Établir un budget prévisionnel

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Prévenir les difficultés

1 Les difficultés de trésorerie surviennent souvent à la rentrée.

2 Le bilan est le premier document comptable à utiliser pour bâtir son budget prévisionnel de trésorerie.

3 Les délais de paiement des fournisseurs ne peuvent dépasser 60 jours fin de mois ou 45 jours à compter de la date d’émission de la facture.

Avoir un projet de développement

4 Trois types de flux sont à prendre en compte lors de l’installation ou d’un transfert.

5 Après un transfert, un budget prévisionnel se construit sur 24 mois.

6 Le seuil de rentabilité est le point mort.

La reprise d’une officine

7 Le budget prévisionnel de reprise doit prévoir une dégradation du revenu disponible dès la 2^e année.

8 Les éléments incorporels qui constituent le fonds repris sont amortissables.

9 Il est préférable de financer le stock sur douze ans.

D’une entreprise individuelle à une société

10 Il existe deux possibilités pour passer en société.

11 Des flux financiers sont à prendre en compte en cas d’apport du fonds.

12 En cas de vente du fonds à la société, le compte de résultat prévisionnel n’intègre pas la rémunération du titulaire.

RÉPONSES

1 VRAI : En septembre, il faut payer les commandes de juillet avec les recettes amoindries du mois d’août.

2 VRAI : Il ne faut pas oublier d’extraire du dernier bilan les créances et les dettes.

3 FAUX : C’est l’inverse : le délai est de 45 jours fin de mois et 60 jours à la date d’émission de la facture à partir du 1^er janvier 2012. C’est, en effet, à cette date que l’accord dérogatoire sur les délais de paiement prend fin.

4 FAUX : Ils sont quatre : l’exploitation, les investissements, les financements et la répartition des résultats.

5 FAUX : Il se construit sur douze mois, soit la durée de l’exercice comptable.

6 VRAI : Il représente les ventes nécessaires pour couvrir les achats et les charges.

7 VRAI : Cette dégradation est liée à l’accroissement des charges sociales personnelles du titulaire.

8 FAUX : Seuls les éléments corporels sont amortissables.

9 VRAI : Le financement du stock sur douze ans est plus sécurisant qu’un crédit vendeur.

10 VRAI : Il s’agit de l’apport du fonds et la vente du fonds à une société.

11 FAUX : En cas d’apport de fonds, il n’y a pas de réalisation de la plus-value.

12 FAUX : Le pharmacien cède son fonds à une société dans laquelle il sera obligatoirement associé et gérant.

CAS PRATIQUE N° 1

Prévenir les difficultés de trésorerie

Aline est installée en zone urbaine. Malgré un résultat bénéficiaire chaque année, elle s’est rendu compte que le niveau de sa trésorerie pouvait devenir négatif à certaines périodes de l’année, en particulier au retour des vacances d’été.

Afin de suivre de près sa trésorerie, Aline veut mettre en place un budget prévisionnel mensuel. Cet outil de pilotage doit lui permettre d’anticiper les difficultés financières.

DES QUESTIONS À SE POSER

La capacité de l’officine à honorer ses engagements se juge sur un certain nombre d’indicateurs financiers. La surveillance des éléments influençant la trésorerie est à rapprocher de l’analyse du bilan, qui est le document comptable permettant d’appréhender l’équilibre financier de l’officine. La recherche d’une amélioration de trésorerie oblige Aline à surveiller de près les actifs et passifs « circulants ».

• Les stocks : ne sont-ils pas trop élevés ? N’y a-t-il pas de « rossignols »? Aline devra garder en mémoire un ratio essentiel : en moyenne, le stock représente environ 10 % du chiffre d’affaires, soit 45 jours d’achats.

• Le crédit client : la pharmacie est-elle diligente dans l’envoi des télétransmissions des dossiers de tiers payant à l’Assurance maladie ?

• Le crédit fournisseur : quel est l’encours du grossiste ? L’échéance à régler à la fin du mois est-elle plus importante ?

• Le compte de l’exploitant : les prélèvements ne sont-ils pas trop importants ?

• Les liquidités en banque : combien représentent-elles ?

• Le montant des agios payés : quel est le taux de rémunération du découvert bancaire ?

DES INFORMATIONS À COLLECTER

Pour établir un budget prévisionnel, il faut regarder le bilan du dernier exercice clos afin d’en extraire les créances et les dettes présentes à la clôture de l’exercice et qui seront décaissées sur le nouvel exercice. Pour cela, la pharmacienne doit d’abord avoir une idée précise des délais d’encaissement des créances et de règlement des dettes en se basant sur les délais légaux de règlement des factures, qui ne peuvent dépasser 45 jours fin de mois (ou 60 jours à la date d’émission de la facture) d’après la loi de modernisation de l’économie. Les prévisions mensuelles de trésorerie sont établies en partant du budget des produits et des charges réparties mensuellement. Le budget de trésorerie va ensuite recenser les encaissements et les décaissements dus chaque mois, tout d’abord de façon prévisionnelle pour le comparer ensuite au réalisé.

DES INVESTIGATIONS À MENER

Il faut rapprocher les analyses prévisionnelles entre elles, notamment le budget prévisionnel avec le compte de résultat prévisionnel. Les écarts constatés sur le chiffre d’affaires, la marge, l’excédent brut d’exploitation et le résultat peuvent expliquer des difficultés financières. Comment les détecter ?

