Embaucher un nouveau collaborateur

Testez-vous

Le recrutement

1 L’annonce « Pharmacie cherche préparatrice dynamique pour CDI à temps plein » ne présente aucune anomalie.

2 Les candidats doivent être informés des méthodes employées dans le processus de recrutement.

3 Le recruteur peut interroger les précédents employeurs et/ou maîtres de stage du candidat.

L’entretien et la promesse d’embauche

4 Au cours de l’entretien d’embauche, le recruteur ne doit pas poser de questions personnelles.

5 Une promesse d’embauche est obligatoirement écrite.

6 Tant que le salarié n’a pas pris ses fonctions, l’employeur peut rompre la promesse d’embauche.

Les formalités

7 La conclusion d’un contrat de travail écrit n’est pas obligatoire.

8 En cas d’oubli de la visite médicale, l’employeur est passible d’une amende.

9 L’employeur doit vérifier que le candidat recruté n’est pas lié par une clause de non-concurrence.

La période d’essai

10 Elle permet d’apprécier la valeur professionnelle du salarié.

11 L’employeur peut rompre la période d’essai à condition de justifier d’un motif.

12 Seuls les salariés embauchés en CDI peuvent être soumis à une période d’essai.

RÉPONSES

1 FAUX : Cette annonce est discriminatoire car sexiste puisqu’elle cible uniquement les personnes du sexe féminin.

2 VRAI : Le processus de recrutement doit être transparent.

3 VRAI : A condition d’en informer le candidat.

4 VRAI : Les questions d’ordre privé sont interdites.

5 FAUX : Selon la jurisprudence, une promesse d’embauche peut tout à fait être verbale.

6 FAUX : La promesse d’embauche est un engagement que l’employeur doit tenir.

7 FAUX : Toute embauche en pharmacie doit être formalisée par un contrat écrit, comme le stipule la convention collective.

8 VRAI : Son montant peut atteindre 1 500 euros.

9 VRAI : Si le salarié enfreint son obligation de non-concurrence, le nouvel employeur pourrait être jugé complice de la violation de la clause.

10 VRAI : C’est une période d’observation au cours de laquelle l’employeur peut vérifier qu’il a bien recruté le bon candidat.

11 FAUX : L’employeur n’est pas tenu d’invoquer un motif pour justifier la rupture de la période d’essai.

12 FAUX : Les salariés en CDD peuvent également être mis à l’essai.

CAS PRATIQUE N° 1

Le recrutement

L’équipe de monsieur B., titulaire, compte une adjointe à temps partiel, Carole, et deux préparatrices. Le chiffre d’affaires de la pharmacie ayant franchi la barre des 1 300 000 euros hors taxes, monsieur B. est dans l’obligation d’être assisté d’un(e) adjoint(e) à temps plein. Doit-il recruter une personne supplémentaire et comment doit-il procéder ?

RECRUTER EN INTERNE

Selon l’article L. 3123-8 du Code du travail, lorsqu’un poste est créé ou devient vacant, le chef d’entreprise doit tenir compte des règles de priorité à l’embauche bénéficiant aux salariés déjà présents dans l’entreprise, avant de se tourner vers la recherche de candidats extérieurs.

• Les salariés à temps partiel :

Ils bénéficient d’une priorité d’embauche dès qu’un poste à temps plein est à pourvoir dans l’entreprise. En pratique, monsieur B. doit dans un premier temps proposer le poste d’adjoint à temps plein à Carole. Ce qui l’amènerait à augmenter sa durée de travail. Comme il s’agit d’une modification d’un élément essentiel de son contrat, Carole est libre d’accepter ou de refuser. En cas d’accord, monsieur B. n’aura pas besoin de recruter un diplômé supplémentaire. En cas de refus, il devra procéder à une embauche.

• Les salariés à temps plein

A l’inverse, lorsqu’un poste à temps partiel devient disponible, les salariés à temps plein bénéficient d’une priorité.

• Les salariés licenciés pour motif économique

Ces salariés bénéficient d’une priorité de réembauchage pendant un an. Pour profiter de cette mesure, le salarié doit en avoir fait la demande par écrit auprès de son employeur dans les quatre mois qui suivent son licenciement.

• Les salariés en CDD

Ils ne bénéficient d’aucune priorité sur les postes disponibles en CDI, même si l’emploi correspond à leur qualification.

RÉDIGER UNE PETITE ANNONCE

Même si le bouche-à-oreille peut s’avérer efficace pour trouver un nouveau collaborateur, la diffusion d’une petite annonce permet d’élargir le champ de prospection. Cet exercice de style nécessite de connaître quelques règles.

• Quelles sont les mentions obligatoires ?

L’offre d’emploi doit obligatoirement être datée et rédigée en français.

• Quelles sont les mentions interdites ?

La mention d’une limite d’âge est interdite. De même, toute mention discriminatoire portant sur le sexe, la race, la nationalité, les mœurs, la religion, la situation de famille, le handicap ou l’état de santé est prohibée. Il est également interdit à l’employeur d’alléguer de fausses informations portant notamment sur la rémunération et les avantages annexes.

• Comment diffuser la petite annonce ?

Monsieur B. peut opter pour différents canaux de communication parmi les suivants :

– une affiche apposée sur la porte de son officine ;

– une annonce diffusée dans une faculté de pharmacie (par voie d’affichage ou par communication dans le journal de la faculté) ;

– une insertion d’offre d’emploi dans la presse (pharmaceutique, généraliste ou locale) ou sur un site Internet ;

– une offre d’emploi relayée par un grossiste-répartiteur.

