Organiser les réunions d’équipe

PROGRAMMER LES RÉUNIONS

– Lors de la première réunion, expliquer clairement aux collaborateurs le sens de ces moments partagés et ce que vous en attendez.

– Définir la périodicité et établir un planning annuel. Prévoir au minimum 4 réunions par an. L’idéal : un rythme mensuel.

– Pour les équipes importantes (plus de 10 salariés) ou lorsque l’officine est ouverte en journée continue, prévoir les réunions en deux groupes.

– Rappeler oralement à chaque collaborateur la date retenue puis la confirmer par écrit 10 jours avant sur le tableau d’informations et/ou sur le cahier de liaison.

ÉTABLIR L’ORDRE DU JOUR

– Déterminer les objectifs de la réunion en préparant l’ordre du jour. Tenir compte des avis ou demandes exprimés par les collaborateurs.

– Aborder les sujets les plus importants en début de réunion, lorsque l’attention est plus soutenue.

– Afficher l’ordre du jour et mettre à disposition les documents utiles à la discussion afin que chaque collaborateur puisse réfléchir et apporter des propositions.

THÈMES À ABORDER

– Il faudra déterminer le nombre de sujets importants à aborder (trois en moyenne), ainsi que la durée de la réunion (environ une heure).

– Les thèmes collectifs pouvant être abordés : la gestion quotidienne de l’officine, les résultats et commentaires des tableaux de bord, le suivi des dysfonctionnements, la mise en place des promotions, l’installation d’une nouvelle gamme, le suivi du projet qualité, la mise en œuvre d’une spécialisation… ;

– La réunion collective ne doit jamais être utilisée pour recadrer un seul collaborateur.

ANIMER LES RÉUNIONS

– Nommer en début de réunion la personne qui sera en charge de la rédaction du compte rendu. Cette tâche sera répartie sur chacun des collaborateurs au cours de l’année.

– Aborder les thèmes selon un ordre logique : en premier lieu, faire le point sur les actions menées en fonction des objectifs déterminés lors de la précédente réunion.

– Gérer et animer le groupe en tenant compte des différentes personnalités afin que tous les collaborateurs s’expriment.

– Arrêter rapidement les débordements à risque : conflits entre collaborateurs, formulation de reproches…

– Tenir les délais sur chaque sujet à aborder.

– Clore la réunion par un plan d’action précis sur les sujets abordés.

ÉTABLIR LE COMPTE RENDU

– Il doit être rédigé dans les trois jours suivant la réunion et validée par le titulaire.

– Il doit être affiché sur le tableau d’informations pour en informer les salariés absents.

– Il doit être archivé dans un classeur par ordre chronologique.

À RETENIR

• Il faut déterminer une périodicité constante, par exemple tous les premiers mardi du mois, ce qui permettra aux collaborateurs de s’organiser.

• La réunion est du temps de travail, elle doit être rémunérée ou compensée par une récupération si elle se déroule en dehors des heures de travail du collaborateur.

• Véritable outil de management, la réunion permet de faire le point sur l’activité de l’officine, ses résultats et ses objectifs. Elle entraîne et fédère l’équipe autour d’un projet d’entreprise. Elle permet également d’éviter les « bruits de couloir ».

• La réunion est également un moment de convivialité. Vous pouvez prévoir un repas si la réunion se déroule au moment du déjeuner. Réserver quelques instants à la détente avant de reprendre le travail.