• En cas d’écarts constatés sur le chiffre d’affaires (en diminution par rapport au prévisionnel), Aline devra en trouver les causes : le fléchissement du chiffre d’affaires est-il dû à une baisse de la fréquentation ? A une baisse du panier moyen ? A un déplacement des habitudes de consommation et de l’attractivité commerciale ? A la création d’une pharmacie plus dynamique dans la zone d’influence de l’officine ? A l’absence de personnel ou de travaux dans la pharmacie ? A des conditions d’accès différentes (parking, sortie de métro provisoirement condamnée) ? A l’absence d’une journée de caisse ? Etc.

• En cas d’écarts constatés sur la marge

S’ils sont significatifs, il faut là encore en chercher les raisons : coefficient multiplicateur non adapté, manque de rigueur dans la politique d’achat ou dans la politique de management, politique des remises trop forte, concurrence importante, pertes sur stock, prélèvements dans la caisse, démarque inconnue…

• En cas d’écarts constatés sur l’EBE

Il est urgent de revoir le fonctionnement de l’officine, tant en ce qui concerne l’activité des ventes que la structure des charges. Par exemple, il conviendra d’agir sur la productivité du personnel ou, dans l’hypothèse d’une productivité correcte, de réduire le montant des charges correspondantes (licenciement). On peut encore juguler une insuffisance d’EBE par la contraction des frais généraux.

CAS PRATIQUE N° 2

Bâtir un projet de développement

Pierre exploite une petite officine dans une zone commerciale qui va être réhabilitée. Le bailleur lui propose une surface commerciale dans de nouveaux bâtiments à une centaine de mètres de son local initial. Le pharmacien devra établir un budget de trésorerie dans la perspective d’un transfert.

LES ÉLÉMENTS À INTÉGRER

Le transfert de l’officine induit des coûts qui doivent être budgétés, et surtout financés. Dans l’exemple de la pharmacie de Pierre, il faut prévoir :

• le coût du droit au bail versé au promoteur et du dépôt de garantie du nouveau local ;

• les travaux d’aménagement du nouveau local à partir du moment où les agencements actuels de l’officine ne peuvent pas être réutilisés ;

• les équipements comme le matériel informatique (l’option du crédit-bail n’a pas été retenue) ;

• l’augmentation du stock due à une surface de vente plus importante, qui sera financée en partie par le crédit fournisseur ;

• l’augmentation du poste client, le transfert devant se traduire par une augmentation importante du chiffre d’affaires.

LA CONSTRUCTION DU BUDGET PRÉVISIONNEL

Pierre, avec l’aide de son expert-comptable, va bâtir un prévisionnel de trésorerie qui reprendra les informations de son dernier bilan et du compte de résultat en les actualisant en fonction des futures décisions de gestion lors du nouvel exercice : investissements prévus, financements demandés, embauche de nouveaux salariés… Dans le prolongement du compte de résultat prévisionnel, le pharmacien doit déterminer, par grandes masses, les flux prévisionnels de trésorerie à un horizon d’un an.

• Quatre flux fondamentaux sont à retenir :

– Les flux d’exploitation, attachés aux performances commerciales de l’officine et à la maîtrise de ses coûts d’exploitation ;

– Les flux d’investissements ;

– Les flux de financements ; c’est-à-dire la souscription ou le remboursement d’emprunts professionnels de l’année ;

– Les flux de répartition : il s’agit essentiellement de l’impôt sur le revenu et des prélèvements de l’exploitant.

• La réalisation du budget

Il se construit sur douze mois, soit la durée d’un exercice comptable, et se réalise en deux temps.

– Il faut commencer par anticiper les ventes. Pierre doit s’interroger sur son environnement et ses nouveaux marchés. Le pharmacien doit aussi réfléchir au niveau de la marge commerciale escompté sur l’année à venir. Par exemple, avec le développement des linéaires de parapharmacie ou d’OTC dans le nouveau local, la marge de l’officine peut s’améliorer.

– Une fois le chiffre d’affaires et la marge anticipés, Pierre peut examiner les dépenses. Le premier poste de dépenses concerne les charges de personnel. Si la productivité par personne s’améliore d’année en année, grâce en partie à une meilleure formation des équipes, la part des frais de personnel par rapport à la marge sera de plus en plus importante. Le second poste important est celui des frais généraux. Il convient, dans un premier temps, de lister l’ensemble de ces frais et de s’interroger sur leur évolution probable, comme le loyer du nouveau local, qui devrait être plus important.

Avec ces informations, Pierre va pouvoir mettre en place son budget selon le graphe suivant : les ressources, dépenses, trésorerie et soldes cumulés en abscisse, alors que les douze mois de l’année se situent en ordonnée.

L’ABC… l’essentiel pour optimiser son prévisionnel

La méthodologie pour bâtir un prévisionnel

QUELS OUTILS POUR PILOTER L’OFFICINE ?

Le budget prévisionnel et le tableau de bord sont deux outils indispensables pour piloter son entreprise quand la visibilité est faible. Comme tout navigateur, le pharmacien a besoin de dresser son plan de route. Comme tout chef d’entreprise, il a le devoir d’optimiser les résultats du cycle économique de l’officine. Pour une réelle maîtrise de la gestion de l’officine, il faut prendre le temps d’une véritable analyse en perspective qui se décompose en quatre étapes clés :

• le diagnostic de l’officine : un pharmacien qui veut savoir où il va a besoin de savoir où il se trouve ;

• l’étude prévisionnelle « statique » : elle consiste à projeter dans le futur les comptes de l’officine à partir des données existantes, dans le cas où aucun acte de gestion du titulaire ou événement extérieur ne viennent modifier le cours naturel de l’évolution de son fonds de commerce.

