Les formalités d’acquisition

Testez-vous

Acheter un fonds

1 La condition suspensive attachée à l’acte de cession est l’obtention de l’agrément préfectoral.

2 Un dossier complet d’inscription au tableau doit être déposé au moins 45 jours avant la date de la réunion de l’ordre des pharmaciens.

3 Après avoir enregistré le pharmacien, l’Ordre. produit une identité assortie de qualités.

Acheter des parts de société

4 Un dossier doit être déposé à l’Ordre en trois exemplaires.

5 Lorsque l’acquisition de parts est réalisée sous forme de SEL, le délai de précaution pour déposer le dossier à l’Ordre est plus long.

6 Un procès-verbal d’assemblée générale au cours de laquelle les associés agréent le nouvel entrant est à joindre au dossier à déposer à l’Ordre.

Apporter un fonds à une société

7 Cette opération se déroule en deux étapes.

8 En cas de constitution d’une société, le capital social doit obligatoirement être libéré en totalité.

9 L’apport du droit au bail ne nécessite pas d’en informer le bailleur.

Racheter une clientèle

10 La licence de la pharmacie fermée doit être rendue à l’agence régionale de santé.

11 Les conditions suspensives à lever sont plus nombreuses que dans l’achat d’un fonds de commerce.

12 Il n’y a pas de dossier à déposer à l’Ordre.

RÉPONSES

1 FAUX : L’Ordre étant devenu guichet unique pour les formalités administratives, la seule condition suspensive est l’inscription de l’acquéreur au tableau A et l’enregistrement de la déclaration d’exploitation.

2 FAUX : Un mois précédant la réunion de l’Ordre suffit pour déposer son dossier d’inscription.

3 VRAI : Cette identité et ses qualités sont alors inscrites par l’Ordre au Répertoire partagé des professionnels de santé.

4 FAUX : Comme pour l’achat d’un fonds, deux exemplaires suffisent.

5 VRAI : Il faut penser à le déposer 2 à 3 mois avant la date de réunion de l’Ordre.

6 VRAI : Le procès-verbal permet aussi de constater la démission du vendeur de ses fonctions de gérant.

7 FAUX : Il y a trois étapes, à savoir l’apport du fonds à une société, la constitution de la société et la cession de parts sociales.

8 FAUX : Il peut être versé partiellement sur un compte bancaire ou postal ouvert au nom de la société.

9 FAUX : L’accord du bailleur est requis car il y a un changement de locataire (la société).

10 FAUX : Elle doit être rendue afin d’être annulée.

11 FAUX : Les conditions suspensives sont moins nombreuses.

12 VRAI : Seul le vendeur doit demander sa radiation à l’Ordre.

CAS PRATIQUE n° 1

Racheter une officine

Alain s’installe en nom propre en faisant l’acquisition d’un fonds de pharmacie exploité en entreprise individuelle. Quelles formalités doit-il accomplir ?

De toutes les démarches à accomplir pour Alain, celles les plus fastidieuses à préparer concernent le dossier à déposer à l’ordre des pharmaciens.

LA DEMANDE D’INSCRIPTION À L’ORDRE

En cas de cession ou de rachat d’une pharmacie, le pharmacien n’a pas besoin de solliciter de licence. Il doit en revanche demander son inscription au tableau de l’ordre des pharmaciens. Cette demande doit être faite auprès du conseil régional du lieu d’implantation de sa pharmacie et au moins trois mois avant sa date d’ouverture. En effet, depuis le 18 janvier 2010, l’ordre des pharmaciens est devenu le guichet principal pour effectuer la plupart des formalités liées à l’installation, à savoir l’inscription au tableau de l’Ordre, l’enregistrement du diplôme et la déclaration d’exploitation.

Alain devra suivre quatre étapes :

• Contacter le conseil régional

Cela lui permettra d’obtenir les documents nécessaires aux formalités d’inscription au tableau. Pour connaître les coordonnées du conseil régional compétent, le pharmacien pourra consulter le site de l’Ordre des pharmaciens (http://www.ordre.pharmacien.fr).

• Adresser sa demande d’inscription

Alain devra l’envoyer au conseil régional compétent par lettre recommandée, avec accusé de réception, en y joignant les pièces justificatives. Il pourra aussi la déposer directement, contre récépissé, en deux exemplaires (l’un est destiné aux services de l’inspection de la pharmacie).

• Réunir des pièces (en double exemplaire)

• Pour attester de la nationalité : photocopie d’une pièce d’identité en cours de validité ou attestation de nationalité délivrée par une autorité compétente.

• Pour attester du diplôme : copie du diplôme français d’Etat de docteur en pharmacie ou du diplôme français d’Etat de pharmacien, ou copie d’un diplôme, certificat ou titre de formation de pharmacien accompagné, le cas échéant, d’une traduction par un traducteur agréé (pour un pharmacien ressortissant de l’Union européenne).

• D’autres documents sont nécessaires pour l’acquéreur : un extrait de casier judiciaire (cette pièce n’est plus à produire par les pharmaciens de nationalité française) ou un document équivalent datant de moins de trois mois pour les ressortissants d’un Etat étranger, une déclaration sur l’honneur du demandeur datée et signée certifiant qu’aucune condamnation ou sanction connue ne peut contrarier l’inscription au tableau, une copie du certificat de radiation d’inscription ou d’enregistrement antérieur, des éléments de nature à établir que le demandeur possède les connaissances linguistiques nécessaires à l’exercice de sa profession en France, un curriculum vitae, un formulaire de demande d’inscription ou de modification d’inscription au tableau de la section A.