SÉLECTIONNER LE BON CANDIDAT

Pour trouver la perle rare, monsieur B. peut recourir au triptyque classique : CV, lettre de motivation et entretien d’embauche.

• Le CV

Il est la carte de visite de la candidature. Sa structure claire et chronologique permet de faire un premier tri en vérifiant l’adéquation du profil des candidats avec la définition du poste. Les trous dans le parcours professionnel, les formulations floues sur les intitulés des diplômes obtenus, des postes précédemment occupés ou des activités réalisées sont des indicateurs de la qualité de la candidature.

• La lettre de motivation

Elle complète le CV et permet de cerner l’intérêt du candidat pour le poste et l’entreprise. Les lettres de motivation trop générales, les fautes d’orthographe, une présentation peu soignée, etc., permettent de repérer les profils peu motivés ou peu rigoureux.

• L’entretien d’embauche

Point d’orgue du processus de recrutement, l’entretien d’embauche est le moment où le candidat doit se montrer convaincant, et l’employeur perspicace. Cet échange doit donc être un temps de parole et d’écoute. Pour éviter qu’il ne se transforme en une discussion à bâtons rompus, un minimum de préparation s’impose afin de lister les questions essentielles et les points à vérifier par le recruteur. (voir cas 2 pages 6 et 7).

LES TECHNIQUES D’AIDE AU RECRUTEMENT

Leur mise en œuvre doit être centrée sur l’appréciation des qualités professionnelles du candidat.

• Les tests de personnalité

Parce que la compétence ne se limite pas à un savoir-faire technique, il est également pertinent de s’intéresser au « savoir-être » du candidat (par exemple l’esprit de compétition, la sociabilité, l’équilibre émotionnel, etc.), surtout dans les petites structures où l’ambiance de travail et la cohésion de l’équipe sont cruciales. Les tests de personnalité constituent ainsi des outils supplémentaires d’aide au recrutement. Seuls les psychologues diplômés sont habilités à les interpréter, ce qui permet d’éviter les dérives.

• Les tests professionnels

Mettre le candidat en situation pratique est un bon moyen d’apprécier ses compétences. Ce procédé, légal, doit être organisé avant l’embauche.

CAS PRATIQUE N° 2

L’entretien d’embauche et la promesse d’embauche

Après avoir diffusé une petite annonce dans la presse professionnelle pour un poste d’adjoint, monsieur B., titulaire, a reçu plusieurs candidatures. Deux profils ont particulièrement retenu son attention. Comment va-t-il les départager ?

L’ENTRETIEN D’EMBAUCHE

• A quoi sert-il ?

Ce face-à-face est décisif car il donne un éclairage sur la personnalité et l’aptitude du candidat à occuper un poste. A condition d’être pertinent, tout en restant dans le cadre légal.

• Quelles questions le recruteur peut-il poser ?

Selon l’article L. 1221-6 du Code du travail, « les informations demandées au candidat doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles », et « le candidat à un emploi ou le salarié est tenu d’y répondre de bonne foi ».

Vous pouvez donc légitimement questionner le candidat sur :

– ses diplômes ;

– ses précédentes expériences professionnelles ;

– sa formation continue ;

– son projet professionnel ;

– son intérêt pour le poste ;

– ses points forts et ses points faibles, etc.

• Quelles sont les questions interdites ?

Toutes les questions relevant de la sphère personnelle du candidat sont interdites. Elles constituent une investigation illégale portant atteinte à la vie privée. Par exemple, sont proscrites les questions portant sur :

– l’état de santé ;

– les opinions politiques ;

– l’appartenance à une organisation syndicale ;

– les convictions religieuses ;

– les éventuels projets matrimoniaux ;

– la profession du conjoint (ou toutes autres questions concernant la famille du candidat).

• Le candidat peut-il refuser de répondre à certaines questions ?

Le candidat est en principe tenu de répondre aux questions de son futur employeur, et d’y répondre de bonne foi. Toutefois, si la question s’éloigne du domaine professionnel pour tomber dans la sphère privée, le candidat peut mettre son veto. Il peut même donner des éléments inexacts sans que cela ne puisse lui être reproché par la suite. Par exemple, une candidate enceinte n’est non seulement pas tenue de révéler son état, mais elle peut aussi mentir sur l’existence de sa grossesse.

• Quels documents peut-on demander au candidat ?

Vous pouvez légitimement demander au candidat de produire :

– ses diplômes (formation initiale et complémentaire) ;

– les certificats de travail attestant de son expérience professionnelle ;

– une autorisation de travail ou un titre de séjour si le candidat est un étranger non autorisé de plein droit à travailler en France.

Cependant, il faut savoir que la CNIL estime que le dossier scolaire comporte des appréciations personnelles qui n’ont pas à être divulguées à l’employeur.

LA PROMESSE D’EMBAUCHE

• Qu’est-ce qu’une promesse d’embauche ?

Une promesse d’embauche est une offre par laquelle l’employeur s’engage de manière ferme et précise à recruter un candidat. Par exemple, la lettre qui précise au candidat le poste de travail, le lieu de travail, le salaire et la date d’entrée en fonction constitue une promesse d’embauche. Il n’est d’ailleurs pas indispensable que le salarié signe ce document.

• Une promesse d’embauche peut-elle être verbale ?

