Mathilde Laurent réalise l’inventaire

Tout s’est rapidement accéléré pour Mathilde Laurent en ce premier week-end de septembre. Le vendredi, elle signait l’acte de vente définitif. Le samedi, elle réalisait l’inventaire de cession et prenait possession de l’officine. Le dimanche, la nouvelle titulaire changeait la disposition du mobilier dans l’espace de vente et remplissait les linéaires avec l’aide de ses associés avant, lundi matin, d’installer le nouveau système informatique et, dans la foulée, de former l’équipe au logiciel. « Pour la circonstance, la pharmacie était exceptionnellement fermée le samedi et n’a rouvert ses portes à la clientèle que le lundi après-midi », précise Mathilde. Trois jours intenses, riches en formalités et démarches, mais aussi en imprévus et tracasseries.

Ecarts entre inventaire physique et informatique

Le samedi n’était pas le jour le plus éprouvant pour Mathilde. « Avant la remise des clefs, nous avons visé avec mon vendeur les livres de comptabilité et d’inventaires, le registre des stupéfiants, les ordonnanciers, réalisé l’état des lieux, relevé les différents compteurs (eau, gaz, électricité) », explique-t-elle. Pour être certaine de ne rien oublier, elle a listé toutes les dispositions à prendre telles que prévenir la compagnie d’assurances, vérifier les transferts des contrats EDF, GDF et téléphone, s’assurer du déblocage du prêt pour payer le stock du vendeur sous quinze jours, etc. « Le travail de l’inventoriste a pris la journée et, une fois le chiffrage de l’inventaire connu, je me suis aperçue que le crédit sur le stock ne finançait pas comme prévu le besoin en fonds de roulement en raison d’une incompréhension avec la banque. » Il a donc été aussitôt augmenté.

Dans la promesse de vente, Mathilde et son vendeur se sont entendus sur le niveau d’importance du stock de reprise. Mais c’était sans compter les inévitables produits non codés (homéopathie, produits spécifiques à la pharmacie…) qui ne pouvaient être saisis par l’inventoriste ainsi que des écarts entre inventaires physique et informatique. « Mon vendeur s’est chargé de l’inventaire du matériel médical qui appartient à une société à part située dans une annexe de l’officine », ajoute-t-elle. Au niveau des déclarations auprès des assurances, elle a dû aussi préciser le périmètre respectif des locaux professionnels et des locaux d’habitation détenus par une société civile immobilière.

Problèmes avec l’EDF, les congés, Internet…

Lors de cette passation, le vendeur de Mathilde lui a expliqué le fonctionnement de certains appareils dont le tableau électrique. « Après vérification du compteur par le technicien d’EDF, je découvre que le tarif appliqué n’est plus en vigueur… » Ce n’est pas tout. « Le vendeur m’a remis l’état des congés des salariés, mais il s’avère qu’ils avaient été pris par anticipation… »

Légère montée d’adrénaline aussi avec quelques commandes qui ne sont pas arrivées en temps et en heure. « J’avais prévu de remettre dès le jour d’ouverture des gardes-ordonnances à tous mes clients mais la commande a été égarée ! » Autre incident, plus embêtant : la pharmacie a été privée d’Internet pendant une semaine. « J’ai dû passer mes commandes grossistes et télétransmettre mes feuilles de soins à l’aide d’un vieux modem, le temps que France Télécom rétablisse la connexion », précise Mathilde, croyant être arrivée au bout de ses peines. Mais la mise en service de l’informatique officinale, lundi matin, ne s’est pas faite sans grain de sable. « Le technicien a oublié d’installer certains paramètres et cela m’a valu de nombreux appels téléphoniques auprès de la maintenance pour régler les dysfonctionnements », conclut la titulaire.

Le mois prochain, Mathilde fait face aux premiers ennuis postcession.