À LA RECHERCHE DE LA RIGUEUR ET DE LA SIMPLICITE

Bénédicte Karpov (présidente du réseau Winpharma), résume parfaitement l’enjeu : « Une bonne gestion de stock permet de diminuer le stock pour gagner en trésorerie, tout en évitant les manquants pour satisfaire et garder ses clients. » Sophie Roussel (responsable de la communication chez Alliadis) cite les avantages de la gestion de stock informatisée : limitation des promis et des périmés, optimisation du circuit de réapprovisionnement, gestion de la saisonnalité, commandes automatiques, facilitation des inventaires, travail statistique sur les zones géographiques. Or, la problématique actuelle est moins de gagner en sophistication que de se recentrer sur l’essentiel (réception, rangement, délivrance, commande et inventaire), qui est encore souvent insuffisamment maîtrisé par les équipes. Pourtant, l’optimisation de la gestion de stock est rentable : on annonce un gain de 15 % sur la valeur du stock (soit une économie de trésorerie immobilisée) avec un haut niveau de services chez ASP Line (Périphar). Cette optimisation implique cependant l’utilisation de fonctions avancées comme les comparateurs de prix à la commande, l’analyse des invendus par fournisseur et des stocks par DCI ou l’analyse des marges par codes géographiques, de manière aussi à agir sur le merchandising.

Un souhait de souplesse et de simplification

Professionnels et pharmaciens sont unanimes, certaines fonctions restent très peu opérationnelles. Et de citer : la gestion des périmés souvent effectuée une fois par an au moment du passage de l’inventoriste… qui lui-même occasionne de 2 à 5 % d’erreurs et dont le coût s’élève à 1 % de la valeur non remisée du stock inventorié ! La gestion des promis qui, sur certains logiciels de gestion officinale (LGO), entraîne des erreurs de stock par impossibilité de gérer des stocks négatifs temporaires et nécessite de « purger » les dus, ce qui est rarement fait au comptoir au quotidien…

Autre point noir pour certains LGO, la gestion insuffisante des stocks multisites : si la fonction achat, répartition et prix de vente est bien distribuée auprès des différentes officines, il n’en est pas toujours de même du prix d’achat et des remises par impossibilité d’agir sur la fiche produit. Des questions très précises doivent donc être posées aux sociétés de services en ingénierie informatique (SSII) pour évaluer le niveau de réponse du LGO. Nombreux sont aussi les pharmaciens à demander aux SSII un outil d’historisation de la démarque inconnue, laquelle représenterait, selon certaines sources, 35 000 euros par an en moyenne.

Winpharma, en réponse aux besoins du terrain, a misé sur la souplesse et la simplification. La SSII propose ainsi une gestion simplifiée des stocks en linéaires grâce à une fonction automatisée de calcul de la rentabilité par laboratoire et du niveau de rotation. Une incontestable aide à la commande assistée par ordinateur ! Il est par ailleurs possible de gérer des variations tactiques de commandes en paramétrant une augmentation ponctuelle de stock au cours de la semaine ou à plus long terme. Lorsque l’équipe officinale est réduite, cette fonctionnalité permet de diminuer le nombre de commandes (lissage des commandes) en vue de diminuer les manipulations, et donc les erreurs, et de dégager plus de temps au comptoir. A l’inverse, lorsque les équipiers sont plus nombreux, le nombre de commandes peut être augmenté pour limiter la trésorerie dormante.

La rationalisation du stock par l’automatisation

Il est incontestable qu’une des principales sources de rationalisation du stock est son intégration dans un robot ou un automate. « Lorsque tout passe par la machine (de la réception à la délivrance), la fiabilité du stock est totale, commente Philippe Anglade, directeur de Tecnilab France, qui rappelle que les robots gèrent aussi sans erreur les périmés via Datamatrix. Nos logiciels permettent la gestion de 98 % du stock de médicaments avec une baisse de la valeur du stock – donc une diminution de la trésorerie dormante – de 30 000 à 40 000 euros. Par ailleurs, nous avons développé récemment la gestion des attentes de promis. Malheureusement, par absence d’interconnexion avec la machine, cette fonction ne peut pas être actualisée aujourd’hui par les logiciels de gestion officinale. Mais cela permettrait au pharmacien de tout gérer par la machine, restitution des boîtes non réclamées comprise ! » Bertrand Juchs, directeur général de Mach4, rappelle que la machine peut faire un inventaire en moins de 10 minutes et que le stock baisse rapidement de 10 à 15 % sans augmenter le seuil de rupture. « De plus, à surface de stockage égale, les nouvelles machines permettent de stocker jusqu’à 40 % de boîtes en plus », ajoute-t-il. L’offre récente du Robot Sintesi par Pharmathek en est une illustration : de petite dimension, il permet un stock optimisé pour les pharmaciens (versions de 10 000 ou de 13 000 boîtes) : « Grâce à la robotisation, de plus en plus de pharmaciens prennent la décision de renégocier avec leur grossiste et de gérer leurs stocks au fil de l’eau », commente Emmanuel Zittoun, directeur commercial France de Pharmathek. Le robot permettant de gérer à flux tendu, il importe donc de négocier un approvisionnement de tout le stock médicament au « fil de l’eau » et pas en achat important avec remises sur le volume, y compris pour les génériques. « Mais le fil de l’eau n’est possible que si l’équipe ne manipule plus les produits : le rangement manuel d’un à deux produits de chaque référence à chaque commande serait trop fastidieux », précise Vincent Deltour, directeur de Meditech. Dernière innovation, Tecnilab vient de proposer au pharmacien un rangeur pour son robot Evotec qui pourra aussi réceptionner en scannage automatique les commandes laboratoires qui n’entrent pas dans le robot.