Oui, dès lors qu’il s’agit d’une proposition ferme aux contours bien définis. En revanche, si l’offre n’est pas assez précise, il s’agit de simples pourparlers qui n’engagent ni l’employeur ni le salarié.

• Quelle est sa valeur ?

Une promesse d’embauche est un engagement qui doit être poursuivi. La jurisprudence sociale est constante sur ce point et considère qu’une promesse d’embauche entraîne la formation du contrat de travail, même s’il n’est pas encore signé.

• Quelles sont les sanctions en cas de rupture de la promesse ?

– A l’initiative de l’employeur : en l’absence de clause de rétractation, l’employeur ne peut pas se délier de sa promesse. A défaut, il s’expose au versement de dommages et intérêts au salarié ainsi qu’à une indemnité compensatrice de préavis et de congés payés. En cas de litige porté devant les prud’hommes, les juges considèrent que la rupture de la promesse d’embauche s’apparente à un licenciement sans cause réelle et sérieuse, quand bien même l’exécution du contrat n’aurait pas encore commencé. En pratique, l’employeur qui souhaite rompre la promesse d’embauche doit donc appliquer la procédure de licenciement (entretien préalable puis lettre de licenciement motivée) ou rompre le contrat de travail pendant la période d’essai.

– A l’initiative du salarié : à l’inverse, si le candidat accepte la promesse d’embauche mais ne poursuit pas son engagement, il pourra également être condamné par le conseil de prud’hommes au versement d’une indemnité à l’employeur pour non-exécution du préavis de démission. En pratique, le salarié qui souhaite se désister a donc intérêt à prendre d’abord ses fonctions, quitte à rompre ensuite son contrat pendant la période d’essai.

L’ABC : L’essentiel pour mieux comprendre

Le processus d’embauche

AVANT L’EMBAUCHE : SE POSER LES BONNES QUESTIONS

Quelle est ma stratégie économique ?

Le salaire et les charges sociales constituent l’un des plus gros postes de dépenses de l’entreprise. Une embauche est donc justifiée si elle s’inscrit dans une réflexion et une stratégie économique :

– « Le recrutement va-t-il booster l’activité de l’entreprise »

– « Va-t-il générer de nouvelles perspectives »

– « Le développement de mon chiffre d’affaires et de ma marge justifient-ils une embauche »

– « Les dépenses engagées seront-elles en adéquation avec la rentabilité dégagée ou espérée »

Quels sont mes besoins et pour quel poste ?

Tout projet d’embauche doit être guidé par une analyse précise des besoins :

– « Ai-je vraiment besoin de recruter une personne supplémentaire »

– « Si oui, pour quelles fonctions ? »

– « Quel est le profil que je recherche (diplômes, compétences, expériences professionnelles, qualités relationnelles, etc.) ? »

– « Dois-je repenser la répartition du travail et des missions du reste de mon équipe »

Quel contrat choisir ?

Reste ensuite à déterminer le type de contrat le plus adapté à l’officine :

– « Dois-je recourir à un CDI ou à un CDD ? »

– « Dois-je embaucher à temps plein ou à temps partiel ? »

Le contrat de travail formalise la relation entre l’employeur et le salarié. Ses formes juridiques sont variées. Chaque type de contrat a ses spécificités, d’où l’intérêt de les distinguer :

• Le contrat à durée indéterminée (CDI) est le contrat de droit commun. Il est utilisé pour pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise.

• Le contrat à durée déterminée (CDD) est un contrat d’exception utilisé pour l’exécution d’un travail provisoire. L’échéance d’un CDD est donc programmée dès sa signature.

• Le contrat saisonnier est par définition conclu pour des travaux saisonniers amenés à se répéter chaque année, à date à peu près fixe, en fonction du rythme des saisons ou des modes de vie collectif. Il s’agit par exemple des saisons touristiques ou thermales.

• Le contrat d’intérim permet de faire appel à un salarié pour une mission ponctuelle via une entreprise de travail temporaire. Il s’agit d’une pratique de prêt de main-d’œuvre car c’est l’entreprise de travail temporaire qui est juridiquement l’employeur du salarié.

PENDANT L’EMBAUCHE : SE FAIRE AIDER

Par un cabinet de recrutement

Le recours à un cabinet de recrutement peut se justifier si le titulaire recherche un profil très particulier (par exemple un adjoint avec une solide expérience dans une parapharmacie de grande surface). C’est aussi un bon moyen de gagner du temps en déléguant à un spécialiste en ressources humaines les étapes de la prospection des candidats et éventuellement des entretiens. A condition d’avoir défini un cahier des charges précis.

Par le comptable

A chacun son métier. Le comptable n’est pas le spécialiste du recrutement. En revanche, il peut intervenir pour apporter son aide en ce qui concerne les opérations matérielles, notamment pour la déclaration unique d’embauche auprès de l’Urssaf, la rédaction du contrat de travail, l’inscription au registre unique du personnel, etc.

Par un avocat

La consultation d’un avocat peut s’avérer utile pour contrôler la rédaction des clauses du contrat de travail. Bien cadré, le contrat contribue au climat de confiance qui doit entourer la relation de travail. Il doit être rédigé de manière à ce que le salarié ne soit jamais surpris de ce qu’on attend de lui. C’est lors de l’embauche qu’il est judicieux de mettre cartes sur table afin de ficeler un contrat clair et précis qui permettra d’éviter de nombreux contentieux ultérieurs.