• l’étude prévisionnelle « active » qui prend en compte le changement de cap décidé par le titulaire.

• le tableau de bord : c’est le complément indispensable du budget prévisionnel car il permet de vérifier des indicateurs pertinents et opérationnels, mois par mois, et de comparer ce qui a été réalisé à ce qui a été prévu. Ainsi, le titulaire est capable d’analyser les écarts et de prendre à temps les dispositions pour y remédier, si un écart trop important l’a dévié du cap qu’il avait choisi.

COMMENT SE DÉCOMPOSE LE BUDGET PRÉVISIONNEL ?

Les ventes et services

Une première approche intéressante consiste à établir un historique de l’activité au cours des dernières années et de comparer les progressions de chiffre d’affaires par rapport à la moyenne nationale. Une prévision (prudente) pour le prochain exercice sera établie. Mais le chiffre d’affaires doit être ventilé par activités et taux de TVA.

La marge brute hors TVA pour chaque secteur

Pour chaque activité, on retient un taux de marge moyen réaliste que l’on applique à un chiffre d’affaires brut avant remises. Sur le médicament remboursable, le titulaire peut s’appuyer sur les relevés mensuels des achats fournis par les grossistes-répartiteurs. Ceux-ci renseignent sur le chiffre d’affaires des achats, le nombre d’unités achetées et la ventilation en fonction des différentes tranches de la MDL, ce qui permet de reconstituer une marge globale. Pour connaître la tendance, les évaluations mensuelles de marge se feront par rapport au même mois de l’année précédente. Pour le médicament familial et la parapharmacie, il est possible d’apporter des correctifs en cours d’exercice au taux standard que l’on a appliqué en procédant à un inventaire tous les trimestres.

Les charges

Les charges, sujettes à de faibles amplitudes, sont plus faciles à évaluer. Le détail des charges de l’exercice écoulé servira de base à la prévision pour l’année à venir. S’agissant de prévisions, on peut tout aussi bien faire figurer une somme qu’une progression en pourcentage.

• Les charges externes varient peu d’une année sur l’autre, de l’ordre de 2 %. Pour des charges comme l’électricité, le chauffage, les frais postaux et de télécommunication, les fournitures d’entretien et de bureau, le budget prévisionnel doit tenir compte des évolutions de tarif prévisibles, et pour certaines dépenses (par exemple, le chauffage), des sur ou sous-consommations de l’année précédente en cas d’hiver doux ou au contraire rigoureux. Grâce aux statistiques antérieures, des charges telles que les assurances, les achats emballage, les honoraires, les cotisations (ordinales, syndicales, adhésion à un groupement) peuvent être connues avec suffisamment de précision. Il en est de même avec les loyers et charges locatives, la lecture du bail fournissant notamment le montant et la date de fixation du loyer et de sa prochaine révision, des échéances triennales, etc. Il faudra penser aussi à estimer la charge du crédit-bail pour les investissements envisagés (par exemple, une voiture inscrite au bilan) dans l’exercice.

• Globalement, le poste impôts et taxes fait preuve aussi de stabilité ; là encore les statistiques antérieures sont précieuses.

• Les charges de personnel sont de loin les plus importantes et doivent donc être étudiées de près, en intégrant tous les paramètres : salaires, charges sociales, charges patronales, attributions de primes, charges exceptionnelles (remplacement), les contraintes liées aux paliers légaux d’embauche d’un pharmacien adjoint en cas de progression importante du chiffre d’affaires, et, à l’inverse, les conséquences financières d’un licenciement, un changement dans les horaires d’ouverture, etc.

• Les charges sociales de l’exploitant sont suffisamment connues par le titulaire. Les cotisations de maladie, vieillesse et d’allocations familiales dépendent du revenu commercial des exercices précédents et d’options propres au titulaire. Par exemple, pour l’année à venir, il sera intéressant de savoir si le pharmacien souhaite acquérir des points de retraite supplémentaires.

Les frais financiers

Les frais financiers ne réservent pas de grandes surprises. Les intérêts des emprunts en cours sont connus avec précision, en regardant l’état des engagements financiers. Pour les agios bancaires, il faut prendre en compte l’évolution prévisible de la situation financière et de l’évolution, parfois brutale, des taux.

Les dotations aux amortissements

Les dotations aux amortissements correspondent à la dépréciation des immobilisations. Cette charge à caractère fiscal est calculée à partir de durées d’amortissement communément admises et variables selon la nature de l’investissement.

Les dotations aux provisions

Les dotations aux provisions reprennent les dépréciations pour compte clients (créances non recouvertes) et stocks (périmés) souvent négligeables, mais aussi les provisions pour risques et charges (à la suite d’un redressement fiscal ou d’un litige commercial ou aux prud’hommes).

QU’EST-CE QU’UN PRÉVISIONNEL VOLONTARISTE ?

Compte tenu de l’analyse des évolutions possibles, après avoir testé l’incidence des choix de gestion, le chef d’entreprise aura choisi un objectif à long terme (par exemple augmenter de x % le chiffre d’affaires) et bâti en conséquence un plan d’action à court et moyen terme. C’est lui qui servira de référence pour le banquier et tous les autres partenaires.