• Des pièces liées à l’acquisition de l’officine doivent aussi être fournies : copie de la licence, copie de toute pièce justifiant de la libre disposition des locaux destinés à l’implantation de l’officine, document justifiant que sont remplies les conditions d’expérience professionnelle, copie des statuts lorsqu’une société est constituée en vue de l’exploitation d’une officine, copie de l’acte de cession à titre gratuit ou onéreux sous condition suspensive de l’enregistrement par le conseil régional de la déclaration d’exploitation ou, en cas de succession, copie de l’acte de partage, formulaire de déclaration préalable de début d’exploitation.

• Lors de l’inscription au tableau de l’Ordre, le conseil régional :

• délivre sous huit jours (suivant la réunion) un certificat individuel d’inscription sur lequel figure le numéro RPPS et qui mentionne l’enregistrement de début d’exploitation ;

• procède à l’enregistrement du diplôme et de la déclaration d’exploitation d’officine ;

• remet le formulaire de demande de la carte de professionnel de santé (CPS) si nécessaire. Alain ne devra pas oublier de vérifier les informations préremplies. Eventuellement, il pourra les compléter, il devra signer le formulaire et l’envoyer à l’organisme chargé de la fabrication et de la délivrance des cartes CPS (GIP-ASIP Santé, 9, rue Georges-Pitard, 75015 Paris);

• remet le formulaire d’adhésion à la convention nationale des pharmaciens titulaires d’officine (en deux exemplaires).

L’ENREGISTREMENT AUPRÈS DE L’ASSURANCE MALADIE

• Adresser à la caisse primaire d’assurance maladie du lieu d’implantation de son officine, au moins trois semaines avant la date de son ouverture :

• le formulaire d’adhésion à la convention nationale des pharmaciens signé par les titulaires et les cotitulaires de l’officine ;

• le RIB de l’officine.

La caisse primaire fera connaître en retour le numéro d’assurance maladie.

• Après réception de ces documents et leur vérification, le conseiller de l’Assurance Maladie enregistre l’officine dans un référentiel. Les données nécessaires à l’émission de la carte CPS sont alors transmises à l’organisme (GIP-CPS) chargé de la fabrication et de l’envoi de la carte.

• En cas de changement de date de début d’exploitation :

Un imprévu peut toujours arriver et obliger le pharmacien à repousser la date de début d’exploitation de l’officine. Il faut alors en informer le plus rapidement possible le conseil régional, au plus tard huit jours avant la date initialement prévue. Si ce délai est dépassé, le changement ne pourra pas être pris en compte. Sinon, il faut confirmer la nouvelle date de début d’exploitation à l’Ordre huit jours avant de manière à ce qu’un nouveau certificat puisse être adressé.

CAS PRATIQUE N° 2

Acquérir des parts sociales

Bénédicte achète des parts sociales de la société dans laquelle elle va exercer avec des associés. Quelles seront les démarches administratives qu’il lui faudra accomplir ?

Les démarches d’inscription à l’Ordre sont les mêmes que pour une cession ou une acquisition classique (voir « Cas pratique n° 1 »). Bénédicte devra aussi accomplir des démarches spécifiques aux achats de parts ou titres de la société. Une fois la cession des parts réalisée, il faut informer par écrit et dans les 15 jours le conseil régional de la nouvelle répartition du capital en lui adressant le procès-verbal d’assemblée générale (ou un extrait) relatif à ce changement, l’acte de cession à titre gratuit ou onéreux des parts sociales, les statuts (si possible mis à jour) et, pour les SEL, le tableau de la nouvelle répartition du capital de la société entre les associés avec mention de leur qualité.

La cession et l’acquisition de droits sociaux sont également soumises à des étapes préparatoires qui demandent de réaliser un travail tout aussi méticuleux et chronologique au niveau des tâches et des formalités que le pharmacien acquéreur pourrait difficilement maîtriser sans le concours de spécialistes (notaires, avocats…). Trois étapes sont à suivre pour accomplir les démarches.

AVANT LA SIGNATURE DU COMPROMIS

• S’assurer de l’état civil des parties par la transmission de la copie de la carte d’identité, du livret de famille, du contrat de mariage ou PACS et du diplôme de pharmacien ou docteur en pharmacie.

• Obtenir auprès du greffe du tribunal de commerce compétent le dossier relatif à l’entreprise (extrait K ou K-bis, statuts, états requis au greffe, procédure collective en cours ou non, copie des actes déposés s’il y a lieu).

• S’assurer d’être en possession de la copie de la licence de pharmacie, des actes de propriété, du bail en cours et de ses révisions, des trois derniers bilans et chiffres d’affaires mensuels en cours, des contrats de travail et fiches de paie, des contrats de crédits-baux, des contrats de leasings et de la maintenance, de la vie sociale.

• Se renseigner sur les dates de session du conseil régional où le dossier devra être déposé.

APRÈS LA SIGNATURE DU COMPROMIS

• Les formalités administratives

• Demander les extraits d’actes de naissance et de mariage de chacune des parties afin de vérifier s’il y a lieu de créer des mentions en marge (changement de régime matrimonial, curatelle…).

• Demander, le cas échéant, des copies auprès de l’agence régionale de santé du dossier de l’officine (copie de la licence et de la déclaration d’exploitation).

• Obtenir, suivant les cas, auprès de la mairie où se situe l’officine l’objet de la transaction et le dossier d’urbanisme (certificat ou note de renseignements d’urbanisme, extrait cadastral, plan, certificat de numérotage, certificat d’alignement, certificat de zone de carrière).

• Les formalités juridiques

• Vérifier s’il existe une clause relative à la cession de droits sociaux dans le bail commercial.

• Vérifier, dès réception du dossier d’urbanisme, qu’il n’y a aucune servitude frappant l’immeuble. Si oui, en vérifier l’importance.

• Constituer son dossier de demande d’inscription au tableau A, que ce soit pour une inscription en métropole ou dans les DOM-TOM (se connecter sur le site de l’Ordre).

• S’assurer du financement de l’opération par l’obtention de l’attestation de prêt et d’assurabilité de l’acquéreur.