Par un psychologue

Seuls les psychologues diplômés sont habilités à interpréter les tests de personnalité parfois mis en œuvre dans le processus de recrutement. Ils constituent un outil supplémentaire pour se faire une idée sur un candidat, à condition de les utiliser à bon escient. Les résultats doivent toujours être mis en perspective avec l’entretien de recrutement. Ils ne doivent avoir pour finalité que l’appréciation des qualités professionnelles.

Par les réseaux professionnels

En 2011, plus d’un recrutement sur deux n’a pas fait l’objet d’une petite annonce classique mais a été le fruit d’une mise en relation. Dans ce contexte, la présence sur le Net (Viadeo, LinkedIn…) est devenue indispensable aussi bien pour les salariés que pour les employeurs. Un profil bien renseigné avec une photographie, des dates précises et de nombreux mots clés vous permettront d’identifier un maximum de contacts et d’étoffer votre réseau professionnel.

APRES L’EMBAUCHE : FAVORISER L’INTÉGRATION

J’informe l’équipe

L’arrivée d’un nouveau collaborateur peut être perçue comme une menace pour l’équipe. Pour éviter les spéculations (« Va-t-il prendre ma place ? », « Vais-je perdre des responsabilités ? », « Ma promotion va-t-elle être remise en cause ? », « Mes horaires de travail vont-ils être modifiés ? »…) et les éventuelles tensions, il est essentiel d’informer les salariés en leur indiquant le parcours de la nouvelle recrue, ses compétences, éventuellement sa spécialité et son rôle au sein de l’équipe.

J’organise une réunion d’accueil

Une réunion d’accueil permettra d’intégrer rapidement la nouvelle recrue au reste de l’équipe en établissant un premier contact. Cet échange sera l’occasion pour chaque collaborateur de se présenter et d’exposer son rôle à l’officine. Ce qui permettra à la nouvelle recrue de cerner les spécificités et les missions de chacun. Ce repérage sera utile pour savoir vers qui se tourner en cas de besoin.

Je fais les présentations auprès de ma clientèle

La présence d’une nouvelle personne au comptoir suscitera forcément des interrogations de la part des clients habituels. Mieux vaut donc prendre les devants et faire les présentations. Par exemple : « Isabelle, préparatrice, est venue renforcer notre équipe. Elle est spécialisée en alimentation infantile et allaitement, mais elle pourra répondre à vos autres demandes. » En plus de faciliter l’immersion de la nouvelle recrue, vos clients apprécieront d’être associés à la vie de l’entreprise et à son évolution.

Je désigne un « parrain »

Cette initiative consiste à désigner au sein de l’équipe un référent qui aura pour mission d’accompagner et d’aider le nouveau salarié tout au long de sa période d’intégration. C’est une démarche rassurante pour le nouveau venu et valorisante pour le parrain, à condition que celui-ci soit d’accord pour endosser ce rôle et que sa charge de travail soit temporairement revue à la baisse. Car l’intégration d’un nouveau salarié consomme du temps.

Je responsabilise le nouveau collaborateur

Inutile de laisser le nouvel arrivant devant une pile de documents et de procédures qualité à lire. Mieux vaut le rendre actif rapidement dans sa prise de fonction, tout en fixant des objectifs progressifs assortis d’échéances.

J’écoute et je reste vigilant

Faites régulièrement le point. Avoir un feed-back du nouveau salarié et du reste de l’équipe permet de savoir comment se passe l’intégration et d’identifier d’éventuelles difficultés. L’employeur ne doit pas perdre de vue que la période d’essai est le moment le plus propice pour pointer du doigt d’éventuels problèmes ou dysfonctionnements, qu’ils soient d’ordre relationnel ou opérationnel. Après la période d’essai, il sera trop tard.

Je fais face à mes erreurs

En cas d’erreur de casting, il est temps d’agir ! La période d’essai permet de rompre la collaboration, sans motif et sans indemnités, à condition de l’avoir prévue dans le contrat de travail (voir cas 4 pages 13 et 14).

Mieux vaut quand même éviter de se retrouver dans cette situation de fin de non-recevoir car tout recrutement représente un coût pour l’entreprise et un investissement à optimiser. D’où l’intérêt de mener la procédure de recrutement avec méthode.

CAS PRATIQUE N° 3

Les formalités d’embauche

Le processus de recrutement s’accompagne d’un cortège de formalités que monsieur B. doit remplir. Quelles sont-elles ?

SIGNER LE CONTRAT DE TRAVAIL

Toute embauche en officine doit être formalisée par la signature d’un contrat écrit. Cette formalité doit être accomplie avant l’entrée en fonction du salarié. Le contrat fixe les éléments essentiels de la collaboration, notamment la durée du travail, le coefficient hiérarchique, le salaire.

ORGANISER LA VISITE MÉDICALE D’EMBAUCHE

• Obligatoire pour qui ?

Tout salarié fraîchement recruté doit, en principe, passer par le contrôle de la visite médicale. A partir du 1^er juillet 2012 (suite à un décret paru au Journal officiel du 31 mars 2012), cette visite ne sera plus obligatoire lorsque les trois conditions suivantes seront réunies : le salarié est appelé à occuper un emploi identique présentant les risques d’exposition ; le médecin du travail est en possession de la fiche d’aptitude ; aucune inaptitude n’a été reconnue lors du dernier examen médical au cours des douze derniers mois. Cette dispense de visite reste toutefois inapplicable pour les salariés soumis à une surveillance médicale (jeunes de moins de 18 ans, femmes enceintes, travailleurs handicapés).

