Gérer les commandes directes

Au préalable, il est indispensable de définir, avec l’équipe, les règles de prises de rendez-vous avec les délégués commerciaux, et de les noter par écrit : quelles sont les personnes chargées d’accueillir les délégués ? A quelle moment de la journée ? Combien de rendez-vous par semaine ?

OUVRIR UN DOSSIER

Il servira à rassembler les différents documents, comme la saisie de commande, le nouveau tarif, le bon de commande, des informations sur les nouveautés, d’éventuels dysfonctionnements…

PRÉPARER LA COMMANDE

→ Organiser les rendez-vous pendant les périodes qui ont été définies.

– Les responsables de gamme devront être disponibles ;

– Refuser tout rendez-vous non prévu à l’avance ;

– Consulter attentivement, avant le rendez-vous, le dossier qui aura été réalisé sur le fournisseur ;

→ Suivre l’évolution des ventes et de la rentabilité de chaque gamme, par fournisseur, en tenant compte de la saisonnalité.

→ Analyser les besoins de la pharmacie.

– Avant d’accepter une commande, l’équipe doit réfléchir à la manière dont le marché et la clientèle de l’officine évoluent et analyser la compétitivité du laboratoire ;

– Tenir compte des délais de paiement dans l’analyse des besoins ;

– Evaluer précisément ses besoins, à savoir le stock résiduel et les autres gammes.

→ Faire une précommande chiffrée et la valider avec le titulaire, avant l’entretien avec le délégué.

→ Rassembler les périmés, les échanges et les produits à rendre au fournisseur. Il faudra en faire une liste précise et les valoriser séparément.

MENER L’ENTRETIEN AVEC LE DÉLÉGUÉ COMMERCIAL

→ Laisser le représentant présenter ses offres

→ Amorcer la négociation selon les critères suivants :

– Les conditions générales de vente et les remises ;

– La rentabilité des promotions en calculant, à l’aide du logiciel de vente, les marges dégagées ;

– Les conditions de règlement et les cadences de livraison ;

– L’aide à la vente (campagnes de publicité, PLV, présentoir, animations, échantillons, cadeaux et formation des équipes) ;

– Les retours, les unités promises et les périmés.

→ Référencer

– Les nouveautés pour créer une dynamique de gamme et déréférencer les produits qui ne se vendent plus ;

– Equilibrer l’offre entre les produits d’un même segment ;

– Tenir compte de la loi de Pareto selon laquelle 20 % des références génèrent 80 % du chiffre d’affaires.

→ Demander de se voir appliquer le nouveau tarif et consulter les performances réalisées par le laboratoire.

VALIDER LA COMMANDE

→ Exiger un bon de commande écrit, signé par le délégué, reprenant ce qui a été dit, promis ou accordé au cours de la négociation.

→ Archiver ce bon dans le dossier fournisseur.

→ Noter la date du prochain rendez-vous.

SAISIR LA COMMANDE

→ Saisir la commande en mettant à jour, dans l’outil informatique, les prix d’achats, les remises et les prix de vente si besoin.

→ Noter des remarques indispensables pour la réception des commandes comme le changement de prix, les nouveautés, les promotions à mettre en avant…

SUIVRE LA COMMANDE

→ Vérifier les dates de livraison, de facturation et les délais de paiement sur la fiche de commande.

→ Informer l’équipe du stock à venir, des nouveautés, des actions commerciales envisagées et des challenges proposés.

→ Ouvrir une fiche de suivi jointe au bon de livraison, dès réception des marchandises.