• Faire établir par le juriste les statuts mis à jour et modifier le pacte d’associés en cours.

LES DÉMARCHES APRÈS LA SIGNATURE DE L’ACTE

• Les démarches administratives après la signature de l’acte sous condition suspensive

• Faire enregistrer l’acte de cession de droits sociaux auprès du SIE (Service des impôts des entreprises) dont dépend le domicile d’une des parties.

• Déposer, un mois avant la date de la réunion, le dossier au conseil régional en vue de l’inscription au tableau A.

• Les démarches juridiques avant la signature de l’acte de constatation de la réalisation de la condition suspensive

• S’assurer de la mise en place du crédit bancaire.

• S’assurer de son inscription au tableau A par l’obtention de son certificat d’inscription.

• Etablir les règlements à effectuer pour la signature finale.

• Les démarches administratives postérieures à la signature de l’acte de constatation

• Procéder aux formalités d’enregistrement de l’acte de constatation de réalisation de la condition suspensive auprès du centre des impôts compétent.

• Déposer auprès du greffe du tribunal compétent la demande de modification du mandat social (changement dans la gérance ou la présidence) auprès du Registre du commerce et des sociétés et auprès des caisses sociales et patronales par le biais du Centre de formalités des entreprises.

• Déposer auprès du greffe du tribunal compétent la demande d’inscription du privilège de nantissement et de nantissement des droits sociaux au bénéfice de l’établissement financier.

• Publier le changement de mandat social et éventuellement de dénomination sociale dans un journal d’annonces légales compétent et dans le Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales.

• Signifier au bailleur le changement du mandat social et, le cas échéant, le changement de dénomination sociale.

• Déposer à la société une copie des actes de cession de parts.

• Envoyer les documents originaux à tous les pharmaciens concernés et aux comptables.

• Les démarches juridiques postérieures à l’acte de réalisation de la condition suspensive

• Obtenir le bilan d’arrêté des comptes au jour de la cession définitive.

• Signer, le cas échéant, l’acte de valorisation définitive du prix de cession des droits sociaux avec le règlement éventuel du complément de prix ou la restitution du trop-perçu.

• Les démarches administratives postérieures à l’acte de valorisation définitive du prix de cession des droits sociaux

• Enregistrer l’acte de valorisation définitive du prix de cession des droits sociaux.

• Terminer par le dépôt au greffe du tribunal de commerce compétent.

L’ABC… l’essentiel pour mieux comprendre

Les étapes à respecter du compromis à l’acte de vente

LE PARCOURS JURIDIQUE

Le parcours juridique se déroule en trois phases avec, en parallèle, la réalisation de conditions suspensives.

Le compromis

• Le compromis doit décrire en détail :

• L’objet de l’acquisition et, plus spécifiquement, s’il s’agit du rachat d’une participation, de la situation active et passive de la société.

• Les obligations à la charge des parties.

• Les déclarations des parties et, s’agissant du vendeur, celles relatives aux chiffres d’affaires et bénéfices, la situation du fonds et, s’agissant de l’acquéreur, celles liées à sa capacité juridique, financière et professionnelle d’acquérir.

• Les conditions de la cession.

• Le calendrier des opérations.

Le compromis énonce surtout des conditions suspensives dites conventionnelles qui, si elles ne se réalisent pas dans le délai fixé par les parties (en général huit semaines), entraînera sa caducité, chacune des parties étant alors déliée de toute obligation. Ces conditions suspensives conventionnelles étant stipulées dans l’intérêt de l’acquéreur, il pourra donc y renoncer. Toutefois, s’agissant des conditions liées à l’obtention du financement, il ne pourra y déroger que s’il justifie du financement de l’opération. Les conditions suspensives conventionnelles les plus couramment stipulées sont les suivantes :

• L’accord de financement et d’assurance

Financement et assurance sont indissociables. Le prêt étant subordonné à l’assurabilité de l’emprunteur pour les risques de décès et d’invalidité, il est indispensable d’être assuré pour que cette condition suspensive soit levée. L’équation est simple : si l’acquéreur n’est pas assuré ou pas assurable, la banque ne débloquera pas les fonds. Les démarches d’assurances sont en général assez longues : il est donc fortement conseillé de les entreprendre sans attendre l’accord de financement.

• La situation locative

Certains baux disposent que toute cession du bail est subordonnée à l’accord préalable et par écrit du bailleur. Il s’agit d’une condition substantielle car l’acquéreur se trouverait alors occupant sans droit ni titre. Par ailleurs, le vendeur peut être en fin de bail : il est légitime que l’acquéreur stipule que le bail devra être renouvelé moyennant un loyer déterminé (par exemple plafonné sur l’indexation de l’indice INSEE du coût de la construction). A noter : la cession de parts n’entraîne pas de modification dans la personne du locataire ; il n’y a donc pas lieu de solliciter l’accord du bailleur (sauf exceptions).

• L’urbanisme

Les divers documents concernant l’urbanisme et d’une façon générale l’immeuble dans lequel est exploitée l’officine cédée ne devront révéler aucune sujétion susceptible de diminuer sensiblement, actuellement ou ultérieurement et d’une façon directe ou indirecte la valeur de l’officine, ni aucune disposition susceptible de gêner son exploitation.

• Le droit de préemption

Le bail peut prévoir, au profit du bailleur, un droit de préférence lui permettant, à conditions égales, de substituer l’acquéreur de son choix.

• L’accord des créanciers inscrits

Le vendeur a pu consentir à ses créanciers (banque, répartiteurs…) des garanties sur le fonds de commerce (nantissements). Si le montant cumulé de ces inscriptions de nantissement dépasse le prix de vente, l’accord des créanciers sera requis.

