Assurer l’ouverture et la fermeture

LE MATÉRIEL INFORMATIQUE

A l’ouverture

– Allumer le poste principal puis les postes secondaires.

– Activer les lecteurs de cartes Vitale.

– Relever les messages d’alerte et mettre en route la procédure de suivi d’alerte sanitaire.

– Consulter les courriels de l’officine.

– Ouvrir le site du grossiste principal.

A la fermeture

– Laisser les messages importants sur la messagerie pour les collaborateurs présents le lendemain à l’ouverture.

– Fermer les applications sur les postes.

– Lancer la sauvegarde.

AU NIVEAU DE LA CAISSE

A l’ouverture

– Prendre le fond de caisse et le recompter.

– Mettre en place la caisse du jour.

– Récupérer le ticket de télécollecte de carte bancaire et le placer avec la bande de caisse de la veille.

A la fermeture

– Compter la caisse et éditer la bande de caisse.

– Noter les éventuelles erreurs de caisse pour une vérification immédiate ou ultérieure.

– Calculer le fond de caisse.

– Prévoir la monnaie pour le lendemain.

– Ranger la caisse dans le coffre.

– Le dernier jour du mois, tirer la caisse mensuelle et lancer le calcul des indicateurs pour optimiser la gestion des stocks.

L’ORGANISATION DU BACK-OFFICE

A l’ouverture

– Relever la boîte à ordonnances et les placer dans la bannette « A préparer ».

– Porter les bacs grossistes dans la zone de déballage et les ranger (pour les produits thermosensibles, se reporter à la « Fiche qualité » parue le 7 juillet 2012).

A la fermeture

– Passer les commandes grossistes, vérifier les produits manquants et les recommander chez un autre grossiste.

– Ranger le poste de déballage, les comptoirs, vérifier les dossiers en instance.

– Sortir les cartons (pliés) et les poubelles.

L’ÉCLAIRAGE, L’ENSEIGNE ET LA PORTE

A l’ouverture

– Déconnecter l’alarme.

– Allumer l’enseigne et l’éclairage de la pharmacie.

– Ouvrir le rideau et la porte de la pharmacie.

A la fermeture

– Vérifier qu’il n’y a plus de clients, fermer la porte et baisser le rideau de la pharmacie (par sécurité).

– Eteindre l’éclairage et l’enseigne de l’officine.

– Enlever tous cartons et présentoirs risquant de bloquer la porte au moment de l’ouverture.

– Connecter l’alarme puis quitter l’officine.

– Baisser à nouveau le rideau et le verrouiller.

ORGANISATION DE LA JOURNÉE

A l’ouverture

– Consulter le cahier de liaison dès l’arrivée, écouter le répondeur téléphonique et noter les messages.

– Le « responsable de zone » organise la journée : désignation des personnes appelées en priorité au comptoir, au déballage des commandes ou à des tâches spécifiques, en fonction des différents événements.

A la fermeture

– Rassembler les doubles d’ordonnances facturées de la journée, contrôler les dispensations du jour.

– Contrôler le cahier de liaison, biffer les affaires réglées, mettre en évidence les points qui restent à traiter.

À RETENIR

• Nommer chaque semaine un « responsable de zone » qui s’assure que tous les postes de travail sont fournis en matériel (sachets, stylos, agrafes, papier dans l’imprimante, documents pour les clients…).

• Prévoir une fiche sur laquelle sont notées toutes les coordonnées des prestataires à contacter en cas de panne (porte automatique, logiciel, lumières, alarme, frigos, n° du titulaire, assureur… ).

• Afficher dans la vitrine, visible lorsque l’officine est fermée, les numéros d’urgence : SAMU, pompiers, urgences…

• Vérifier régulièrement que les horaires d’ouverture et fermeture sont adaptés aux évolutions de l’environnement, à l’aide des bandes de caisses.