Optimiser son robot grâce à certaines astuces et à la formation

Certains logiciels de gestion officinale ont mis en place des fonctionnalités ingénieuses?: LGPI Pharmagest propose la gestion d’un stock provisoire « à ranger » qui permet de ne pas générer d’erreur de stock lorsqu’un produit en robot a été délivré involontairement ou n’est pas pris par le patient. Périphar ASP Line offre la possibilité de faire apparaître en premier sur la liste les produits en robot et non en réserve. Une autre astuce utile proposée par Meditech est de gérer les boîtes hors gabarit ou les packagings ronds qui n’entrent pas dans le robot dans des tiroirs sous l’OTC comptoir. Olivier Résano, directeur commercial d’Apotéka, constate par ailleurs que la gestion de stock pourrait être fortement améliorée si la circulation des données entre machine et logiciel de gestion officinale était optimisée. La liaison se fait toujours actuellement via un câble direct alors que la liaison réseau (TCP/IP) est devenue une norme dans de nombreux pays. Ce défaut de développement du côté des SSII induit un ralentissement et un appauvrissement des données transmises : impossible par exemple d’avoir un inventaire continu. Le seul logiciel proposant aujourd’hui une liaison IP (Internet Protocol) entre le robot et le LGO est Crystal d’Infosoft. Il équipe 200 officines et peut donc fournir en temps réel les informations relatives au stock et au cheminement des boîtes. Si cette fonctionnalité existe sur certains LGO, elle est entravée par la lenteur de la transmission par câble.

Comme le souligne Marion Montignies-Trigano, créatrice de la société de consulting Entrela Media, « la gestion de stock reste le point noir de l’officine et les erreurs sont essentiellement dues à un manque de formation des équipes. Tout comme l’intégration de la fonction comptoir, la gestion de stock devrait faire l’objet d’un plan de formation régulièrement actualisé et d’une transmission rigoureuse aux nouveaux arrivants. Il faudrait également nommer des responsables formés pour chaque étape ou chaque fonction (réception, périmés, commandes particulières…). » Cette ancienne responsable RH dans de grosses officines estime elle aussi que le module de gestion de stock n’est pas utilisé de manière plus optimale que le reste de l’outil informatique : « Seul un tiers des possibilités est exploité, par manque d’information et de formation. Ainsi, beaucoup de titulaires n’actualisent pas l’interconnexion entre le stock disponible dans l’espace de vente et le stock en réserve (en cave) qui permet de réapprovisionner le stock des ventes de manière optimale en permanence. De même, malgré les opportunités offertes par le LGO, la localisation exacte d’un produit reste souvent problématique. » Ce problème disparaît avec les automates, comme le précise Pharmax, au regard de la gestion conjointe, entre le LGO et le logiciel machine, des mouvements de la réserve vers le stock machine. Ce logiciel peut en effet gérer la réserve via le paramétrage des seuils d’alerte et l’émission automatique de bons de réassort.

En résumé, quelle que soit la configuration de l’officine, il est essentiel pour le titulaire de s’informer des possibilités de formations gratuites ou payantes auprès des SSII. Winpharma, par exemple, propose des formations in situ, des séminaires et, depuis peu, une newsletter mensuelle, « Trucs et Astuces », qui forme notamment sur la gestion de stock. Alliadis, Pharmagest et ASP Line ont toujours mis en place des sessions de perfectionnement pour la montée en compétence de l’équipe. Mais à un certain un coût : 600 à 800 euros par jour.