La vente sous condition suspensive conditionnelle

Après le compromis, il convient d’établir un acte de cession sous condition suspensive réglementaire, c’est-à-dire l’inscription de l’acquéreur au tableau A de l’Ordre (ou E pour les DOM-TOM) et l’enregistrement de sa déclaration d’exploitation, conformément à l’article L. 5125-16 du Code de la santé publique. A ce stade, il n’y a quasiment plus d’aléa et la réalisation de la vente n’est plus subordonnée qu’à l’accomplissement de formalités purement administratives auprès de l’ordre des pharmaciens. Cet acte rappelle les conditions de la cession. Des garanties de paiement du prix de cession seront prises dans l’intérêt du vendeur : le transfert de propriété n’est, en effet, pas subordonné au paiement du prix, mais résultera de la prise d’effet du certificat enregistrant la déclaration d’exploitation de l’acquéreur (voir « Cas pratique n° 2 »).

L’acte constatant la réalisation de la cession

Cette troisième et dernière phase du parcours juridique formalise la constatation de la réalisation de la condition suspensive réglementaire au vu du certificat d’inscription établi par l’Ordre, qui permet d’enregistrer la déclaration d’exploitation de l’acquéreur et lui attribuant un numéro d’inscription au Répertoire unique des professionnels de santé.

• Le rédacteur d’actes va s’employer à :

• Procéder aux formalités d’enregistrement de l’acte de constatation de réalisation de la condition suspensive auprès du centre des impôts compétent ;

• Déposer auprès du greffe du tribunal compétent la demande de radiation du vendeur et d’immatriculation de l’acquéreur au Registre du commerce et des sociétés et auprès des caisses sociales et patronales par le biais du Centre de formalités des entreprises ;

• Déposer auprès du greffe du tribunal compétent la demande d’inscription du privilège de nantissement et des mentions en marge du privilège de vendeur au bénéfice de l’établissement financier ;

• Selon les clauses du bail, faire signifier au bailleur la cession du droit au bail et l’agrément de l’acquéreur par l’ordre des pharmaciens ;

• Signifier, le cas échéant, le transport d’indemnités d’assurances au bénéfice de l’établissement bancaire qui a financé l’opération d’acquisition ;

• Envoyer le dossier complet aux clients et à leurs comptables ;

• Une fois toutes les formalités accomplies et réglées, clôturer le compte client et l’envoyer au comptable.

UN CYCLE DE FORMALITÉS COMMUN À TOUTES LES CESSIONS

Après la signature du compromis

Il appartient au rédacteur d’actes de solliciter auprès des différents organismes ou personnes concernés les documents nécessaires à la réalisation des conditions suspensives :

• les mairies pour les documents et renseignements d’urbanisme,

• le bailleur s’il y a lieu de solliciter son accord,

• les actes d’état civil des parties,

• L’accord éventuel des créanciers inscrits.

L’acquéreur devra quant à lui justifier d’un accord de prêt conforme aux stipulations du compromis : le montant financé doit être identique à celui du prix d’acquisition ; le taux d’intérêt peut, lui, être supérieur. Le projet de statuts devra être établi rapidement car l’accord de financement doit être établi au nom de la société ; les banques sollicitées devront donc en être rapidement destinataires.

Après la signature de la vente sous condition suspensive réglementaire

• Un dossier doit être déposé auprès du conseil régional territorialement compétent. Il doit contenir :

• L’acte de cession sous condition suspensive enregistré ;

• S’il y a lieu, les statuts enregistrés de la société constituée sous condition suspensive, accompagnés d’un règlement intérieur ;

• Une demande d’inscription au tableau A ;

• Une demande de radiation du tableau D (pour les assistants inscrits);

• Une demande de radiation du vendeur ;

• Un curriculum vitae ;

• Une déclaration d’exploitation ;

• La copie du diplôme, de la pièce d’identité (et non du passeport);

• S’il y a lieu, le justificatif du stage de 6 mois en officine pour les pharmaciens ayant choisi l’option officine ou 6 mois de bulletins de salaire au poste d’adjoint à temps plein ;

• Une demande d’inscription spécifique pour les SEL ;

• Une déclaration sur l’honneur qu’aucune interdiction d’exercer ou poursuite disciplinaire n’est de nature à empêcher l’inscription au tableau A ;

• Une copie de la licence en vertu de laquelle est exploitée l’officine.

• S’il s’agit d’une cession de parts, il devra également être déposé :

• Un procès-verbal d’assemblée générale, par lequel les associés restants agréent le nouvel associé, constatent la démission de ses fonctions de gérant de l’associé vendeur, désignent le nouvel associé en ses lieux et place, modifient les articles des statuts ; l’ensemble de ces résolutions est adopté sous condition suspensive réglementaire ;

• Des statuts mis à jour sous la même condition suspensive réglementaire.

Le dossier de cession des parts doit être déposé en deux exemplaires dans un délai qui varie en fonction des conseils régionaux, mais qui, de façon générale, se situe entre 4 à 5 semaines avant la date de réunion ordinale. Attention ! Lorsqu’il s’agit d’une SEL, le délai est plus long et varie entre 2 à 3 mois avant la date de réunion (les statuts sont en effet adressés au Conseil national pour avis). De même, la prise de possession ne peut intervenir moins de 4 semaines suivant la réunion ordinale, ce délai étant destiné à permettre notamment la création des cartes CPS (à cet effet, un formulaire est adressé à l’acquéreur par les services de l’Ordre).

Après la signature de l’acte de réalisation

Il faut immatriculer l’acquéreur au Registre du commerce et des sociétés afin que lui soit délivré son K-bis, sorte de carte d’identité de tout commerçant immatriculé.

CAS PRATIQUE N° 3

Apporter le fonds à une société

Benoît, titulaire d’une pharmacie, veut apporter son fonds de commerce à une société. Comment doit-il procéder ?