Pour faire un suivi opérationnel, un budget prévisionnel doit être établi annuellement et contrôlé chaque mois. Les statistiques antérieures sont là encore fort utiles, il faut notamment reprendre les historiques des ventes par familles.

• Le pharmacien analyse et interprète les résultats obtenus, mesure les écarts qu’ils génèrent par rapport aux prévisions et étudie la possibilité d’engager certaines actions correctrices.

• La prévision mensuelle de ventes représente la donnée essentielle d’un budget. Tous les autres paramètres en découlent : marges, coûts variables, coûts fixes des moyens nécessaires à l’activité prévue. Elle exige par conséquent une analyse particulière. Elle peut être conduite de façon plus ou moins approfondie en fonction des informations disponibles : évolution du marché, taux d’évolution par domaine d’activité, etc. A défaut d’autres données, l’analyse statistique des chiffres d’affaires (ou quantités vendues) antérieurs peut fournir une prévision fondée sur l’hypothèse d’un prolongement des tendances observées.

• Le pharmacien peut fixer cependant un objectif différent de celui qui résulterait du prolongement de ces tendances : un objectif supérieur appelle une réflexion sur les moyens à mettre en œuvre, tandis qu’un objectif inférieur incite à revoir les moyens permanents utilisés.

COMMENT CONSTRUIRE UN TABLEAU DE BORD ?

Une fois le budget prévisionnel établi, le pharmacien en contrôle la bonne exécution en suivant avec précision et régularité les indications fournies par le tableau de bord à travers une évaluation précise du bien-fondé des décisions prises, la mesure des performances ou des contre-performances réalisées. Son objet est de présenter une synthèse mensuelle rapprochée des prévisions permettant d’identifier les causes de dérive par l’analyse des écarts. Lorsque les procédures comptables ne permettent pas d’obtenir des chiffres dans un délai court après la fin de chaque mois, il est possible, sous certaines conditions, de leur substituer des montants prévus aux données réelles qui ne sont pas encore connues. Ce procédé exige certaines précautions d’emploi. L’entreprise doit être clairement informée par l’expert-comptable des conditions d’établissement de ces « réalisations » comme de la nature et de l’utilité des écarts qui en résultent.

L’état des réalisations

L’état des réalisations mensuelles effectué à l’aide du tableau de bord porte sur les paramètres suivants :

Les ventes

Les réalisations doivent être traitées sous la même forme que celle retenue pour les prévisions, soit par famille, en euros et/ou en quantité.

Les taux de marges

En l’absence de taux réels, les marges dégagées sont celles que l’entreprise peut espérer réaliser si les politiques de remises ont été respectées. La prise en compte des taux réels permettra de sortir des écarts significatifs en cas de non-respect de ces conditions. Dès lors, cette information peut être utile pour engager des actions correctrices. Aussi, même si les taux sont connus, il est toujours intéressant de procéder en deux temps :

• Le calcul des prévisions : ventes ×  taux = marges

• L’établissement des réalisations nécessitant l’analyse de deux écarts par rapport aux prévisions :

• Les ventes : le différentiel constaté sur les ventes fait ressortir un premier écart entre la marge prévisionnelle et la marge prévue assise sur les ventes réelles.

• Incidence sur le taux : lorsque les taux réels sont connus et qu’on les applique aux ventes réelles, on dispose alors des marges réelles de la pharmacie, d’où la mise en évidence d’un deuxième écart, qui est la différence entre les marges prévues sur ventes réelles et les marges réelles sur ventes réelles.

Les charges fixes

Le traitement des données réelles doit être ajusté (tous les trimestres) sur les modalités retenues pour leurs prévisions et leur répartition.

• Pour un budget annuel réparti, les prévisions sont prises en compte au titre des données réelles.

Lorsqu’un écart est identifié avant la fin de l’exercice (dépassement du budget annuel en cours d’exercice ou suivi des engagements de dépenses mensuels), il importe de le traiter au titre des réalisations pour faire apparaître le dépassement dès son émergence.

• Pour des prévisions de charges coïncidant avec les dépenses, il faut penser à identifier les écarts qui résultent d’une erreur d’estimation (en unités monétaires) de ceux qui proviennent d’une modification portant sur le volume de moyens utilisés (nouveau contrat d’entretien, embauche…).

• Pour les stocks de marchandises, ils seront déterminés avec les mêmes paramètres que ceux de la prévision, à défaut de données réelles. Le rapprochement avec les stocks réels autorisera des analyses sur les durées de rotation ou les volumes traités.

Du fait de cette souplesse et de ces ajustements en cours d’année, l’approche du résultat s’affine au fur et à mesure que l’on avance dans l’exercice, et le pharmacien aura déjà, à ce stade de l’activité, une bonne évaluation de son résultat, sans attendre la fin de l’année fiscale.

L’analyse des écarts

Les écarts et les évolutions sont toujours mesurés par rapport à l’année précédente, mois par mois. Avant de planifier de nouvelles actions en vue de réduire les écarts par rapport aux objectifs initialement fixés, il est indispensable de les expliquer. Pour avoir une vision juste, les comparaisons sont toujours basées sur des chiffres cumulés mensuellement afin de ne pas comparer les exceptions, et de façon à bien mettre en évidence les tendances de l’exercice. Les raisons d’une variation peuvent rapidement être expliquées à la lecture du tableau de bord.

Ce dernier comporte un certain nombre d’indicateurs d’activité (chiffre d’affaires journalier et par salarié, nombre de clients, panier moyen) et de rentabilité (excédent brut d’exploitation/CA, personnel/valeur ajoutée, CA/surface, résultat/CA).

