérer plus rentable ! », conclut-il.

TIRER profit de son LGO

Les logiciels de gestion officinale regorgent de modules permettant un gain de temps appréciable dans le processus de commande : automatisation des propositions de commandes selon les canaux d’achat, cadencement et hiérarchisation des commandes, gestion des achats depuis son Smartphone… « Si le pharmacien a une bonne maîtrise des fonctionnalités de son LGO, il peut gagner en disponibilité des produits sans sur-stockage, en marge et en flexibilité. », assure Jérôme Lapray, responsable marketing de Pharmagest. De plus, à l’heure des nouveaux modes d’exercice groupés (SEL, SRA, GIE, etc.), les éditeurs de logiciels ont mis au point des plateformes Web de gestion d’un réseau permettant de centraliser les données, gérer les commandes groupées et mettre en place une politique commerciale homogène avec d’autres confrères. « Avec OffiCentral, chaque officine est reliée au logiciel de gestion des autres membres, une pharmacie est négociatrice avec un laboratoire et les autres sont participantes, détaille Jérôme Lapray. La pharmacie en charge de la commande groupée interroge et récupère automatiquement auprès des pharmacies du groupe l’état des stocks et l’historique des ventes des produits de la commande. » En passant par cette solution, Luc Soumet, de la pharmacie Cap Santé à Créteil (94), apprécie le gain de temps : « Jusqu’à 20 heures par semaine ! », juge-t-il.

VERS une démarche qualité

Outre la réduction des coûts qui peut être réalisée sur les pertes de temps quotidiennes, comme la mauvaise gestion des ressources humaines, des fournisseurs et prestataires… et dont le coût s’élève, en moyenne, entre 6 à 8 % du CA annuel d’une officine, la certification qualité s’avère aussi être un vecteur de rentabilité et de sécurisation des actes. Par exemple, elle a permis à Pierreédouard Poiré, installé à Saint-Ouen l’Aumône (95), d’acquérir des compétences nouvelles en gestion. « Grâce au process d’achat du référentiel qualité, j’ai épuré mes stocks et baissé ma trésorerie immobilisée, constate-t-il. Sur plusieurs marques de parapharmacie achetées en direct, je suis descendu de 15 à 5 mois de stock, soit une économie à chaque fois de 3 000 € de trésorerie. »

AUTOMATISER son back office

Gain de temps, gain de place, meilleur confort de travail. Telles sont les trois raisons qui ont poussé Anne Vermel à équiper sa pharmacie de Roubaix (59) d’un combiné robot-automate. Une dépense onéreuse qu’elle ne regrette pas, tant l’optimisation de la masse salariale est réelle.

« L’automatisation du back officine a permis une réaffectation du temps de travail des salariés à des tâches plus valorisantes et génératrices de chiffre d’affaires », explique-t-elle. Par ailleurs, elle apprécie d’autres avantages liés à la robotisation : la réduction des stocks et des périmés, la baisse du nombre de vols à l’étalage grâce à la présence accrue du personnel en front office, l’économie d’un inventaire de fin d’exercice…, qui augmentent indirectement la rentabilité.

Le B.A.-ba sur l’automatisation

Avant de s’engager dans un investissement important que représente l’automatisation, la décision doit être mûrie. Voici les bonnes questions à se poser.

Quelles sont les raisons qui incitent à automatiser son officine ?

Définir ses besoins est primordial : délocalisation et rationalisation du stock, gain en surface de vente et en temps, limitation des déplacements, optimisation de la masse salariale, fluidification des pics de fréquentation…

Quel budget ?

Les solutions proposées démarrent à 40 k€ HT, le prix moyen se situe aux alentours de 95 k€ HT en intégrant toutes les solutions (automate, robot, combiné automate/robot, rangeur) et jusqu’à 150 k€, voire 200 k€.

Quelles analyses préalables doivent être menées ?

L’étude des rotations à automatiser et des performances de la solution est primordiale, de même que la définition du lieu d’implantation de la machine. En effet, il y a toujours besoin d’un minimum d’espace en complément de la solution de robotisation pour que l’équipe travaille dans de bonnes conditions. Il faut donc étudier :

• L’optimisation des flux marchandises et personnes : livraison, zones de travail…

• La capacité réelle entre les diverses solutions (comparaison technique), quel volume prévoir pour les produits non intégrés au système ?

Quelles sont les contraintes à anticiper ?

• Modifications éventuelles : renforcement dalle, percements, gros œuvre.

• Frais d’installation divers à comparer : courant triphasé, abonnement Internet spécifique.

• Délai et durée d’installation.