PARCOURS JURIDIQUE

Il se déroule également en trois phases, mais, sur le plan technique, il donne lieu dans le même temps à 3 opérations distinctes qui doivent se dérouler de façon simultanée :

• un apport du fonds à une société,

• la constitution d’une société,

• une cession de parts sociales.

Le protocole d’accord

Le protocole d’accord conclu entre l’apporteur et le nouvel associé décrira en détail l’opération envisagée.

• La description du fonds de commerce apporté

Les déclarations sont identiques à celles faites par un vendeur à l’occasion de la vente de son officine sous conditions suspensives.

• La désignation d’un commissaire aux apports qui aura pour mission de valoriser le fonds apporté

Il établira une valorisation du fonds, au vu du bilan sur des critères objectifs.

• La définition des caractéristiques de la société qui sera constituée

Il faut s’attacher ici à la répartition du capital social entre l’apporteur et le nouvel associé et à la nature des apports : l’apport du titulaire sera en nature, en l’occurrence son fonds de commerce, incluant son passif, c’est-à-dire ses emprunts et dettes, alors que l’apport du nouvel associé sera constitué par un apport en numéraire.

• La détermination du nombre de parts qui seront cédées au nouvel associé

Il existe généralement un écart important entre la valeur du fonds apporté (a fortiori si le passif est conservé par le titulaire) et l’apport en numéraire du futur associé. Aussi, si les associés ont prévu de détenir chacun 50 % du capital social, l’apporteur devra s’engager à céder, lors de la réalisation de la condition suspensive réglementaire liée à la constitution de la société, autant de parts que nécessaire pour atteindre la répartition envisagée.

• L’énonciation des conditions suspensives conventionnelles

• Les emprunts à contracter par la société afin de permettre la restructuration du passif apporté, et ceux contractés par le nouvel associé afin de financer le prix d’achat des parts de l’apporteur.

• L’accord des créanciers bénéficiaires de garanties sur le fonds : si l’apporteur apporte son passif à la société, il doit obtenir l’accord des créanciers bénéficiaires de sûretés sur le fonds (nantissements). Le but est d’obtenir, s’il y a lieu, leur accord pour le transfert des sûretés au nom de la société bénéficiaire de l’apport.

• L’urbanisme

Les divers documents concernant l’urbanisme et, d’une façon générale, tout ce qui concerne l’immeuble dans lequel est exploitée l’officine cédée ne devront révéler :

• aucune sujétion susceptible de diminuer sensiblement, actuellement ou ultérieurement et d’une façon directe ou indirecte la valeur de ladite officine,

• aucune disposition susceptible de gêner l’exploitation du commerce de pharmacie.

• La situation locative

Le locataire sera désormais la société, et non plus le titulaire personne physique auquel avait été consenti le bail. Il s’agit d’une condition substantielle qui, en cas de méconnaissance, rendrait la cession du bail inopposable au bailleur.

Le traité d’apport

Les conditions suspensives conventionnelles étant réalisées, il convient alors d’établir un traité d’apport sous la seule condition suspensive réglementaire, c’est-à-dire l’inscription des associés au tableau A de l’Ordre (ou E pour les DOM-TOM) et l’enregistrement de leurs déclarations d’exploitation, conformément à l’article L. 5125-16 du Code de la santé publique. Ce traité devra comporter en annexe le rapport du commissaire aux apports valorisant le fonds et les statuts de la société constituée.

L’acte d’apport et de cession des parts sociales

Ce troisième acte formalise la constatation de la réalisation de la condition suspensive réglementaire au vu des certificats d’inscriptions établis par l’Ordre, avec l’enregistrement de la déclaration d’exploitation des associés et leur numéro d’inscription au Répertoire unique des professionnels de santé.

• Cet acte constate :

• le caractère définitif de l’apport du fonds à la société,

• la constitution définitive de la société.

De façon concomitante, sera établi l’acte de cession des parts de l’apporteur au profit du nouvel associé, moyennant le prix convenu.

UN CYCLE DE FORMALITÉS SPÉCIFIQUE

Après la signature du protocole

• Il appartient au rédacteur d’actes de solliciter auprès des différents organismes ou personnes concernés les documents nécessaires à la réalisation des conditions suspensives.

Après la signature du traité d’apport

• Un dossier doit être déposé auprès du conseil régional de l’Ordre territorialement compétent. Il doit contenir :

• Le traité d’apport sous condition suspensive enregistré, comportant, en annexe, le rapport du commissaire aux apports.

• Les statuts enregistrés de la société constituée sous condition suspensive, accompagnés d’un règlement intérieur.

• Une demande d’inscription au tableau A par associé (demande modificative en ce qui concerne l’apporteur).

• Une demande de radiation du tableau D pour les adjoints.

• Un curriculum vitae du nouvel associé.

• Une déclaration d’exploitation.

• Une copie du diplôme et de la carte nationale d’identité (pas le passeport !) du nouvel associé.

• S’il y a lieu, le justificatif du stage de 6 mois en officine pour les pharmaciens ayant choisi cette filière ou 6 mois de bulletins de salaire au poste d’adjoint à temps plein pour le nouvel associé.

• Une demande d’inscription spécifique pour les SEL.

• Une déclaration sur l’honneur qu’aucune interdiction d’exercer ou poursuite disciplinaire n’est de nature à empêcher l’inscription au tableau A pour le nouvel associé.

• Une copie de la licence en vertu de laquelle est exploitée l’officine.

Après la signature de l’acte de cession

Il faut immatriculer la société au Registre du commerce et des sociétés, afin que lui soit délivré son K-bis.

CAS PRATIQUE N° 4

Racheter la clientèle

Dominique, titulaire, souhaite racheter la clientèle d’une pharmacie voisine dont le fonds n’a pas trouvé preneur. Quelles démarches doit-il effectuer ?

