Les commandes grossistes

RÉCEPTIONNER LA COMMANDE

• Déballage

– s’assurer que les caisses livrées sont bien destinées à l’officine ;

– ouvrir toutes les caisses et en priorité celles contenant les produits froids : vérifier rapidement que la température est conforme ;

– rechercher informatiquement les commandes et les fusionner s’il y en a plusieurs.

• Contrôle et enregistrement de la commande

– scanner les produits en commençant par les thermosensibles, puis les ranger immédiatement en veillant aux dates de péremption ;

– lors du pointage, regrouper les produits identiques, ceux non remboursés à étiqueter, etc. Les stupéfiants seront quant à eux remis au pharmacien présent qui les rangera immédiatement dans l’armoire sécurisée et qui procédera à la mise à jour de la balance ;

– dès que les produits reçus ont été scannés, effectuer le transfert des données du scanner vers l’ordinateur. Ce rapprochement avec la commande permet de détecter les éventuels écarts : produits commandés non livrés, produits reçus sans être commandés (promis, commande supplémentaire effectuée par téléphone, remplacement d’un produit en rupture de stock ou supprimé…), variations de prix d’achat ;

– valider et enregistrer la réception de la commande ;

– modifier les codes CIP signalés sur les bordereaux de livraison afin d’éviter les commandes automatiques ;

– enregistrer les dates de péremption des produits « sensibles » identifiés.

TRAITER LES PROMIS

– Séparer les promis payés des promis non payés.

– Ranger les promis avec leur bon dans les bacs ou étagères prévus à cet effet.

– Pour les promis non payés, identifier le bon de livraison afin de faciliter un éventuel retour.

– Vérifier que tous les promis ont été traités.

– Réserver dans la partie back-office un espace adapté au rangement des produits de gros volume ou à livrer.

GÉRER LES RETOURS

– Effectuer le retour des erreurs de commandes ou de produits défectueux le plus rapidement possible.

– Inscrire sur un cahier de suivi (informatique ou papier) la date, le nom du produit retourné, son code CIP et le motif du retour.

– Photocopier le bordereau de livraison et joindre l’original au produit retourné.

– Déposer tous les retours dans le bac du grossiste concerné.

– Pointer les avoirs au fur et à mesure de leur réception.

RANGER LA COMMANDE

– Ranger rapidement les produits en prenant soin de placer les plus anciens sur le devant.

– Parapher et archiver les bons de livraison dans le dossier « commandes grossistes ».

– Classer les factures par ordre chronologique et les transmettre périodiquement au pharmacien responsable.

À RETENIR

• La périodicité de réception des commandes grossistes étant connue en amont, leur traitement s’effectue donc en priorité. Les collaborateurs affectés à cette tâche doivent dans la mesure du possible ne pas s’interrompre avant d’avoir traité toute la commande, cause majeure des dysfonctionnements.

• Vérifier le bon état et l’intégrité de l’emballage des produits livrés.

À NE PAS FAIRE

• Modifier les stocks au coup par coup sans en avoir préalablement vérifié ou recherché les causes.

• Laisser des produits non rangés sur le poste de déballage.

• Permettre à une personne non qualifiée de réceptionner et de ranger les commandes sans contrôle.