CAS PRATIQUE N° 3

Acquérir une officine

Marie, pharmacienne, achète un fonds de pharmacie pour 883 k€, à 86 % du chiffre d’affaires. Son apport personnel est de 130 k€ et son conjoint travaillera à ses côtés en tant que salarié pour une rémunération nette annuelle de 30 k€. Comment devra-t-elle construire son budget prévisionnel ?

Le plan de financement est celui d’une reprise en nom propre (entreprise individuelle) ou en société à un seul associé (SELURL). Marie devra tenir compte des différents paramètres essentiels dans une reprise : les conditions d’exploitation, la rentabilité de l’officine, la situation fiscale personnelle du repreneur, le prix d’acquisition et l’importance de l’apport personnel. Autant de variables dont les multiples conjugaisons peuvent conduire à des situations très différentes, dont certaines sont confortables, d’autres plus délicates et difficiles, et certaines enfin rapidement catastrophiques. Les études prévisionnelles de trésorerie (le disponible net financier de la pharmacie) et du disponible annuel net financier de la famille après remboursement de l’emprunt et paiement des impôts, permettent au couple de dégager une évolution générale de sa situation financière, mettant en évidence :

• une dégradation importante du disponible en année 2, en raison notamment de l’accroissement des charges sociales de la pharmacienne ;

• une dégradation régulière du disponible de la seconde à la cinquième année.

Cette prévision initiale doit être ajustée à l’issue de chaque exercice, en fonction des performances de l’officine et des modifications des conditions d’exploitation.

L’ÉTABLISSEMENT DU PLAN DE REPRISE

Le plan de reprise doit tenir compte des spécificités du marché et n’est évidemment pas là pour séduire le banquier et obtenir un accord bancaire. Car cet accord, indispensable, n’est pas synonyme de réussite garantie du projet.

Dans son projet d’installation, Marie doit savoir s’entourer :

• d’un transactionnaire qui négocie. C’est l’intermédiaire entre cédant et cessionnaire ;

• d’un juriste qui établit les actes tels que compromis, statuts, pactes d’associés et règlement intérieur ;

• d’un expert-comptable qui réalisera de concert avec le pharmacien repreneur le prévisionnel de reprise.

LA CONSTRUCTION DU PRÉVISIONNEL

L’analyse des ratios du cédant

L’expert-comptable doit analyser le dernier bilan du cédant et établir une batterie de ratios (évolution de chiffre d’affaires, marge, stock, crédit clients, frais de personnel, rentabilité par personne, répartition du CA…).

Au regard de ceux-ci, le pharmacien acquéreur pourra vérifier si les informations qui lui ont été confiées sur le projet sont bien confirmées par les chiffres.

L’analyse des besoins et des sources de financement

Une phase importante du prévisionnel de reprise est la détermination des besoins à financer.

• Le prix d’acquisition du fonds : il comprend les éléments corporels et incorporels. Attention, l’acquéreur doit avoir à l’esprit que la ventilation entre ces divers éléments n’est pas neutre pour lui, car il pourra amortir les éléments corporels, et non les incorporels. Aussi, l’habitude de valoriser les éléments corporels à leur valeur nette comptable (VNC) pour généralement satisfaire au cédant n’est pas intangible. La règle est d’ailleurs la valeur vénale : pour certaines immobilisations totalement amorties, il faut prendre garde aux sous-estimations.

• Les frais d’acquisition : ils sont fixes (sauf pour des reprises réalisées dans certaines zones à incitation fiscale ZFU, ZRR…). Ils se calculent comme suit, et sur la base du prix d’acquisition du fonds (éléments incorporels + corporels) :

– De 0 à 23 000 euros, ce pourcentage est nul.

– De 23 000 à 200 000 euros, il est de 3 % du prix d’acquisition

– Au-delà de 200 000 euros, 5 %.

• Les frais d’actes : ils comprennent les honoraires du juriste rédacteur (compris entre 1 % à 2 % du prix), les frais de constitution de société, la rédaction du règlement intérieur et pacte d’associés en cas de reprise en société, les débours liés aux formalités de publicité et d’immatriculation. Attention, ces débours doivent être précis et détaillés.

• Les honoraires du transactionnaire : ils sont généralement compris entre 3 % et 5 % du prix de cession. Attention : pour les acquisitions de parts sociales ou de titres de société, Marie devra déterminer sur quelle base sont calculés ces honoraires, à savoir le prix des parts achetées ou le prix total du fonds valorisé.

• Le stock : il est racheté au cédant en sus de la valeur du fonds et valorisé par un inventoriste agréé, remises moyennes et produits périmables à moins de 6 mois déduits.

• Les travaux : en règle générale, ils ne sont retenus lors de la reprise que pour un montant très limité.

Ils pourront être plus importants dans un second temps, après 4 à 6 ans d’exploitation et devront dans ce cas s’accompagner d’un refinancement de l’emprunt initial.

• Les éventuelles indemnités sociales : lors de certaines reprises, il arrive qu’il soit prévu un licenciement pour réadapter la masse salariale. Les indemnités de licenciement doivent être intégrées dans le prévisionnel de reprise en prenant soin de ne pas les sous-estimer. Des issues compliquées se rencontrent parfois avec des condamnations prud’homales pour licenciement abusif.

LES MOYENS DE FINANCEMENT

Ils doivent être déterminés à partir de l’apport de l’acquéreur.

