DIX CLÉS POUR APPRIVOISER LE TEMPS

Difficultés économiques, réduction du personnel, poids croissant de l’administratif ont achevé d’alourdir le sablier des pharmaciens. 70 heures de travail hebdomadaire finissent par user n’importe quel dirigeant d’entreprise, jusqu’à avoir des répercussions sur son niveau de fatigue et de stress. Au-delà des recettes miracles, des experts livrent leurs astuces pour mieux s’organiser.

1 Eliminer les tâches sans valeur ajoutée

« Le pharmacien doit dresser le bilan de sa journée de travail et lister noir sur blanc les tâches à valeur ajoutée auxquelles il doit uniquement se consacrer, en évitant les doublons avec un associé, mais aussi les missions qu’il peut déléguer ou qu’il doit stopper », conseille Philippe Lebas, directeur associé de l’agence pédagogique Cohésia. Pour ce spécialiste des ressources humaines, « le rôle du titulaire est celui d’un chef d’orchestre, et non d’un homme présent sur tous les fronts. » Il faut donc cesser de se croire indispensable à tous les rouages du processus.

2 Lister chaque lundi les tâches de la semaine

« Il faut prendre un quart d’heure chaque semaine pour lister les questions à traiter et suivre ce planning au fur et à mesure des réalisations. Cela permettra d’être plus serein (car rien ne sera oublié) et de prévoir de traiter un sujet (ou plus) par jour », conseille Claire Morisset, expert-comptable KPMG à Niort. Philippe Lebas, lui, suggère « un morning briefing [réunion matinale] de cinq minutes avec l’équipe avant de démarrer la journée. »

3 Savoir hiérarchiser

Les activités doivent être triées en fonction de leur degré d’importance et d’urgence. Un organigramme précis de l’officine est un point d’ancrage important pour lister les activités, les répartir et les hiérarchiser. Agir uniquement sous l’aiguillon de l’urgence expose au risque de privilégier l’accessoire à l’essentiel, de subir le temps au lieu de l’organiser.

Il est aussi indispensable d’identifier ce qui peut être délégué à une équipe, par exemple la télétransmission pendant les périodes creuses. L’équipe officinale peut aussi se décharger de certaines missions, comme la gestion du tiers payant confiée à une société extérieure, les tâches administratives à une secrétaire, le merchandising à un groupement…

4 Redéfinir les postes de chacun

On peut aussi répertorier les activités de chaque membre de l’équipe et évaluer le temps passé à les exécuter, puis relever les cycles propres au quotidien de l’officine, pendant une semaine entière, en différenciant trois secteurs : l’administratif, les stocks et achats, et le comptoir. L’idée étant d’utiliser au mieux les compétences de chacun.

5 Répartir son temps

« 70 % du temps doit être consacré à l’organisation et au pilotage de l’entreprise et 30 % aux imprévus du quotidien, par exemple la prise en charge d’une pathologie lourde ou d’un problème familial, car il faut penser aussi à soigner l’image de l’officine », préconise Philippe Lebas. La loi de Pareto suggère que 20 % de nos activités produisent 80 % de nos résultats. « Il faut concentrer son énergie sur l’essentiel, et non sur l’accessoire », résume Claire Morisset.

6 Prendre rendez-vous avec soi-même

« Chaque semaine, le pharmacien doit cesser toute activité pendant deux heures pour analyser, comprendre, anticiper, planifier, recommande Philippe Lebas. De par ses études, le pharmacien a une capacité analytique et de synthèse, mais cette ressource n’est pas exploitée dans le cadre de la gestion de l’entreprise. »

7 Mieux vivre le temps

Organiser son emploi du temps en fonction des priorités choisies ne permet pas de disposer de plus de temps, mais de le vivre mieux. Pour cela, il faut :

• Alterner les activités très intenses exigeant beaucoup de concentration et les tâches moins complexes.

• Regrouper les activités : ouvrir tous les jours le même dossier prend plus de temps que de le travailler d’une traite.

• Tenir compte de ses goûts et rythmes personnels : le temps est soumis aux notions de plaisir et de déplaisir ; il est possible de compenser une tâche astreignante par une ou plusieurs tâches motivantes. « Certains moments de la journée nous sont plus favorables que d’autres, c’est au pharmacien de savoir lesquels, explique Claire Morisset. Il faut alors concentrer les activités importantes ou rébarbatives au moment où l’on est le plus efficient. »

8 Eviter de perdre du temps

• Le téléphone. Rien de pire pour perdre la maîtrise de son temps que de subir passivement le flot des appels téléphoniques ! « Il faut laisser le soin à l’équipe de décrocher le téléphone et ne pas hésiter à rappeler plus tard, bien sûr en fonction de l’urgence », recommande Philippe Lebas.

• Les sollicitations continues de ses collaborateurs. Tout travail interrompu se révèle moins efficace. Il faut donc éviter de se laisser interrompre à tout moment et ne pas hésiter à s’isoler pour mener à bien des tâches délicates ou un travail de réflexion, comme le recrutement d’un nouveau collaborateur, la détermination des priorités pour le trimestre à venir… Inversement, il faut faire connaître à ses interlocuteurs les plages horaires pendant lesquelles on est disponible. Il faut apprendre à dire non (ou au moins à différer son oui) aux collaborateurs qui sollicitent trop.

• Les rendez-vous avec les délégués des laboratoires. Pour se sortir d’interminables discussions, il est impératif de soigner l’emploi du temps et de négocier avec ses interlocuteurs la durée des rendez-vous.

9 Sortir de l’officine

Un rééquilibrage entre vie privée et professionnelle est nécessaire. Or, Philippe Lebas constate que les chefs d’entreprise ont souvent du mal à lâcher prise par rapport à leurs obligations professionnelles. « Le temps pour soi, comme les activités physiques, intellectuelles et familiales, stimule le cerveau droit, qui est la partie créative. » Faire des pauses et prendre de la distance permettent de limiter le stress.

10 Prendre de bonnes résolutions

« Il faut commencer par se fixer des objectifs modestes, comme quitter la pharmacie un quart d’heure plus tôt le soir. Quand ils sont atteints, il faut se féliciter pour pouvoir en fixer d’autres plus ambitieux, par exemple s’accorder une journée de repos en plus par mois », précise Claire Morisset.

Au bord de l’implosion

Exerçant en solo, Tuan Nguyen, titulaire depuis dix ans, n’avait plus un moment à elle. « J’avais l’impression de vivre dans une prison. Il fallait en sortir car l’accumulation du stress commençait à devenir palpable dans mes relations avec la clientèle », avoue-t-elle. Pour arrêter la machine infernale, alors que les contraintes économiques deviennent de plus en plus prégnantes, elle décide de prendre du recul et de s’octroyer une journée de repos dans la semaine ainsi qu’un samedi sur deux. « Grâce à cette bouffée d’oxygène et en déléguant davantage, j’ai ainsi pu évacuer le stress et repartir du bon pied. »

Savoir gagner du temps

Comment mieux maîtriser son agenda ? Organiser des réunions plus courtes ? Prendre du temps pour soi ? Avec leur ouvrage Managez votre temps et vos priorités (collection Guides Cegos, esf éditeur), Anne Launay-Duhautbout, Jean-Louis Muller et Jean-Pierre Testa ont cherché à aider à y voir plus clair. Ce guide pratique d’environ 200 pages donne conseils, exercices pratiques et autodiagnostics pour apprendre à gagner du temps.