POUR UN BACK-OFFICE MIEUX ORGANISÉ

1 Refondre la stratégie du back-office

L’automatisation change la stratégie de l’entreprise. Laurent Dautria, titulaire à Lyon (Rhône) depuis 2001, l’a expérimentée. En 2006, après avoir acheté l’étage au-dessus de son officine, il décide de rationaliser la chaîne logistique en investissant dans un automate. « Tecnilab m’a installé, fin 2006, un prototype de Dreamtec. Les fortes rotations des produits représentaient 80 % du stock à l’époque. Aujourd’hui, l’automate gère 91 % des rotations. » Pour le titulaire, cette rationalisation a donc permis d’améliorer le service à la clientèle par une refonte complète de sa stratégie de back-office.

2 Eliminer le stock inutile

Beaucoup de pharmaciens s’imposent un stock minimal pour se rassurer, notamment sur les faibles rotations, en commandant une certaine quantité de produits directement auprès des fabricants. La refonte complète du back-office a permis à Laurent Dautria d’arrêter « les commandes directes de manière à stopper les moins-values liées à l’achat et au stockage inutile des boîtes ». Il suffit de raisonner sur le coût de la boîte pour comprendre la pertinence de cette démarche. « Pour faire baisser le coût de la boîte, nous ne pouvons qu’agir sur son coût d’achat et de gestion », poursuit Laurent Dautria. Comment ? En passant la totalité de ses commandes chez le grossiste, le pharmacien peut négocier sur 100 % de son stock une remise complémentaire de 2 %, plutôt que de récupérer une remise de 4 % sur ses commandes directes (qui ne représentent guère que 20 % de son stock) en s’imposant un surstockage.

3 S’approvisionner au fil de l’eau

Une fois éliminé le surstockage inutile, il est alors plus efficace de commander au fil de l’eau. « J’affiche le deuxième taux de remise de mon grossiste – chez lequel je commande tous les produits, génériques inclus, sauf Doliprane », témoigne à nouveau Laurent Dautria. Le pharmacien commande alors au fil de l’eau, avec deux livraisons par jour. Cette nouvelle organisation du back-office lui a permis de générer une marge de 26,8 % (alors que la moyenne régionale est de 24,5 %) et de réaliser un chiffre d’affaires de 420 000 euros par équivalent temps plein (pour une moyenne nationale de 280 000 €.)

Ce résultat, le pharmacien le doit à l’automatisation. « Elle m’a permis d’agir sur deux postes de consommation importants, le stockage et la masse salariale. J’ai rationalisé la plupart des constantes chiffrées financières de mon activité avec un taux de rejet de tiers payant de moins de 2 %, un stock de moins de 6 % qui a baissé de 40 %, une masse salariale de 8 %. » Sans parler du chiffre d’affaires qui, lui, a augmenté de 48 % en quatre ans.

4 S’organiser en pôles de compétences

L’automatisation peut aussi être le point de départ d’une organisation de l’équipe en pôles de compétences. C’est le cas de Sabine Zenglein et de Marie-Christine Delvot, cotitulaires au Bouley (Moselle), qui ont investi dans un robot Rowa d’ARX il y a huit ans. Cette automatisation a induit un premier changement : renoncer à une équipe polyvalente front-office/back-office et éviter que toute l’équipe ne range une commande au fil de la matinée. Le rangement est effectué rapidement par une seule personne, non diplômée en pharmacie.

Un autre principe : il n’y a pas de stock dormant ou tampon car les produits sont dans le robot (100 % du stock) ou en rayon au maximum à J + 1.

De même, Thomas Gosselin, titulaire à Châtillon-Coligny (Loiret), est parti d’un automate Apotéka pour créer des flux logistiques car les déplacements du personnel ont été rationalisés. Cela a notamment permis d’absorber l’absence de trois collaborateurs pendant sept mois. Le pharmacien a aussi mieux organisé l’information avec l’utilisation d’un système intranet et une gestion des ordonnances via un scanner générant un gain de temps de 30 à 60 minutes par jour.

5 Libérer du temps

Autre exemple : dans l’officine de Pierre-Olivier Masson, titulaire à Bayeux (Calvados), l’automatisation a permis de mieux gérer la manipulation du médicament. Son officine est passée de six livraisons par jour via deux grossistes, mobilisant quatre apprentis, à une livraison quotidienne de chaque grossiste à la même heure. Ce qui permet de ranger vingt-cinq caisses en une heure. Une rationalisation qui a libéré de l’espace, du personnel et du temps pour développer une activité de matériel médical, d’orthopédie et de prothèses mammaires, ainsi qu’un rayon de médecine naturelle. « Notre seule limitation, aujourd’hui, est liée à l’impossibilité d’un rangement automatique nocturne et au fait que la disponibilité des boîtes est lente, avec un rythme moyen de rangement de 100 boîtes à l’heure. »

6 Créer des protocoles de qualité logistique

Claire et Jean-François Le Quéré, cotitulaires au Barp (Gironde), ont créé une procédure de gestion des achats grâce à l’automatisation de leur officine. « La gestion des achats, via mon logiciel informatique, s’adapte à la capacité de stockage de l’automate, explique Jean-François Le Quéré. L’ordinateur de l’automate établit chaque jour un bordereau de réapprovisionnement des produits reçus en commande directe. Ils sont chargés en trente minutes. Les produits livrés par le grossiste sont aussi rangés de manière très rationnelle. » Concrètement, la paillasse de réception a été sectorisée en deux zones correspondant chacune à cinq descentes d’automates : les fortes et moyennes rotations d’un côté, les faibles rotations de l’autre. Les caisses du grossiste-répartiteur sont étiquetées en fonction de ces deux zones. Chaque zone de la paillasse est divisée en bacs identifiés par des lettres correspondant à l’une des cinq descentes d’automates. Chaque produit est également scanné et identifié par rapport à son bac de destination. Une fois rempli, chaque bac est placé sur un chariot et la magasinière remplit l’automate. Le temps de rangement journalier n’est alors que de 40 à 50 minutes. Un sacré gain de temps pour le pharmacien.