L’apport personnel

En présence d’une société, il se décompose entre le capital social et le compte courant. Cette décomposition doit être étudiée au regard des avantages fiscaux. La ventilation entre le capital et le compte courant ainsi que les modalités de libération du capital peuvent donc être optimisées.

L’emprunt bancaire

Il représente souvent le différentiel entre l’apport et le montant global à financer vu précédemment. Il doit être sollicité sur 12 ans. Si le montant sollicité dépasse celui du fonds, le banquier pourra être amené à solliciter un supplément d’apport ou tout du moins des garanties complémentaires.

CAS PRATIQUE N° 4

Passer de l’entreprise individuelle à la société

Pascal, installé depuis quinze ans, a fini de rembourser son emprunt. Il exploite une officine en entreprise individuelle et se pose la question de basculer en SEL. Deux options s’offrent au pharmacien : apporter le fonds à la société ou vendre le fonds à la société. Quels impacts auront ces deux options sur sa situation financière ? Pour le savoir, il doit se livrer à des analyses prévisionnelles du compte de résultat.

L’APPORT DE L’ENTREPRISE INDIVIDUELLE À LA SOCIÉTÉ

Cette première option (voir tableau sur le compte de résultat ci-dessous) consiste à apporter l’intégralité de l’entreprise à une société nouvellement constituée. Pascal va recevoir, en contrepartie de son apport, des titres de la nouvelle structure. Cet apport peut bénéficier de l’article 151 octies du Code général des impôts qui permet de reporter la taxation de la plus-value issue de l’apport, au moment de la cession des titres reçus. Cette opération est également exonérée de droits d’enregistrements si le pharmacien s’engage à conserver les titres reçus pendant trois ans.

• Conseils

Cette opération est généralement réalisée si Pascal souhaite passer à l’impôt sur les sociétés (IS) à moindre coût, notamment en raison du report de la plus-value et de l’exonération de droit d’enregistrement. L’astuce, dans ce cas, est de constituer une SELARL dans laquelle il fera rentrer un pharmacien ami pour une part très minoritaire afin d’éviter l’impact de l’option fiscale de l’impôt sur les sociétés, irrévocable dans une société unipersonnelle.

Il résulte que cette opération de passage à l’IS par apport d’une entreprise individuelle à une SEL n’est potentiellement intéressante qu’en présence d’un fort endettement qui empêche le prélèvement de la totalité du bénéfice. Mais il n’y a pas de règle générale en matière de passage à l’IS et chaque cas doit être étudié. Il ne faut pas oublier non plus la sortie d’un tel schéma et les difficultés de cession de parts de SEL en l’absence des holdings.

LA CESSION DE L’ENTREPRISE INDIVIDUELLE À UNE SOCIÉTÉ

• Dans cette deuxième option (voir tableau du compte de résultat p. 15), Pascal va céder son fonds de commerce et son stock à une SEL constituée pour l’occasion. Sur le plan personnel, le pharmacien disposera d’une certaine somme pour réaliser des opérations patrimoniales. Il faut fixer le prix de vente du fonds de commerce en fonction du prix du marché et calibrer le crédit de la nouvelle structure en fonction de la rentabilité dégagée par la pharmacie. C’est en fonction de la capacité de remboursement de l’officine que l’on va établir le montant de l’apport personnel qu’il devra réaliser.

Attention de ne pas sous-évaluer la valeur du fonds de commerce, l’administration fiscale serait en droit de requalifier l’opération en fonction de sa valeur vénale pour récupérer l’impôt sur la plus-value réelle et les droits d’enregistrement.

• La cession, établie sur la base de 85 % du chiffre d’affaires, fait ressortir les éléments suivants :

• Le prix de vente du fonds de commerce est de 1 150 K€.

• Les impôts et prélèvements sociaux sur la plus-value (28,3 %) imposent de déduire 42 K€.

• La trésorerie nette sur cession de fonds est, par conséquent, de 1 108 K€.

• Avec les stocks et encours clients (+ 30 K€), la trésorerie disponible est de 1 138 K€.

• Pour la SEL qui achète le fonds, l’opération est la suivante :

• le prix d’achat du fonds de commerce est de 1 150 K€;

• les frais d’acquisition sont de 73 K€. Le coût total est donc de 1 223 K€.

Or, la pharmacie possède une rentabilité de 74 K€ par an si Pascal conserve un revenu de 48 K€. Il faut donc que le remboursement du crédit n’excède pas cette somme. Le pharmacien devra alors apporter la différence avec la trésorerie issue de la cession de son entreprise individuelle. En se laissant une marge de sécurité, il sera prudent de ne pas emprunter plus de 700 K€ sur 12 ans à 3,5 %.

• L’opération permet à Pascal de récupérer 615 K€ qu’il pourra utiliser à des fins patrimoniales (résidence principale, épargne). En revanche, son revenu maximum est passé de 100 K€ (entreprise individuelle) à 43 K€, la totalité de l’excédent de rentabilité servant à rembourser le crédit. En réalité, cette opération a l’avantage, pour le pharmacien, de permettre de récupérer d’avance les revenus excédentaires de l’officine (soit 57 000 euros sur 12 ans).

• Le conseil

Il faut faire très attention aux placements qui vont être effectués et veiller à avoir une certaine partie de l’épargne disponible à court terme si la pharmacie connaît des difficultés.