• Quand ?

Au plus tard avant l’expiration de la période d’essai. Par exception, les salariés soumis à une surveillance médicale spéciale doivent passer cette visite avant leur premier jour de travail.

• Pourquoi ?

L’examen médical a pour but de ?:

– rechercher si le salarié n’est pas atteint d’une affection dangereuse pour les autres travailleurs ;

– s’assurer qu’il est médicalement apte au poste de travail auquel il est affecté ;

– proposer d’éventuelles adaptations du poste de travail.

• Auprès de qui ?

Seul le médecin du travail est habilité à vérifier l’aptitude physique du salarié à occuper un emploi. A l’issue de la visite, il établit une fiche d’aptitude en double exemplaire, l’un pour le salarié, l’autre pour l’employeur.

• Comment est indemnisé le salarié ?

Le temps de visite et de transport aller-retour est soit pris sur le temps de travail sans retenue de salaire, soit rémunéré comme temps de travail normal dans le cas où la visite a lieu en dehors des heures de travail. Les frais de transport sont pris en charge par l’employeur.

• Quelles sanctions ?

Si monsieur B. omet d’organiser la visite médicale d’embauche, il est passible d’une amende de 1 500 euros. Quant au salarié, il commet une faute pouvant justifier son licenciement.

DÉCLARER L’EMBAUCHE

La déclaration unique d’embauche (DUE) permet d’effectuer en une seule fois sept formalités obligatoires : la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), la déclaration de première embauche, l’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale, l’affiliation au régime d’assurance chômage, l’adhésion à un service de santé au travail, la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale ainsi que la liste des salariés en vue de la Déclaration annuelle des données sociales (DADS).

• Quand ?

Dans les 8 jours qui précèdent l’arrivée du salarié dans l’entreprise.

• Auprès de qui ?

La DUE doit être transmise à l’Urssaf.

• Comment ?

La déclaration unique d’embauche peut être effectuée par courrier, fax, Internet.

• Quelles sanctions ?

En cas d’omission de la déclaration ou d’informations incorrectes, monsieur B. est passible d’une amende de 1 500 euros.

TENIR À JOUR LE REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL

Toute embauche doit être notée dans le registre unique du personnel.

• Quelles sont les mentions obligatoires ?

Doivent figurer, dans l’ordre d’embauchage : les noms et prénoms, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie de l’officine de tous les salariés ainsi que les mentions « contrat à durée déterminée », « travailleur à temps partiel », « travailleur temporaire », « apprenti », « contrat de qualification » ou « contrat de professionnalisation ».

• Comment ?

Ce registre peut être tenu sur support papier (à l’encre indélébile) ou sur support informatique.

• Quel est le délai de conservation ?

Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié quitte l’officine.

• Quelles sanctions ?

En cas de mauvaise tenue ou d’absence de ce registre, monsieur B. est passible d’une amende de 750 euros (amende appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés).

LES FORMALITÉS SPÉCIFIQUES

• Si l’embauche concerne un adjoint

Monsieur B. doit vérifier son inscription au Conseil de l’Ordre, section D.

• Si l’embauche concerne un étudiant remplaçant

L’employeur doit s’assurer que l’étudiant est détenteur d’un certificat de remplacement délivré par le président du conseil régional de l’ordre des pharmaciens. Ce certificat est valable un an.

• Si l’embauche concerne un apprenti

Dans les cinq jours ouvrables qui suivent la signature du contrat, l’employeur doit le déposer à la chambre de commerce et d’industrie afin de le faire enregistrer. Sans oublier de joindre une fiche médicale d’aptitude de l’apprenti, la copie des diplômes du maître d’apprentissage et les justificatifs de son expérience professionnelle. A défaut d’enregistrement, le contrat d’apprentissage est nul.

CAS PRATIQUE N° 4

La période d’essai

Monsieur B. a recruté l’adjoint qui lui a fait la meilleure impression au cours de l’entretien d’embauche. Si l’un ou l’autre juge ensuite s’être trompé, la période d’essai lui permettra de se raviser.

À QUOI SERT LA PÉRIODE D’ESSAI ?

Il s’agit d’une période d’observation qui précède l’engagement définitif. Elle est utile pour les deux parties.

• Côté employeur

Elle permet de vérifier que le candidat recruté présente bien les aptitudes et les qualités professionnelles requises.

• Côté salarié

Elle permet de vérifier que les conditions de travail et l’intérêt du poste correspondent bien aux engagements du recruteur.

DOIT-ELLE ÊTRE PRÉVUE DANS LE CONTRAT ?

Pour exister, la période d’essai doit être expressément écrite dans le contrat de travail. Si ce n’est pas le cas, l’employeur ne pourra pas par la suite invoquer son existence. De même, le contrat de travail qui se contente d’une allusion ou d’un simple renvoi à la convention collective nationale de la pharmacie d’officine est insuffisant. En pratique, si monsieur B. ne mentionne pas clairement la période d’essai dans le contrat de travail de son adjoint, celui-ci sera considéré comme étant embauché définitivement, sans passer par cette étape « test ». D’où l’intérêt de ne pas bâcler la rédaction du contrat.

QUELLE EST SA DURÉE ?

Tout dépend de la catégorie professionnelle (salarié cadre, assimilé cadre ou non cadre) et du type de contrat (CDI, CDD, etc.) : voir le tableau ci-dessous.

