Le BA-ba du tableau de bord

Lever le nez du guidon

35 heures, relations difficiles avec les caisses, voire les fournisseurs : la gestion de l’officine au quotidien laisse peu de temps au titulaire pour se plonger dans la comptabilité. Pourtant seule une vision globale de la situation économique de l’officine à l’instant T comparativement aux exercices précédents permet d’anticiper et de mener à bien les objectifs que l’on s’est fixés (qu’ils soient ambitieux ou non)… Parmi les outils les plus efficaces car des plus simples à utiliser, y compris par le néophyte, le tableau de bord tient une place de choix. Certes il vous demandera quelques heures de réflexion pour le confectionner sur mesure en fonction des propriétés intrinsèques de votre officine et de vos attentes. Mais il vous permettra par la suite de connaître mensuellement votre position face aux principaux indicateurs que vous aurez déterminés et de réagir rapidement en cas de dérapage.

Construire son propre tableau de bord

La meilleure façon de construire un tableau de bord efficace et surtout utile, que l’on saura déchiffrer au premier coup d’oeil, est sans nul doute de l’élaborer soi-même en prenant le temps de bien réfléchir à ce que l’on en attend. S’agit-il de suivre le bien-fondé de votre politique d’achat et la gestion des stocks, de développer un secteur, d’insister sur la vente conseil et d’augmenter les ventes associées ou de déterminer le net disponible ? En fonction de vos préoccupations prioritaires, vous choisirez parmi les indicateurs d’activité, de rentabilité et/ou financiers (voir plus loin). Il se présente sous la forme d’un tableau rassemblant les principaux indicateurs significatifs à la date D, en cumulé à cette même date, et compare ces données avec les mêmes résultats pour l’année n – 1 et/ou par rapport au budget prévisionnel. La mensualisation du recueil et de l’analyse des données semble constituer une périodicité intéressante, une fois que l’usage du tableau de bord est maîtrisé, car les résultats sont suffisamment significatif et la marge de manoeuvre reste importante pour définir un nouveau plan d’action intermédiaire si nécessaire.

Choisir les bons indicateurs

Ils sont variés : le premier est le CA TTC, relevé mensuellement il sera comparé au résultat de l’année précédente. En cumulé, il permettra de se situer tout au long de l’année par rapport à l’objectif fixé. Il est judicieux également d’étudier la variation du CA en distinguant le vigneté (si vous avez mis en place une double codification informatique dissociez ceux sur prescription ou non), le non remboursable et la parapharmacie. Pour cette dernière, on peut aussi scinder les données en différentes familles, surtout si vous souhaitez développer un secteur et donc le surveiller de plus près. Le nombre de clients par jour et le panier moyen (à croiser avec l’évolution du CA) constituent également des sources d’information pertinentes. Enfin, songez à répertorier le nombre de jours ouvrés sans lequel toute comparaison avec les chiffres de l’année précédente risque d’être faussée. Le CA divisé par le nombre d’heures travaillées pendant la période considérée permet également d’étudier l’évolution de la productivité. Les indicateurs de productivité sont une source d’information utile notamment pour les grandes pharmacies employant un nombre de salariés important. On peut ainsi recenser le nombre d’heures payées aux salariés (données par les bulletins de salaire) et les jours d’absence. Les indicateurs de marge, à condition qu’il ne s’agisse pas de taux de marge globale, sont également des points de repère non négligeables. Il faut faire le distinguo entre taux de marge sur les spécialités remboursables, les non-remboursables et la parapharmacie. Les données peuvent être rapprochées de l’analyse de la marge fournie par les grossistes-répartiteurs. Enfin, les indicateurs financiers offrent une vision claire de la trésorerie de l’officine. On considère alors la valeur HT du stock, le montant des sommes dues aux divers fournisseurs, le montant des prélèvements mensuels, l’impôt sur le revenu mensualisé, le solde des comptes bancaires, les agios payés en fin de trimestre et répartis sur les trois mois, le montant attendu du tiers payant.

L’analyse

Le tableau de bord permet d’effectuer une analyse mensuelle secteur par secteur mais surtout de comparer les données avec l’année précédente et les normes de la profession. Un CA qui stagne ou des indicateurs à la baisse sont à analyser en fonction des éventuels changements intervenus dans l’entreprise (départ ou arrivée de salariés, changements d’horaires…), mais doivent également être rapprochés des données saisonnières. L’étude du CA par secteur d’activité, à rapprocher de la typologie de la clientèle et de son éventuelle évolution, permet de réviser l’agencement et la politique de développement des rayons. Des marges en deçà des moyennes de la profession doivent entraîner une réflexion sur la qualité des négociations avec les fournisseurs, de la gestion des stocks et amener éventuellement à réviser sa politique d’achat. Enfin, le tableau de bord permet d’anticiper pratiquement à un an les échéances difficiles et de desserrer un peu l’étau que constitue toujours la pression financière d’un emprunt..

Testez votre tableau de bord

Facile à lire sans l’aide d’un spécialiste, le tableau de bord, pour peu qu’il soit pertinent, offre une analyse rapide de la situation et des perspectives d’avenir. La collecte des données reste simple puisqu’elle s’appuie sur les informations utilisées régulièrement dans la gestion de l’officine comme le livre de recettes, le relevé des caisses enregistreuses, le logiciel de gestion des stocks ou les extraits de compte…

Pour vous permettre de savoir s’il possède toutes les qualités requises, cochez les bonnes réponses. Octroyez vous deux points pour chaque « oui » et 0 pour un « non ».

1° Vous savez exactement ce que vous attendez de votre tableau de bord et quelles analyses vous pourrez en tirer.

2° Vous êtes capable en moins de 5 minutes d’en tirer des conclusions précises quant à l’évolution économique de votre officine.

3° Il tient sur une page.

4° Il contient des informations provenant de différentes sources (livre des recettes, caisse enregistreuse, logiciel de gestion des stocks, fiches de paie, etc.).

5° Il permet une comparaison avec l’année précédente.

6° Vous l’avez élaboré vous-même.

7° Il vous demande moins d’une demi-heure pour le mettre à jour.

Résultats

– Entre 0 et 6 : On ne peut guère dire qu’il vous soit utile. Peut-être vaudrait-il mieux le repenser totalement…

– Entre 6 et 12 : Certes, à force de le tourner et le retourner dans tous les sens vous réussissez à en tirer quelques conclusions… mais il manque de simplicité et du coup d’efficacité.

– Plus de 12 : Bravo, vous avez su concevoir un tableau de bord qui vous est vraiment utile et vous permettra une meilleure vision de l’évolution commerciale de votre officine.

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