Au terme du rachat d’un fonds de commerce, un titulaire succède à un autre titulaire ; c’est la même licence d’exploitation qui se transmet. Au terme d’un rachat de clientèle, un titulaire (qu’il soit en nom propre ou en société) acquiert certains des éléments du fonds d’un titulaire voisin, dont l’officine sera ensuite fermée. La licence sera alors restituée à l’agence régionale de santé (ARS) en vue de son annulation, sans qu’il soit nécessaire d’obtenir une autorisation préalable. Le rachat de clientèle est envisagé « par défaut » lorsqu’une opération de regroupement n’est pas pertinente. L’intérêt d’une opération de regroupement, au sens du Code de la santé publique, est de « geler » les licences regroupées pendant une durée minimum de 5 ans afin d’éviter tout transfert ou toute création dans le secteur qui fait l’objet dudit regroupement. Or, lorsque les officines sont en surnombre par rapport au quota de population, l’opération de rachat de clientèle est beaucoup plus légère, moins formelle et ne requiert aucune décision préalable de l’ARS. Le parcours juridique et les formalités s’en trouvent allégés.

LE PARCOURS JURIDIQUE

Le compromis

Ce compromis décrira en détail :

• L’objet de l’acquisition et, plus spécifiquement, les éléments du fonds rachetés, soit en général la clientèle, les fichiers informatiques, le stock, certains éléments du mobilier ;

• Les obligations à la charge des parties : la situation locative doit être envisagée avec attention. Sauf si le titulaire de l’officine qui va fermer est lui-même propriétaire des locaux, un locataire ne peut, en principe, donner congé au bailleur qu’au terme de chaque période triennale. Il faudra donc trouver un accord entre les parties pour répartir la charge des loyers à échoir jusqu’à la résiliation du bail.

Le compromis énonce surtout des conditions suspensives dites conventionnelles qui, si elles ne se réalisent pas dans le délai fixé par les parties (en général huit semaines), entraîneront sa caducité, chacune des parties étant déliée de toute obligation.

Concernant la condition suspensive conventionnelle, il n’y en a en général qu’une seule de stipulée : l’accord de financement et l’accord d’assurance sont indissociables. Les démarches d’assurances sont en général assez longues : il est donc fortement conseillé de les entreprendre sans attendre l’accord de financement.

L’acte de cession

Ce second acte formalise la constatation de la réalisation de la condition suspensive conventionnelle. Il constate le transfert de jouissance et de propriété, qui correspond à la date de paiement du prix.

DES FORMALITÉS ALLÉGÉES

Après la signature du compromis

L’acquéreur devra uniquement justifier d’un accord de prêt conforme aux stipulations du compromis : en particulier, le montant financé doit être identique. Le taux d’intérêt peut être supérieur, mais cette condition étant stipulée dans l’intérêt de l’acquéreur, il peut accepter un taux d’intérêt plus fort. Aucun dossier ne doit être déposé auprès du conseil régional de l’Ordre territorialement compétent, si ce n’est une demande de radiation du vendeur. Celui-ci devra également adresser un courrier à l’ARS sollicitant l’annulation de la licence en vertu de laquelle l’officine était jusque-là exploitée.

Après la signature de l’acte de cession

Il conviendra de mentionner sur le K-bis de l’acquéreur le rachat des éléments du fonds. En cas de fin d’activité en officine, le cédant doit le déclarer et le faire enregistrer auprès du conseil régional dont il dépend.

Parallèlement, les titulaires restant en activité dans l’officine doivent effectuer les démarches de modification de leur inscription au tableau de l’Ordre.

• Les démarches à effectuer auprès de l’ordre des pharmaciens

• Dominique devra contacter le conseil régional dont il dépend pour obtenir les documents nécessaires aux formalités de radiation et de modification d’inscription au tableau de l’Ordre.

• Il devra retourner sa demande au conseil régional compétent, par lettre recommandée avec accusé de réception, en y joignant les pièces justificatives. La demande doit faire mention de la date future de cessation effective d’activité et des données de correspondance du pharmacien (réserve sanitaire).

Elle doit être accompagnée, dans le cadre d’une société, d’un procès-verbal d’assemblée générale (ou extrait) prenant acte du départ du pharmacien associé et, le cas échéant, de sa démission d’un mandat social, dans le cadre d’une SEL, de la copie de la lettre recommandée (avec accusé de réception) adressée à la société, confirmant la date de cessation d’activité qui doit intervenir dans les six mois après notification de sa décision, et enfin des justificatifs de sa cessation d’activité.

• Une fois les modifications enregistrées, le conseil régional délivre un certificat de radiation à la date échue. Aux titulaires restant en activité dans l’officine, il remet les certificats de modification d’inscription et le formulaire d’adhésion à la convention nationale des pharmaciens.

• L’enregistrement auprès de l’Assurance maladie

Les titulaires restant en activité dans l’officine doivent adresser à la caisse d’assurance maladie du lieu d’implantation de l’officine, au moins trois semaines avant la date de la modification d’activité :

• Le formulaire d’adhésion à la convention nationale des pharmaciens signé par tous les titulaires et les cotitulaires de l’officine ;

• Le RIB de l’officine ;

• A réception de ces documents et après vérification, le conseiller de l’Assurance maladie procède à la mise à jour de son référentiel.

• Les autres démarches

• Restituer la licence d’exploitation à l’ARS.

• Déposer auprès du greffe du tribunal compétent la demande de radiation du vendeur et d’immatriculation de l’acquéreur au Registre du commerce et des sociétés et auprès des caisses sociales et patronales par le biais du Centre de formalités des entreprises.

• Une fois toutes les formalités accomplies et réglées, clôture du compte du pharmacien et envoi au comptable.