Toujours savoir qui a fait quoi, quand et pourquoi

Pour Marion Montignies-Trigano, une bonne gestion de stock passe par une bonne gestion du personnel : « L’inventaire physique du stock devrait être exigé avant toute commande laboratoire et/ou avant toute réception d’une commande laboratoire. La quasi-intégralité des stocks faux est imputable à des erreurs humaines : erreur de réception sur les commandes en différé, par exemple lorsque la réception n’est pas faite à la douchette mais sur facture, insuffisance de rapprochement entre le livré et le facturé, commande réceptionnée quantitativement mais pas encore financièrement, déstockage des promis, erreurs de codes générant des faux manquants, commande des promis à l’oral sans report informatique, non-maîtrise des procès d’inventaires tournants, etc. » Sophie Roussel souligne la nécessité de limiter l’accès aux modifications des données de stock par mot de passe et de nommer un ou deux responsables des stocks tout en planifiant une récurrence des inventaires partiels. Linda Leprovost, chargée de communication et marketing chez LGPI Pharmagest, rappelle qu’il est possible d’associer à chaque produit sa zone géographique de 10 à 20 références de manière à permettre à toute l’équipe d’effectuer facilement des inventaires tournants. On devra aussi veiller à renseigner les dates de péremption des produits à faible rotation, mener des actions ponctuelles sur les produits en surstock et contrôler les mouvements incohérents du stock (à l’aide de la fonction « Trace Stock » chez LGPI par exemple). Enfin, Périphar ASP Line permet une complète traçabilité des actions sur le stock : le titulaire sait qui a fait quoi, quand et pourquoi. On recommande d’ailleurs chez ASP Line de pratiquer l’inventaire permanent en réception de commande.

NB : Il y a 15 ans, 50 % du parc officinal était équipé en gestion de stock informatisée. Aujourd’hui seuls 5 % des officinaux gèrent encore avec des fiches, 15 % sont équipés de robots et automates à gestion de stock intégrée et 15 % ont mis en place une gestion de stock partagée multisite.

Sondage directmedica

Sondage réalisé par téléphone du 1^er au 4 octobre 2013 sur un échantillon représentatif de 100 pharmaciens titulaires en fonction de leur répartition géographique et de leur chiffre d’affaires.

LEXIQUE

Codes géographiques

Codes attribués aux différentes familles de produits ou à des gammes attachées à certaines zones géographiques de l’officine qui permettent de suivre les rotations en relation avec le type de produits et l’emplacement (donc le merchandising).

Stocks négatifs temporaires

Lorsque des produits sont promis et facturés, c’est qu’ils sont absents du stock ; ils doivent donc entrer momentanément dans le stock en « unités négatives » pour être ensuite réintégrés au stock (qui est alors mis à zéro) lorsqu’ils sont livrés puis remis au patient.

TCP/IP (« Transmission Control Protocol/Internet Protocol »)

Noms des deux protocoles majeurs de communication sur Internet.

Florent Decherf Titulaire de la Pharmacie de l’Escaut à Escaudœuvres (Nord)

« Diminuer la profondeur de stock pour en augmenter la largeur »

« La gestion de stock est mon cheval de bataille ! Je suis équipé d’un Premium (Alliadis) et d’un robot Meditech avec rangeur. Je gère avec mon LGO les stocks mini et maxi selon un critère rationalisé : deux jours de stocks en machine. La réduction de la profondeur de stock me permet d’augmenter la largeur de stock et d’améliorer le service. Mes commandes sont passées en automatique dans 99 % des cas. Dès que le nombre de promis augmente sur une référence, le seuil maxi est augmenté. Notre taux de promis global est de 0,1 %. Entre la gestion machine du 2,1 % et la gestion manuelle du 5,5 % et du 19,6 %, le taux d’erreurs passe de 0,5 % à 15 %. Je regrette juste de ne pas pouvoir utiliser la fonction de rapprochement du stock théorique et du stock robot par manque de débit et de rapidité de mon interface logiciel. »

Gestion des stocks spécifiques

Winpharma propose à ses clients une interface avec un robot qui range et délivre les tubes homéopathiques. Le logiciel peut être connecté avec le robot Homeoset DGD Système. Mach4, qui vient d’équiper le laboratoire Lehning, est aussi en mesure de faire cette proposition aux officinaux.

Quelques centaines de machines gèrent la PDA (Unidoses Mach4, Robotik Dose Manrex, Euraf…). Elles permettent une traçabilité et une optimisation du stock EHPAD déconditionné, géré par un logiciel propre et non via le LGO. Les SSII se sont en effet intéressées fort tard et de manière minimale à ce marché, même si certains modules gèrent les piluliers manuels. Pour voir ce marché prendre son essor, Bertrand Juchs, directeur général de Mach4, attend une opportunité légale qui autoriserait la mutualisation des stocks entre plusieurs officines.

De son côté, LGPI Pharmagest finalise une solution (OffiDose 2.0) de gestion intégrée de l’activité PDA avec optimisation des commandes.