• Contrat à durée indéterminée

En cas d’embauche en CDI, la durée maximale de la période d’essai est fixée à :

– 2 mois pour les employés ;

– 4 mois pour les cadres.

L’employeur reste libre d’opter pour des durées plus courtes.

La période d’essai débute le premier jour d’exécution du contrat, puis sa durée est appréciée en jours ou en mois calendaires (de date à date). Chaque jour, qu’il soit travaillé ou non, doit être comptabilisé. Cette règle s’applique également aux salariés à temps partiel, indépendamment de leurs horaires de travail.

• Contrat à durée déterminée

Bien que l’embauche en CDD ne soit que provisoire, l’employeur peut prévoir une période d’essai. Sa durée est limitée à :

– 1 jour par semaine de contrat, dans la limite de 2 semaines, si le contrat est conclu pour une durée inférieure ou égale à 6 mois ;

– 1 mois au maximum si le contrat est conclu pour une durée supérieure à 6 mois.

En CDD, les jours d’essai se comptabilisent en jours effectivement travaillés et non en jours calendaires.

• Contrat d’intérim

Pour les salariés intérimaires, la durée maximale de la période d’essai est de :

– 2 jours pour un contrat inférieur ou égal à 1 mois ;

– 3 jours pour un contrat conclu pour une durée comprise entre 1 et 2 mois ;

– 5 jours au-delà de 2 mois.

En contrat d’intérim, les jours d’essai se comptabilisent en jours calendaires.

• Contrat d’apprentissage

La durée de la période d’essai d’un apprenti ne peut dépasser 2 mois (de date à date).

Si le contrat d’apprentissage se poursuit par la signature d’un CDI dans la même officine, aucune période d’essai ne peut plus être imposée.

• Les étudiants en pharmacie

Tant qu’ils n’ont pas validé l’ensemble de leur cursus et présenté leur thèse d’exercice, ce sont des salariés non cadres de l’officine. Leur période d’essai ne peut donc dépasser 2 mois en cas d’embauche en CDI.

En cas d’embauche, comme adjoint, d’un étudiant en pharmacie à l’issue de son stage de 6^e année, la période d’essai est réduite de moitié.

L’EMPLOYEUR PEUT-IL LA RENOUVELER ?

La convention collective nationale de la pharmacie exclut le renouvellement de la période d’essai. Ainsi, dès l’échéance de la période d’essai, l’embauche du salarié est confirmée. La période d’essai doit donc être évaluée avec discernement car elle est enfermée dans des délais qu’il est impossible de dépasser.

PEUT-ELLE ÊTRE PROLONGÉE ?

L’objectif de la période d’essai est d’évaluer le salarié et de vérifier qu’il est suffisamment compétent pour occuper le poste pour lequel il a été recruté. Il est donc nécessaire que le salarié soit présent afin d’être effectivement en situation d’essai. En cas d’absences (maladie, congés, fermeture de l’officine), l’employeur est en droit de prolonger la période d’essai d’une durée égale à celle de l’absence.

COMMENT ROMPRE LA PÉRIODE D’ESSAI ?

Tout l’intérêt de la période d’essai consiste à pouvoir rompre le contrat de travail si la collaboration ne s’avère pas concluante.

• Une rupture sans motif

L’employeur et le salarié peuvent librement décider de mettre un terme à la période d’essai sans devoir invoquer un quelconque motif. Mais attention toutefois aux ruptures abusives qui pourraient être contestées devant les tribunaux ! C’est par exemple le cas lorsque l’employeur rompt subitement la période d’essai d’une salariée dont il vient d’apprendre la grossesse. La rupture est également abusive lorsqu’elle est motivée par une réclamation du salarié ou par un désaccord sur le contenu du contrat.

• Une procédure écrite

S’agissant des salariés non cadres et assimilés cadres, aucun formalisme ne s’impose. En théorie, une simple annonce verbale est suffisante. Mais, pour des raisons évidentes de preuves, il est fortement conseillé de notifier la rupture par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge. S’agissant des salariés cadres, la convention collective nationale de la pharmacie d’officine précise que la rupture doit être confirmée par écrit.

• Un délai de prévenance

La période d’essai ne peut pas être rompue sur-le-champ. Un délai de prévenance est obligatoire (voir le tableau ci-dessous).

Ce qu’il faut retenir

Les méthodes de recrutement

Elles doivent avoir pour seule finalité l’appréciation des qualités professionnelles du candidat. Les informations demandées doivent présenter un lien direct avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation de ses aptitudes professionnelles.

Les discriminations

L’origine, l’âge, la situation de famille, l’orientation sexuelle, les activités syndicales, etc., sont des critères discriminatoires interdits. Confronté à l’une de ces situations, le candidat peut alarmer l’inspection du travail. Il peut également saisir la Haute autorité de lutte contre les discriminations.

La promesse d’embauche

C’est une offre, écrite ou verbale, par laquelle l’employeur s’engage de manière ferme et précise à recruter un candidat. Si l’employeur ne tient pas sa promesse, le candidat pourra prétendre au paiement d’une indemnité de préavis et de congés payés, même si l’exécution du contrat de travail n’a pas encore commencé.

La rupture de la période d’essai

Elle permet à l’employeur de mettre un terme à l’embauche, sans motif et sans indemnités. A condition d’avoir bien prévu une période d’essai dans le contrat de travail.

Le parcours de l’embauche en 10 étapes

1 Analyser sa capacité d’embauche

Le salaire et les charges sociales constituent l’un des plus gros postes de dépenses de l’entreprise. Une embauche est donc justifiée si elle s’inscrit dans une réflexion et une stratégie économique.