Ce qu’il faut retenir

Il ne faut plus s’adresser aux DDASS (devenues services des agences régionales de santé), mais aux conseils régionaux de l’ordre des pharmaciens pour les différentes démarches à entreprendre. Ces derniers deviennent pour tous les titulaires le seul organisme à contacter pour effectuer la démarche :

– d’inscription au tableau,

– de déclaration d’exploitation,

– de demande de création ou de renouvellement de la carte CPS,

– de demande d’attribution du numéro d’identification Assurance maladie de l’officine.

5 conseils pour réaliser ces formalités

1 Suivre trois étapes

Le déroulement d’une cession passe par trois grandes étapes juridiques : la promesse de vente ou d’achat (ou compromis) et les deux actes de vente.

2 Ne pas oublier les conditions suspensives

La mutation de propriété des pharmacies est soumise à la règle générale de l’article L. 5125-16 du Code de la santé publique. Tout pharmacien se proposant d’exploiter une officine doit s’inscrire au tableau A de l’Ordre, faire enregistrer son diplôme et sa déclaration d’exploitation. Par conséquent, l’acte de vente comportera nécessairement cette condition suspensive réglementaire, tandis que le troisième et dernier acte constatera la réalisation de ladite condition suspensive réglementaire.

3 Respecter la forme

Au niveau de la forme, les actes d’acquisition peuvent être authentiques (signés devant notaire) ou sous seing privé (rédaction par un intermédiaire ou un avocat).

4 Déposer le dossier

Un dossier complet de demande d’inscription du pharmacien, personne physique, ou d’une SEL doit être déposé au conseil régional, en double exemplaire, un mois au moins avant la réunion de l’instance ordinale. Ce dossier sera accompagné de la demande d’inscription du pharmacien et/ou de celle d’un ou plusieurs autres associés.

5 Tenir compte des délais

Aucun dossier d’inscription d’un pharmacien ou d’une SEL ne sera présenté en séance s’il est incomplet. Le délai dont dispose l’Ordre régional pour inscrire un pharmacien ou une SEL, à compter du dépôt d’un dossier complet, est respectivement de un et trois mois. Le conseil régional procède alors au cours de la même séance à l’inscription du pharmacien et/ou celle de ses associés et à l’inscription de la SEL. L’envoi des certificats d’inscription est adressé dans les 8 jours qui suivent la réunion.

À NOTER

Le pharmacien devra penser à informer le conseil régional de tout changement de situation professionnelle ou de résidence. La formalité d’enregistrement du diplôme prévue à l’article L. 4221-16 du CSP a été supprimée par l’ordonnance n° 2009-1586 du 17 décembre 2009. L’inscription au tableau a valeur d’enregistrement (art. D. 4221-21 du CSP).

Les conseils de l’Ordre

• Prendre préalablement contact avec le conseil régional afin de connaître les dates de ses futures réunions.

• Consulter les pages régionales sur le site de l’ordre des pharmaciens (rubrique : « L’Ordre en région »).

• Proposer une date de début d’exploitation de l’officine. Elle devra tenir compte d’un délai maximal de 4 semaines (à compter de la date de la réunion du conseil annoncé). Ce délai est nécessaire à la modification ou à la création de la carte CPS ainsi qu’à son envoi. La date de début d’exploitation devra donc être techniquement validée par le conseil régional. Le formulaire de déclaration préalable de début d’exploitation est téléchargeable à partir du site de l’Ordre. Important : on ne peut commencer à exploiter l’officine avant la date fixée sur le certificat d’inscription.

• Songer, en cas de modification du nom commercial de l’officine, à le mentionner au moment du dépôt du dossier. Attention ! Un dossier incomplet transmis à l’Ordre ne fait pas courir le délai de trois mois dont il dispose pour inscrire le pharmacien. Le délai ne court qu’à compter de la production de toutes les pièces requises.

À NOTER

L’officine ne pourra être conventionnée que si tous les titulaires et cotitulaires ont signé l’adhésion à la convention nationale.

POUR APPROFONDIR

Le numéro RPPS

Le Répertoire partagé des professionnels de santé (RPPS) a été créé dans l’objectif de simplifier les démarches administratives. Il répertorie l’ensemble des données d’identification, de diplômes, d’activité, de mode et de structure d’exercice de tout professionnel de santé, à qui il attribue un identifiant unique, pérenne et partagé : le numéro RPPS. En pratique, ce numéro est attribué au pharmacien dès sa première inscription à l’Ordre. Il le conservera durant toute sa vie, quels que soient ses lieux d’exercice et ses évolutions professionnelles (par exemple, un officinal devenant pharmacien d’un établissement de santé dans un autre département conservera le même numéro RPPS).

A noter que le numéro RPPS remplace le numéro ADELI délivré auparavant par les DDASS.

POUR APPROFONDIR

Transformation d’une société sans changement d’associés

Les changements n’impliquant pas l’arrivée ou le départ d’un associé exerçant ne nécessitent pas, sauf cas particulier, d’examen en réunion du conseil régional de l’Ordre. Obligation est faite seulement au pharmacien de déclarer le changement de situation dans un délai de 15 jours à compter de la date de l’acte constatant ou autorisant le changement. Ainsi, en cas de transformation d’une société sans changement d’associé (par exemple d’une EURL en SELURL ou d’une SEL en une autre forme de SEL), un dossier d’inscription de la SEL accompagné d’une demande de modification d’inscription des associés exerçants doit être déposé auprès du conseil régional.

Le dossier, à adresser en deux exemplaires, comprend le procès-verbal d’assemblée générale de la société, les nouveaux statuts et, le cas échéant, le règlement intérieur, le formulaire d’inscription ou de modification d’inscription au tableau, les pièces en rapport avec la constitution et l’inscription concomitante d’une SEL, ainsi que le formulaire de déclaration préalable de début d’exploitation.