Quant aux distributeurs de parapharmacie extérieurs à l’officine l’un, Pharma 24 d’Alliadis, possède sa propre gestion de stocks, et l’autre, La Petite Parapharmacie de Retinco, met à disposition en ligne les informations liées à la gestion de stocks et à la facturation pour une réintégration automatique. Les stocks sont aussi optimisés via leur présentation : rotation de produits, association des produits et la saison.

Thierry Hesnard Titulaire de la Pharmacie de l’Etoile à Nogent-le-Roi (Eure-et-Loir)

« Travailler à flux tendus pour un meilleur service »

« Nous travaillons à flux tendus à partir de deux critères : le colisage de vente (produits qui se vendent à l’unité, pour un client donné) et les pics de vente dans la journée. L’inconvénient : nous sommes plus vite en rupture que les autres officines en cas de rupture fabricant. L’avantage : la qualité de service, la valeur du stock et plus de trésorerie pour élargir le stock de 5,5 % et de 19,6 %. Le risque : une impossibilité de gérer à flux tendus en cas de retour à la vente directe des génériqueurs. Nous travaillons par ailleurs la liste des promis et nous utilisons la fonction « drapeau » du logiciel Winpharma pour signaler les erreurs de stock, les doublons en automate (les boîtes qui tombent en double, celles qui se bloquent régulièrement…). Toute modification de stock est tracée. Pour éviter les erreurs, j’évite aussi de mettre mon équipe sous pression en cadençant correctement les commandes. »

David Tinebra Titulaire de la Pharmacie Ratarieux à Saint-Priest-en-Jarez (Loire)

« J’effectue des achats groupés »

« J’effectue via Premium, d’Alliadis, des achats groupés sur plusieurs officines. Nous nous répartissons ainsi les commandes : une requête et deux minutes suffisent pour recueillir les besoins de chacun. Puis tout est géré informatiquement. Des inventaires tournants protocolisés hebdomadaires évitent le recours à un inventoriste, mais les stocks faux restent importants en raison des changements de codes, d’erreurs de réception, d’oublis de facturation, de la démarque inconnue… J’ai rédigé une fiche de suivi des stocks : suivi des ruptures pour adapter les stocks mini, des classes de rotation automatiques (temporaires, journalières, mensuelles…), des produits non délivrés sans trace informatique, des stocks de protection forcée tous les trimestres, des produits qui ne tournent pas et des nouveaux produits tous les semestres, des stocks négatifs tous les 15 jours. »

Vasken ArtinianTitulaire de la Pharmacie Baille 181 à Marseille (Bouches-du-Rhône)

« Optimiser la gestion des promis »

« Nous gérons quatre répartiteurs plus le direct avec notre logiciel Périphar : les commandes sont effectuées à partir de propositions en fonction de la saisonnalité, du volume usuel de vente de chaque référence mais aussi de paliers de remises et de notre objectif d’être proche du zéro manquant pour répondre aux besoins des hôpitaux alentours. Les erreurs de stocks sont minimisées par les inventaires par codes géographiques via des douchettes. Nous gérons la démarque inconnue visible sur le LGO à l’aide d’un client nommé “Monsieur Pertes par vol”. Nous réduisons les promis non réclamés par envoi automatique de sms au patient et les promis sont gérés par stock temporaire négatif réinitialisé à la réception. La seule chose qui nous manque est d’avoir des remontées d’informations par fichiers partagés pour commander les nouveaux produits avant la demande patient. »

Stéphane Thiebault Titulaire à Etrepagny (Eure)

« Gérer au mieux la péremption »

« Notre stock de médicaments est géré par une machine mixte : un automate Apotéka et un robot Omega. J’ai souhaité éliminer le stockage hors machine. Mekapharm nous aide à optimiser le stock en nous sortant un état des rotations tous les ans pour affecter au mieux les canaux de l’automate. Le scannage me permet aussi de renvoyer les produits à date de péremption proche qui me sont signalés. »

Olivier Masson Titulaire de la Pharmacie Saint-Patrice à Bayeux (Calvados)

« Chercher les causes des écarts de stocks »

« Nous sommes passés d’un stockage en colonnes-tiroirs – dont la gestion pour 1 500 boîtes par jour mobilisait 16 heures de travail – à un rangement de 99 % du stock, y compris la parapharmacie unitaire en robot avec rangeur ARX-Rowa. Nous avons peu de stocks faux car je lance hebdomadairement des procédures d’inventaire via mon logiciel LGPI qui me permettent d’ajuster le stock théorique et de chercher les causes des écarts. Notre grosse commande arrive le matin. Le LGO nous permet aujourd’hui d’orienter le flux de médicaments de façon précise où nous le souhaitons, y compris vers le robot avec dépassement du seuil maximal si besoin est. Nous avions besoin de cette grande souplesse. »