2 Définir le poste à pourvoir

Même si le candidat idéal n’existe pas, établissez le portrait du salarié que vous recherchez en termes de compétences, de style et de profil. Une définition précise du poste vous aidera à atteindre votre cible et vous donnera des critères objectifs d’observation et d’évaluation de la période d’essai.

3 Diffuser une petite annonce

En multipliant les canaux de diffusion (presse professionnelle, répartiteurs, facultés, etc.), vous élargirez votre champ de prospection.

4 Trier les candidatures

Le CV et la lettre de motivation permettent de faire un premier tri en écartant les candidats qui n’ont pas le diplôme demandé, l’expérience requise, le profil recherché., etc.

5 Préparer l’entretien d’embauche

Etape cruciale de l’embauche, l’entretien donne un éclairage sur la personnalité et l’aptitude du candidat à occuper le poste. Attention à rester dans le cadre légal (les questions relevant de la vie privée sont interdites…) !

6 Rédiger le contrat de travail

Toute embauche doit être formalisée par la signature d’un contrat de travail. Sa rédaction ne doit pas être bâclée car il fixe les éléments essentiels de la collaboration, notamment la durée du travail, le coefficient hiérarchique, le salaire.

7 Déclarer l’embauche

A faire dans les 8 jours précédant l’arrivée du salarié (le formulaire est en ligne sur le site www.urssaf.fr).

8 Prendre rendez-vous auprès de la médecine du travail

Si la nouvelle recrue est une femme enceinte, un jeune de moins de 18 ans ou un travailleur handicapé.

9 Remplir le registre du personnel

Toute embauche doit être notée dans le registre unique du personnel. A défaut, l’employeur est passible d’une amende de 750 euros (appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés).

10 Mettre à profit la période d’essai

Elle permet de vérifier que le candidat recruté présente bien les aptitudes et les qualités professionnelles requises.

Mener l’enquête

Il est tout à fait possible d’interroger les précédents employeurs, maîtres de stage, collègues, etc., du candidat. Cette collecte de références permet de mieux connaître ses antécédents professionnels. Il s’agit d’une démarche transparente qui ne peut se faire à l’insu du candidat.

POUR APPROFONDIR

Les techniques de recrutement interdites

La graphologie : à partir de la lettre de motivation manuscrite, le graphologue étudie le dessin de l’écriture et ce qu’il révèle de la personne. Mais faute de validité scientifique, la jurisprudence se montre réticente à accepter cette pratique. Ainsi, il a été jugé que l’analyse graphologique ne pouvait constituer le critère principal et déterminant du recrutement d’un salarié.

La morphopsychologie : selon cette technique, notre visage serait le miroir de notre personnalité. Car notre caractère, nos émotions, nos habitudes sociables finiraient par modeler notre visage. Dans le cadre d’un recrutement, cette technique n’est pas appropriée car elle va à l’encontre de l’interdiction stipulée dans le Code du travail selon laquelle « aucune personne ne peut être écartée d’une procédure de recrutement en raison de son apparence physique ».

L’astrologie et la numérologie font également partie des pratiques contestables car leur valeur scientifique n’est pas démontrée.

Un adjoint à temps plein par tranche de 1 300 000 euros de CA HT

Un adjoint à temps plein, ou équivalent temps plein*, est obligatoire entre 1 300 000 et 2 600 000 euros de CA hors taxes. Au-delà, un pharmacien doit être recruté par tranche de 1 300 000 euros. En pratique, monsieur B. doit donc embaucher un pharmacien supplémentaire à temps partiel, sauf si son adjointe Carole accepte de passer à temps complet.

* Deux pharmaciens à temps partiel (par exemple 20 heures + 15 heures hebdomadaires) sont équivalents à un pharmacien à temps complet (35 heures hebdomadaires).

Débaucher est déontologiquement incorrect

L’article R. 4235-36 du Code de la santé publique précise « qu’il est interdit aux pharmaciens d’inciter tout collaborateur d’un confrère à rompre son contrat de travail ».

Toujours répondre à une candidature

Au cours du processus de recrutement, l’attention de l’employeur se focalise naturellement sur les candidats potentiellement éligibles au poste à pourvoir. La Commission nationale de l’informatique et des libertés recommande toutefois aux recruteurs de prendre soin de répondre à tous les candidats, même à ceux qui ne sont pas retenus.

La rétractation

La promesse d’embauche peut être soumise à une condition, formalisée au moyen d’une clause de rétractation. Une telle clause permet ainsi à l’employeur de revenir sur sa décision si la condition posée n’est pas remplie. Par exemple, un titulaire peut conditionner l’embauche d’un adjoint à son inscription effective à l’Ordre. En cas de défaillance du candidat recruté, le titulaire pourra donc faire échec à la promesse d’embauche.

Ne pas confondre promesse d’embauche et proposition d’emploi ?

Selon la jurisprudence une proposition d’emploi présente un caractère éventuel ou conditionnel. Elle n’engage pas le recruteur. En revanche, une promesse d’embauche vaut contrat de travail dès lors qu’elle est suffisamment précise sur les conditions d’emploi (définition du poste, rémunération, date de prise des fonctions, etc.).

L’AVIS DE L’EXPERT Brigitte Defoulny, dirigeante d’Héliotrope*

« Il faut s’informer sur ce qui se fait localement »

Comment un titulaire doit-il préparer la question du salaire avant un entretien de recrutement ?