L’AVIS DE L’EXPERT

Annie Cohen Wacrenier, avocate à la cour, cabinet ACW Conseil

« Le droit de préemption, peu fréquent, ne se rencontre quasiment que dans les baux de centres commerciaux. Les mairies peuvent également préempter en cas de cession d’un fonds de commerce ; il s’agit d’une disposition destinée à préserver les centres-villes de la disparition des commerces de proximité. La probabilité de voir une mairie préempter une officine est inexistante. »

L’AVIS DE L’EXPERT

Annie Cohen Wacrenier, avocate à la cour, cabinet ACW Conseil

« L’acte constatant la réalisation de l’acquisition confirme le transfert de jouissance et de propriété, qui correspond à la date de prise d’effet du certificat d’inscription établi par l’Ordre. Cet acte constatera également le paiement du prix qui sera quittancé. Après le rappel de l’acte sous condition suspensive, cet acte résume ce qu’il s’est passé antérieurement (obtention du prêt, autorisation du bailleur, levée de la condition suspensive. »

Le rôle du rédacteur d’actes

Seule l’obtention des accords de financement et d’assurance relève de l’acquéreur, en collaboration avec son expert-comptable, lequel aura préalablement établi un prévisionnel.

• Avant la signature du compromis

Le rédacteur d’actes doit s’assurer de l’état civil des parties par la transmission de la copie de la carte d’identité, du livret de famille, du contrat de mariage ou PACS et du diplôme de pharmacien ou docteur en pharmacie, et obtenir auprès du greffe du tribunal de commerce compétent le dossier relatif à l’entreprise (extrait K ou K-bis, statuts, états requis au greffe, procédure collective en cours ou non, copie des actes déposés s’il y a lieu). Il doit aussi s’assurer qu’il est bien en possession de la copie de la licence de pharmacie, des actes de propriété, du bail en cours et de ses révisions, des trois derniers bilans et chiffres d’affaires mensuels en cours, des contrats de travail et fiches de paie, des contrats de crédits-baux et leasings et/ou de maintenance.

• Après la signature du compromis

Le rédacteur d’actes doit prendre en charge les démarches administratives et juridiques en cas de cession (voir « Cas pratique n° 2 »). Il devra également rédiger le projet de constitution d’une personne morale s’il y a lieu, en s’assurant de la libération (partielle ou totale) du capital social par l’obtention d’une attestation de versement sur un compte bancaire ou postal ouvert au nom de la société en formation. Il devra aussi rédiger le pacte d’associés s’il y en un.

L’AVIS DE L’EXPERT

Annie Cohen Wacrenier, avocate à la cour, cabinet ACW Conseil

« Il est impératif d’établir, au moment de la signature du compromis, un calendrier des signatures, et surtout une date de prise de possession, compatibles avec ces délais qui sont incompressibles. Il faut éviter que les négociations ne se prolongent trop avec le bailleur car les retards engendrés peuvent avoir des conséquences délétères sur la réalisation effective de la vente. »

À RETENIR

L’acquéreur, s’il est lié par un contrat de travail, devra donner sa démission. Attention, s’agissant d’un cadre, le préavis est de trois mois. Les deux heures quotidiennes de recherche d’emploi, de même que l’imputation des congés payés non pris sur le préavis, sont soumises à l’accord de l’employeur.

POUR APPROFONDIR

L’inscription au tableau de l’Ordre d’une SEL

• Pièces à produire :

– Une copie de la licence.

– Une copie de toute pièce justifiant de la libre disposition des locaux destinés à l’implantation de l’officine.

– Sauf en cas de création, la copie de l’acte de cession à titre gratuit ou onéreux de tout ou partie de l’officine sous condition suspensive de l’enregistrement par le conseil régional de la déclaration d’exploitation ou, en cas de succession, de la copie de l’acte de partage.

– Une copie des statuts de la SEL établis sous condition suspensive de l’enregistrement de la SEL au tableau.

– Une copie de son règlement intérieur et, s’ils ont été conclus, des conventions ou avenants relatifs au fonctionnement de la société ou aux rapports entre les associés (pacte d’associés).

– Un formulaire de demande d’inscription ou de modification d’inscription au tableau de la section A spécial SEL (téléchargeable sur le site de l’ordre des pharmaciens).

– La demande d’inscription de la SEL au tableau est accompagnée des mêmes pièces à produire pour l’inscription à la section A en cas d’arrivée d’un nouvel associé exerçant.

L’AVIS DE L’EXPERT

Annie Cohen Wacrenier, avocate à la cour, cabinet ACW Conseil

« Lors de la cession du fonds à une société, le vendeur devra régler la plus-value, alors que s’il fait l’apport du fonds à une société, il en est exonéré, et ce, à condition de détenir les titres pendant une certaine durée. Mais, lorsque l’apport s’accompagne d’une cession de parts au profit d’un nouvel associé – ce qui est en général le cas pour ce type d’opérations – l’exonération de plus-value ne sera que partielle. »

POUR APPROFONDIR

Apporter du fonds à une société

En plus des formalités déjà citées dans le cas n° 3, le rédacteur d’actes devra :

• Enregistrer l’acte de constitution avec apport de fonds de commerce auprès du Service des impôts des entreprises.

• Procéder aux différentes formalités de publication du contrat d’apport ainsi que la constitution de la société.

• Déposer auprès du greffe du tribunal compétent la demande de radiation de l’apporteur et d’immatriculation de la société bénéficiaire de l’apport au Registre du commerce et des sociétés et auprès des caisses sociales et patronales par le biais du Centre de formalités des entreprises,

• Le cas échéant, obtenir le bilan d’arrêté des comptes au jour de l’apport définitif.

• Signer, le cas échéant, l’acte de valorisation définitive du capital social en fonction du bilan définitif au jour de l’apport du fonds de commerce.

• Enregistrer l’acte de valorisation définitive du capital social compte tenu de l’apport et du prix de cession des droits sociaux.