Gérer les produits périmés

ORGANISER LE SUIVI

Établir la liste des produits

– Créer un cahier classé sur les douze mois de l’année dans lequel inscrire, au moment de l’inventaire ou en période de faible activité, tous les produits se périmant l’année suivante.

– Vérifier les dates de péremption de tous les produits de la pharmacie, sans oublier les réserves, le réfrigérateur et les étagères des promis.

– Intégrer dans le cahier des périmés toutes les indications nécessaires à l’identification du produit sans risque d’erreurs : nom, dosage, forme galénique, boîtage, lieu de rangement.

– Etablir un planning géographique de contrôle des rayons, nommer les personnes en charge de chaque zone et valider le suivi.

– Mettre à jour la liste des périmés dans la foulée du contrôle des rayons.

Repérer les produits « à risques »

– Etablir chaque mois une liste de produits à écouler en priorité (date < 1 an).

– Identifier ces produits à conseiller par un repère visible ou les disposer sur une étagère spécifique.

Isoler les produits

– Consulter chaque début de mois le cahier et sortir du stock les produits se périmant dans les 3 mois. Les mettre de côté pour destruction.

RÉDUIRE LE COÛT

Anticiper les périmés

– Etablir une liste des produits à date courte selon les catégories identifiées (réserve hospitalière, froid, diététique…).

– Saisir leur date de péremption dès réception.

– Editer régulièrement la liste des produits à faible rotation et la placer près de la zone de déballage.

– Mettre en place un système d’alerte informatique afin de repérer les invendus et les surstocks, adapter régulièrement le seuil de commande.

– Faire payer, dès la commande, les produits demandés spécialement pour un client ou a minima demander un acompte.

– Lors d’un changement de traitement spécifique ou après décès d’un client, retirer les produits du stock et adapter le seuil de commande.

– Etablir une procédure spécifique pour les produits chers et réfrigérés en évitant de commander sans avoir validé le produit et son dosage auprès du patient.

– Nommer un responsable pour valider chacune des commandes « à risques ».

Organiser le rangement

– Limiter les lieux de stockage.

– Respecter la notion de « premier arrivé, premier sorti » et sensibiliser l’équipe sur ce point.

Vérifier les dates de péremption

A systématiser à la réception et au moment de la dispensation.

NÉGOCIER LA REPRISE

Ranger les périmés

dans un lieu dédié, dans des contenants identifiés au nom du laboratoire, fixer la liste des produits à reprendre et leur coût hors taxe.

Analyser le stock

de périmés avant toute commande directe.

Faire reprendre la marchandise

en évitant les échanges avec des produits difficiles à vendre : vérifier à la réception de la commande et sur la facture si l’échange a bien été pris en compte.

PENSER AU MOINDRE DÉTAIL

– Noter le montant hors taxe des périmés dans le tableau de bord des indicateurs qualité, suivre l’évolution et communiquer l’information à l’équipe.

– Vérifier régulièrement les dates de péremption des matières premières du préparatoire.

– Ne pas recommander un produit périmé que l’on vient de déstocker.

– La dispensation d’un produit périmé nuit à la valorisation de l’acte officinal et donne une mauvaise image de l’officine.