Les salaires à l’officine varient selon les régions car l’offre et la demande ne sont pas les mêmes à Paris et en province. Dans les zones isolées où la pénurie de personnel est un vrai problème, les titulaires sont prêts à mettre le prix sur un bon candidat. Le premier conseil est donc de s’informer pour savoir ce qui se pratique localement.

Quand faut-il aborder la question du salaire au cours de l’entretien ?

A la fin. En principe, ce n’est pas au candidat de mettre le sujet sur la table. Sauf, évidemment, si l’entretien se termine sans que le recruteur n’ait évoqué le salaire.

Quel salaire négocier ?

Généralement, la petite annonce a déjà précisé le niveau de rémunération. Si ce n’est pas le cas, le recruteur aborde ce point au cours de l’entretien en demandant au candidat quelles sont ses prétentions salariales. Il est conseillé au candidat de retourner la question en demandant au titulaire le salaire qu’il propose. Si celui-ci est inférieur aux prétentions, le candidat formulera ses attentes, en évitant d’indiquer une fourchette car le recruteur retiendra évidemment la partie basse.

* Société de conseil et formation

Aide aux TPE

Pour toute embauche d’un jeune de moins de 26 ans entre le 18 janvier et le 17 juillet 2012, les entreprises de moins de 10 salariés ont droit à une aide spécifique. Pour en bénéficier, l’employeur doit remplir et adresser à Pôle emploi un formulaire disponible sur le site www.pole-emploi.fr

Recopier un modèle type de contrat

Si cela simplifie bien souvent les choses, le simple recopiage d’un modèle de contrat peut s’avérer insuffisant dans la mesure où il ne prend pas en compte les spécificités de chaque entreprise. L’employeur doit réfléchir sur ses besoins et exigences à long terme pour adapter si nécessaire le modèle ou au contraire le simplifier. En effet, si un contrat allégé est de peu d’intérêt, un contrat « gonflé de détails » peut être bien souvent une contrainte pour l’évolution future de l’emploi du salarié.

Source : « Social pratique » n° 547, 25 mai 2010.

Cas pratique

Pendant la période estivale, la fréquentation de votre officine double. Pour y faire face, quelle est la solution la plus adaptée ?

1 : Vous embauchez un employé en CDI et vous modulez son temps de travail sur l’année.

2 : Vous embauchez en CDD un étudiant.

3 : Vous embauchez une préparatrice en contrat saisonnier.

Bonnes réponses : 1 et 3. Un accroissement temporaire d’activité est un motif de recours au CDD. La conclusion d’un contrat saisonnier est également justifiée si l’activité varie en fonction du rythme des saisons, ce qui est par exemple le cas des officines de bord de mer. Dans les deux solutions (1 et 3), notons que les préparateurs et les étudiants en pharmacie (dès leur inscription en 3e année d’études) ont les mêmes prérogatives et peuvent donc accomplir indifféremment les mêmes tâches.

L’AVIS DE L’EXPERT Brigitte Defoulny, dirigeante d’Héliotrope*

« Il est indispensable de mener un entretien d’intégration »

Si la période d’essai est concluante, elle sera formalisée par un entretien d’intégration. L’employeur exposera ses motifs de satisfaction. Ceux-ci peuvent ne pas être complètement atteints. Tous les candidats ne sont pas au top pendant l’essai, ce qui n’empêche pas qu’ils retiennent l’attention, notamment dans un contexte de pénurie de personnel. C’est l’occasion pour l’employeur de fixer d’emblée des objectifs d’amélioration et éventuellement de rediscuter le salaire.

* Société de conseil et formation

Le médecin du travail est tenu au secret professionnel

Le médecin du travail est soumis au secret médical, ce qui implique qu’il ne peut divulguer à l’employeur aucune information concernant l’état de santé du salarié (grossesse, maladie chronique ou aiguë, addiction, etc.). Le dossier médical ne peut être communiqué qu’aux médecins inspecteurs régionaux ou à un autre médecin.

Le mémo de l’embauche

• Formalisez un contrat en bonne et due forme.

• Prenez rendez-vous auprès de la médecine du travail.

• Déclarez l’embauche à l’Urssaf.

• Mettez à jour le registre du personnel.

POUR APPROFONDIR

L’employeur doit vérifier que le salarié n’est pas lié par une clause de non-concurrence

La clause de non-concurrence interdit au salarié, au terme de son contrat de travail, d’exercer son activité dans une entreprise concurrente. En cas de violation de la clause, la responsabilité délictuelle du nouvel employeur pourrait également être engagée sur la base de l’article 1382 du Code civil. La chambre sociale de la Cour de cassation a déjà condamné un employeur jugé complice de la violation de la clause de non-concurrence.

• Si le nouvel employeur découvre l’existence de la clause de non-concurrence au cours du processus de recrutement, il doit s’abstenir d’embaucher le candidat qu’il convoitait.

• Si le nouvel employeur découvre l’existence d’une clause de non-concurrence alors que le salarié est déjà à son service, i il doit le licencier sans tarder.

• Si l’ex-employeur découvre que son ex-salarié travaille chez un concurrent en dépit de la clause de non-concurrence, il peut attaquer le nouvel employeur devant le tribunal de grande instance ou de commerce pour concurrence déloyale afin d’obtenir des dommages et intérêts et la cessation sous astreinte de la violation de la clause de non-concurrence.