Gérer les congés

CONNAITRE LE DROIT À CONGÉS

• Bien connaître les droits des salariés en matière d’acquisition des congés payés notamment en cas d’arrêt de travail pour maladie (professionnelle ou non), de congé maternité, de congé parental… (http://www.travail-emploi-sante.gouv.fr et convention collective nationale de la pharmacie d’officine).

• Pour les salariés cadres ayant plus de 6 ans d’ancienneté, intégrer les 2 jours de congé supplémentaires liés à la convention collective.

• Etablir un récapitulatif des droits acquis et en cours d’acquisition pour chaque collaborateur et le réactualiser régulièrement.

• Mettre à disposition des collaborateurs une fiche de référence récapitulative du mode de calcul et des règles légales des congés (voir la fiche Moniteur Expert du 12 juin 2010).

INFORMER L’ÉQUIPE

• Avant le 1^er mars, informer les collaborateurs, individuellement ou par affichage, de la période légale des congés payés (1^er mai au 31 octobre).

• Faire valider par chacun le solde des congés inscrits sur le récapitulatif.

• Des dates butoir peuvent être imposées pour poser les vacances.

• Pour la période estivale, les dates souhaitées devront être données avant le 1^er avril.

• Pour la cinquième semaine, les dates doivent être données avant le 1^er juillet si le salarié souhaite en bénéficier avant la fin de l’année, et le 1^er octobre s’il souhaite la prendre au début de l’année suivante.

PLANIFIER LES CONGÉS

• Mettre en place une fiche de demande de congé, qui devra comporter le nom, le prénom et les dates souhaitées de congés,

• Organiser les congés en fonction des besoins de l’entreprise, puis des souhaits de chaque collaborateur.

• Prendre en compte la situation familiale des collaborateurs et d’éventuelles situations particulières (employeurs multiples, conjoint travaillant dans la même officine…).

• En cas de différend entre collaborateurs, proposer au cours d’un entretien individuel une solution afin de trouver un compromis entre les désirs légitimes de chacun et les besoins de l’entreprise.

• Hiérarchiser les priorités : contraintes familiales (pour les salariés dont les enfants sont scolarisés), ancienneté, possibilités de congés du conjoint… Expliquer ses choix en présence des collaborateurs concernés.

• Organiser le remplacement des collaborateurs absents, en respectant les exigences réglementaires quant à la présence de personnel qualifié.

VALIDER LE PLANNING ET L’AFFICHER

• Faire valider par chaque collaborateur ses dates de congés.

• Afficher sur le tableau d’informations le planning définitif des congés. Le faire émarger par les salariés.

• Les dates de congés ne pourront être modifiées moins d’un mois avant le départ du salarié, sauf circonstances exceptionnelles (pour la bonne marche de l’entreprise, remplacement d’un salarié décédé…).

• En cas de modification personnelle demandée, laisser les collaborateurs s’arranger entre eux et valider la décision finale en précisant que la situation est et doit rester exceptionnelle.

À RETENIR

• La définition claire des critères de priorité et des modalités d’arbitrage est déterminante pour maintenir l’équité de la répartition des congés,

• Etablir une fiche de dysfonctionnement sur laquelle seront notés les réclamations et/ou problèmes rencontrés au cours de l’année avec les solutions trouvées. Anticiper les éventuels problèmes qui pourront être rencontrés l’année suivante.