Cette technique d’apport d’une entreprise individuelle à une société peut être utilisée pour deux raisons :

• permettre au titulaire de récupérer de la trésorerie pour effectuer une acquisition patrimoniale (par exemple sa résidence principale);

• répondre à la volonté d’association du titulaire de l’entreprise individuelle. Une étude très précise de la rentabilité de l’officine et des évolutions prévisibles doit alors être effectuée pour permettre une association dans les meilleures conditions financières possibles.

Ce qu’il faut retenir

Dans le cadre d’une cession d’officine

Pour valider la faisabilité de son opération, l’acquéreur doit s’appuyer sur des prévisions établies à partir des données de l’entreprise, de ses normes propres et de paramètres liés aux conditions du rachat. L’objet du budget prévisionnel est dans ce cas de prévoir les bénéfices sur une période de six ans au minimum. L’information essentielle à retirer d’un compte de résultat prévisionnel est la vérification que les produits d’exploitation couvrent les charges d’exploitation et dégagent un EBE permettant au pharmacien de rembourser ses emprunts et assurer son train de vie.

Cette analyse prévisionnelle de l’installation comprend également un budget prévisionnel de trésorerie.

Dans le cadre d’une création d’officine

Ce document prévisionnel est de plus en plus réclamé par les organismes financiers.

Pour préparer le développement

Cela peut être le cas, par exemple, d’une activité spécialisée ou lors d’une modification de l’environnement commercial ou des conditions d’exploitation de l’officine (suite à des travaux d’agencement). Le budget prévisionnel permet de ne pas se lancer à l’aventure les yeux fermés.

4 conseils pour construire son budget prévisionnel

1 Grâce aux données qu’elles comprennent, les prévisions permettent au titulaire de mieux anticiper les décisions de gestion qui s’imposent.

2 Le budget prévisionnel constitue un outil de référence tout au long de l’exercice et permet de mieux situer le niveau des réalisations obtenues. Il est donc un excellent outil de motivation et un curseur essentiel pour le pharmacien comme pour l’ensemble de ses collaborateurs.

3 En ayant à sa disposition ce document, le pharmacien possède également un excellent outil de communication à l’égard de ses partenaires (financiers notamment). La transparence des informations sera très appréciée par la banque.

4 L’appréciation correcte des conséquences financières d’une installation répond à des exigences particulières. Un compte de résultat prévisionnel solide et complet doit intégrer tous les besoins de financement, tenir compte des règles fiscales et sociales actuelles, choisir des hypothèses d’évaluation issues du contexte actuel et adaptées à l’officine reprise. Il doit aussi être établi selon les principes suivants :

• La durée de cinq ou six ans minimum. C’est une durée suffisamment longue pour pouvoir observer la trésorerie. Celle affectée sur une année ne bénéficie plus, au niveau du résultat (base de l’IR), de l’amortissement des frais d’acquisition qui a pour conséquence une augmentation de l’impôt sur le revenu ;

• Le calcul de la trésorerie disponible à l’issue de chaque année. Ce calcul s’effectue en déduisant du résultat net comptable augmenté des amortissements de l’exercice le remboursement du capital des emprunts, les investissements programmés de chaque exercice (par exemple l’embauche prévisible d’un assistant obligatoire), l’impôt sur le revenu (estimé à partir du dernier barème actualisé et adapté à la situation personnelle du repreneur), la CSG prévisionnelle, la quote-part de frais mixtes (loyers, électricité, gaz…), les retraits prévisionnels de l’exploitant et éventuellement, l’augmentation du besoin en fonds de roulement lié à l’exploitation.

À RETENIR

Le pharmacien soucieux de préserver l’équilibre financier de son officine doit donc faire des prévisions de trésorerie. Huit règles sont à suivre :

1 Elaborer un tableau de financement prévisionnel ;

2 Prévoir un plan de trésorerie mensuelle ;

3 Réfléchir périodiquement sur les composantes du fonds de roulement (stocks, encours client et délais de paiement de fournisseurs) ;

4 Financer les investissements par ressources propres ou emprunts ;

5 Placer les excédents de trésorerie ;

6 Contrôler l’adéquation entre la durée et le montant des besoins et la durée et le montant des financements ;

7 Renégocier périodiquement les conditions bancaires ;

8 Mettre en place une connexion bancaire informatisée pour connaître les soldes en temps réel.

L’AVIS DE L’EXPERT Emmanuel Leroy, animateur du réseau santé KPMG

« Un outil pour anticiper »

« Personne n’est à l’abri de difficultés financières, par exemple à l’occasion d’une baisse du chiffre d’affaires, de l’installation d’un confrère aux dents longues, d’un mauvais recrutement, d’un accès à l’officine rendu difficile par des travaux… Dans un contexte économique de plus en plus exigeant, le pharmacien doit tout mettre en œuvre pour anticiper et éviter ainsi d’être pris au dépourvu. Le budget de trésorerie est l’un des outils à mettre en place pour faire face aux difficultés. »

Les principaux avantages du budget prévisionnel de trésorerie

• Simuler l’avenir en mesurant l’impact des décisions importantes sur les résultats.

• Suivre les réalisations mensuelles par rapport au budget.

• Donner confiance aux banquiers en affichant des outils de gestion.

• Permettre d’établir rapidement un budget de trésorerie mensuelle.

• Connaître le niveau du chiffre d’affaires minimum (seuil de rentabilité) à réaliser pour financer les dépenses et les prélèvements.

• Définir le niveau des prélèvements possible et prudent du titulaire, sur l’année et le mois.

À RETENIR

Une vision mensuelle et le calcul du seuil de rentabilité

Les prévisions peuvent permettre de mettre en place d’autres outils très appréciables, comme un tableau de situation rapide. Il s’agit d’un document permettant d’avoir chaque fin de mois une approche fine de son résultat. Les prévisions permettent aussi de déterminer le seuil de rentabilité ou « point mort ». C’est le chiffre d’affaires pour lequel le résultat est égal à zéro. Pour que le résultat soit nul, il faut que l’opération marge brute moins les charges variables soit égale aux charges de structure.

POUR APPROFONDIR

Mensualiser les charges

Cette mensualisation peut être traitée de trois façons différentes.

1) la répartition au prorata temporis

Cette méthode consiste à affecter une quote-part égale par mois (1/12^e ou 1/11^e si la pharmacie ferme un mois en été) du budget annuel. Elle a pour effet de rapporter à une activité variable un montant fixe de charges et de dégager par conséquent des résultats aux amplitudes fortes : sur les mois de forte activité, on majore le résultat ; sur les mois de faible activité, on l’affaiblit.

2) la répartition au prorata de l’activité

Le budget annuel des charges fixes est affecté, chaque mois, à la prévision de l’activité prévue, celle-ci pouvant être mesurée par le chiffre d’affaires, la marge commerciale, une donnée quantitative (nombre d’heures produites par exemple). Cette imputation est dite « rationnelle ». Par exemple, si la saisonnalité des ventes est de 12 % en mars, la saisonnalité des charges sera aussi de 12 %.

3) La répartition selon la cadence des dépenses prévues (engagement ou décaissements)

Cette méthode est proche de celle retenue pour un plan de trésorerie. Elle autorise un contrôle direct des engagements avec la comptabilité.

L’AVIS DE L’EXPERT Michel Watrelos, expert-comptable (Conseils et Auditeurs Associés)

« Ne pas oublier le stock. »

« Il est indispensable d’intégrer le stock dans le prévisionnel de reprise. Il sera financé dans l’investissement global, via une partie de l’apport et de l’emprunt bancaire. Les banques ont en général admis cette notion de stock outil financé au départ et revendu à terme. Cela permet donc un financement sur 12 ans, bien plus sécurisant que le recours aux divers crédits vendeurs souvent accordés sur des durées moyennes de 12 à 36 mois. »

POUR APPROFONDIR

Attention à l’utilisation du « dégagement de fonds de roulement »

« En officine, les achats sont réglés en moyenne à 40 jours et les clients règlent à 7 jours, explique François Gillot, expert-comptable (Cabinet Conseils et Auditeurs Associés). Ces paramètres contribuent à obtenir en général une ressource de trésorerie. Or, il est dangereux d’utiliser cette ressource comme acquise. Elle est indispensable dans les ressources financières utilisées pour l’établissement du prévisionnel de reprise. Mais des débordements peuvent se produire : hausse importante du stock, mauvaise gestion des instances clients… et alors entraîner des tensions de trésorerie grave, aucune marge de manœuvre n’ayant été retenue dans le plan de financement. Le pharmacien repreneur ne doit donc pas chercher un financement à tout prix. Dans cette conjoncture tendue et difficile, il doit s’installer sur la base d’un projet sécurisant et sécurisé. »

POUR APPROFONDIR

L’analyse prévisionnelle

Pour valider la faisabilité d’une opération d’achat, le pharmacien doit s’appuyer sur des prévisions. Cette étude, dont le but est de déterminer les conditions futures d’exploitation à partir de ses normes propres, se décompose en trois phases :

• l’établissement du compte de résultat prévisionnel ;

• le plan de financement ;

• le budget prévisionnel de trésorerie.

Ces prévisions permettent de définir simultanément les modalités du crédit (montant et taux d’intérêt) et sa capacité de remboursement (intérêt et capital). L’objet du compte de résultat prévisionnel est de prévoir les bénéfices sur une période de six ans au minimum.

Même si, au-delà, les prévisions deviennent très incertaines et par conséquent difficilement exploitables. Ce constat est de plus en plus vérifiable aujourd’hui, compte tenu des nombreux facteurs d’instabilité qui agissent sur l’économie de l’officine – politique de maîtrise des dépenses de santé, MDL, concurrence… – et qui imposent davantage de réalisme et de pondération dans les études de gestion prévisionnelle.

L’information essentielle à retirer d’un compte de résultat prévisionnel est de vérifier que les produits d’exploitation couvrent les charges d’exploitation et dégagent un excédent brut d’exploitation (EBE) permettant au pharmacien :

• de rembourser les emprunts (capital + intérêts) ;

• d’assurer son train de vie ;

• de payer l’impôt sur le revenu ;

• de faire face aux nouveaux besoins en fonds de roulement (augmentation du stock et du poste clients) ;

• de s’autofinancer avec le solde restant des investissements.

L’AVIS DE L’EXPERT Lionel Canesi, expert-comptable du cabinet C2C pharma (groupe CGP).

« Analyser la situation de l’officine. »

« On voit dans l’étude de ces deux options que tout dépend de la situation particulière de l’officine. C’est la même chose en matière de choix du régime fiscal, il faut considérer l’opération dans son ensemble en intégrant l’horizon de sortie dans son raisonnement sous peine d’avoir des déconvenues importantes, surtout si les holdings patrimoniales ne sont toujours pas autorisées à ce moment-là ».